IN DIESEM KAPITEL GEHEN WIR NÄHER AUF DIE 15 ELEMENTE EIN, AUS DENEN SICH DAS PROJECT CANVAS ZUSAMMENSETZT. WIR ERLÄUTERN, WAS DIE EINZELNEN ELEMENTE BEINHALTEN, UND LIEFERN DAZU EINIGE HINTERGRUNDINFORMATIONEN. ZUNÄCHST GEHEN WIR JEDOCH KURZ AUF EINIGE FAUSTREGELN FÜR DIE NUTZUNG DES CANVAS EIN.

ABBILDUNG 2.1 DAS PROJECT CANVAS MIT BESCHREIBUNGEN DER EINZELNEN ELEMENTE

Keine Vollständigkeit anstreben

Eine der wichtigsten Faustregeln für den Einsatz des Project Canvas ist: Keine Vollständigkeit anstreben, sondern das Projekt auf seinen Kern reduzieren. Der Kern besteht aus kurzen Antworten auf die Fragen: was, wie, wer, womit und worin. Diese fünf Fragen umfassen die 15 Elemente des Canvas. Die Antworten auf diese Fragen umreißen für Auftraggeber und andere Interessenträger, was die wesentlichen Aspekte des Projekts sind und wie es durchgeführt werden wird. Wenn diese damit einverstanden sind, können weitere Einzelheiten des Projekts ausgearbeitet werden. Schließlich haben Sie immer noch die Gelegenheit, eine ausführlichere Beschreibung in den Projektvertrag aufzunehmen. Außerdem können Sie bei der weiteren Ausarbeitung des Projekts auch noch Änderungen vornehmen.

Wo im Canvas beginnen?

Auch wenn eine mehr oder weniger logische Reihenfolge zu erkennen ist, lautet eine weitere Faustregel: Sie können mit dem Element beginnen, das Ihnen am meisten zusagt. Unseres Erachtens ist es am naheliegendsten, beim „Was“ zu beginnen, weil es den Mittelpunkt des Projekts bildet. In Kapitel 3 gehen wir übrigens ausführlich darauf ein, wie man das Canvas einsetzen kann und was bei der Anwendung wichtig ist.

Im Prinzip können Sie bei jedem Element beginnen, solange Sie dafür sorgen, dass am Ende ein konsistentes Bild entsteht. Das heißt, dass zwischen Ziel und Ergebnis ein klarer Zusammenhang existiert, dass das Ergebnis tatsächlich einen Beitrag zum Erreichen des Ziels leistet. Anders formuliert: Die Kluft zwischen Ziel und Ergebnis darf nicht zu groß sein. Gleiches gilt für den Zusammenhang zwischen Problem und Ziel. Auch dort ist es sinnvoll, die Kluft dazwischen nicht zu groß werden zu lassen. Selbstverständlich prüft man, ob die verfügbaren Mittel in einem angemessenen Verhältnis zum zu erzielenden Ergebnis stehen. Bei der Abgrenzung sollten Sie sich vergegenwärtigen, dass es um das geht, was nicht erbracht wird, also das, was über die Projektgrenzen hinausgeht. Denn sonst beschreibt, ehe man sichs versieht, die ganze Welt.

Fragen als Hilfsmittel

Zu jedem der 15 Elemente des Canvas haben wir einige Hilfsfragen formuliert. Die Antworten auf die einzelnen Fragen sollen nicht komplett in das Canvas einfließen. Entscheidend ist für uns in erster Linie, damit einen Denk- und Gestaltungsprozess in Gang zu setzen. Manchmal werden etwas anders formulierte Fragen zur gleichen Antwort führen. Dann wissen Sie, dass Sie den Kern dieses Elements richtig erfasst haben.

Nun gehen wir den Fragen nach, die den Kern des Projekts bilden. Darin finden alle erforderlichen Elemente des Project Canvas einen Platz.

1 Was?

HINTERGRUND: DIE WICHTIGSTEN FAKTEN IM ÜBERBLICK

Der Hintergrund beinhaltet die Fakten und die Merkmale der Situation zu Beginn des Projekts. Welche Ausgangssituation liegt vor, was ist der Ausgangspunkt? Es geht dabei um eine Bestandsaufnahme zu den Themen, über die es im Projekt wenig bis keine Diskussionen geben kann, die „harte“ Realität. Natürlich sind die Informationen nur dann interessant, wenn sie etwas über die für das Projekt relevanten Bedingungen aussagen, z. B. die Politik oder Strategie der Organisation, Fakten, Annahmen des Auftraggebers im Hinblick auf die Zukunft und Ähnliches.

Neben dem Hier und Jetzt ist ein weiterer wichtiger Aspekt für das Projekt die Geschichte: Was ging voraus? Situationen sind nie von anderen Situationen losgelöst; es gibt eine Vorgeschichte. Diese Geschichte liefert die nötigen Informationen zu der Frage, was in der Organisation oder in einem bestimmten Politikfeld funktioniert oder den Beteiligten wichtig ist und was nicht. Dazu gehört die Beschreibung der Beziehungen zum Umfeld. Sie bezieht sich auf andere Projekte (wenn das Projekt Bestandteil eines Programms ist) oder auf andere Organisationseinheiten, Produkte oder Dokumente.

Der Projektleiter beschreibt die Hintergründe auf der Grundlage von Informationen, die ihm vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt wurden und die er mit dem Projektteam recherchiert hat. Beschränken Sie sich bei der Beschreibung des Hintergrunds auf die wichtigsten Aspekte. Wahrscheinlich wäre es leicht möglich, einen umfangreichen Hintergrundbericht zu verfassen, aber beschränken Sie sich im Canvas auf die Kerninformationen, die für die weitere Beurteilung des Projekts wichtig sind.

PROBLEM/HERAUSFORDERUNG: BESCHREIBEN SIE DIE UNERWÜNSCHTE SITUATION ODER DIE GÜNSTIGE AUSSICHT

Während sich der Hintergrund vor allem durch Fakten kennzeichnet, sind Problem oder Herausforderung eher subjektiver, emotionaler Natur. Schließlich gibt es einen Grund, warum ein Projekt in Gang gesetzt wird. Projekte helfen, die Kluft zwischen heute (Herausforderungen, Probleme) und morgen (Ziele, Ergebnisse) zu überbrücken.

Es ist sinnvoll, sich in diesem Zusammenhang die Perspektive, aus der man die Situation betrachtet, genau anzusehen. Wird einem Ereignis das Etikett „Problem“ verpasst, schwingt im Grunde ein negativer Unterton mit. Denn es wird nach Dingen gesucht, die nicht vorhanden sind oder nicht gut funktionieren, über die Unzufriedenheit herrscht oder Beschwerden vorliegen. Deshalb ist es in manchen Fällen ratsam, von einer Herausforderung zu sprechen, weil dabei die Betonung stärker auf der Zukunft, der günstigen Aussicht liegt.

Unter der Herausforderung des Projekts verstehen wir die Beschreibung der Spannung, die zwischen der derzeitigen und der gewünschten Situation besteht. Für die Energie des Teams ist es wichtig, in dem, was als Problem präsentiert ist, nach verborgenen Herausforderungen zu suchen.

Probleme sind erst Probleme, wenn es einen Problemeigentümer (Problem Owner) gibt, sonst handelt es sich um Fakten. Es kommt auf die Betrachtungsweise an. Bei der Formulierung des Problems sucht man z. B. nach Dingen, die dem Auftraggeber Schwierigkeiten oder Sorgen bereiten, wovon er wegkommen möchte. Beispiele für Beschreibungen die zu einer Herausforderung bzw. einem Problem gehören:

• Sie sind unzufrieden über ...
• Die heutige Situation ist unbefriedigend, denn …
• Es gibt Beschwerden über …
• Chancen liegen im Bereich …
• Beteiligte suchen Verbesserungsmöglichkeiten im Bereich …
• Die heutigen Mittel sind unzureichend, um …

Um aktiv zu werden, sind Emotionen dieser Art, ein Gefühl von Dringlichkeit und Beweggründe für das Aufgreifen des Problems notwendig. Was für den einen ein Problem darstellt, findet ein anderer vollkommen unwichtig. Es geht darum zu verdeutlichen, wie der Auftraggeber die Situation betrachtet. Die Fakten aus dem Hintergrund führen bei den Beteiligten zu Interpretationen und Bewertungen, die sie veranlassen, die Situation als erwünscht oder unerwünscht zu betrachten. So entwickelt sich der Auslöser für das Projekt.

Der Problemeigentümer erhält häufig die Rolle des Auftraggebers. Er ist die Person, die etwas gegen die unerwünschte Situation unternehmen kann und will. Oft gehört er nicht zu denjenigen, die unter der Situation leiden. So kann man beispielsweise als Bürger in der eigenen Gemeinde Schwierigkeiten mit unklarer Verkehrsbeschilderung haben, aber nur in der Gemeindeverwaltung gibt es jemanden, der etwas dagegen unternehmen kann. Allerdings muss diese Person dann auch die Unklarheit der Beschilderung als unerwünschte Situation wahrnehmen. Der Bürger kann zwar die Initiative ergreifen, indem er die unklare Situation meldet, aber das macht ihn noch nicht zum Problemeigentümer.

Initiatoren, Eigentümer oder Problemeigentümer müssen etwas Vorhandenes als unerwünscht (Problem) oder aber etwas Neues als erwünscht (Chance) wahrnehmen. Damit verleihen sie der...