Lohn- und Gehaltsabrechnung 2013 -mit Arbeitshilfen online

Claus-Jürgen Conrad ist Wirtschaftsinformatiker und Volkswirtschaftler. Er war für die Siemens AG tätig, als Fachredakteur bei Lexware und ist seit 1999 Leiter für Personalsysteme bei der Firmengruppe Endress + Hauser.

DIE WICHTIGSTEN ÄNDERUNGEN IN 20131 DIE FÜNF ZENTRALEN AUFGABEN DER PERSONALABRECHNUNG2 ABRECHNUNGSUNTERLAGEN ZUSAMMENSTELLEN2.1 Abrechnungsrelevante Firmendaten2.2 Unterlagen für Meldungen an die Krankenkassen2.3 Unterlagen für Meldungen an das Finanzamt2.4 Unterlagen für Meldungen an die Bundesagentur für Arbeit2.5 Unterlagen für Meldungen an die Berufsgenossenschaft3 EIN ARBEITNEHMER WIRD NEU EINGESTELLT3.1 Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun?3.1.1 Zusammenstellen der Unterlagen für die Lohnsteuerberechnung3.1.2 Zusammenstellen der Unterlagen für die Sozialversicherungsmeldungen3.1.3 Erstellen der Anmeldung zur Sozialversicherungsmeldung3.2 Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun?3.2.1 Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einer Aushilfstätigkeit (hauptberuflich)3.2.2 Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einer nebenberuflichen Aushilfstätigkeit3.2.3 Erstellen der Anmeldung zur Sozialversicherung3.3 Was ist bei Eintritt einer kurzfristig beschäftigten Aushilfe zu tun?3.3.1 Prüfen der Beschäftigungszeit und der Berufsmäßigkeit3.3.2 Erstellen Anmeldung zur Sozialversicherung3.4 Sozialversicherungsmeldungen für besondere Personengruppen3.4.1 Studenten3.4.2 Schüler3.4.3 Geringverdiener3.4.4 Praktikanten3.4.5 Freie Berufe3.4.6 Aushilfen über 65 Jahre3.4.7 Grenzgänger3.5 Sonderregelung für Übergangsfälle von geringfügig Beschäftigten3.5.1 Arbeitsentgelt über 400 EUR, aber unter 450 EUR3.5.2 Neuregelung bei Aufstockung in der Rentenversicherung4 VOM BRUTTOLOHN ZUR NETTOAUSZAHLUNG4.1 Ermittlung des Arbeitslohns/Arbeitsentgelts4.2 Steuerliche Abzüge4.2.1 Ermittlung der Lohnsteuer4.2.2 Berechnung der Kirchensteuer4.2.3 Berechnung des Solidaritätszuschlags4.2.4 Pauschale Lohnsteuer für Aushilfen4.2.5 Pauschale Lohnsteuer für einzelne Lohnbestandteile4.2.6 Berechnung des Kammerbeitrags4.2.7 Besonderheiten der Lohnsteuerermittlung4.3 Sozialversicherungsbeiträge4.3.1 Ausnahmeregelungen von der Versicherungspflicht und/oder dem Halbteilungsgrundsatz4.3.2 Sozialversicherungsbeiträge, die nur der Arbeitgeber trägt4.4 Gesamtabrechnung4.4.1 Nettoabzüge4.4.2 Arbeitgeberbelastung5 DIE LOHNABRECHNUNG5.1 Wie wird das Entgelt einer Aushilfe abgerechnet?5.2 Liegt das Arbeitsentgelt zwischen 400 und 800 EUR?5.3 Ist der Arbeitnehmer Auszubildender?5.4 Erhält der Arbeitnehmer VWL oder Fahrgeld?5.5 Hat der Arbeitnehmer Kinder?5.6 Erhält der Arbeitnehmer Erstattungen für Dienstreisen?5.7 Hat der Arbeitnehmer nicht zum Ersten eines Monats angefangen?5.8 Arbeitet der Mitarbeiter nachts, an Sonn- und Feiertagen?5.9 Hat der Arbeitnehmer eine betriebliche Altersvorsorge?5.10 Hat der Arbeitnehmer eine Beihilfe oder einen Vorschuss erhalten? 2715.11 Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten?5.12 Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen?5.13 Ist für den Arbeitnehmer ein Lohnsteuerfreibetrag zu berücksichtigen?5.14 Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten?5.15 Hat der Arbeitnehmer eine Nettolohnzahlung erhalten?5.16 Hat der Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungsverhältnisse?6 EINMALZAHLUNGEN6.1 Was sind Einmalzahlungen?6.1.1 Steuerliche Abzüge6.1.2 Sozialversicherungsbeiträge6.2 Wie sind Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Tantiemen abzurechnen?6.2.1 Entgeltabrechnung6.2.2 Steuerrechtliche Abzüge6.2.3 Sozialversicherungsbeiträge6.2.4 Gesamtabrechnung6.3 Wie ist eine Abfindung abzurechnen?6.3.1 Entgeltabrechnung6.3.2 Steuerrechtliche Abzüge6.3.3 Sozialversicherungsbeiträge6.3.4 Gesamtabrechnung6.4 Wie ist Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen?6.4.1 Entgeltabrechnung6.4.2 Steuerrechtliche Abzüge6.4.3 Sozialversicherungsbeiträge6.4.4 Gesamtabrechnung7 BRUTTOLOHNBESTANDTEILE8 WER ERHÄLT WELCHE LOHNABZÜGE UND WIE SIND DIESE ZU MELDEN?8.1 Was erhält das Finanzamt?8.1.1 Lohnsteueranmeldung mit ELSTER erstellen8.1.2 Änderungen von Besteuerungsmerkmalen an ELStAM melden8.2 Was ist der Krankenkasse zu melden?8.2.1 Ermittlung der Beitragsschuld8.2.2 Fälligkeit der Beiträge8.2.3 Meldung der Sozialversicherungsbeiträge8.2.4 Meldung der Umlagen8.2.5 Übermittlung der Beitragsnachweise8.2.6 Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte8.2.7 Beitragserhebung für Mitglieder in einem Versorgungswerk8.2.8 Beitragsnachweise für Versorgungsbezüge8.2.9 GKV-Monatsmeldung - Sozialausgleich8.2.10 Erstellen der GKV-Monatsmeldung8.2.11 Rückmeldung vom Kommunikationsserver abholen9 WO WERDEN DIE BEZÜGE/ABZÜGE DOKUMENTIERT?9.1 Entgeltbescheinigung mit dem Entgeltnachweis9.2 Übersicht der Bezüge und Abzüge im Lohnkonto9.3 Übersicht der sozialversicherungsrechtlichen Angaben im Lohnkonto9.4 Die Jahresübersicht im Lohnjournal9.5 Checkliste Entgeltabrechnung10 ARBEITNEHMER SCHEIDET AUS ODER WECHSELT DEN STATUS10.1 Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt übermitteln10.2 Abmeldung bei der Krankenkasse10.2.1 Grund der Abgabe der Sozialversicherungsmeldung10.2.2 Entgelt in der Gleitzone10.2.3 Beitragspflichtiges Bruttoentgelt10.2.4 Entgelt für die Unfallversicherung10.2.5 Stornierung einer Meldung zur Sozialversicherung10.3 Was ist bei Abmeldung von teilzeitbeschäftigten Aushilfen zu tun?11 ARBEITSUNTERBRECHUNG WEGEN KRANKHEIT ODER MUTTERSCHUTZ11.1 Erstattung nachdem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)11.2 Mutterschutz/Elternzeit11.3 Einmalzahlung während einer Arbeitsunterbrechung11.4 Elektronische Entgeltersatzleistung - EEL11.5 Geringfügige Beschäftigung während einer Arbeitsunterbrechung12 WELCHE AKTIVITÄTEN GEHÖREN ZUM JAHRESABSCHLUSS?12.1 Checkliste Jahresabschluss12.2 Lohnsteuerjahresausgleich12.3 Erstellen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung12.3.1 Wichtige Angaben auf der Lohnsteuerbescheinigung12.3.2 Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung12.4 Jahresmeldung an die Krankenkasse12.5 Jahresmeldung an die Berufsgenossenschaft12.6 Jahresmeldung an das IntegrationsamtSTICHWORTVERZEICHNIS

Mit der Einstellung eines Arbeitnehmers entstehen noch vor der ersten Lohnabrechnung sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen. Neben der Kontrolle des Sozialversicherungsausweises müssen neu eingestellte Arbeitnehmer innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung bei ihrer Krankenkasse angemeldet werden. Für die Anmeldung benötigt der Arbeitgeber neben den persönlichen Angaben zahlreiche weitere Daten. So muss er beispielsweise die Krankenkasse kennen, bei der der Arbeitnehmer zuletzt krankenversichert war oder zukünftig versichert sein will, die Rentenversicherungsnummer seines Sozialversicherungsausweises, Nebentätigkeiten und vieles mehr. Für die Zuständigkeit der Anmeldung ist außerdem wichtig, ob es sich bei dem neuen Mitarbeiter um eine Aushilfe (geringfügig/ kurzfristig Beschäftigter) oder um einen sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer handelt. Um die Vollständigkeit aller abrechnungsrelevanten Einstellungsaktivitäten zu gewährleisten, bietet sich die Erstellung einer "Checkliste Eintritt" an. Das unten stehende Beispiel gibt eine Anregung, wie eine entsprechende Checkliste aufgebaut sein kann.Wurde zum aktuellen Abrechnungszeitraum kein Mitarbeiter neu eingestellt, besteht die erste Aufgabe für die Durchführung der Lohnabrechnung darin, die Abrechnungsunterlagen mit Veränderung der Bezüge, zusätzliche Zahlungen oder die Änderung von persönlichen Daten (Anschrift/Bankverbindung) in das Lohnabrechnungssystem einzupflegen.