Konzeption, Planung und Durchführung einer 100-jährigen Jubiläumsveranstaltung (eBook)

Projektarbeit aus dem Jahr 2019 im Fachbereich BWL - Allgemeines, Note: 2,0, Internationale Berufsakademie der F+U Unternehmensgruppe Darmstadt, Sprache: Deutsch, Abstract: Der Projektstart markiert den Anfang eines Projektes und ist eine wichtige Grundlage für alle folgenden Phasen sowie den Gesamterfolg. Daher ist eine exakte Vorbereitung notwendig, in der die elementaren Rahmenbedingungen geklärt werden. Der Projektauftrag muss beispielsweise formuliert und das Projektteam zusammengestellt werden.

Die Wohnungsbaugesellschaft feiert 2019 ihr 100-jähriges Bestehen und möchte zu diesem Anlass ein Fest für alle Mieter veranstalten. Da die Mitarbeiter der Gesellschaft, abgekürzt WBG, noch nie ein Jubiläum veranstaltet haben und ihnen die nötige Erfahrung fehlt, haben sie beschlossen, dass mit einer lokalen Eventagentur zusammengearbeitet werden soll. Durch mündliche Empfehlungen und Internetrecherche sind sie auf die Eventagentur gestoßen. Die Eventagentur wurde durch ein Telefongespräch über das Vorhaben der Wohnungsbaugesellschaft informiert und zu einem persönlichen Vorstellungstermin, auch Kick-Off-Meeting genannt, eingeladen. Bei diesem Termin am Freitag, den 01. März, konnten sich die Auftraggeberin, Frau Z., und die Projektleiterin der Eventagentur kennenlernen. Zudem wurden die wichtigsten Informationen über die Feier ausgetauscht.

Frau Z. hat im Briefing die Tätigkeiten der Wohnungsbaugesellschaft beschrieben und teilte den Anlass der Veranstaltung mit. Die Rahmenbedingungen wie Veranstaltungsdauer, -datum, -ort, Budget und Programm wurden jedoch nicht exakt festgelegt. Die Gästeanzahl soll durch Einladungen ermittelt werden. Die WBG benötigte hierbei die Unterstützung der Eventagentur und wollte auf die langjährige Erfahrung zurückgreifen. Der Auftrag für Frau Walter bestand somit darin, ein 100-jähriges Jubiläumsfest zu konzipieren, planen und durchzuführen. Die Beauftragung der Eventagentur gab den Start für das Projekt. Die Vertragsverhandlungen zwischen Auftraggeber (WBG) und Auftragnehmer (Eventagentur) finden nach den Vorschlägen von Frau W. statt. Sie soll die erste Konzeption in zwei Wochen am Freitag den 15. März 2019 abgeben. Da werden Kunde und Auftragnehmer die Vorschläge besprechen und einen Vertrag unterschreiben.