1.1 Projekte an Unternehmensstrategie ausrichten

Das Ergebnis vieler Studien im Bereich Projektmanagement ist, dass es Projekten in Unternehmen oft an Effektivität mangelt. Unternehmen prüfen Projekte nicht ausreichend daraufhin, ob sie dem Erfolg des Unternehmens dienen.

Drei Kernfragen

Unternehmen, die viele Projekte durchführen und steuern, sollten daher folgende drei Kernfragen beantworten:

1. Wählen wir die richtigen Projekte aus, die für unser Unternehmen wertschöpfend sind?
2. Ist unser Projektportfolio auf unsere Unternehmensstrategie ausgerichtet?
3. Ist ein übergreifendes Projektmanagement in unserer Unternehmensstrategie einzubinden bzw. zu berücksichtigen?

Fünf Wettbewerbskräfte

Dabei gilt es zu berücksichtigen, dass die Unternehmensstrategie stark von der Struktur des Marktes bestimmt wird. Die Marktstruktur ist wiederum durch fünf Faktoren gekennzeichnet, nämlich den fünf Wettbewerbskräften. Michael E. Porter, Professor an der Harvard Business School, beschreibt die Wettbewerbskräfte folgendermaßen:

1. die Bedrohung durch neue Wettbewerber,
2. die Verhandlungsstärke der Kunden,
3. die Verhandlungsstärke der Lieferanten,
4. die Bedrohung durch Ersatzprodukte bzw. -Leistungen und
5. die Konkurrenz zwischen vorhandenen Wettbewerbern.

Das strategische Projektmanagement hat die Aufgabe, angesichts dieser Marktstruktur die richtigen Projekte auszuwählen, und findet hier seinen Platz in der Unternehmensstrategie.

1.2 Projektideen auswählen und bewerten

Das strategische Projektmanagement hat die Aufgabe, die gemäß der Unternehmensstrategie richtigen Projekte auszuwählen. Das kann mit Unterstützung einer Projektbewertung und eines Projektportfolios erfolgen. Bei der Auswahl und der Priorisierung der Projekte sind folgende Punkte zu beachten:

• Einfache und klare Prozesse der Projektauswahl und -priorisierung im Unternehmen, die von allen akzeptiert werden
• Unterstützung der Projektauswahl durch das Topmanagement
• Verständliche und realistische Ziele, die durch das Topmanagement vorgegeben werden; denn Ziele sind Anhaltspunkte für die Auswahl und Priorisierung von Projekten

Je besser die Projektauswahl im Unternehmen etabliert ist, desto einfacher sind die o. a. Punkte zu erfüllen.

Gerade in Unternehmen mit einem größeren Projektportfolio tritt häufiger ein typisches Problem auf: Es fehlen Informationen über die »Projektlandschaft« des Unternehmens. Es fehlen Antworten auf die Fragen:

• Wer macht Projekte?
• Welche Projekte werden gemacht?
• Wann werden die Projekte gemacht?
• Welchen Umfang haben die Projekte?

Liegen diese Informationen nicht vor, kann das Potenzial für Synergien zwischen den Projekten kaum ausgeschöpft werden. Die Folge ist, dass knappe Ressourcen verschwendet bzw. wahllos auf die Projekte verteilt werden. Zudem ist dann häufig die Vorgehensweise bei der Auswahl und Bewertung von Projekten den Beteiligten nicht durchgängig transparent.