Handbuch Sekretariat und Office Management (eBook)

Maria Akhavan ist als Verlagsleiterin für das gesamte Buchprogramm des Gabler Verlags verantwortlich. Angelika Rodatus, Diplom-Kauffrau, hat als Chefredakteurin lange Jahre einen Sekretärinnen-Newsletter betreut. Heute ist sie als freie Journalistin und Autorin im Bereich Wirtschaft und Office-Management tätig. Annette Rompel ist Chefredakteurin der Fachzeitschrift working@office, dem größten deutschsprachigen Fachmagazin für Sekretärinnen und Assistentinnen.

Vorwort zur 3. Auflage 4
Inhaltsverzeichnis 6
Teil I Büroorganisation 
10 
Aufgaben- und Arbeitsplatzorganisation 
11 
So sorgen Sie für optimale und reibungslose Abläufe an Ihrem Arbeitsplatz 
11 
Aufgaben, Ziele und Beispiele für ein perfektes Puzzle 12
Selbstmanagement 13
Setzen Sie sich Ziele - schriftlich! 14
Verschwendung vermeiden mit dem KISS-Prinzip 15
KISS in der Praxis 15
Übersichtlichkeit am Arbeitsplatz 17
Zeit planen – Zeit gewinnen 
17 
Aufgaben optimal planen 18
Zeiten planen mit der ALPEN-Methode 20
Planen Sie realistisch 22
Handformel "Schlechter Start - Schlechter Tag" 22
Die stille Stunde 22
Checklisten 22
Vorlagen 23
Arbeitsplatzorganisation im Team 24
Digitale Ablage 27
Organisationshandbuch 30
Der Weg im Team bei Veränderungen 31
Beschaffungsmanagement 
33 
Professionell und kostenoptimiert einkaufen 33
Ausgangspunkt des Beschaffungsprozesses 34
Die Anfrage 36
Angebotsvergleich 38
Die Angebotsverhandlung 40
Auflragsvergabe: Die Bestellung 42
Kontrolle der Leistungserbringung 44
Anhang 45
Informations- und Ablagemanagement 
46 
Professionell mit Informationen umgehen und eine effiziente Ablage aufbauen 
46 
Informationen sind die Nabelschnur 46
Warum benötigt man Informationen? 47
Informationen aufnehmen und verarbeiten 48
Wie vie l Information ist notwendig? 48
Weg mit der Informationsflut - Informationen beim Eingang filtern 50
Nicht mehr suchen, sondern gezielt wieder finden 52
Grundlagen des Ablagemanagements 53
Betriebliche Notwendigkeiten 53
Die Wertigkeitsstufen 55
Eine Ablagestruktur aufbauen und die Ordnung beibehalten 55
Warum gestaltet sich Ablage so schwierig? 56
Das problematische Merkmal Gegenstand 57
Ablegen nach Prozessen 58
Was ist ein Prozess? 59
Prozesslandkarte und Prozessarten 60
Prozess-, Vorgangs- und Wissensdokumente 61
Der Prozessorientierte Aktenplan (ein Auszug) 62
Holen Sie alle mit ins Boot 63
Intranet Office-Handbuch 
65 
Internes Wissen auf Mausklick verfügbar 65
Die Managementassistentin als Informationsmanagerin 65
Schritt für Schritt zur unternehmensweiten Wissensdatenbank. 66
Die Projektleitung behält die Übersicht 72
Anforderungsprofil für die Teamleitung 72
Weiterführende Quellen 
80 
Literatur 80
Linktipps 80
Teil II Korrespondenz 
81 
Die neue Geschäftskorrespondenz-professionell, kundenorientiert, abwechslungsreich 
82 
Ist Ihre Korrespondenz wirklich die Visitenkarte Ihres Unternehmens? 82
Form und Norm 82
Korrespondenz und Unternehmensphilosophie 83
Kundenorientierte Ausdrucksweise 83
So erreichen Sie, dass Ihre Korrespondenz gelesen wird! 84
Stellen Sie den Empfänger in den Mittelpunkt! 84
Der gelungene Einstieg 85
So können Sie Ihren Brief beginnen! 86
Beispiele für ein gelungenes Briefende 91
Konkrete Korrespondenztipps 93
Abkürzungen 93
Absender 97
Anführungszeichen 99
Anlage(n) 99
Anrede 100
Anschriftfeld 105
Auslandsanschrift 114
Betreff 115
Korrespondenz und Corporate Identity 
117 
Corporate Writing – oder wie mein Unternehmen beim Kunden ankommt, weil mein Brief ankommt 
117 
Die vier Verständlichmacher 117
Einfachheit 119
Kürze-Prägnanz 119
Gliederung 119
Anregende Zusätze 120
Texten mit allen Sinnen 120
Was der Kunde will 122
Der Kunde als Typus 123
Der Choleriker 124
Der Fachmann 125
Der Unentschlossene 125
Der Leisetreter 126
Die sieben Stil-Sünden 127
E-Mail-Management 
130 
Die elektronische Post sinnvoll einsetzen 130
Der Triumphzug der elektronischen Post 130
Woher kommt die E-Mail-Flut? 131
Umgang mit E-Mails - intelligent und effizient! 131
Basics 132
Inhaltliche Tipps 133
Technische Tipps 134
Schaltzentrale E-Mail: Die E-Mail-Flut bewältigen 135
Überfüllter Posteingang - was nun? 136
Richten Sie sich feste Lesezeiten ein! 136
Haben Sie den Mut, E-Mails ungelesen zu löschen! 137
Erledigen Sie schnelle Arbeiten sofort! 137
Nutzen Sie die Möglichkeiten der Wiedervorlage! 138
Halten Sie Ordnung 139
Nutzen Sie die zusätzlichen Möglichkeiten Ihres Mail-Programms 140
Mensch und Informationstechnologie Hand in Hand 141
Protokollführung 
142 
Kernaussagen auf den Punkt und in Form bringen 142
So geht's leichter – Aufzeichnungstechniken und -methoden 
144 
Dreispaltiges Protokoll-Formular 146
Das Pro-Contra-Blatt 146
Das Drei-Phasen-Protokollblatt 147
Mindmapping 149
Was muss rein ins Protokoll 150
Gut in Form – das druckreife Protokoll 
151 
Auswertung und Nachbereitung – Erfolgs-/Ergebniskontrolle 
154 
Aufbau einer Besprechung 155
Orientierung vor der Sitzung 156
Erstellen eines Protokoll-Entwurfs 158
Von der Sitzung zum Protokoll-Entwurf 159
Muster eines Protokollformulars 160
Weiterführende Quellen 
162 
Literatur 162
Linktipps 162
Teil III Chefentlastung 
163 
Terminmanagement mit Microsoft Office Outlook 
164 
Termine professionell planen und im Auge behalten 164
Gut organisiert starten 164
Der Navigalionsbereich 165
Ansichlsbereich 165
Lesebereich 165
Was ist für Sie wichtig? 165
Effektive Aufgaben- und Zeitplanung mit Outlook 166
Termine planen 166
Termine in Serie 169
Termine optisch erfassen 170
Besprechungen planen 171
Den aktuellen Stand überprüfen 173
Aufgaben planen 173
Aufgaben im Blick behalten 175
E-Mails in Aufgaben oder Termine umwand eln 176
Kategorien erleichtern die spätere Suche 177
Teamarbeit 
180 
Gemeinsam Ziele erreichen und gleichzeitig die eigenen Fähigkeiten ausbauen 
180 
Vorteile der Teamarbeit 180
Voraussetzungen und Rahmenbedingungen 182
Entwicklungsphasen eines Teams 183
Formierungsphase 184
Konfliktphase 184
Normierungsphase 184
Arbeitsphase 185
Die verschiedenen Teamrollen 185
Ihre Rolle im Team 186
Teamverstärker 187
Weitere Teamverstärker: Erhaltungs- und Aufbaurollen 188
Konflikte im Team erkennen und bewältigen 189
Der Umgang mit schwierigen Teammitgliedern 191
Der Umgang mit Konflikten im Unternehmen 191
Erfolgreiche Teamarbeit gestalten 192
Teamgeist fördern 193
Rahmenbedingungen für erfolgreiche Teamarbeit 194
Zeitgemäß präsentieren: professionell, überzeugend und motivierend 
195 
So gestalten Sie erfolgreiche Präsentationen 195
Erfolgsgeheimnisse zeitgemäßer Präsentationen 196
1. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind emotional 196
2. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind präzise 204
3. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind kurz 205
4. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind interaktiv 208
5. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind abwechslungsreich 
208 
6. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind unterhaltsam 210
7. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind "PowerPoint-reduziert" 
210 
8. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind bildreich 212
9. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind schlicht 212
10. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind hochwertig 214
Travel-Management 
216 
Grundlagen für das effiziente Planen, Organisieren und Nachbereiten von Geschäftsreisen 
216 
Basiswissen: Was versteht man unter Travel-Management? 216
Travel-Management - Organisatorische Einbindung 218
Aufgaben des Geschäftsreisemanagements 218
Kosten im Geschäflsreisemanagement positiv beeinflussen 219
Was ist eine Reiserichtlinie? 
221 
Geschäftsreisen planen und buchen 222
Der Reisebüroservice und seine Kosten 223
Reisebuchung effizient gestalten 225
Bahntickets 226
Mietwagen 226
Hotels 226
Zahlungsmittel 228
Die Reiseslellenkarte 228
Vorschuss oder Mitarbeiterkreditkarte 229
Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber Geschäftsreisenden 
231 
Reisevorbereitung 231
Während der Reise: Was tun wenn etwas passiert? 232
Die Reisekostenabrechnung 233
Rechnungsanforderungen zur Akzeptanz zum Vorsteuerabzug 233
Bewirtung von Geschäftsfreunden 234
Anforderungen an die Rechnung der Gaststätte 234
Glossar 235
Beispielhafte Inhaltsübersicht einer Reiserichtlinie 237
Beispielhaftes Inhaltsverzeichnis für einen Travel Guide 240
Muster einer Reisemittelbestellung 243
Event-Management 
245 
Professionell Firmenveranstaltungen, Messen und Events organisieren 
245 
Grundlagen der Veranstaltungsorganisation 245
Die Schlüsselfragen der Veranstaltungsplanung: 246
Externe Dienstleister: Wichtige Recherchequellen 247
Kontaktbörse Messen 247
Wichtige Ansprechpartner (mit kostenlosem Service) 248
Fachzeitschriften 249
Kontaktbörse Veranstaltungen 249
Externe Dienstleister: Die Zusammenarbeit 250
Die Basics Ihrer Veranstaltung: Veranstaltungsziele und Zielgruppe 251
Veranstaltungsziel 251
Ihre Zielgruppe 252
Budgetierung und Kostenkontrolle 253
Das Wann und Wo: Ihr Veranstaltungssetting 254
Veranstaltungstermin 254
Die Location 255
Das Tagungshotel als Veranstaltungslocation 255
Rahmen- und Freizeitprogramme 255
Notfallplanung, Anmeldung, Versicherungen und Gebühren 256
Notfallplanung 256
Versicherungen 257
Anmeldungen 258
Abgaben: GEMA und KSK 259
Veranstaltungsnachbereitung und Abschlussbericht 260
Folgende Punkte sind zu prüfen bzw. durchzuführen 260
Mindestens folgende Fragen sollten im Abschlussbericht beantwortet werden 261
Aufstellung möglicher Veranstaltungs-Kostenarten 262
Kontinuierl iche Kostenverfolgung 266
Entscheidungsvorbereitung für den Chef 
267 
Die Assistenz als Motor für kluge und schnelle Entscheidungen 267
Kriterien für die Entscheidung 268
Priorisierung der Kriterien 269
Termine beachten 270
Aufwand und Kosten 271
Nutzen und Gewinn 272
Betroffene Personen und Projekte 273
Briefinggespräch mit dem Chef 275
Sämtliche Alternativen aufzeigen 275
Alle Informationen sammeln 276
Strukturieren und ordnen 277
Management Summary 277
Visualisierung und Darstellung 277
Erinnerung und Wiedervorlage 277
Die sieben größten Fehler bei der Entscheidungsvorbereitung 278
Den Entscheider drängeln 278
Unvollständig vorbereiten 278
Wichtige Personen nicht einbeziehen 278
Die Entscheidung abnehmen 279
Zu viel Text schreiben 279
Rechenfehler oder unsaubere Darstellung von Fakten 279
Die Zusammenfassung fehlt 279
Typische Beispiele für versteckte Nebenkosten 279
Waren bestellungen 280
Hotelbuchungen 280
Einführen einer neuen Software 280
Weiterführende Quellen 
281 
Literatur 281
Linktipps 281
Teil IV Kommunikation 
283 
Telefonkommunikation im Sekretariat 
284 
Der souveräne Umgang mit einem wichtigen Arbeitsmittel 284
Meldung/Begrüßung 284
Die eigene Persönlichkeit ins Spiel bringen 288
Der Ton macht die Musik 288
Die "fünf Ws" 288
Die Vorzimmer-Hürde locker überwinden 289
Wenn Informationen gebraucht werden 289
Gesprächspsychologie am Telefon 291
Gesprächstechniken 295
Reklamationen am Telefon 297
Tipps und Tools rund ums Telefon 302
Informationsmanagement 
304 
Erfolgreich informieren - eine Herausforderung 304
Wenn Fakten fehlen 304
Informieren kann nur der Informierte 306
Das A und 0: Fragen, Fragen, Fragen 307
Fragetechniken 308
Wann und wie informieren? 309
Auf Informationsweitergabe bestehen 309
Das richtige Medium 310
Vorteillnformationskultur 
311 
Aktives Zuhören 312
Konfliktmanagement 
314 
Konflikte frühzeitig erkennen, konstruktiv bearbeiten und kreativ lösen 
314 
Konfliktbewältigung 314
"Love it, change it or leave it":Ändere deine Einstellung, verändere die Situation oder gehe 317
Konfliktanalyse 321
Konfliktarten 321
Konfliklmerkmale 322
Eskalalionsslufen 322
Konfl iktlösu ngsstrategien 324
Konfliktursachen und Lösungen 325
Digitalisierung 325
Bezugsrahmen 326
Grundpositionen 326
Die wichtigsten Regeln für erfolgreiche Klärungsgespräche 327
Unterschiedliche Ziele 328
Werte und Glaubenssätze 328
Moderierte Meetings gewinnen immer 
330 
Professionelle Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Besprechungen 
330 
Monolog oder Meeting? 330
Moderieren kann jeder lernen 331
Der Moderator ist unparteiischer Schiedsrichter und Hebamme für das Ergebnis 
331 
Gute Vorbereitung ist die halbe Miete und für Assistentinnen ein Klacks 
331 
Jeder Gastgeber begrüßt seine Gäste persönlich 332
Wer den Überblick hat, hat Interesse 333
Die Erwartungen der Teilnehmer helfen dem Moderator 334
Spielregeln sind auch für Erwachsene ein Muss 335
Zehn Minuten Informat ion: In der Kürze liegt die Würze 335
Diskussionslhemen sammeln 336
Punkte kleben, um Themen zu priorisieren 338
Aktivierungsfragen bringen die Diskussion in Gang 339
Der Moderator hält das Diskussionsruder fest in der Hand 339
Der Umgang mit schwierigen Teilnehmern ist ganz einfach 340
Jedes Diskussionsergebnis verlangt eine konkrete Maßnahme 341
Die Teilnehmer haben das letzte Wort 342
Der gute Gastgeber verabschiedet seine Gäste persönlich 342
Weniger ist mehr: Auch das Protokoll steht im Dienst der Teilnehmer 
343 
Gesprächsführung 
344 
Im Gespräch agieren und reagieren , ohne in die Defensive zu geraten 
344 
Gemeinsamkeiten aller Gespräche 344
Gesprächsvorbereitung 345
Gesprächsverlauf 347
Die Gesprächseinleitung 347
Die Gesprächseröffnung 347
Der Hauptteil 347
Der Gesprächsabschluss 348
Wer fragt, führt - aber wie? 348
Positiv formulieren 351
Von unklaren zu klaren Formulierungen 352
Von passiven zu aktiven Formulierungen 354
Von vergangenheits- zu zukunftsorientierten Formulierungen 354
Von verurteilenden zu wertschätzenden Formulierungen 354
Nutzen Sie Gesprächsförderer 355
Meiden Sie Gesprächsfallen 356
Erkennen Sie Fallstricke 356
Interkulturelle Kompetenz 
358 
Geheime Regeln beachten und unsichtbare Barrieren überwinden 358
Europas Norden (Norwegen, Schweden, Dänemark, Finnland) 358
Westeuropa (Frankreich, Großbritannien, Irland) 359
Südeuropa (Italien, Spanien, Portugal, Türkei) 360
Mitteleuropa (Polen, Ungarn, Tschechen, Slowaken, Bulgaren) 361
USA und Kanada 362
Südamerika 363
Asien 363
Naher Osten und arabische Staaten 366
Russland 367
Andere Kulturen schätzen 367
Weiterführende Quellen 
369 
Linktipps 369
Teil V Assistenz im Management 
370 
Projektmanagement 
371 
So managen Sie Projekte professionell und zielorientiert 371
Projektdefinition 371
Zeitlicher Rahmen 371
Ressourcenplanung 372
Komplexität 372
Know-how-Zuwachs 372
Definition Projekt 372
Projektgliederung nach Phasen 373
Projektideen formulieren und präsentieren 375
So holen Sie die Enlscheider ins Baal 376
Die wichtigsten Fixpunkte 377
Problembeschreibung 378
Zufriedenheilsskala 378
ABC-Analyse 379
Klarheit führt zu Lösungen 381
Risikoanalyse 381
Risiko analysieren, Lösungen finden 381
Risikoabschätzung 381
Machbarkeit 381
Ursachenforschung 381
Zieldefinition 382
Strategisch vorgehen 382
Zeitmanagement 382
Die Zeitleiste fest im Blick 382
Übersicht mit Software-Einsatz 383
Terminplan 384
Meilensteine 385
Ereignislisten 385
Koslenkalkulalion 387
Kostenentwicklung erkennen 387
Projektabschluss 388
Projektnutzen 390
Führungswissen im Sekretariat 
392 
So unterstützen Assistentinnen ihre Führungskräfte bei der Mitarbeiterentwicklung und -motivation 
392 
Mitarbeiterführung – worum es geht 
392 
Das Führungsdreieck 392
Anforderungen an eine Führungskrafl 394
Führungseigenschaften 394
Der Führungsstil 396
Lenken 397
Trainieren 398
Unterstützen 398
Delegieren 398
Bestimmung des Entwicklungsstandes eines Mitarbeiters 398
Motivation – es gibt kein Verhalten ohne Motiv 
401 
Zufriedenheit entwickeln, Unzufriedenheit verhindern: Zwei-Faktoren-Theorie nach Herzberg 
403 
Leitgedanken zur Motivation 404
Checkliste 405
Erfolgreiche Kritikgespräche führen 407
Direkte Ansprache von Mitarbeitern 407
Angemessener Rahmen 408
Orientierung an konkreten Situationen 408
Welches Verhalten ist gewünscht und gewollt? 408
Fragen, ob das Gesagte verstanden wurde 408
Mit Sekretärinnen und Assistentinnen steht und fällt der Führungserfolg von Vorgesetzten. Seien Sie mutig. 
410 
Rechtswissen im Sekretariat 
411 
Die wichtigsten Rechte + Pflichten im Office-Management 411
So kommt ein Vertrag zustande 411
Vertragsvoraussetzungen: Willenserklärung, Angebot, Annahme, Rechts- und Geschäftsfähigkeit 
412 
Besonderheiten des Kaufvertrags 414
Vertretung und Vollmacht: Wer was wie unterschreibt 417
Prokura (ppa) 418
Handlungsvollmacht (i. V. i. A.)
Die beste Lösung: Eine Unterschriftenregelung 419
Persönlich, vertraulich usw.: Wer welche Post öffnen darf 420
Formvorschriflen: Was für Rechnung, Geschäflspapier und E-Mails gilt 
420 
Das gilt für die GmbH-Geschäftspost 421
Das gilt für die GmbH-Rechnungen 421
Das gilt für GmbH-E-Mails 422
Das gilt für die Geschäftspost einer AG 422
Das gilt für Einzelkaufleute 423
Mahnung und Vollstreckung: So kommt man ans Geld 423
Das außergerichtliche Mahnverfahren 424
Das gerichtliche Mahnverfahren 424
Die Zwangsvollstreckung 426
Arbeitsrecht: Das gilt für die Arbeitsverhältnisse 426
Das diskriminierungsfreie Bewerbungsverfahren 426
Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses 429
Arbeitszeugnisse richtig verstehen und formulieren 434
Controlling-Wissen für Sekretärinnen 
443 
Wichtige Grundbegriffe, Regelungen und Strategien 443
Operatives und strategisches Controlling 444
Der Regelkreis des Controlling 445
1. Mit der Planung Ziele definieren 445
2. Information: Ohne Berichte funktioniert nichts 446
3. Teilaufgaben der Überwachung: Kontrolle und Analyse 447
4. Mit der Steuerung auf das Ziel zuhalten 448
Werkzeuge des Controlling 448
Managementwissen im Sekretariat 
452 
Die wichtigsten Unternehmensstrategien und -techniken im Überblick 
452 
Unternehmen müssen sich stetig wandeln 452
Total Quality Management (TQM) - umfassende Qualitätskontrolle 453
Six Sigma 454
Strategische Geschäftsführung und Kennzahlen 454
Six Sigma Organisation 455
Strukturierte Vorgehensweise DMAIC 455
Kaizen 456
Balanced Scorecard (BSC) 457
Change-Management 458
Lernende Organisation 460
Knowledge-Management - Wissensmanagement 461
Web logs oder Blogs 462
Wikis 462
Customer Relationship Management (CRM) – Kundenbeziehungsmanagement 
463 
Weiterführende Quellen 
465 
Linktipps 465
Teil VI Selbstmanagement 
466 
Zeit, Ziele, Zuversicht 
467 
Wege zum modernen Zeitmanagement 467
Ohne Ziel keine Richtung 467
Wozu benötigen wir überhaupt Ziele? 467
Tunichtgut und Zeitdieb 469
Grundregeln für zeitsparendes Telefonieren 470
Die elegante Art "Nein" zu sagen 471
Weg mit dem Hemmschuh .Aufschieberitis" 471
Achterbahn zwischen Leistungshoch und Leistungstief 473
Prioritäten: Der Primus inter pares 475
A: Aufschreiben von Aufgaben 475
L: Länge der Aufgaben abschätzen 476
P: Pufferzeiten reservieren 477
E: Entscheidungen treffen 477
N: Nachkonlrolle 478
Wirkungsvolle Waffen gegen die Zetlelwirtschafl 478
Belohnung muss sein 479
Checklisten zur Erleichterung im Alltag 480
Checkliste für effektive E-Mail-Bearbeitung 480
Checkliste für Konferenzen/Besprechungen 480
Checkliste Reisevorbereitung 482
Kreativitätstechniken 
483 
Kreative Lösungen im Arbeitsalltag finden 483
Der kreative Prozess 484
Voraussetzungen für kreatives Arbeiten 484
Aufgaben- und Zieldefinilion 485
Die Sechs-W-Melhode 485
Das Ursachen-Wirkungs-Diagramm 486
Die Techniken 488
Brainstorming 488
Brainwriting 489
Delphi-Befragung 490
Karteikarten-Methode 491
MindMapping 491
Die Reizwortanalyse 493
Visuelle Syneklik 494
Denkslühle 494
Kopfstandtechnik 495
Entscheidungsfindung 495
Ideenumsetzung 496
In der Praxis ausprobieren 497
Kopf oder Zettel? Die Informationsflut im Büro beherrschen 
498 
Mit der Geisselharl-Technik Namen, Ta Dos und Zahlenkombinationen speichern 
498 
Zahlensymbole 498
Der wandelnde Kalender - so merken Sie sich Ta-Da-Listen 500
So arbeiten Gehirn und Gedächtnis 504
Fremdwörter und Fachbegriffe abspeichern 505
Vokabeln lernen leicht gemacht 508
Vokabel .verbildem" 508
Bedeutung der Vokabel .verbildem" 509
Beide Bilder verknüpfen 509
Übung zum Vokabeln lernen 510
Verknüpfungsvorschläge zur Übung 511
Namen und Gesichter abrufen 511
Person, Gesicht, Merkmale oder Verhalten nutzen 512
Namen richtig verstehen 512
Namen .verbildem" 512
Bild der Person, das Gesicht oder das auffällige Merkmal bzw. Verhalten mit dem Bild des Namens verknüpfen 
512 
Verknüpfung mit allen Sinnen erleben 512
Die Verknüpfung bleibt Ihr Geheimnis 513
Aus Zahlen werden Geschichten 515
Stil & Etikette im Büro
518 
Mit guten Umgangsformen zum Erfolg 518
Benimm ist in 518
Gäste im Büro 519
Beispiel 519
Abholen am Empfang 519
Wer geht vor? 519
Mantel abnehmen 519
Getränke anbieten 519
Bedienung 520
Der Besprechungsraum 521
Begrüßen und Vorstellen 521
Grüßen im Beruf 522
Vorstellung 523
Dos und Don'ts im Berufsleben 525
Der erste Eindruck – Businesskleidung 
525 
Beispiele 525
Ein Bewerbungsgespräch 525
Sommer in der Bank 526
Das äußere Erscheinungsbild 526
Sliisicherheil bei der Kleidung 526
Bekleidungsregeln im Beruf 526
Businesskleidung für die Frau 527
Auf gute Stoffqualität achten 527
Proportionen 528
Farben und Muster 528
Accessoires 528
Schuhe 529
Bekleidungsvorschriften bei offiziellen Anlässen 529
Zu welcher Gelegenheit trägt man welche Kleidung 529
Arbeits- und Geschäftsessen 530
Gute Tischmanieren 530
Besteck 530
Gedeck 530
Gläser 531
Serviette 531
Büffel 531
Kaffee 531
Rauchen 531
Rechnung 531
Restaurantbesuch : Wer geht vor? 532
Bei der Auswahl eines Restaurants sollten Sie folgende Fragen beantworten 532
Schönes Wetter heute, nicht wahr? - Small Talk 533
Wie stellt man den Kontakt zu einer Gruppe her? 534
Selbst ist die Power-Frau 
535 
Selbst-Motivation für Sekretärinnen und Assistentinnen 535
Das wichtigste zuerst 535
Aber jetzt: 536
Von außen oder von innen 537
Belohnungsmotivation 537
Bestrafungsmotivation 537
Intrinsische Motivation 537
Selbstmotivation – hält länger 
538 
Das kann ich! Klarheit über die eigenen Leistungen 539
Ziele als Motivatoren 540
Lernen am Vorbild 544
Die ersten Schritte 545
Selbstmarketing für Assistentinnen 
546 
So präsentieren Sie sich erfolgreich im Beruf 546
Männer reden nicht schlecht über sich selbst, Frauen schon 547
Glaubenssätze neu formulieren 548
Systemisch gedacht: Fünf gute Gründe, sich nicht zu präsentieren 550
Detektivin in eigener Sache: Was eignet sich für Auftritte, wo lohnt sich Selbstpräsentation? 
551 
Kommunikationsstil bei Besprechungen 552
Spontane Vorstellung: Selbstpräsentation in schwierigen Situationen 
555 
Erfolgreiches Selbstmarketing sichert den beruflichen Erfolg 557
Weiterführende Quellen 
558 
Linktipps 558
Teil VII Beyond Work 
559 
Finanzielle Vorsorge für Frauen 
560 
Ihr Weg in die finanzielle Unabhängigkeit – Vermögensplanungund Altersvorsorge 
560 
Der erste Schritt: Einkommenssicherung 561
Wer ist wann berufsunfähig? Und wie finde ich den richtigen Anbieter? 563
Gerechtigkeit in der Partnerschaft 564
Vermögensaufbau und Altersvorsorge 564
Systematisch vorgehen: Der Stufenbrunnen 565
"Ihr Fonds fürs Leben": Vermögensverwaltende Fondskonzepte 567
Neue Rentenwelt seit 2005 569
Riestern lohnt sich 570
Wo finde ich kompetente Beratung? 573
Mehr Energie im Büroalltag – gesundheitliche Vorsorge für Assistentin nen 
574 
Mit diversen Ernährungs-, Bewegungs- und Motivationstipps bleiben Sie länger leistungsfähig 
574 
Richtig Essen im Job 575
Mit einer gesunden Grundlage in den Tag 575
Flüssigkeitsversorgung: Wasser als geistiger Fitmacher 577
Ernährungstipps für die Mittagspause 578
Gesunde Fette für den Mittagssnack 578
Energiequelle Eiweiß für Abend- und Geschäftsessen 578
Energie durch Bewegung: Sport für Berufstätige 580
Den natürlichen Rhythmus nutzen 581
Vorausschauende Planung für mehr Leistungsfähigkeit 582
Übungen für Zwischendurch 582
PowerNapping: wie Sie das Tief überwinden können 584
Selbst für Bewegung sorgen 584
Am Abend: Entspannen und runterkommen 585
Den inneren Schweinehund überwinden – eigene Visionen entwickeln 
585 
Bleiben Sie am Ball 585
Burnout – eine unterschätzte Krankheit der modernen Zivilisation 
586 
Langfristig Denken – Ressourcen schonen 
591 
Vorlage für die ganzheitliche Wochenplanung: 592
Konkurrenzfähig durch lebenslanges Lernen 
593 
Warum Weiterbildung? 593
Welche Weiterbildung ist die Richtige? 594
1. Berufsbegleitendes Studium 594
2. Seminare und Seminarreihen 595
3. Fernlehrgänge und E-Learnings 595
4. Kongresse und Symposien 596
In sechs Schritten zum Erfolg: Wie finde ich das beste Angebot für mich? 
596 
1. Schritt: Definieren Sie Ihr Ziel 596
2. Schritt: Informieren Sie sich über die Angebote 596
3. Schritt: Erstellen Sie einen Zeitplan 597
4. Schritt: Finden Sie die passende Form 597
5. Schritt: Prüfen Sie die Auswahlkriterien Ort, Termin und Zielgruppe 597
6. Schritt: Klären Sie die Finanzierung 598
Die Fördertöpfe im Überblick 598
Werbungskosten: Steuern sparen 600
Weiterführende Quellen 
602 
Literatur 602
Linktipps 602
Die Herausgeberinnen 603
Die Autorinnen und Autoren 605
Stichwortverzeichnis 623

Zeitgemäß präsentieren: professionell, überzeugend und motivierend (S. 200-201)

Anita Hermann-Ruess

So gestalten Sie erfolgreiche Präsentationen

PowerPoint-Orgien sind out: Mit langweiligen und monotonen Folienschlachten, mit BulletCharts wie Bleiwüsten oder mit kindlichen Clip-Arts ist heute kein Sieg mehr zu erringen. Doch wie präsentiert man heute zeitgemäß? Wie überzeugt man ein immer kritischer und anspruchsvoller werdendes Publikum? Und welche Aufgaben können Assistentinnen übernehmen, um Ihre Vorgesetzten mit professionellen und überzeugenden Präsentationen zu unterstützen? Wir verraten Ihnen die wichtigsten Methoden und Tipps für herausragende Präsentationen.

Mit dem Begriff Präsentieren assoziiert man heute das Programm PowerPoint. Man öffnet die Anwendung, gibt Text und Diagranune ein, sucht passende Cliparts - und fertig ist die Präsentation. Und weil es so einfach ist, wird Chart um Chart produziert. Noch ein Detail, noch eine Tabelle, noch eine Statistik. Aber ist das tatsächlich effektiv? Sind solche Präsentationen dazu geeignet, das eigene Unternehmen ins beste Licht zu rücken? Sind leblose Folien, abgedunkelte Räume und monotone Vorträge die erste Wahl, um Mitarbeiter zu motivieren oder um Kunden zu begeistern? Sind Satzfragmente, die via Gießkannenprinzip auf die Entscheider niederprasseln, optimales Instrument, um sie für die eigenen Ideen oder Positionen zu gewinnen?

Laut einer aktuellen Umfrage des Wall-Street-Joumals empfinden Zuhörer 40 Prozent aller Präsentationen als einschläfernd, 44 Prozent als langweilig, 13 Prozent als befriedigend und nur 3 Prozent als begeisternd. Worin liegt also der Fehler der Präsentierenden? 90 Prozent verlassen sich nur auf das Universalinstrument PowerPoint, lesen mit monotoner Stimme und starrer Haltung die unzähligen Textfolien vor und schläfern ihr Publikum damit ein. So effektiv PowerPoint llllS bei der Produktion einer Präsentation unterstützt, genauso effektiv kann es den Live-Auftritt sabotieren.

Müssen wir also PowerPoint deinstallieren? Natürlich nicht - es muss nur richtig angewendet werden. Es ist an der Zeit, sich von den langweiligen, mit Aufzählungen überfrachteten Präsentationen zu verabschieden. Aber wie es besser machen?

Erfolgsgeheimnisse zeitgemäßer Präsentationen

Es hat sich viel getan, seit PowerPoint 1987 erfunden wurde. Damals gab es noch keine Digitalkameras, keine Intemetportale für Grafiken, Fotos und Designs. Heute haben wir unbegrenzten Zugang zu hochwertigen und kostengünstigen Bildern und Grafiken. Das hat zu einer Professionalisienmg des Designs geführt. Präsentationen sind heute bereits bildhafter, emotionaler und wirksamer.

Die Präsentationsrhetorik hat neue Erfahrungen gesammelt: Wir wissen heute, wie Menschen entscheiden und was sie an Präsentationen bevorzugen. Wir wissen, wie sie entscheiden, warum sie so entscheiden und wie man Entscheidungen positiv lenken kann. Wichtigstes Merlanal dabei: Präsentationen werden immer kürzer, präziser ­und damit erfolgreicher.