Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung (eBook)

Vorwort 6
Gastautor:innen 8
Inhaltsverzeichnis 10
Über die Autoren 14
Abbildungsverzeichnis 15
Tabellenverzeichnis 17
1 Die Öffentliche Verwaltung heute und in der Zukunft 18
1.1Künftige Herausforderungen für die öffentliche Verwaltung 18
1.2Bestimmung des Standpunkts der öffentlichen Verwaltung – das digitale Reifegradmodell 20
1.3Entwicklung eines Zielbilds einer modernen digitalen Verwaltung 26
1.3.1Die Verwaltung beeinflussende Megatrends 27
1.3.2Demografie als Bremser und Treiber der digitalen Transformation 30
1.3.3Neuausrichtung der Verwaltung 33
1.3.4Digitalisierungsziele der öffentlichen Verwaltung 37
1.3.5Zielbild einer digitalen Verwaltung 40
1.4Die Digitalisierung der Verwaltung als Ausweg aus der „Demografie-Falle“? - Gastbeitrag von Thomas Popp 41
1.4.1Demografische Entwicklung für die sächsische Staatsverwaltung 41
1.4.2Personalgewinnung und Personalentwicklung 44
1.4.3Arbeitsmittel und Arbeitsplatzgestaltung, Arbeitsort 45
1.4.4Aufgabenkritik und Prozessoptimierung 48
1.4.5Führungskultur und Veränderungsmanagement 49
1.4.6Ausblick 50
Literatur 50
2 Strategieentwicklung, -umsetzung und integrierte Steuerung 52
2.1Analyse der Ist-Situation – Stärken-Schwächen-Chancen-Risiko-Analyse 54
2.2Entwicklung strategischer Alternativen 57
2.3Von der Strategie zur Umsetzung 62
2.4Entwicklung von Steuerungsgrößen zur Messung des Fortschritts 64
2.5Strategische Entscheidungen auf der Basis von Daten treffen und Komplexität beherrschen: Gastbeitrag Stefan Häberlein 68
2.5.1Die Rolle von Daten in der Strategiearbeit 69
2.5.2Datennutzung in der strategischen Analyse 72
2.5.3Datennutzung in der Strategieentwicklung 74
2.5.4Datennutzung in der Strategieumsetzungsphase 75
2.5.5Fazit 76
2.6Kontinuierliche Weiterentwicklung des Controllings als Erfolgsfaktor eines gelingenden Wandels zur kundenorientierten, digitalen Behörde, Gastbeitrag: Roland Deinzer 77
2.6.1Einleitung – Bedeutung der Einführung des Controllings aus hypnosystemischer Sicht 77
2.6.2Einführung des Controllings in der Bundesagentur für Arbeit 78
2.6.3Umsetzung des Controllings in der BA: Etablierung der Outcomeorientierung und Fokus auf Qualität 79
2.6.4Digitalisierung der Arbeitswelt und mögliche Implikationen auf das Controlling 81
Literatur 84
3 Ohne strukturelle Veränderungen geht es nicht – der Zusammenhang zwischen digitaler Reife und Dimensionalität der Organisation 87
3.1Grenzen der Einlinienorganisation 89
3.2Projektorganisation als erste Stufe zur mehrdimensionalen Organisation 90
3.3Ergänzung der Organisation um weitere Dimensionen 92
3.4Selbststeuerung als Handlungsmaxime 94
3.5Steuerung und Organisationsprinzip als Bestimmungsfaktoren für Führungsstil und IT-Systeme 96
3.6Neuorganisation eines Stadtarchivs 98
3.7Aufbau einer mehrdimensionalen Organisation am Beispiel eines Hochbauamtes 100
Literatur 101
4 Daten- und Prozessmanagement als Basis der Digitalisierung 102
4.1Anspruchsgruppenorientierte Prozessgestaltung als Basis 102
4.2Den Wert vorhandener Daten erkennen und nutzen 105
4.2.1Strukturierte Daten 106
4.2.2Semi-strukturierte Daten 107
4.2.3Unstrukturierte Daten 108
4.3Prozesse von den Datenflüssen her denken und neue Daten generieren 110
4.3.1Allgemeine Verwendung von Daten 110
4.3.2Nutzung vorhandener Daten 111
4.4Qualität der Daten kennen und verbessern 114
4.5Ohne klare Festlegung der Ziele keine Optimierung von Prozessen 120
4.6Bei der Prozessmodellierung den Datenschutz mitdenken 123
4.7Eine ganzheitliche Betrachtung der Prozesse und Datenflüsse eröffnet neue Perspektiven – das Beispiel Onlineticket.bayern 125
4.8Digitalisierung bedeutet Prozessoptimierung anstatt Dokumentenoptimierung 128
4.9Datenbasierte Planung auf Basis von Szenarien – in Echtzeit entscheidungsrelevante Informationen bekommen 134
4.10Datenbasiertes IT-Risikomanagement 139
Literatur 146
5 Die Technologie wird zum wichtigen Befähiger der Transformation 148
5.1Die Technologie als Schlüsselfaktor der Digitalisierung braucht einen entsprechenden Stellenwert in der Organisation 148
5.2Prozesse über organisatorische Grenzen hinweg optimieren durch Low Code Programmierung – das Beispiel Ausbildungsmanagement einer Behörde 153
5.3Neue Technologien sind unbekanntes Terrain für die Verwaltung – wie IT Compliance gelingt 156
5.4Wann ist künstliche Intelligenz sinnvoll einsetzbar in der öffentlichen Verwaltung – die nächste Stufe der Digitalisierung 160
Literatur 163
6 Führung in mehrdimensionalen Organisationsstrukturen 165
6.1Agile Führung in der Verwaltung 165
6.2Kulturwandel als Voraussetzung für die Bewältigung neuer Herausforderungen 166
6.2.1Prägung durch Ausbildung 167
6.2.2Fehlerkultur in der öffentlichen Verwaltung 169
6.2.3Notwendigkeit eines Risikomanagements 171
6.3Die Rolle der Führungskraft 171
6.3.1Anforderungen an Führungskräfte 172
6.3.2Führung der Mitarbeitenden 173
6.4Die Rolle der Mitarbeitenden 177
6.5Umgang mit der Gefahr der Überforderung 178
6.6Die Veränderung erfolgreich gestalten – das Beispiel Sächsische Aufbaubank (SAB), Gastbeitrag: Katrin Leonhardt 181
Literatur 192
7 Die Transformation der Verwaltung bedarf anders qualifizierter Mitarbeitende 194
7.1Künftige Kompetenzen der Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung 195
7.1.1Grundlegende Kompetenzen 195
7.1.2Digitale Schlüsselkompetenzen 197
7.1.3Technische Kompetenz für Anwendungsspezialist:innen 198
7.1.4Technische Kompetenz für IT-Spezialistinnen 198
7.2Kompetenzvermittlung für die digitale Verwaltung 199
7.3Anforderungsprofil zukünftiger Verwaltungsmitarbeitender in einer Stadtverwaltung, Gastbeitrag: Michael Trommer 200
7.4Konsequenzen für das Bildungssystem der öffentlichen Verwaltung 210
7.5Praxisnah, anwendungsorientiert und digital – Wie das Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung der Hochschule Hof die Lehre verändert 213
Literatur 216
8 IT-Sicherheit, Datenschutz und Vergaberecht als Bremsen der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung? 218
8.1Je weniger personenbezogene Daten erfasst werden, desto weniger müssen auch geschützt werden – Datenschutz vom Anfang herdenken 218
8.2Herausforderungen für öffentliche Verwaltungen im Zeitalter der Digitalisierung: Ein kritischer Blick auf die Relevanz der Informationssicherheit, Gastbeitrag: Michael Diener 221
8.3Der Einfluss des Vergaberechts auf die Digitalisierung 236
8.4Ausschreibungen in der öffentlichen Verwaltung – Der Zugang zur besten IT-Lösung, Gastbeitrag: Christoph Ertl, Sebastian Floerecke, Alexander Herzfeldt 239
8.4.1Idealtypisches Prozessmodell für Ausschreibungen 244
8.4.2Einzelfallstudie: Eine komplexe, repräsentative Ausschreibung innerhalb der öffentlichen Verwaltung 244
8.4.3Empfehlungen für erfolgreiche Ausschreibungsverfahren 249
8.4.4Zusammenfassung und Ausblick 249
Literatur 251
9 Zusammenfassung 256