Mitarbeitergespräche

Prof. Dr. Wolfgang Mentzel ist emeritierter Professor für Betriebswirtschaftslehre an der Fachhochschule Koblenz und Experte für Personal- und Kommunikationsthemen. Er ist Autor zahlreicher Fachpublikationen.

Richtig führen durch Mitarbeitergespräche

Was haben Sie von Mitarbeitergesprächen?
Welche Fehler Sie vermeiden sollten
Entscheidend ist, was der Mitarbeiter versteht
Das Mitarbeitergespräch vorbereiten
Techniken der Gesprächsführung

Sorgen Sie für eine angenehme Gesprächsatmosphäre
Fragen - ein nützliches Instrument
Mit Einwendungen richtig umgehen
Überzeugen statt überreden
Aktiv zuhören
So bauen Sie Mitarbeitergespräche auf
Regelmäßige Mitarbeitergespräche

Was soll erreicht werden? Das Zielvereinbarungsgespräch
Zur besseren Einschätzung: das Beurteilungsgespräch
Motivierend: das Fördergespräch
Eins statt drei: das Jahresgespräch
Anlassabhängige Mitarbeitergespräche

Wie Sie neue Mitarbeiter einführen
Zur besseren Verständigung: Feedbackgespräche
Zur Fehlzeitenreduzierung: das Rückkehrgespräch
Nach der Kündigung: das Abgangsgespräch
Zur Weitergabe von Wissen: das Unterweisungsgespräch
In der Gruppe: die Mitarbeiterbesprechung
Stichwortverzeichnis

Ein Großteil der Routinekommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern muss aus der Situation heraus spontan geführt werden - bei plötzlichen Sicherheitsverstößen, laufenden Arbeitsanweisungen oder zum Austausch von Informationen während der täglichen Zusammenarbeit. Die meisten Mitarbeitergespräche (z. B. Einführungs-, Beurteilungs-, Zielvereinbarungs- oder Fördergespräch) können dagegen geplant und vorbereitet werden.

Leider wird die Bedeutung der Gesprächsvorbereitung häufig unterschätzt. Mit Blick auf das Tagesgeschäft ist man schnell der Meinung, man habe die wesentlichen Aspekte des Gesprächsthemas im Kopf.

Durch eine angemessene Vorbereitung stellen Sie sicher, dass

sich die Gesprächsdauer in einem angemessenen Rahmenhält,
Sie sich nicht auf der Beziehungsebene festfahren,
auch die Mitarbeiter ihre Anliegen in das Gespräch einbringen können,
die Gesprächsziele erreicht werden oder man ihnen zumindest näher kommt und
die Gespräche mit einem für beide Seiten akzeptablen Ergebnis enden.
Um nichts zu vergessen, sollten Sie besonders wichtige Gespräche schriftlich vorbereiten. Das zwingt Sie zu mehr Konsequenz und erlaubt Ihnen während des Gesprächs einen Rückgriff auf Ihre Vorüberlegungen.

Organisatorische Vorbereitung

Ob eine schriftliche oder mündliche Einladung erfolgt, hängt vom Gesprächsanlass ab. Zu komplexeren Gesprächen, die in einem festen Turnus stattfinden (z. B. Zielvereinbarungs-, Jahres- oder Beurteilungsgespräch), können Sie den Mitarbeiter schriftlich einladen. Kurzfristigere und weniger umfangreiche Gespräche (z. B. ein Feedbackgespräch) werden meist mündlich abgesprochen. Wichtig ist vor allem, dass der Mitarbeiter rechtzeitig über Zeitpunkt, Ort und Anlass des Gesprächs informiert wird. Nur so kann auch er sich auf das Gespräch vorbereiten.

Termin und Ort sollten so gewählt werden, dass das Gespräch in Ruhe und ohne Unterbrechungen geführt werden kann. Die eigentliche Gesprächsdauer hängt vom jeweiligen Anlass und den beteiligten Personen ab; einen Richtwert gibt es nicht.

Planen Sie nicht nur Zeit für Ihre eigenen Themen ein, sondern lassen Sie auch Raum für die Anliegen Ihres Gesprächspartners.

Und welcher Ort eignet sich am besten? Die meisten Mitarbeitergespräche werden sicherlich im Büro des Vorgesetzten geführt. Verschanzen Sie sich aber nicht hinter Ihrem Schreibtisch, sondern nutzen Sie z. B. einen geeigneten Besprechungstisch. Damit signalisieren Sie dem Mitarbeiter, dass das Gespräch für Sie eine besondere Bedeutung hat. Wenn Sie selbst über kein eigenes Büro verfügen, sollten Sie einen zentralen Besprechungsraum benutzen.

Auch der Arbeitsplatz des Mitarbeiters kann als Gesprächsort gewählt werden, wenn die notwendige Ruhe herrscht und die Vertraulichkeit sichergestellt ist. Durch ein Gespräch am Arbeitsplatz entziehen Sie der Vorgesetzten-Mitarbeiter-Situation, die für viele Mitarbeiter gesprächshemmend wirkt, ein Stück weit die Basis und schaffen Vertrauen beim Mitarbeiter.

Die wichtigsten Aspekte der organisatorischen Gesprächsvorbereitung sind in der nachfolgenden Checkliste zusammengefasst.