Das große Bewerbungshandbuch

Christian Püttjer und Uwe Schnierda kennen die Wünsche und Hoffnungen, aber auch Sorgen und Nöte von Bewerberinnen und Bewerbern seit über 20 Jahren. Ihre umfassenden Erfahrungen aus der Optimierung von Bewerbungsunterlagen, aus Einzelcoachings und aus Seminaren bringen sie in ihre praxisnahen Ratgeber ein.

1. Potenzialanalyse: Was haben Sie zu bieten? Die meisten Menschen verfügen über wesentlich mehr Erfahrungen und Kenntnisse, als sie zur Bewältigung ihrer täglichen Arbeit benötigen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre tagtäglich eingesetzten Fähigkeiten. Analysieren Sie Ihre gesamten Kenntnisse und Fähigkeiten. Durch die lückenlose Auflistung der Sta-tionen Ihres bisherigen Lebensweges erarbeiten Sie sich die Grundlage für Ihre aussagekräftige Bewerbung. Eine umfassende Analyse Ihres Potenzials ist die Grundlage für Ihre überzeugende Bewerbung. Sie werden später immer wieder auf die hier gewonnenen Fakten zurückgreifen. Erst eine aus-gearbeitete Bilanz Ihrer Erfahrungen versetzt Sie in die Lage, nicht nur formell, sondern auch inhaltlich zu argumentieren. Wir erleben es in unserer Beratungspraxis häufig, dass jemand den abstrakten Begriff seiner Berufstätigkeit in den Raum stellt und denkt, dass nun alle wüssten, was seine Aufgabe ist. Hierbei wird übersehen, dass sich hinter ein und derselben Berufsbezeichnung ganz unterschiedliche Tätigkeitsinhalte verbergen können. Es reicht nicht aus, seinem Gegenüber einfach zu sagen: »Ich bin Controller.« Weil heutige Berufsfelder immer spezieller werden, ist für Außenstehende häufig unklar, woraus der konkrete Berufsalltag eigentlich besteht. Mit Ihrer Bewerbung werden Sie aber erst dann Erfolg haben, wenn andere nachvollziehen können, was Sie zu leisten vermögen. Erkennen Sie Ihr Potenzial Ihr Potenzial setzt sich nicht nur aus dem zusammen, was Sie tagtäglich tun, sondern auch aus früheren Tätigkeiten, Ihren Weiterbildungsanstrengungen und Ihren Freizeitaktivitäten. Damit Sie eine breite Grundlage für die Darstellung Ihres Profils gewinnen, sollten Sie Ihre beruflichen Leis-tungen umfassend und lückenlos dokumentieren. Beschränken Sie sich an diesem Punkt Ihrer Vorbereitung nicht: Die für Ihre Bewerbung relevanten Erfahrungen und Erfolge wählen Sie später aus. Beruf: Ihre Erfahrungen Erstaunlicherweise fällt es den meisten Menschen schwer, ihren Einsatz im Tagesgeschäft detailliert zu beschreiben. Routineaufgaben gehen schnell in Fleisch und Blut über, sodass sie nicht mehr als etwas Besonderes erkannt werden. Sie sollten also zunächst einmal innehalten und versuchen, Ihre Erfahrungen aus immer wiederkehrenden Aufgabenstellungen detailliert zu beschreiben. Damit dürfte aber das Reservoir Ihrer beruflichen Tätigkeiten noch längst nicht erschöpft sein. Sicherlich haben sich die Schwerpunkte in Ihrem Einsatzgebiet schon einmal verschoben. Notieren Sie deshalb alles, was Sie an Ihrem momentanen Arbeitsplatz an Aufgaben bewältigt haben. Denken Sie auch an die Vertretung von Kollegen, an Sonderaufgaben, die Sie übernommen haben, oder an Projektgruppen, in die Sie involviert waren, und listen Sie diese Tätigkeiten umfassend auf. Gerade Ihre über das normale Maß hinausgehenden Anstrengungen lassen sich sehr gut für Ihre Bewerbung verwerten. Denn wer zeigt, dass er gelegentlich über den Tellerrand blickt und sich auch außerhalb des Kernbereichs seiner eigenen Tätigkeiten engagiert, ist gefragt. Ihr Einsatz in anderen Firmenbereichen – und damit für das Gesamtunternehmen – ist ein Pfund, mit dem Sie später wuchern können. Außerdem: Wenn Sie wissen, welche speziellen Wünsche Entscheidungsträger in anderen Abteilungen haben, werden Sie später leichter bei ihnen Gehör finden. Damit Ihre Analyse Substanz bekommt, sollten Sie Ihre beruflichen Erfahrungen präzise benennen. Verfassen Sie keine langatmigen Abhandlungen, sondern erarbeiten Sie eine stichwortartige Darstellung Ihrer Erfahrungen. So verdichten Sie Informationen, kommen auf den Punkt und können später schneller auf relevante Aspekte zugreifen. Da beim bloßen Grübeln über die bisherigen Aufgabenbereiche sicherlich der eine oder andere Punkt unter den Tisch fallen würde, sollten Sie auf alle möglichen Gedächtnisstützen zurückgreifen. Als Anhaltspunkte können Ihnen Arbeitsverträge, Projektberichte, Arbeitszeugnisse, Zwischenzeugnisse, Stel-lenbeschreibungen und alte Bewerbungsunterlagen dienen. Werden Sie zum Detektiv in eigener Sache und durchleuchten Sie Ihre berufliche Vergangenheit! Am einfachsten ist es, wenn Sie so vorgehen, wie wir es in der Übersicht rechts vorstellen. Systematische Auswertung der beruflichen Erfahrungen 1.Wie lautet Ihre offizielle Berufsbezeichnung? 2.Welche Unternehmensbereiche oder Abteilungen haben Sie kennen gelernt? 3.Welche Tätigkeiten im Tagesgeschäft üben Sie aus? 4.In welchen Abteilungen haben Sie bereits Kollegen vertreten? 5.Welche Sonderaufgaben sind Ihnen anvertraut worden? 6.An welchen Projekten haben Sie mitgearbeitet? Bevor Sie am Ende dieses Kapitels selbst zur Tat schreiten, möchten wir Ihnen anhand eines Bei-spiels exemplarisch aufzeigen, welche Ergebnisse sich mit einer intensiven Analyse gewinnen lassen. Analyse eines Mitarbeiters im Controlling Die in der momentanen Berufsausübung eingesetzten Erfahrungen und Kenntnisse eines Controllers lassen sich in das vorgestellte Schema folgendermaßen einordnen: 1.Offizielle Berufsbezeichnung: Controller 2.Kennen gelernte Unternehmensbereiche oder Abteilungen: Abteilung Controlling, Unternehmensbereich Vertrieb, Marketingabteilung, Personalabteilung, Geschäftsleitung, Niederlassungen 3.Tätigkeiten im Tagesgeschäft: Tätigkeit 1:Erstellung von Reportings Tätigkeit 2: Umsetzung der Kostenverrechnungssystematik Tätigkeit 3: Koordination des Budgetierungsprozesses Tätigkeit 4: Kommentierung der Kostenentwicklung Tätigkeit 5: Vor- und Nachkalkulation von Projekten Tätigkeit 6: Analyse von Schwachstellen und Erarbeitung von Verbesserungsmaßnahmen Tätigkeit 7: Regelmäßige Erstellung von Forecasts 4.Vertretungen: Wiederholte Urlaubsvertretung eines Kollegen aus dem operativen Controlling, Krankheitsvertretung des Controllingleiters 5.Sonderaufgaben: Sonderaufgabe 1:Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern Sonderaufgabe 2:Optimierung von Controllinginstrumenten Sonderaufgabe 3:Umstellung der Bilanzierung auf US-GAAP 6.Projekte: Projekt 1: Bewertung der kurz- und mittelfristigen Geschäftsentwicklung einzelner Unternehmensstandorte Projekt 2: Weiterentwicklung des Vertriebscontrollings Projekt 3: Mitwirkung bei der Umsetzung von Controllinginformationen in Steuerimpulse und Maßnahmenempfehlungen Sie haben gesehen, welche Aktivposten sich hinter der simplen Berufsbezeichnung Controller verbergen können. Es gibt für diesen Bewerber also keinen Grund, sein Licht unter den Scheffel zu stellen. Schon seine jetzige Arbeitsstelle bietet interessantes und vielfältiges Material für seine Bewerbung. Doch es geht noch weiter, denn der Controller hat bei seinem früheren Arbeitgeber etwas andere Aufgaben bearbeitet. Auch diese vergangene berufliche Phase hat er intensiv durchleuchtet. Der Blick in die Vergangenheit Der Controller, der zunächst seine aktuellen Aufgaben erfasst hat, geht nun einen Schritt zurück und analysiert seine Erfahrungen aus seiner vorigen Position als Controllingassistent. 1.Offizielle Berufsbezeichnung: Controllingassistent 2.Kennen gelernte Unternehmensbereiche oder Abteilungen: Vertriebsinnendienst, Marketingabteilung, Produktmanagement 3.Tätigkeiten im Tagesgeschäft: Tätigkeit 1: Erstellung und Auswertung von Vertriebsstatistiken Tätigkeit 2: Abweichungsanalyse Tätigkeit 3: Mitwirkung am internen Rechnungs- und Berichtswesen Tätigkeit 4: Kostenrechnung Tätigkeit 5: Budgetierung Tätigkeit 6: Erstellung von Quartalsabschlüssen 4.Vertretungen: Urlaubsvertretung einer Kollegin aus dem Konzerncontrolling 5.Sonderaufgaben: Sonderaufgabe 1:Beratung der Vertriebsleitung Sonderaufgabe 2: SAP R/3-Integration 6.Projekte: Projekt 1: Analysen mit Vertrieb, Marketing und Produktmanagement Projekt 2: Vorbereitung der Übernahme eines Mitbewerbers Waren auch Sie in mehreren Stellen tätig, sollten Sie ebenso vorgehen: Nehmen Sie sich nach und nach jeden einzelnen Arbeitsplatz vor, und gehen Sie zurück bis zu Ihrer Einstiegsposition. Sie werden auf interessante Details in Ihrem beruflichen Werdegang stoßen, die Sie später in Ihre Bewerbung einbauen können. Aber nicht nur Ihre beruflichen Erfahrungen sind wichtig, auch Ihr Engagement in Sachen Weiterbildung bringt Ihnen wichtige Pluspunkte. Weiterbildung: Ihre Lernbereitschaft Mit Ihrer Bewerbung wollen Sie andere auf sich aufmerksam machen und ihnen signalisieren, dass Sie noch lange nicht am Ende Ihrer Entwicklung sind. Dabei kommt der Darstellung Ihrer Lernbereitschaft eine wichtige Rolle zu. Machen Sie anderen klar, dass Sie am Ball bleiben und sich aktiv um Ihre berufliche und persönliche Weiterentwicklung kümmern. Zur Weiterbildung zählen nicht nur Seminare und Trainings, in denen Sie punktuell Ihre Kenntnisse erweitert haben, sondern auch Ihr täglicher Einsatz in Sachen Erkenntnisfortschritt. Viele Berufstätige glauben – zu Unrecht –, dass ihre Kollegen genauso viel Zeit wie sie investieren, um auf dem Laufenden zu bleiben. Wenn Sie denken, dass die regelmäßige Lektüre von Fachliteratur oder das Durcharbeiten von Branchenblättern eigentlich selbstverständlich ist, unterliegen Sie jedoch einem Trugschluss. Wenn Sie sich in Ihrem Berufsfeld aktiv um einen Ausbau Ihrer Kenntnisse kümmern, sollten Sie dies auch in Ihrer Bewerbung thematisieren. Dazu müssen Sie aber erst einmal Ihre Aktivitäten katalogisieren – orientieren Sie sich dafür an einer bewährten Systematik, die Sie in der Übersicht auf der nächsten Seite finden.