Projektmanagement - inkl. Arbeitshilfen online (eBook)

Projekte zum Erfolg führen
eBook Download: EPUB
2019 | 4. Auflage
198 Seiten
Haufe Verlag
978-3-648-12429-1 (ISBN)
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Dieses Buch ist Ihr zuverlässiger Begleiter in allen Projektphasen: bei der Konzipierung, der Projektsteuerung und der Erstellung von aussagekräftigen Statusberichten. Der Autor unterstützt Sie bei der Risikoanalyse und zeigt Ihnen, wie Sie nachsteuern, wenn im Laufe des Projekts Probleme auftreten. Inhalte: - Vor dem Start: Ziele festlegen, Budgets planen - Diese Methoden und Instrumente helfen Ihnen bei der Projektsteuerung - Stakeholdermanagement in der Projektdurchführung - Projektcontrolling: So überwachen Sie den Status und halten Kurs - So schaffen Sie Transparenz im Projekt und erstellen aussagekräftige Reports - Neu: Agile Projektmanagement-MethodenArbeitshilfen online: - Vorlagen - Checklisten - Tools 

Thorsten Reichert ist Diplom-Ingenieur Maschinenbau mit den Schwerpunkten Projektmanagement, Personalentwicklung, Organisationsentwicklung und Change Management. Langjährig tätig als Projektmanager, Trainer und Berater verschiedener Unternehmen. Branchenerfahrung u. a. in Automotive, Maschinen- und Anlagenbau, Pharma. Referent Haufe-Akademie.

Thorsten Reichert Thorsten Reichert ist Diplom-Ingenieur Maschinenbau mit den Schwerpunkten Projektmanagement, Personalentwicklung, Organisationsentwicklung und Change Management. Langjährig tätig als Projektmanager, Trainer und Berater verschiedener Unternehmen. Branchenerfahrung u. a. in Automotive, Maschinen- und Anlagenbau, Pharma. Referent Haufe-Akademie.

2   Das Projekt planen und organisieren


Zusammenfassung

Sie kennen die Ziele Ihres Projekts? So weit, so gut. Das reicht aber noch nicht. Um den weiteren Verlauf des Projekts nicht dem launischen Zufall zu überlassen, müssen Sie organisieren und planen – mit einem einzigen Zweck: Strukturen schaffen, um Transparenz zu ermöglichen und um Orientierung zu geben.

  • Wie bekommen Sie Licht in eine Black Box, bei der bisher nur die Ziele bekannt sind? Wie bekommen Sie Struktur in Ihr Projekt?

  • Wie verhalten Sie sich, wenn Ihnen in diesem Stadium bereits Versprechungen abverlangt werden und Sie keine Ahnung haben, ob Sie diese später halten können?

  • Was tun Sie, wenn überhaupt nicht geklärt ist, wer was zu sagen hat und welche Rolle Sie dabei spielen dürfen, müssen, können?

Erwarten Sie sich bei der Suche nach verlässlichen Antworten auf diese Fragen keine große Unterstützung von Ihrem Umfeld. Die Linie mag keine Projekte – und genau deshalb gibt es Projektleiter, die ihr Terrain zuerst abstecken müssen. Wie Sie das konkret machen? Dafür finden Sie Anregungen auf den folgenden Seiten.

2.1   Ihr Projekt ist eine Black Box? Wie Sie das schnell ändern


Das Szenario: Im Rahmen meiner Ausbildung wurde ich Projektleiter für ein kleineres Investitionsprojekt – mein erstes. Es ging um eine Anlagenkomponente im sechsstelligen Eurobereich, die an einen französischen Kunden geliefert werden sollte. Weder der Auftragswert noch die technische Komplexität stellten eine Herausforderung dar – für das Unternehmen war es ein kleines Standardprojekt. Und deshalb gab man es mir zum Lernen. Alles schön und gut, aber ich hatte keine Ahnung von der Technik, von den internen Abläufen oder von dem Kundenvertrag. Ich hatte nur Grundkenntnisse in Projektmanagement. Ich war vollkommen orientierungslos. Und schon am ersten Tag rief der Kunde an und fragte nach Konstruktionszeichnungen. Ich war geschockt. Wie konnte ich mich möglichst schnell einarbeiten?

Wege zur Lösung

Problem: Das Projekt ist für Sie schwer durchschaubar

1 Der kurzsichtige Weg 2 Der blinde Weg 3 Der erhellende Weg
Projekt abgeben Im Nebel stochern Strukturen schaffen
Imageverlust, Karriereknick Hohes Risiko des Scheiterns Gute Erfolsaussichten durch Transparenz und Gelassenheit

2.1.1   Der kurzsichtige Weg: Projekt abgeben


Dieser Fluchtweg steht immer verlockend zur Disposition und soll deswegen kurz behandelt werden. Sie können Ihrem Auftraggeber oder Vorgesetzten sagen, dass Sie sich der Aufgabe nicht gewachsen fühlen, und das Projekt abgeben. Bedenken Sie bei Ihrer Flucht folgendes: Neuartigkeit, Komplexität, Unübersichtlichkeit und Außergewöhnlichkeit sind normale Kennzeichen eines Projekts. Ein flaues Gefühl im Magen ist absolut in Ordnung, denn die Unsicherheit ist in Projekten Ihr ständiger Begleiter. Als Projektleiter müssen Sie aber lernen, mit dieser Unsicherheit klarzukommen – von Ihnen wird Sicherheit im Umgang mit Unsicherheit erwartet. Das erfordert persönliche und methodische Kompetenz. Zu Beginn Ihrer Karriere haben Sie noch keine Erfahrung mit Unsicherheit. Aber auch dann erwartet man zumindest Ihre Bereitschaft zum Umgang mit dieser Unsicherheit.

Fazit: Wann dieser Weg Erfolg verspricht

Das Abgeben des Projekts ist nur kurzfristig ein hilfreicher Weg – bereits mittelfristig überwiegen die Nachteile. Vor allem wenn Sie im Projektmanagement Karriere machen möchten.

2.1.2   Der blinde Weg: Im Nebel stochern


Eine andere Variante im Umgang mit Black Boxes ist der blinde Weg. Augen zu und eintauchen ins kalte, trübe Wasser des Projektteichs. Sie wollen das Projekt nicht abgeben, wissen aber auch nicht, woraus es besteht. Na gut, dann fangen Sie einfach mit einem Stück an, machen mit einem anderen weiter, erkennen ein drittes, bevor Ihnen ein viertes auf den Kopf fällt. Sie stochern im Nebel und werden heute nicht wissen, was morgen passiert. Sicherlich ein spannender Weg. Aber da Sie im Moment keinen Überblick haben, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als diesen Weg in kleinen Schritten und Rückschritten zu gehen. Das dauert und schließlich sitzt Ihnen auch der Auftraggeber im Rücken und will erste Zwischenergebnisse. Auf diesem Weg hätte ich mich Stück für Stück im Wechsel aus Recherche und Handlung nach vorne getastet: Akten lesen, Protokolle und Vertrag studieren, Kunde ansprechen, Kollegen fragen etc.

Pro

Termin: Sie zögern nicht lange, sondern legen sofort los. So sparen Sie auf jeden Fall die Zeit für eine grundlegende Planung. Die ersten Aktivitäten werden so schneller beginnen können.
Karriere: Sie sind guter Dinge und sprechen die an Ihrem Projekt beteiligten Parteien pro-aktiv an – das ist gut. Sie werden nach und nach viele Leute kennenlernen und sicherlich wiederholt treffen. Wenn sich keiner Ihrer Ansprechpartner von Ihrer spontanen und flexiblen Art genervt fühlt, werden Sie bald den Ruf eines kontaktfreudigen und teamfähigen Projektleiters haben.

Contra

Qualität: Dieser Weg wirkt nicht nur planlos, er ist es auch. Sie tun sofort das, worauf man Sie anspricht oder was Ihnen gerade einfällt. Es bleibt Ihnen ja auch nichts anderes übrig, denn Sie haben keine Übersicht, keinen Plan, keine Struktur. Sie leben von der Hand in den Mund und sind hochgradig fremdbestimmt. An Ihrem Brei werden sehr viele Köche kochen, denn Sie selbst haben kein Rezept. Und erfahrungsgemäß schmeckt ein solcher Brei am Ende keinem: nicht Ihrem Auftraggeber, Ihrem Unternehmen und auch Ihnen nicht.
Termin: Der kürzeste Weg zwischen zwei Punkten ist eine Linie. Auf Ihrem Weg gehen Sie aber ungeplant zahllose Windungen, Schleifen und Zick-Zack-Linien. Sie umzingeln das Ziel und werden auf jeden Fall Zeit verlieren. Den vertraglichen Endtermin werden Sie so nicht halten können.
Kosten: Sie werden der »Herr der Doppelarbeit«, denn für jedes Teilziel müssen Sie doppelt und dreifach so viel mit Leuten reden, Unterlagen studieren, Absprachen korrigieren, Teile versenden wie Ihre Projektleiterkollegen. Das wird sich im Personalaufwand genauso widerspiegeln wie im Materialaufwand für Ihr Projekt. Jede Wette: Dieses Projekt erwirtschaftet keinen Gewinn.
Karriere: Auch wenn Sie im Umgang mit Kollegen und mit dem Kunden zuerst positiv auffallen – das wird Sie nicht retten. Gemessen werden Sie an Ihren Erfolgen und die werden auf diesem Weg sehr rar gesät sein. Und wenn erst einmal bekannt wird, dass in Ihrem Projekt Termine und Kosten wegen Korrekturschleifen komplett aus dem Ruder laufen, werden auch die Kollegen von Ihnen ein anderes Bild haben: Der weiß ja gar nicht, was er will, ständig gibt es Änderungen.

Fazit: Wann dieser Weg Erfolg verspricht

Dieser Weg entsteht zufällig. Man erkennt ihn erst in der Rückschau, denn er entsteht, indem er gegangen wird. Sie gehen mit ihm ein hohes Risiko ein, wie die vielen Nachteile zeigen. Dennoch gibt es eine Situation, in der dieser Weg in begrenzter Form sinnvoll und notwendig ist: Das Projekt ist derart neuartig und innovativ, dass so gut wie nichts davon bekannt ist – keiner dies- und jenseits der Firmengrenze kann im Vorfeld Informationen und Erfahrungen einbringen. Unter solchen Voraussetzungen werden Sie sicherlich trotzdem einen groben Plan machen, um sich einen inhaltlichen Überblick zu verschaffen. Aber Sie werden sich vortasten müssen, Versuchsballons steigen lassen, Inhalte sukzessive eingrenzen müssen. Aber auch das sollten Sie bewusst und geplant und nicht per Zufall tun. Erst dann kann man von Sicherheit im Umgang mit Unsicherheit sprechen.

2.1.3   Der erhellende Weg: Strukturen schaffen


Dieser Weg sucht zu Beginn die klare Sicht. Die Projekt-Black Box wird aufgemacht, um die Einzelteile in Augenschein zu nehmen. Sie wollen genau wissen, womit Sie es bei diesem Projekt zu tun haben.

Die entscheidende Frage dabei lautet: Was ist Gegenstand des Projekts? Was soll am Projektende vorliegen? Die Perspektive richtet sich vom Großen zum Kleinen – top-down. Der große Felsen »Projekt« wird in kleinere Brocken zerschlagen, in die Teilprojekte. Die Teilprojekte werden wiederum in noch kleinere Steinklumpen gesplittet, in Teilaufgaben. Dies geschieht so lange, bis handhabbare Steine entstehen, die Arbeitspakete.

Das Ziel dieses Vorgehens ist es, die Projektinhalte

  • vollständig und redundanzfrei zu erfassen,

  • logisch zu strukturieren und transparent zu machen,

  • für Ihre weitere Planung und Ihr Controlling handhabbar zu machen,

  • an erkennbare Verantwortungsbereiche delegieren zu können.

Sie lichten den Nebel und erhalten das »Röntgenbild« Ihres Projekts – den Projektstrukturplan (PSP; siehe Tool in Kapitel 2.4.2.1). Für meine Anlagenkomponente hätte ich also einen PSP erarbeitet und alle Anteile dargestellt, die für deren Erstellung erforderlich gewesen wären:

Abb. 13:...

Erscheint lt. Verlag 22.3.2019
Reihe/Serie Haufe Fachbuch
Verlagsort Freiburg
Sprache deutsch
Themenwelt Wirtschaft Betriebswirtschaft / Management Projektmanagement
Wirtschaft Betriebswirtschaft / Management Unternehmensführung / Management
Schlagworte Agiles Projektmanagement • eBook • E-Book • e-pdf • epdf • E-Pub • EPUB • Führung • Management • Projekt • Projektleiter • Projektleitung • Projektmanagement • Projektmitarbeiter • Team
ISBN-10 3-648-12429-3 / 3648124293
ISBN-13 978-3-648-12429-1 / 9783648124291
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