Trennungsgespräche im Unternehmen - inkl. Arbeitshilfen online (eBook)

Anja von Kanitz Anja von Kanitz ist selbstständige Trainerin, Beraterin und Coach mit den Schwerpunkten Rhetorik, Kommunikation und Moderation. Sie verfügt über langjährige Praxis in der Personalentwicklung von Unternehmen, Institutionen und Verwaltungen.

Cover 
1 
Inhaltsverzeichnis 8
Vorwort 14
1 Trennungen: Kernaufgabe des Personalmanagements 16
1.1 Wer ist von einer Trennungsentscheidung betroffen? 17
1.2 Fehler im Personalmanagement und ihre Risiken 20
1.2.1 Phase 1: Recruiting 22
1.2.2 Phase 2: Einbindung in das Unternehmen 23
1.2.3 Phase 3: Entwicklung und Förderung 24
1.2.4 Phase 4: Anpassung an veränderte Möglichkeiten 26
1.2.5 Phase 5: Abschied/Trennung 28
1.2.6 Warum die Dynamik in der Abfolge der Phasen zugenommen hat 30
1.3 Die Zukunft der Arbeitswelt und ihre Auswirkungen auf das Trennungsmanagement 31
1.3.1 Wie sich die Arbeitswelt verändert 32
1.3.2 Folgen der Zukunftstrends für Trennungsprozesse – Sechs Thesen 33
1.4 Warum ein professionelles Trennungsmanagement nötig ist 37
1.4.1 Was versteht man unter Trennungskultur und Trennungsmanagement? 38
1.4.2 Woran man professionelles Trennungsmanagement erkennt 39
1.5 Wie wichtig ist das Trennungsgespräch? 41
1.5.1 Warum man den Betroffenen ein persönliches Gespräch schuldet 42
1.5.2 Warum so viele Trennungsgespräche fürchten 42
2 Trennungen managen und begleiten 44
2.1 Mögliche Gründe für Trennungen und ihre Folgen für das Gespräch 45
2.1.1 Kündigungen durch das Unternehmen 45
2.1.1.1 Verhaltensbedingte Kündigung 45
2.1.1.2 Personenbedingte Kündigung 48
2.1.1.3 Betriebsbedingte Kündigung 49
2.1.1.4 Änderungskündigung 51
2.1.2 Einvernehmliche Trennungen 53
2.1.3 Kündigungen durch den Mitarbeiter 55
2.1.4 Das Ende befristeter Arbeitsbeziehungen 57
2.2 Wie sich Trennungen auf das System „Unternehmen“ auswirken 59
2.2.1 Trennung von Einzelnen 60
2.2.1.1 Veränderung der sozialen Dynamik im Team 61
2.2.1.2 Signalwirkung einer verhaltensbedingten Kündigung 62
2.2.1.3 Signalwirkung einer betriebsbedingten Kündigung 63
2.2.1.4 Resignation beim Weggang von Hoffnungsträgern 63
2.2.1.5 Mangelnde Wertschätzung des Einzelnen 64
2.2.1.6 Vom Low Performer zur tragenden Säule in einem Team 65
2.2.1.7 Die Rolle des Einzelnen als Thema im Trennungsgespräch 66
2.2.2 Trennungen im Rahmen von Personalabbau 67
2.2.2.1 Negative Folgen von Personalabbau 67
2.2.2.2 Positive Folgen von Personalabbau 69
2.3 Die persönliche Dimension von Trennungen 70
2.3.1 Finanzielle Situation 71
2.3.2 Familie 71
2.3.3 Soziale Teilhabe 72
2.3.4 Gesundheit 73
2.3.5 Warum Arbeitslosigkeit manchmal auch positiv sein kann 74
2.4 Herausforderungen für Management, Personaler und Führungskräfte 76
2.4.1 Wie das Management unterstützt werden kann 77
2.4.2 Wie Personalverantwortliche unterstützt werden können 77
2.4.3 Wie Führungskräfte unterstützt werden können 78
3 Trennungsgespräche vorbereiten 80
3.1 Organisatorische und inhaltliche Vorbereitung 81
3.1.1 Um welche Art von Trennungsgespräch handelt es sich? 81
3.1.2 Wer führt das Gespräch? 82
3.1.2.1 Das Tandem als sinnvolle Kooperation bei der Gesprächsführung 82
3.1.2.2 Kooperation mit dem Betriebsrat 83
3.1.2.3 Wer sollte dabei sein? 84
3.1.3 Wo findet das Gespräch statt? 85
3.1.4 Die zeitliche Planung 85
3.1.4.1 Wann ist der richtige Zeitpunkt? 85
3.1.4.2 Wann und wie wird eingeladen? 86
3.1.4.3 Wie viel Zeit sollte eingeplant werden? 87
3.1.4.4 Planung von Folgegesprächen und Bedenkzeit 88
3.1.4.5 Fürsorge nach dem Gespräch als Eskalationsprophylaxe 89
3.1.4.6 Planung der Betreuung unmittelbar nach dem Gespräch 89
3.1.4.7 Die zeitliche Planung im Überblick 90
3.1.5 Prophylaxe gegen Bedrohungen 91
3.1.5.1 Bedrohung durch Sabotage 91
3.1.5.2 Drohungen im Gespräch 93
3.1.5.3 Suizidgefahr 94
3.1.6 Rahmendaten zur Person 97
3.1.7 Welche Inhalte sollten im Vorfeld geklärt werden? 100
3.2 Emotionale Vorbereitung 100
3.2.1 Eigene Gefühle, Gedanken, Impulse wahrnehmen – das innere Team 101
3.2.1.1 Das innere Team für stimmigere Aussagen nutzen 102
3.2.1.2 Das innere Team als Mittel der Gesprächsvorbereitung 105
3.2.2 Belastende Gefühle von Vorgesetzten und Personalverantwortlichen 106
3.2.3 Verschiedene Wege, Gefühle zu regulieren 107
3.2.3.1 Die mentale Ebene 108
3.2.3.2 Die körperliche Ebene 113
3.2.3.3 Skill-Training 120
3.3 Vorbereitung auf den Gesprächspartner 121
3.4 Checkliste zur Gesprächsorganisation 122
4 Der Ablauf von Trennungsgesprächen 124
4.1 Die Gesprächsphasen Einstieg – Kernphase – Abschluss 124
4.2 Führung durch die Phasen 125
4.3 Der Gesprächseinstieg 126
4.3.1 Orientierung in Bezug auf Raum und Person 126
4.3.2 Beziehung aufbauen – Atmosphäre prägen 127
4.3.3 Inhaltliche und zeitliche Orientierung 128
4.4 Kernphase 129
4.4.1 Mitteilung der Trennungsbotschaft 129
4.4.2 Gründe, warum das Arbeitsverhältnis aufgelöst werden soll 131
4.4.3 Informationen zum weiteren Vorgehen 132
4.4.4 Was das Unternehmen an Unterstützung anbietet 132
4.4.5 Wertschätzung der Leistung 133
4.4.6 Zu klärende Punkte 134
4.4.7 Vereinbarung des Folgetermins 134
4.5 Abschlussphase 135
4.5.1 Überleitung in die Abschlussphase 135
4.5.2 Was hier und heute noch passiert 136
4.5.3 Kurze Zusammenfassung der wesentlichen Punkte 137
4.5.4 Versöhnliches oder Ermutigendes 137
4.6 Folgegespräche 138
5 Körpersprache und Sprechausdruck 140
5.1 Der ganze Körper spricht mit 142
5.2 Körpersprachliche Ausdrucksmittel 142
5.2.1 Mimik 143
5.2.2 Gestik 143
5.2.3 Blickverhalten 144
5.2.4 Körperhaltung 144
5.2.5 Proxemik: Distanzverhalten 144
5.2.6 Körperbewegung/Rhythmus 145
5.2.7 Körperspannung 145
5.2.8 Atmung 146
5.3 Sprechausdrucksmittel 146
5.3.1 Stimme 146
5.3.2 Sprechmelodie 147
5.3.3 Lautstärke 147
5.3.4 Tempo/Pausen 147
5.4 Die versteckte Wirkung von Körpersprache 148
5.4.1 Die Wirkung von Körpersprache bewusst machen 149
5.4.2 Dem rationalen System eine Chance geben 149
5.4.3 Unbewusste und bewusste Wahrnehmung zusammenbringen 150
5.5 Das Gegenüber bewusst wahrnehmen 152
5.5.1 Dreischritt der Wahrnehmung 152
5.5.2 Körpersprache deuten 153
5.6 Wie Sie Ihre eigenen Ausdrucksmittel beeinflussen 153
6 Umgang mit Sprache 156
6.1 Mit emotional stark Betroffenen sprechen 157
6.2 Informationen verständlich vermitteln 159
6.3 Gesprächstechniken 163
6.3.1 Zuhörverhalten 163
6.3.2 Paraphrase-Technik 165
6.3.3 Fragetechnik 171
6.4 Gesprächssteuernde Interventionen 174
6.4.1 Interventionen zur Gesprächsorganisation 175
6.4.2 Thematische Interventionen 176
6.4.3 Interventionen zur Klärung der Bedürfnisse 177
6.4.4 Interventionen zur Beziehung 178
6.4.5 Interventionen zur klärenden Selbstkundgabe 180
6.4.6 Interventionsstil 181
6.5 Tabus 184
6.5.1 All dies sollten Sie unterlassen 185
6.5.2 Ein negatives Beispiel aus dem „echten Leben“ 189
7 Gesprächssteuerung in schwierigen Situationen 192
7.1 Typische Reaktionen im Trennungsgespräch 192
7.1.1 Gefühle im Trennungsgespräch 193
7.1.2 Phasen der Verarbeitung 196
7.1.2.1 Schockreaktion 197
7.1.2.2 Sich zur Wehr Setzen 197
7.1.2.3 Innere Akzeptanz und Abschiednehmen 197
7.1.2.4 Neuorientierung 198
7.2 Deeskalation 199
7.3 Schwierige Verhaltensweisen 202
7.3.1 Wenn Ihr Gegenüber Sie beschimpft 202
7.3.2 Wenn Ihr Gegenüber nicht mehr zu Verhandelndes verhandeln will 203
7.3.3 Wenn Ihr Gegenüber regungslos wird und verstummt 204
7.3.4 Wenn Ihr Gegenüber droht 205
7.3.5 Wenn Ihr Gegenüber weint 205
7.4 Wie Sie mit Ihren eigenen problematischen Impulsen umgehen können 206
7.4.1 Sie entwickeln im Gespräch starke Leidensgefühle 207
7.4.2 Sie lassen sich provozieren 208
7.4.3 Sie spüren negative/aggressive Gefühle dem anderen gegenüber 209
7.4.4 Sie wollen sich/die Firma rechtfertigen 209
8 Nachbereitung von Trennungsgesprächen 212
8.1 Reflexion des Gesprächs 213
8.2 Organisatorisch-inhaltliche Nachbereitung 214
8.3 Emotionale Nachbereitung 215
8.4 Abschluss 217
Literatur 219
Stichwortverzeichnis 225

Der Ablauf von Trennungsgesprächen

Das Wesentliche in Kürze

Die richtige Struktur eines Trennungsgesprächs gibt den Beteiligten Sicherheit und Halt. Sie bietet einen verlässlichen Rahmen, in dem sich der Gesprächsprozess entfalten kann, ohne dabei jedoch das flexible Eingehen auf das Gegenüber einzuschränken.

Auch bei Trennungsgesprächen hat sich die Einhaltung der Struktur Einstiegsphase, Kernphase, Abschlussphase bewährt. Jede dieser Phasen ist durch bestimmte Funktionen und Inhalte gekennzeichnet, die für das Gelingen des Gesprächs notwendig sind.

Professionell geführte Gespräche zeichnen sich durch eine verlässliche Struktur aus, die als grober Rahmen eingehalten wird, egal, was passiert. So wie Rituale Menschen Sicherheit geben und nicht jedes Mal aufs Neue verhandelt werden müssen, so gibt auch eine feste Struktur den Gesprächspartnern Halt und Orientierung.

Die Gesprächsphasen Einstieg - Kernphase - Abschluss

Strukturierte Gespräche haben einen klaren Beginn, eine Kernphase, in der die inhaltliche Arbeit geleistet wird, und eine Abschlussphase. Die Struktur gibt lediglich den Rahmen vor, der jeweils sehr unterschiedlich gefüllt werden kann. So ist auch die Länge der einzelnen Phasen nicht festgelegt, sondern muss an die Situation und Partner angepasst werden. Es handelt sich folglich um eine elastische Struktur, die viele Möglichkeiten des Gesprächsprozesses offen lässt. Ein strukturiertes Gespräch ist demnach nicht gleich bedeutend mit einem Leitfaden, den man Punkt für Punkt abarbeitet, unabhängig von dem, was das Gegenüber sagt, denkt oder möchte.

WICHTIG
So viel Struktur wie nötig, so viel Prozessorientierung wie möglich.