Aufbewahrungspflichten und -fristen

Ingeborg Haas ist Rechtsanwältin und Fachanwältin für Steuerrecht. Sie berät und vertritt Unternehmen und Privatpersonen auf dem Gebiet der Steuergestaltung. Zusätzlich ist sie Fachautorin und hält bundesweit Seminare und Vorträge.

VORWORTTEIL I: AUFBEWAHRUNG VON GESCHÄFTSUNTERLAGENÜBERBLICKWoraus ergeben sich Aufbewahrungspflichten?Wer ist für die Einhaltung der jeweiligen Pflichten verantwortlich?AUFBEWAHRUNGSPFLICHTEN NACH HANDELSRECHTWer muss nach Handelsrecht Aufbewahrungspflichten beachten?Welche Unterlagen sind nach Handelsrecht aufzubewahren?Wie sind die Unterlagen aufzubewahren?Wo sind die Unterlagen aufzubewahren?Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen?Was passiert, wenn die Aufbewahrungspflichten nicht beachtet werden?AUFBEWAHRUNGSPFLICHTEN NACH STEUERRECHTWer muss steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten beachten?Welche Unterlagen sind aus steuerrechtlichen Gründen aufzubewahren?Wie und wo sind die Unterlagen aufzubewahren?Welche Fristen sind zu beachten?Gibt es Sonderregelungen?Was passiert, wenn die Aufbewahrungspflichten nicht beachtet werden?ZUSAMMENGEFASSTE ÜBERSICHTTEIL II: TABELLENDas können Sie ab dem 1. Januar 2012, 2013 und 2014 vernichtenTEIL III: ANLAGENAnlage 1: BMF-Schreiben vom 7. November 1995Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)Anlage 2: BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)Anlage 3: BMF-Schreiben vom 8. März 2004Allgemeinverfügung vom 8. März 2004 betreffend Erleichterung der Aufbewahrungspflicht für bestimmte von § 147 Abs. 1 Nr. 4a der Abgabenordnung erfasste UnterlagenAnlage 4: OFD Koblenz, Rundverfügung vom 6. Januar 2006Anlage 5: BMF-Schreiben vom 26. November 2010BMF-Schreiben betreffs Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei BargeschäftenAnlage 6: BMF-Schreiben vom 26. Juli 2011Fragen und Antworten zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011STICHWORTVERZEICHNIS

TEIL IAUFBEWAHRUNG VON GESCHÄFTSUNTERLAGENÜBERBLICKWORAUS ERGEBEN SICH AUFBEWAHRUNGSPFLICHTEN?Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus- dem Handelsrecht,- dem Steuerrecht und- aus spezialgesetzlichen Regelungen wie zum Beispiel aus dem GmbH- und Aktiengesetz oder der Makler- und Bauträgerverordnung.Man muss daher in jedem Einzelfall prüfen, welche Vorschriften zur Anwendung kommen und welche Pflichten sich konkret aus der Vorschrift ergeben. So können die Aufbewahrungsfristen nach dem Handelsrecht kürzer sein als die Fristen, die sich aus dem Steuerrecht für die gleichen Unterlagen ergeben.

Teil I Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen Überblick Woraus ergeben sich Aufbewahrungspflichten? Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem Handelsrecht, dem Steuerrecht und aus spezialgesetzlichen Regelungen wie zum Beispiel aus dem GmbH- und Aktiengesetz oder der Makler- und Bauträgerverordnung. Man muss daher in jedem Einzelfall prüfen, welche Vorschriften zur Anwendung kommen und welche Pflichten sich konkret aus der Vorschrift ergeben. So können die Aufbewahrungsfristen nach dem Handelsrecht kürzer sein als die Fristen, die sich aus dem Steuerrecht für die gleichen Unterlagen ergeben.