Duden Ratgeber - Geschäftskorrespondenz (eBook)

1.2 Briefe nach DIN 5008

Das Deutsche Institut für Normung e. V. (DIN) mit Sitz in Berlin wurde 1917 unter dem Namen »Normalienausschuss für den Allgemeinen Maschinenbau« als Verein gegründet. Die Organisation erarbeitet als Dienstleistung Normen und Standards für Wirtschaft, Staat und Gesellschaft. Aufgrund eines Vertrages mit der Bundesrepublik Deutschland ist das DIN als die nationale Normungsorganisation in den europäischen und internationalen Normungsorganisationen anerkannt.

DIN-Normen dienen der Rationalisierung, der Sicherheit und der Qualitätssicherung; ihre Einhaltung ist allerdings rechtlich nicht Pflicht. Alle DIN-Normen regeln nur die jeweils wichtigsten Grundlagen. In keinem der vielen Bereiche, die durch DIN normiert werden, reichen die DIN-Normen aus, um alle Zweifelsfälle zu klären.

Die DIN 5008: Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung ist die wichtigste DIN-Norm für den Bürobereich. Sie regelt nicht die inhaltlichen Aspekte der Korrespondenz – sie bietet also auch keinerlei stilistische Hilfe –, sondern ausschließlich formale Belange: Sie ist nicht zuständig für das »Was«, sondern beschränkt sich auf das »Wie«.

1.2.1 Vorlagen für Geschäftsbriefe

Nach DIN 5008 sind bei den Vorlagen für Geschäftsbriefe zwei Formen zu unterscheiden: Form A (27 mm) mit dem hochgestellten Anschriftfeld und Form B (45 mm) mit dem tiefgestellten Anschriftfeld.

  Form A

  Form B

1.2.2 Aufbau eines Geschäftsbriefes

1.2.2.1 Briefkopf

Der Briefkopf enthält die Bezeichnung des Absenders. Dazu gehören der Name des Unternehmens, die Bezeichnung der Rechtsform und das Logo. Da der Geschäftsbrief ein wichtiger Imageträger eines Unternehmens ist, vermittelt eine normgerechte Gestaltung nach dem Corporate Design (CD) einen professionellen Eindruck.

1.2.2.2 Anschriftfeld

Das Anschriftfeld besteht aus Zusatz- und Vermerkzone mit integrierter Rücksendeangabe sowie der Anschriftzone. Inhalt des Anschriftfeldes ist die Aufschrift. Die Bestandteile der Aufschrift sind die Rücksendeangabe, Zusatzangaben und Vermerke sowie die Empfängeranschrift. Die einzelnen Bestandteile der Aufschrift dürfen keine Leerzeilen enthalten. Bei Platzmangel darf der Platz der jeweils anderen Zone mit genutzt werden.

Beispiel:

Die Anrede wird im Akkusativ (Wenfall), d. h. mit »Herrn« bzw. »Frau« formuliert. In der Schweiz gilt auch die Form »Herr« als zulässig.

In der Zusatz- und Vermerkzone stehen für die Rücksendeangabe (z. B. ABC-Unternehmen • Postfach 10 20 49 • 70624 Stuttgart), Vermerke und Zusatzangaben (z. B. ABC-Unternehmen – Postfach 10 20 49 – 70624 Stuttgart, 4849/xt/ow98/156, Nicht nachsenden, Einschreiben), Ordnungsbezeichnungen des Absenders (4849/xt/ow98/156) 5 Zeilen (empfohlene Schriftgröße: 10 Punkt) zur Verfügung.

Die Rücksendeangabe wird in einer Schriftgröße von 8 Punkt geschrieben und muss an der oberen Position der Zusatz- und Vermerkzone stehen. Ist sie länger als eine Zeile, muss sie sinnvoll gekürzt werden. In Ausnahmefällen darf eine Schriftgröße von 6 Punkt verwendet werden. Bei Schriftgrößen kleiner als 10 Punkt sollte wegen der besseren Lesbarkeit eine serifenlose Schrift (z. B. Arial, Calibri) verwendet werden. Die Zusatzangaben und Vermerke stehen unterhalb der Rücksendeangabe. Beim Erstellen einer Briefvorlage ist bei der Gestaltung auf die automatische Beschriftung von unten nach oben zu achten.

In der Anschriftzone steht die 6-zeilige Empfängeranschrift. Die Beschriftung erfolgt von oben nach unten. Werden nicht alle 6 Zeilen benötigt, bleiben die unteren Zeilen leer. Die Angaben dürfen nicht durch Fettschrift oder Unterstreichung hervorgehoben werden.

Die Aufschrift in der Anschriftzone besteht aus der Empfängerbezeichnung, Postfach mit Hausnummer (= Abholangabe) oder Straße und Hausnummer (= Zustellangabe), Postleitzahl und Bestimmungsort.

Inlandsanschriften

Bei Inlandsanschriften ist zu beachten:

– Die einfache Empfängeranschrift besteht aus den Elementen

• Anrede im Akkusativ (Wenfall): »Herrn« oder »Frau«,

• Straße und Hausnummer,

• Postleitzahl und Bestimmungsort.

– Die Zusätze »An«, »An den …«, »An die …«, »zu Händen« (z. H.), »im Hause (i. H.), »in der Firma« (i. Fa.) gelten als veraltet und werden in der Anschrift nicht mehr geschrieben.

– Die Abkürzung für »außer Dienst« (a. D.) wird weiterhin für Personen, die früher ein bedeutendes Amt innehatten, geschrieben. Sie steht hinter der Berufs-, Amts- oder Ehrenbezeichnung.

Berufs- oder Amtsbezeichnungen (z. B. Amtmann, Rechtsanwältin, Direktor) stehen hinter »Frau« oder »Herrn«.

Diplom- und Doktorgrade (z. B. Dipl.-Kfm., Dipl.-Ing., Dr.) und die Amts- und Ehrenbezeichnung »Prof.« stehen unmittelbar vor dem Namen.

Bei Untermietern muss der Name des Wohnungsinhabers / der Wohnungsinhaberin unter dem Namen des Empfängers stehen.

Bei der Zustellangabe (Straße und Hausnummer) dürfen zusätzlich der Gebäudeteil, das Stockwerk oder die Wohnungsnummer, abgetrennt durch zwei Schrägstriche, angegeben werden. Vor und nach den Schrägstrichen steht ein Leerschritt.

Unternehmensanschriften stehen in der Reihenfolge

– Firmenbezeichnung (z. B. Maschinenfabrik, Großhandlung)

– Name des Unternehmens (z. B. Müller & Schmidt GmbH & Co. KG)

– Abteilung oder Unternehmensbereich

– Ansprechpartner/-in

– Straße und Hausnummer oder Postfach und Postfachnummer

– Postleitzahl und Bestimmungsort

Fehlt eine Angabe, folgen die nachfolgenden Elemente ohne Leerzeile.

Bachelor- und Mastergrade stehen hinter dem Namen.

Die üblichen Abkürzungen sind

• B. A. (Bachelor of Arts),

• B. Sc. (Bachelor of Science),

• M. A. (Master of Arts, Magister/Magistra Artium),

• M. Sc. (Master of Science).

Einzelunternehmer/-innen, die ins Handelsregister eingetragen sind, erhalten den Zusatz e. K. (eingetragene Kauffrau, eingetragener Kaufmann) bzw. e. Kfr. (eingetragene Kauffrau) oder e. Kfm. (eingetragener Kaufmann).

Persönliche Briefe werden in Unternehmen ungeöffnet an die Beschäftigten weitergegeben. Dies ergibt sich durch die Zusätze »Persönlich« und/oder »Vertraulich«, die Reihenfolge (Personenname vor dem Namen des Unternehmens) oder durch die betriebliche Postordnung.

In vielen Unternehmen und Organisationen gibt es die interne Regel, wonach Briefe weder von der Poststelle noch von einer Bürokraft geöffnet werden dürfen, wenn der Personenname vor dem Namen des Unternehmens steht. Rechtlich bindend ist dies nicht. Wo es um wirklich vertrauliche Inhalte geht, muss die Anschrift mit dem Vermerk »Persönlich«, »Vertraulich« oder »Eigenhändig« versehen werden. Dann darf der Brief nur vom Empfänger bzw. der Empfängerin geöffnet werden.

Längere Empfängerbezeichnungen können sinngemäß auf zwei Zeilen aufgeteilt werden.

Unternehmen oder Behörden mit großem Postvolumen haben eine Großkunden-Postleitzahl. Die Anschrift hat weder Angaben zu Postfach bzw. Straße und Hausnummer.

Vorab per Fax

Seit der Einführung DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) erfreut sich das Telefax wieder großer Beliebtheit. Grund dafür ist die sichere Datenübertragung über das Telefonnetz.

Es empfiehlt sich in diesem Fall, die Versendungsart im Anschriftfeld anzugeben, je nachdem entweder »Telefax« oder, wenn das Original noch per Post versendet werden soll, »Vorab per Telefax«.

Postfachnummern gliedert man von rechts beginnend in Zweiergruppen, die durch einen kleinen Zwischenraum getrennt sind: 1 23, 42 31 86.

1.2.2.3 Informationsblock

Der Informationsblock ersetzt die Bezugszeichenzeile. Nach DIN 5008 wird zwischen dem Standard-Informationsblock und dem gestalteten Informationsblock unterschieden. Der Standard-Informationsblock besteht aus den Leitwörtern »Ihr Zeichen«, »Ihre Nachricht vom«, »Name«, »Telefon«, »Telefax«, »E-Mail« und »Datum«. Die angegebene Reihenfolge sollte eingehalten werden. Nach den Bezugszeichen und nach den Kommunikationsangaben wird zur optischen Gliederung eine Leerzeile eingefügt.

Beim gestalteten Informationsblock dürfen grundsätzlich Leitwörter in der Vorlage ergänzt, weggelassen oder verändert werden. Die Angaben sollten mit Leerzeilen gruppiert werden. Mögliche Leitwörter sind »Ihr/-e Gesprächspartner/-in«, »Abteilung«, »Mein Zeichen«, »Bearbeiter/-in«, »Geschäftszeichen«, »Vorgangsnummer«, »Kundennummer«, »Freecall« u. Ä.