1.1.1 Schärfen Sie Ihr Organisationsverständnis

Beschäftigen Sie sich zuerst mit der Aufbau- und Ablauforganisation Ihres Unternehmens (oder Ihres Fachbereiches, falls Sie als Führungskraft mit der Erstellung von Stellenbeschreibungen betraut sind). So verschaffen Sie sich einen Überblick über die Strukturen, die Hierarchien und über die einzelnen Stellen innerhalb der Hierarchien. Hier liegt der Ausgangspunkt zur Erarbeitung der einzelnen Stellenbeschreibungen. Die fertigen Stellenbeschreibungen sollen als Organisationsmittel dem Unternehmen dazu dienen, die jeweils zu erledigenden Prozesse und Verantwortlichkeiten zuzuordnen. Bei dieser Betrachtung ist es völlig unerheblich, welche Person diese Stelle derzeit ausfüllt, denn Stellenbeschreibungen sind immer personenunabhängig bzw. personenneutral zu erstellen.

Wichtige Begriffe aus dem Bereich der Organisation:

• Aufbauorganisation: Das Gerüst einer Organisation, das die interne Arbeitsverteilung auf einzelne Einheiten festlegt. Gibt einen Überblick über Beziehungen und die hierarchischen Ebenen, in die die einzelnen Einheiten eingeordnet sind.
• Prozess: Die Verknüpfung von Aktivitäten oder Arbeitsschritten zur Erstellung eines Arbeitsergebnisses.
• Prozesslandschaft: Viele Unternehmen besitzen mittlerweile entsprechend DIN ISO 9001 ein Qualitätsmanagement. Im Rahmen dieses Qualitätsmanagements werden sämtliche Prozesse des Unternehmens in einer sogenannten Prozesslandschaft oder Prozesslandkarte dargestellt. Man erhält so schnell einen Überblick über die Prozesse eines Unternehmens, Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Prozessen werden sichtbar.
• Stelle: Das Grundelement der Aufbauorganisation. Sie gibt einen Überblick über einen speziellen Arbeits- und Verantwortungsbereich.
• Stellenbildung: Sie sollte immer bezogen auf die vorhandenen Aufgaben mit gleichen Merkmalen erfolgen, ohne Berücksichtigung von einzelnen Personen. Leider finden sich in der Praxis immer wieder auch aufgabenträgerbezogene Stellenbildungen. Dafür kann es unternehmensinterne, mitarbeiterorientierte Gründe geben, die aus Organisationssicht allerdings eher skeptisch zu betrachten sind. Manchmal gibt es jedoch unabweisbare Gründe dafür, eine aufgabenträgerbezogene Stelle zu bilden. Das kann etwa der Fall sein, wenn ein Mitarbeiter aus gesundheitlichen Gründen eine bestimmte Tätigkeit nicht mehr ausüben kann und innerbetrieblich eine Lösung gefunden werden muss, wie dieser Mitarbeiter seinen Fähigkeiten entsprechend eingesetzt werden kann. Hier ist eine aufgabenträgerbezogene Stellenbildung sinnvoll.
• Organigramme: Hilfsmittel, um die Aufbauorganisation eines Unternehmens grafisch darzustellen. Sie geben in komprimierter Form einen groben Überblick über die Aufgabenverteilung, die Hierarchie, mögliche Dienst- und Kommunikationswege und die Eingliederung besonderer Stellen (z. B. Stabsstellen).

1.1.2 Beschreiben Sie Ihre Prozesse

Aus der Vogelperspektive erkennen Sie Umrisse, Licht und Schattenseiten, Sie bekommen einen Eindruck vom Ganzen und einen ganz guten Überblick. Vor allem aber sind Sie losgelöst vom eigentlichen Geschehen. In der Gesprächsführung nennt man dies die Metaebene, die manchmal eingenommen werden muss, um eine neutrale Sichtweise zu ermöglichen.

Auch um Stellenbeschreibungen zu erarbeiten, sollten Sie zunächst genau diese übergeordnete Sichtweise einnehmen, die Metaebene. Sie erarbeiten die Stellenbeschreibungen aus Sicht der Organisation und der damit im Zusammenhang stehenden Einheiten und Prozesse. Zunächst benötigen Sie also die Sichtweise der Organisation, der Prozesse des Unternehmens und der einzelnen Fachbereiche. Bewährt hat sich für die Erarbeitung von Prozessen das sogenannte Top-down-Prinzip, d. h. von oben nach unten vorzugehen: von den Prozessen des Unternehmens schrittweise über die Prozesse der Fachbereiche hin zu den konkreten Prozessen der einzelnen Stellen und den damit verbundenen Verantwortlichkeiten und Handlungskompetenzen.

Diese Identifizierung der Prozesse bildet die IST-Analyse und liefert Ihnen eine wichtige Voraussetzung für den Aufbau prozessorientierter Stellenbeschreibungen. Die einzelnen Prozesse der Fachbereiche können Sie je nach Notwendigkeit noch weiter in Teilprozesse unterteilen, einzelnen Stellen zuordnen und mit Verantwortlichkeiten und Tätigkeitscodes verknüpfen. Im Ergebnis bilden sie die Basis für die Funktionsbeschreibungen der einzelnen Stellenbeschreibungen.

Möglicherweise erzielen Sie bei dieser Vorgehensweise als positiven Nebeneffekt sogar eine Prozessoptimierung. Wann nehmen sich Geschäftsleitung und Führungskräfte sonst schon die Zeit, die Prozesse aufzunehmen? Da kann es schon vorkommen, dass Sie plötzlich unnötige Schnittstellen und Ungereimtheiten aufdecken, die Sie anschließend einer Klärung im Interesse des Erfolgs des Gesamtunternehmens zuführen können.