Schnelleinstieg Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die wichtigsten Änderungen in 2010

A DIE FÜNF ZENTRALEN AUFGABEN DER PERSONALABRECHNUNG

B ABRECHNUNGSUNTERLAGEN ZUSAMMENSTELLEN
1 Abrechnungsrelevante Firmendaten
2 Unterlagen für Meldungen an die Krankenkassen
3 Unterlagen für die Meldungen an das Finanzamt mit Beispiel
4 Unterlagen für Meldungen an die Bundesagentur für Arbeit mit Beispiel
5 Unterlagen für Meldungen an die Berufsgenossenschaft

C EIN ARBEITNEHMER WIRD NEU EINGESTELLT
1 Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? Mit Beispiel
2 Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun?
2.1 Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einer Aushilfstätigkeit (hauptberuflich)
2.2 Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einer nebenberuflichen Aushilfstätigkeit
2.3 Erstellen der Sozialversicherungsmeldung
3 Was ist bei Eintritt einer kurzfristig beschäftigten Aushilfe zu tun? Mit Beispielen
4 SV-Meldungen für besondere Personengruppen
4.1 Studenten
4.2 Schüler
4.3 Geringverdiener
4.4 Praktikanten
4.5 Ärzte, Apotheker, Architekten

D DIE LOHNABRECHNUNG
1 Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
2 Wie wird das Entgelt einer Aushilfe abgerechnet?
3 Liegt das Arbeitsentgelt zwischen 400 und 800 €?
4 Ist der Arbeitnehmer Auszubildender?
5 Erhält der Arbeitnehmer VWL oder Fahrgeld?
6 Hat der Arbeitnehmer Kinder?
7 Erhält der Arbeitnehmer Erstattungen für Dienstreisen?
8 Hat der Arbeitnehmer nicht zum Ersten eines Monats angefangen?
9 Arbeitet der Mitarbeiter nachts, an Sonn- und Feiertagen?
10 Hat der Arbeitnehmer eine betriebliche Altersvorsorge?
11 Hat der Arbeitnehmer eine Beihilfe oder einen Vorschuss erhalten?
12 Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten?
13 Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen?
14 Ist für den Arbeitnehmer ein Lohnsteuerfreibetrag zu berücksichtigen?
15 Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten?
16 Hat der Arbeitnehmer eine Nettolohnzahlung erhalten?

E BRUTTOLOHNBESTANDTEILE

F EINMALZAHLUNGEN
1 Was sind Einmalzahlungen? Mit Beispiel
2 Wie sind Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Tantiemen abzurechnen?
3 Wie ist eine Abfindung abzurechnen?
4 Wie ist Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen?

G WER ERHÄLT WELCHE LOHNABZÜGE UND WIE SIND DIESE ZU MELDEN?
1 Was erhält das Finanzamt?
2 Was ist der Krankenkasse zu melden?

H WO WERDEN DIE BEZÜGE/ABZÜGE DOKUMENTIERT?
1 Entgeltbescheinigung mit dem Entgeltnachweis
2 Übersicht der Bezüge und Abzüge im Lohnkonto
3 Übersicht der sozialversicherungsrechtlichen Angaben im Lohnkonto
4 Die Jahresübersicht im Lohnjournal
5 Checkliste Entgeltabrechnung

I ARBEITNEHMER SCHEIDET AUS ODER WECHSELT DEN STATUS
1 Bescheinigung für das Finanzamt
2 Abmeldung bei der Krankenkasse
2.1 Grund der Abgabe der SV-Meldung
2.2 Entgelt in Gleitzone
2.3 Beitragspflichtiges Bruttoentgelt mit Beispiel
2.4 Entgelt für die Unfallversicherung
2.5 Stornierung einer Meldung zur Sozialversicherung
3 Was ist bei Abmeldung von teilzeitbeschäftigten Aushilfen zu tun?

J ARBEITSUNTERBRECHUNG WEGEN KRANKHEIT, MUTTERSCHUTZ ODER DIENSTPFLICHT
1 Erziehungsurlaub
2 Einmalzahlung während einer Arbeitsunterbrechung
3 Geringfügige Beschäftigung während einer Arbeitsunterbrechung mit Beispielen

K WELCHE AKTIVITÄTEN GEHÖREN ZUM JAHRESABSCHLUSS?
1 Checkliste Jahresabschluss
2 Lohnsteuerjahresausgleich
3 Erstellen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
4 Jahresmeldung an die Krankenkasse
5 Jahresmeldung an die Berufsgenossenschaft
6 Jahresmeldung an das Integrationsamt mit Beispielen

Stichwortverzeichnis
Tabellenverzeichnis
Abbildungsverzeichnis

Die Lohnbuchhaltung ist kein eigenständiger Teil des Rechnungswesens, sondern - wie beispielsweise die Anlagenbuchhaltung - eine Nebenbuchhaltung der Finanzbuchhaltung. Eine wesentliche Gemeinsamkeit von Finanz- und Lohnbuchhaltung stellt der Grundsatz der Belegbuchhaltung dar. Für eine schnelle und korrekte Lohnabrechnung sind vollständige Abrechnungsunterlagen (Belege) unabdingbar. Bevor mit der eigentlichen Lohnabrechnung begonnen werden kann, sind zunächst die wichtigsten Daten zur Firma sowie aller an der Lohnabrechnung beteiligten Institutionen zusammenzustellen. Zweckmäßigerweise sollten Sie die steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten in einer gut aufbereiteten Form zur Verfügung haben. In den folgenden vier Abschnitten sind Inhalt und Aufbau der benötigten Lohnunterlagen beispielhaft beschrieben. Neben den Grunddaten der Firma und der Krankenkassen sind die benötigten Angaben zu den Finanzbehörden, der Bundesagentur für Arbeit, der Berufsgenossenschaft und den beschäftigten Arbeitnehmern dargestellt. Zur Prüfung der Vollständigkeit der Abrechnungsunterlagen empfiehlt es sich, eine Checkliste für alle Unterlagen zusammenzustellen. 1 ABRECHNUNGSRELEVANTE FIRMENDATEN Für die Lohnabrechnung benötigen Sie zahlreiche firmenbezogene Daten, wie zum Beispiel die Bankverbindungen, die Steuer- und die Betriebsnummer. Sollten die Daten nicht in einem Lohnabrechnungssystem gespeichert sein, empfiehlt es sich, ein Datenblatt mit allen wichtigen Firmendaten zusammenzustellen. Auch wenn Sie mit einem Abrechnungssystem arbeiten, bietet es sich an, für eine schnelle und vollständige Erfassung zunächst alle relevanten Daten zusammenzustellen. Die meisten Informationen lassen sich bei Durchsicht der Unterlagen ermitteln. Identifikationsmerkmale wie Steuer- oder Betriebsnummer können beim Finanzamt bzw. der örtlichen Arbeitsagentur erfragt werden. Ein Muster für ein Firmendatenblatt ist auf der mitgelieferten CD enthalten. BETRIEBSNUMMER Nach der Anmeldung eines Gewerbes erhält der Arbeitgeber von der örtlichen Arbeitsagentur eine achtstellige Betriebsnummer. Diese Betriebsnummer benötigen in der Regel alle Krankenkassen zur Identifikation des Unternehmens. Sollte die Betriebsnummer nicht bekannt oder nicht zugeteilt worden sein, wenden Sie sich an die nächstgelegene Zweigstelle der Bundesarbeitsagentur. Die Betriebsnummer wird zentral von dem in Saarbrücken ansässigen Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit (BNS) vergeben. STEUERNUMMER Sobald Arbeitnehmer gegen Entgelt beschäftigt werden, besteht die Pflicht zum Einbehalt von Lohnsteuer im Quellenabzug. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, aus dem Bruttolohn der Arbeitnehmer die Lohnsteuer zu ermitteln und diese an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Außerdem ist die Zusammensetzung des Steuerbetrages (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag) dem Finanzamt mit einer so genannten Lohnsteueranmeldung periodisch mitzuteilen. Für Aushilfen bis 400 € monatlichem Arbeitslohn ist eine pauschale Lohnsteuer zu berechnen, diese ist jedoch der Bundesknappschaft (Minijob-Zentrale) und nicht dem Finanzamt zu melden. Jeder Betrieb benötigt für die Lohnsteueranmeldung eine Steuernummer. Bei Einzelunternehmer ist diese Identisch mit der Steuernummer des Inhabers. Bei Gesellschaften ist für den Betrieb eine eigene Steuernummer erforderlich. Sobald beim Gewerbeamt ein Gewerbe angemeldet wird, sendet das zuständige Finanzamt automatisch einen Steuernummernantrag dem neuen Unternehmen zu. Der „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" kann auch direkt beim zuständigen Finanzamt ausgefüllt werden. Es empfiehlt sich, auch die Bankverbindung des Finanzamtes zu notieren. Selbst wenn dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilt wurde, kann es vorkommen, dass zusätzliche Überweisungen notwendig werden.