Reisekosten 2013

Dipl.-Finanzwirt (FH) Rainer Hartmann, Oberamtsrat, ist bekannt durch zahlreiche Fachveröffentlichungen und Fachvorträge zur Lohnsteuer und zum steuerlichen Reisekostenrecht.

TabellenteilTabelle 1: Inlandsreisen (Verpflegungsmehraufwand/Übernachtung)Tabelle 2: Auslandsreisen (Verpflegungsmehraufwand/Übernachtung ab1. Januar 2012)Tabelle 3: Kürzung der VerpflegungspauschbeträgeTabelle 4: Gesamtübersicht abziehbare ReisekostenTabelle 5: Gesamtübersicht steuerfreier ReisekostenersatzTabelle 6: Pausch- und Schätzbeträge bei FahrzeugenTabelle 7: Vorsteuerabzug aus ReisekostenTabelle 8: Gesamtübersicht lohnsteuerliche Vorteile aus der Überlassung von FirmenfahrzeugenTabelle 9: Günstigste Berechnungsmethode FirmenwagenTabelle 10: Gesamtübersicht abziehbare Kosten bei doppelter HaushaltsführungTabelle 11: Gesamtübersicht steuerfreie Vergütungen bei doppelter HaushaltsführungERLÄUTERUNGSTEIL1 Einführung2 Die berufliche Auswärtstätigkeit als lohnsteuerlicher Reisekostenbegriff2.1 Zusammenfassung der Reisekostenarten2.2 Die Bedeutung der regelmäßigen Arbeitsstätte3 Das Reisekostenrecht 20123.1 Die regelmäßige Arbeitsstätte3.1.1 Dauerhafter Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit3.1.2 Ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers3.1.3 Andere (nicht arbeitgebereigene) ortsfeste Einrichtungen3.1.4 Regelmäßige Arbeitsstätte bei Leiharbeitnehmern3.1.5 Häusliches Arbeitszimmer3.1.6 Weiträumiges Arbeitsgebiet3.1.7 Keine regelmäßige Arbeitsstätte durch Zeitablauf3.1.8 Regelmäßige Arbeitsstätte bei Entsendung im Konzern3.2 Die Fallgruppen der beruflichen Auswärtstätigkeit3.3 Die Voraussetzungen der beruflichen Auswärtstätigkeit3.3.1 Beruflicher Anlass3.3.2 Vorübergehende Auswärtstätigkeit3.4 Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen3.5 Tätigkeit auf Fahrzeugen3.6 Abzugsfähige Reisekosten3.6.1 Fahrtkosten3.7 Mehraufwand für Verpflegung3.7.1 Aufteilungsverbot für Verpflegungskosten3.7.2 Zeitlich gestaffelte Verpflegungspauschalen3.7.3 Gesetzliche 3-Monatsfrist3.7.4 Unentgeltliche Verpflegung - Arbeitgeberbewirtung3.7.5 Berufliche Auswärtstätigkeiten im Ausland3.8 Übernachtungskosten3.8.1 Inlandsübernachtungskosten3.8.2 Auslandsübernachtungskosten3.9 Nebenkosten3.10 Reisekosten bei Aus- und Fortbildung3.10.1 Steuerfreie Arbeitgeberleistungen nur bei Reisekosten3.10.2 Fortbildung im Rahmen des (Ausbildungs-)Dienstverhältnisses3.10.3 Berufsbegleitende Fortbildung3.10.4 Gesetzliche 3-Monatsfrist für Verpflegungskosten3.10.5 2-Tage-Regelung bei längerfristigen Fortbildungsmaßnahmen3.10.6 Entfernungspauschale: Bildungsmaßnahme nicht Ausfluss des Dienstverhältnisses3.11 Geschäftsreisen bei Selbstständigen4 Steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber4.1 Umfang der Steuerfreiheit4.2 Zusammengefasste Erstattung4.3 Zulässige Pauschalbesteuerung4.3.1 Pauschalbesteuerung mit 25 %4.3.2 Gesamterstattungsverfahren4.3.3 Pauschalbesteuerung als sonstiger Bezug4.4 Kürzung der Werbungskosten4.5 Nachweis der Reisekosten5 Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte5.1 Die neue (alte) Entfernungspauschale im Überblick5.2 Entfernungspauschale 20125.2.1 Anwendungsbereich5.2.2 Berechnung der Entfernungspauschale5.2.3 Benutzung verschiedener Verkehrsmittel (Park-and-ride)5.2.4 Mehrere Dienstverhältnisse5.2.5 Fahrgemeinschaften5.2.6 Unfallkosten5.2.7 Anrechnung von Arbeitgeberleistungen5.3 Ausnahmen von der Entfernungspauschale5.3.1 Ansatz der tatsächlichen Aufwendungen5.3.2 Öffentliche Verkehrsmittel5.3.3 Flugstrecken5.3.4 Behinderte5.4 Fahrtkostenersatz und sonstige Arbeitgeberleistungen5.4.1 Abzugsfähige Werbungskosten als Pauschalierungsobergrenze5.4.2 Fahrtkostenersatz für den eigenen Pkw5.4.3 Fahrtkostenersatz und geldwerte Vorteile beim öffentlichen Nahverkehr5.4.4 Steuerfreie Job-Tickets durch Rabattfreibetrag5.5 Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb bei Selbstständigen5.5.1 Pkw des Privatvermögens5.5.2 Pkw des Betriebsvermögens5.5.3 Umsatzsteuerliche Behandlung6 Doppelte Haushaltsführung bei Arbeitnehmern6.1 Anwendungsbereich - Selbstständige6.2 Gesetzliche doppelte Haushaltsführung6.2.1 Begriff6.2.2 Begünstigter Personenkreis6.2.3 Eigener Hausstand6.2.4 Lebensmittelpunkt am Ort des eigenen Hausstands6.2.5 Zweitwohnung am auswärtigen Beschäftigungsort6.2.6 Berufliche Veranlassung6.2.7 Zweifache Haushaltsführung bei Ehegatten6.3 Abziehbare Werbungskosten6.3.1 Zeitlich unbefristete doppelte Haushaltsführung6.3.2 Fahrtkosten6.3.3 Mehraufwand für Verpflegung6.3.4 Kosten der Zweitwohnung6.3.5 Keine doppelte Haushaltsführung bei wechselnden Einsatzstellen6.3.6 Wegfall der doppelten Haushaltsführung bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten6.4 Keine doppelte Haushaltsführung ohne eigenen Hausstand6.5 Steuerfreier Arbeitgeberersatz6.6 Doppelte Haushaltsführung im Ausland7 Überlassung von Firmenwagen an Arbeitnehmer7.1 Firmenwagenbesteuerung 2012 im Überblick7.2 Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil7.3 Begrenzung auf 2 Berechnungsverfahren7.4 1-%-Regelung (Methode 1)7.4.1 Berechnungsverfahren7.4.2 0,03-%-Zuschlag für Fahrten Wohnung und Arbeitsstätte7.4.3 Kosten als Obergrenze7.4.4 Keine Kürzung des 0,03-%-Zuschlags7.4.5 Wegfall der Monatsbeträge7.4.6 Überlassung mehrerer Fahrzeuge7.4.7 Sonderfall Außendienstmitarbeiter7.4.8 Vorteile für Arbeitnehmer mit ständig wechselnden Einsatzorten7.4.9 Garagengeld bei Firmenwagenüberlassung kein Arbeitslohn7.4.10 Nutzung des Firmenwagens zur Erzielung anderer Einkünfte7.4.11 Zulässiger Gehaltsverzicht7.5 Einzelnachweis (Methode 2)7.5.1 Fahrtenbuch7.5.2 Kostennachweis7.6 Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung7.7 Sammelbeförderung7.8 Fahrergestellung7.9 Nutzungsentgelte des Arbeitnehmers7.10 Autotelefon7.11 Fahrten Wohnung--Arbeitsstätte: Pauschalbesteuerung oder Werbungskostenabzug7.11.1 Pauschale Lohnsteuer7.11.2 Werbungskostenabzug7.12 Umsatzsteuer7.12.1 Unterscheidung in unentgeltliche oder entgeltliche Überlassung7.12.2 Umsatzsteuer bei entgeltlicher Firmenwagenüberlassung7.12.3 Umsatzsteuer bei unentgeltlicher Firmenwagenüberlassung7.12.4 Umsatzsteuer bei Nutzungsentgelten8 Vorsteuerabzug bei Reisekosten und ähnlichen Aufwendungen8.1 Gesetzeslage8.2 Vorsteuerabzug aus Übernachtungskosten8.3 Vorsteuerabzug aus Verpflegungskosten8.3.1 Verpflegungskosten des Unternehmers8.3.2 Verpflegungskosten des Arbeitnehmers8.4 Kein Vorsteuerabzug bei arbeitnehmereigenen Fahrzeugen8.5 Vorsteuerabzug bei Benutzung anderer Verkehrsmittel9 Bewirtungskosten9.1 Abzug als Betriebsausgabe9.2 Geschäftliche Bewirtung9.2.1 Begriff9.2.2 Beruflicher Anlass9.2.3 Unangemessene Aufwendungen9.2.4 Pauschale Kürzung9.2.5 Aufzeichnungspflichten9.2.6 Besonderer Rechnungsbeleg9.2.7 Gesonderte Verbuchung9.3 Umsatzsteuer9.4 Bewirtungskosten beim ArbeitnehmerStichwortverzeichnis

4 STEUERFREIE ERSTATTUNGEN DURCH DEN ARBEITGEBER4.1 UMFANG DER STEUERFREIHEITDer Arbeitgeber kann anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit seinen Arbeitnehmern im Normalfall dieselben Beträge steuerfrei erstatten, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen kann (§ 3 Nr. 16 EStG). Das Reisekostenrecht kennt nur wenige Abweichungen, die meist das Ziel verfolgen, den Lohnsteuerabzug durch den Arbeitgeber zu vereinfachen.Meist ist es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer günstigere diese Aufwendungen steuerfrei zu erstatten und Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem eigenen Pkw pauschal zu versteuern als einen entsprechend höheren steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn zu versteuern. Zum einen unterliegen die steuerfreien Erstattungen sowie die pauschal versteuerten Zuschüsse regelmäßig nicht der Sozialversicherungspflicht. Zum anderen kann der Arbeitnehmer den Werbungskostenpauschbetrag von 1.000 EUR in Anspruch nehmen, wenn ihm sein Arbeitgeber sämtliche Werbungskosten steuerfrei erstattet bzw. Zuschüsse pauschal versteuert. Muss der Arbeitnehmer dagegen Aufwendungen selbst tragen und als Werbungskosten geltend machen, geht ihm der Pauschbetrag verloren.

4 STEUERFREIE ERSTATTUNGEN DURCH DEN ARBEITGEBER4.1 UMFANG DER STEUERFREIHEITDer Arbeitgeber kann anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit seinen Arbeitnehmern im Normalfall dieselben Beträge steuerfrei erstatten, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen kann (Paragraph 3 Nr. 16 EStG). Das Reisekostenrecht kennt nur wenige Abweichungen, die meist das Ziel verfolgen, den Lohnsteuerabzug durch den Arbeitgeber zu vereinfachen.Praxis-TippMeist ist es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer günstiger, diese Aufwendungen steuerfrei zu erstatten und Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem eigenen Pkw pauschal zu versteuern, als einen entsprechend höheren steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn zu versteuern. Zum einen unterliegen die steuerfreien Erstattungen sowie die pauschal versteuerten Zuschüsse regelmäßig nicht der Sozialversicherungspflicht. Zum anderen kann der Arbeitnehmer den Werbungskostenpauschbetrag von 1.000 EUR in Anspruch nehmen, wenn ihm sein Arbeitgeber sämtliche Werbungskosten steuerfrei erstattet bzw. Zuschüsse pauschal versteuert. Muss der Arbeitnehmer dagegen Aufwendungen selbst tragen und als Werbungskosten geltend machen, geht ihm der Pauschbetrag verloren.Reisekosten können im Rahmen der lohnsteuerlichen Sätze auch dann steuerfrei bleiben, wenn sie in Form der Barlohnumwandlung durch den Arbeitnehmer finanziert werden (BFH, Urteil v. 27.4.2001, VI R 2/98, BStBl 2001 II S. 601). Aufgrund der im Normalfall bestehenden arbeitsrechtlichen Pflicht, Mehraufwendungen, die dem Arbeitnehmer anlässlich von Auswärtstätigkeiten entstehen, durch die Firma zu übernehmen, wird der Entscheidung nur geringe praktische Bedeutung zukommen. Im Übrigen führt eine solche Gestaltung auch bei der Sozialversicherung nicht zur Beitragsfreiheit, wenn sie der Arbeitnehmer aus den laufenden Bezügen finanzieren muss ( 1 SvEV).