2.1 Welche Kriterien müssen Zuwendungsbestätigungen erfüllen?

Die amtlichen Vordrucke sind verbindliche Muster, die zwingend zu verwenden sind. Die Finanzverwaltung hat ganz genaue Vorgaben hinsichtlich der Verwendung der amtlichen Vordrucke aufgestellt.

Der Verein kann die Zuwendungsbestätigungen anhand der Muster auf seinen Briefvordrucken selbst erstellen, muss aber folgende Spielregeln beachten:

• Es ist unerlässlich, dass die Zuwendungsbestätigung des Vereins die Hinweise zu den haftungsrechtlichen Folgen der Ausstellung einer unrichtigen Zuwendungsbestätigung sowie die Hinweise zur steuerlichen Anerkennung der Zuwendungsbestätigung enthalten.
  Hinweis haftungsrechtliche Folgen:
  »Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Zuwendungsbestätigung erstellt oder veranlasst, dass Zuwendungen nicht zu den in der Zuwendungsbestätigung angegebenen steuerbegünstigten Zwecken verwendet werden, haftet für die entgangene Steuer (§ 10b Absatz 4 EStG, § 9 Absatz 3 KStG, § 9 Nr. 5 GewStG).«
  Hinweis zur steuerlichen Anerkennung der Zuwendungsbestätigung:
  »Diese Bestätigung wird nicht als Nachweis für die steuerliche Berücksichtigung der Zuwendung anerkannt, wenn das Datum des Freistellungsbescheides länger als 5 Jahre beziehungsweise das Datum der Feststellung der Einhaltung der satzungsmäßigen Voraussetzungen nach § 60a Absatz 1 AO länger als 3 Jahre seit Ausstellung des Bescheides zurückliegt (§ 63 Absatz 5 AO).«
• Die vom Verein ausgestellte Zuwendungsbestätigung darf nicht von der Wortwahl und der Reihenfolge der vorgegebenen Textpassagen in den Mustern abweichen. Jegliche Veränderung ist unzulässig. Zulässig ist jedoch, wenn einzelne Textpassagen hervorgehoben werden, zum Beispiel durch Umrandungen. Darüber hinaus ist es zulässig, wenn der Name und die Anschrift des Spenders untereinandergeschrieben werden, sodass diese Schreibweise auch als Adressfeld für einen Briefversand verwendet werden kann. Ferner ist es zulässig, die Zuwendungsbestätigungen mit einer fortlaufenden Kennzeichnung, vergleichbar mit einer Rechnungsnummer, für eine Identifikation der Zuwendungsbestätigung zu versehen.
• Es ist nicht zulässig, wenn auf der Vorderseite eine Danksagung oder Werbung für Angebote des Vereins enthalten ist. Auf der Rückseite kann ein solcher Zusatz enthalten sein.
• Die vom Verein ausgestellte Zuwendungsbestätigung darf das Format einer DIN-A4-Seite nicht überschreiten. Für die Zuwendungsbestätigung kann das Briefpapier des Vereins mit Vereinslogo, Wappen, Wasserzeichen oder Ähnlichem verwendet werden.
• In der Zuwendungsbestätigung muss bestätigt werden, dass die Zuwendung nur zur Förderung eines begünstigten Zweckes unter Angabe dieses Zweckes beziehungsweise der Zwecke verwendet wird. Für den Fall, dass der Verein mehrere steuerbegünstigte Zwecke verwirklicht, können alle Zwecke aufgeführt werden. Sollten mehrere steuerbegünstigte Zwecke angegeben werden, muss der Verein nicht kenntlich machen, für welchen Zweck beziehungsweise für welche Zwecke die Zuwendung eingesetzt wird.
• Die Zuwendungsbestätigung muss den entsprechenden Betrag in Ziffern sowie in Buchstaben enthalten. Dabei ist es nicht erforderlich, dass die Zahl in einem Wort geschrieben wird. Es ist ebenfalls ausreichend, wenn die einzelnen Ziffern in Buchstaben geschrieben werden.

• Bei Zuwendungsbestätigungen über Sachzuwendungen müssen zwingend das Alter, der Zustand und der historische Kaufpreis angegeben werden. Ferner muss der Verein mittels Ankreuzen kenntlich machen, wie er den Wert der Sachzuwendung ermittelt hat.
• Bei Zuwendungsbestätigungen über Geldzuwendungen/Mitgliedsbeiträge muss die Zeile »Es handelt sich um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen« zwingend mit »Ja« oder »Nein« angekreuzt werden.
  »Nein« muss bei der klassischen Geldspende beziehungsweise bei Mitgliedsbeiträgen angekreuzt werden.
  »Ja« muss immer bei Aufwandsspenden angekreuzt werden – also immer dann, wenn der Anspruchsberechtigte keine Auszahlung wünscht, sondern die Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung.
• Bei Sammelbestätigungen ist zu beachten, dass der Gesamtbetrag in alle Einzelzuwendungen in der dafür vorgesehenen Anlage aufgeschlüsselt werden muss. Neben dem Namen des Spenders kann in der Anlage auch ein fortlaufendes alphanumerisches Zeichen eingetragen werden, um so eine Identifikation sicherzustellen.
• Maschinell erstellte Zuwendungsbestätigungen, auf denen keine eigenhändige Unterschrift der zeichnungsberechtigten Vereinsvertreter vorhanden ist, sind nur dann als Nachweis zulässig, wenn der Verein die Nutzung des entsprechenden Verfahrens dem zuständigen Finanzamt angezeigt hat. Mit der Anzeige muss bestätigt werden, dass folgende Voraussetzungen erfüllt und eingehalten werden:
  • Die Zuwendungsbestätigung entspricht dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck.
  • Die Zuwendungsbestätigung enthält die Angabe über die Anzeige an das Finanzamt.
  • Anstelle einer eigenhändigen Unterschrift wird beim Druckvorgang eine rechtsverbindliche Unterschrift der zeichnungsberechtigten Vereinsvertreter als Faksimile eingeblendet oder es wird beim Druckvorgang eine entsprechende Unterschrift der zeichnungsberechtigten Vereinsvertreter in eingescannter Form verwendet.
  • Das Verfahren ist gegen unbefugten Eingriff gesichert.
  • Das Buchen der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung und das Erstellen der Zuwendungsbestätigungen sind miteinander verknüpft, sodass die Summen abgestimmt werden können.
  • Der Aufbau und Ablauf des verwendeten maschinellen Verfahrens ist für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Zeit prüfbar. Dies ist immer dann gegeben, wenn eine Dokumentation, die den Anforderungen der Grundsätze...