2.1   Einmalige und neuartige Vorhaben

Projekte sind begrenzte und meist auch einmalige und neuartige Vorhaben, die dazu dienen, ein bestimmtes Ergebnis herzustellen oder ein Ziel zu erreichen. Das unterscheidet sie von anderen Organisationsformen. Prozesse beispielsweise werden überall dort gestaltet, wo Tätigkeiten wiederkehrend sind, wo also mehrfach ähnliche Aufgaben verrichtet werden müssen. Dabei ist es möglich, bei jedem Durchlauf zu lernen und den Prozess Schritt für Schritt weiter zu optimieren. Projekte dagegen behandeln Aufgaben, die zu einem gewissen Grad neuartig und einzigartig sind. Sie erfordern Lösungen und Herangehensweisen, die meist erst noch individuell entwickelt werden müssen.

Die Gründe, warum Projekte gestartet werden, können vielfältig sein. Sie sind allerdings immer auf ein bestimmtes Ziel ausgerichtet.

Unternehmen sind in vielen Punkten sehr ähnlich zu Projekten. Allerdings werden Unternehmen aufgebaut, betrieben und geführt, um dauerhaft zu existieren und immer weiter zu wachsen.

Im Unterschied dazu werden Projekte nur für einen bestimmten Zweck errichtet und es ist von Beginn an klar, dass das Projekt beendet ist, wenn es sein Ziel erreicht hat. Projekte werden deshalb auch als temporäre Organisationsform bezeichnet. Ein Projekt lebt nur solange, wie es benötigt, um seine Ziele zu erreichen. Das Unternehmen oder die dauerhafte Organisation, die ein Projekt beheimatet, wird Stammorganisation genannt.

Ein Projekt kann aus mehreren Perspektiven betrachtet werden, um seine Dimensionen voll zu erfassen. So sind Projekte

• soziale Prozesse zwischen den beteiligten Menschen und Kulturen,

• politische Prozesse, in denen es um Macht, Einfluss und Interessen gehen kann,

• Interventionen, die auf bestehende Gefüge und Situationen treffen,

• Wertschöpfungsprozesse, die aus mehreren Komponenten etwas Höherwertiges entstehen lassen,

• Entwicklungsprozesse, in denen Neues kreiert wird,

• temporäre Organisationen, aber auch

• Veränderungsprozesse.

Aus all diesen Perspektiven kann ein Projekt gleichzeitig gesehen und verstanden werden, wobei ein Betrachtungswinkel je nach Situation mehr oder weniger relevant sein kann. Diese Perspektivenvielfalt ist ein Grund dafür, dass es kein One-fits-all-Projektmanagementvorgehen geben kann. Wenn z. B. die sozio-kulturelle Dimension überwiegt, wie z. B. bei einem sensiblen Organisationsveränderungsprojekt, müssen die Methoden viel stärker auf die Emotionen, Bedürfnisse und die Kommunikation der Projektbeteiligten ausgerichtet sein, als wenn Forschung, technische Entwicklung und Wertschöpfung im Vordergrund stehen.

2.2   Zeit, Kosten und Leistung

Der temporären Organisation „Projekt” sind enge Grenzen gesetzt: Sie wird auf Ziele ausgerichtet und muss, um diese zu erreichen, einen klar definierten Leistungsumfang realisieren. Das muss innerhalb eines Zeitrahmens und eines definierten Budgets geschehen. Projekte werden also bestimmt und begrenzt durch die Faktoren Zeit, Kosten und Leistung.

1. Faktor Zeit: Die Zeit ist meistens begrenzt durch eine Frist, z. B. ist ein Abgabe- oder Fertigstellungszeitpunkt vorgegeben. In den seltensten Fällen wird einem Projekt all die Zeit eingeräumt, die es nach dem Ermessen des Projektteams benötigt. Die Regel ist, dass der Auftraggeber eine ganz klare Vorstellung davon hat, wann er die Ergebnisse vorliegen haben möchte, auch wenn dieser Termin auf den ersten Blick nicht realisierbar erscheint.

2. Faktor Kosten: Projekte müssen mit einem Budget haushalten; die Finanzmittel sind beschränkt. Während der Finanzbedarf des Projektes üblicherweise vor Projektbeginn aus frühen Schätzungen abgeleitet und hochgerechnet wird, schlägt die bittere Realität schon am ersten Tag der Projektlaufzeit zu: Schätzungen erweisen sich als zu optimistisch und Budgetüberschreitungen bahnen sich im Kleinen wie im Großen an.

3. Faktor Leistung: Leistung ist der dritte Eckpunkt eines Projektes und der wichtigste. Denn sie ist der Grund, warum ein Projekt überhaupt gestartet wird. Hier wird definiert, was während des Projekts entstehen soll. Häufig werden dazu umfangreiche Leistungsverzeichnisse erstellt oder auch sog. Pflichtenhefte. Beide Instrumente versprechen keinen großen kreativen Spielraum, so dass sich in den letzten Jahren agilere Ansätze zur Entwicklung des Ergebnisses im Projektverlauf etabliert haben.

Hin und wieder wird auch Qualität als vierter Eckpunkt genannt. Allerdings sollte diese bereits ein Merkmal der Leistung sein. Die Leistung eines Projektes muss ja nicht nur innerhalb der festgelegten Zeit und innerhalb des Budgets erbracht werden, sondern auch die geforderte Qualität aufweisen, damit ein Projekt als erfolgreich gilt und der Auftraggeber zufrieden ist. Stimmt die Qualität der Leistung nicht, wird er schnell Nachbesserung verlangen.