Zeitmanagement

Prof. Dr. Jörg Knoblauch ist geschäftsführender Gesellschafter der Firmen drilbox (Werkzeugkassetten, Gehäusebau), tempus (Zeitplansysteme, Seminare) und persolog/DISG (Persönlichkeitsprofile). Als Buchautor ist er mit über 100.000 verkauften Büchern zu den Themen Selbst-, Zeit- und Zielmanagemnt sowie Berufs- und Lebenszielplanung sehr erfolgreich. Er entwickelte die TEMP-Methode und gewann den "Best Factory Award" und den Ludwig-Erhard-Preis 2002.

Holger Wöltje ist Experte für produktives Arbeiten mit der Technik von morgen. Er zeigt Ihnen, wie Sie mit der Cloud und Smartphones im Urlaub, zu Hause oder im Büro jederzeit die Inhalte finden, die Sie gerade brauchen. Als selbstständiger Berater hilft er den Mitarbeitern von Fortune-Global-500- und Dax-30-Unternehmen wie z.B. der Deutschen Post, Credit Suisse, Microsoft, SAP und Lufthansa dabei, ihre Termine und E-Mails in den Griff zu bekommen.Mehr über seine Vorträge, Seminare und Lernvideos für Sie finden Sie auf: www.zeit-im-griff.de.

Marcus B. Hausner ist Personal- und Organisationsentwickler mit den Kernkompetenzen in Team-Führung, Mitarbeiter-Führung, Blended Learning und LiveOnline-Working.

Martin Kimmich ist Geschäftsbereichsleiter für tempus-Zeitplansysteme sowie Trainer für Zeit- und Selbstmanagement. Er hat sich auf Fürhungskräftecoahing spezialisiert.

Siegfried Lachmann ist Buchautor, Seminarleiter und Referent zu den Themen "Dreamday" sowie "Es geht um ihr Leben" (Ziel- und Zeitmanagement).

Teil 1: Praxiswissen Zeitmanagement

Ihr Schlüssel zu effektivem Zeitmanagement

Testen Sie Ihr Zeitverhalten
Ziele - wissen, wohin ich will
Das Wesentliche erkennen
Prioritäten richtig setzen
Erfolgreich nein sagen
Die Balance im Leben finden
So planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Zeit

Durch Planung Zeit gewinnen
Zeitbedarf und Zeitbudget ermitteln
Wie vorgehen bei der Tagesplanung?
Die Wochenplanung meistern
Arbeiten mit Checklisten
Zeitplanbücher und Smartphones
So gestalten Sie Ihren Tag

Kampf den Zeitfressern
Meetings und Telefonate effektiver führen
Lernen Sie zu delegieren
Schaffen Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch
Die E-Mail-Flut bewältigen
So werden Sie Ihr Zeitmanager

Was für ein Zeitmanagementtyp sind Sie?
Wie Sie Ihre Gewohnheiten ändern

Teil 2: Training Zeitmanagement

Wie Sie eigene Ziele und Prioritäten setzen

Warum Ziele so wichtig sind
Mess- und machbare Ziele formulieren
Das Leben vom Ende her betrachten
Die 80/20-Regel nach Pareto anwenden
Eigene Prioritäten richtig setzen
Erfolgreich nein sagen
Blockaden beseitigen - Balance finden

Wie Sie Reibungsverluste verringern
Störungen reduzieren
Endlich Schluss mit dem Aufschieben
Mit Druck und Stress besser umgehen
Balance durch Lebenshüte
Zeit für mich und meine Familie
Erfolgreiches Handeln durch optimale Planung

Zeitbedarf und Zeitbudget ermitteln
Leistungskurven berücksichtigen
Wie Checklisten entlasten
Effektivität durch Wochenplanung
Zeit gewinnen durch Tagesplanung
Survival-Tipps für den Büroalltag

Tipps für das Telefonieren
Was Besprechungen effektiv macht
Ja, delegieren kann man lernen
Lesen und Lernen
Vom Volltischler zum Leertischler
Rettungsring für die E-Mail-Flut
Aufbruch zur Gelassenheit

Eine positive Einstellung gewinnen
Mentoring - Menschen zum Erfolg führen
Verantwortung übernehmen
Mit P.R.O. aktiv werden
Stichwortverzeichnis

Planen ist nicht jedermanns Sache. Und man kann es mit der Planerei auch übertreiben. Doch schon mit ein paar einfachen Planungstechniken können Sie sich viel Zeit und Ärger ersparen.
In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie:

durch Planen Zeit gewinnen,
Ihren Zeitbedarf und Ihr Zeitbudget ermitteln,
Ihre Tages- und Wochenplanung realisieren,
mit Checklisten arbeiten und
Zeitplanbücher und Smartphones einsetzen.

Durch Planung Zeit gewinnen

"Wer viel plant, kommt unter die Tyrannei des Terminkalenders." - "Manchmal ist es mir zu viel, alles aufzuschreiben. Warum es nicht lieber gleich tun? Außerdem will ich mich nicht immer festlegen. Schriftliche Planung tötet jede Spontaneität."

Diese Vorwürfe werden häufig erhoben. Aber sie stimmen nicht. Wer richtig plant, gewinnt Zeit für Ungeplantes, Kreativität und andere Aufgaben. Wer plant, kann letztlich auch spontaner agieren.

Viele von uns planen allerdings nicht, weil sie zu tätigkeitsorientiert sind. Am Ende geraten sie immer wieder unter Druck und bewegen sich im Bereich vieler A Aufgaben, die sie durch rechtzeitiges Erledigen der B-Aufgaben hätten vermeiden können. Vielleicht brauchen manche Menschen den Adrenalinkick, den das "Feuerlöschen" einer Krise mit sich bringt. Oder es erscheint ihnen wesentlich spannender und macht mehr Spaß als vorheriges Planen und rechtzeitige Erledigung. Doch Sie sollten sich darüber im Klaren sein: Beim Feuerlöschen reagieren Sie bloß und können nichts mehr steuern. Zudem kosten solche Aktionen in der Regel nicht nur viel Energie, sondern auch mehr Geld als ein geregeltes und geplantes Routine-Vorgehen.

Planung ist der beste Weg, um aus dem Verhaltensmuster des bloßen Reagierens herauszukommen und die Dinge rechtzeitig zu erledigen, damit es erst gar nicht zur Krise kommt.

Je komplexer und je umfassender übrigens eine Aufgabe oder ein Projekt ist, umso mehr Zeit sollten Sie für die Planung investieren. Denn je besser die Planung ist, desto mehr Zeit sparen Sie hinterher bei der Durchführung. Auch sinkt durch gute Planung die Fehlerrate oft beträchtlich.

Warum schriftlich planen?

Durch schriftliches Planen wird Ihr Kopf frei für das, was aktuell ansteht:

Sie vergessen nichts mehr.
Sie schließen einen Vertrag mit sich selbst und tun die Dinge dann auch eher.
Planung macht Sie berechenbarer für Partner, mit denen Sie im Team zusammenarbeiten.
Nur eine schriftliche Planung ermöglicht Ihnen Rückblick und Kontrolle. Und das ist die Grundlage für die Optimierung der eigenen Arbeitsweise.
Gewöhnen Sie sich an, mit Hilfe schriftlicher Planung Prioritäten abzuwägen. Berücksichtigen Sie dabei aber Stärken und Schwächen Ihrer Persönlichkeit.

Passen Sie die Methoden an

Dem einen fällt das überlegte Planen leichter als dem anderen. Wichtig ist: Vergewaltigen Sie sich nicht durch eine Methode, die Ihnen nicht liegt. Probieren Sie die von uns vorgeschlagenen, bewährten Methoden aus. Passen Sie sie dann an Ihre individuellen Bedürfnisse an, nachdem Sie sie beherrschen und einige Erfahrungen damit gemacht haben. Dies gilt sowohl für die Technik als auch die Hilfsmittel.

Beispiel
Vielleicht können Sie mit einer großen Pinnwand und bunten Zetteln oder einem Mind-Mapping-Programm für Ihren PC besser planen als auf einem normalen Blatt Papier. Vielleicht hilft es Ihnen, bereits morgens auch die kleinste Aufgabe genau zu planen. Oder kommen Sie weiter, wenn Sie morgens nur Ihre fünf wichtigsten sowie die strategischen Aufgaben planen? Sind Sie morgens schon voll leistungsfähig für die Tagesplanung und erhalten Sie dadurch gleich einen Motivationsschub für die Auf