Praxishandbuch IT-Kommunikation (eBook)

Sandra Aengenheyster ist selbstständige Interimsmanagerin für Prozessoptimierungs- und Veränderungsprojekte mit den Schwerpunkten Analyse und Optimierung von Prozessen sowie Kommunikationsmanagement.Dr. Kim Miriam Dörr ist selbstständige Beraterin für interne und externe Unternehmenskommunikation mit dem Schwerpunkt Kommunikationsmanagement in internationalen Unternehmen. Außerdem ist sie Hochschuldozentin im Bereich International Communication Management. 

Geleitwort 5
Inhaltsverzeichnis 7
Teil I Einführung 13
1 Einleitung: Grundlagen der IT-Kommunikation 14
1.1IT-Projekte im Spannungsfeld zwischen Innovation und Kommunikation 14
1.2Digitale Transformation braucht digitale Kommunikation 15
1.3IT-Kommunikation in der Praxis 17
1.4Aufbau des Buches 22
1.5Abteilungs- und projektinterne IT-Kommunikation 25
1.5.1Planung: Wer sind meine relevanten Zielgruppen und wie kommuniziere ich mit ihnen? 26
1.5.2Durchführung: Wie kommuniziere ich mit meinen Zielgruppen? 27
1.5.3Evaluation: War meine Kommunikation erfolgreich? 30
1.6IT-Kommunikation innerhalb des Unternehmens 31
1.7IT-Kommunikation außerhalb des Unternehmens 37
Literatur 41
Teil II Projekt- und abteilungsinterne IT-Kommunikation 44
2 Prozesse als Mediator für Kommunikation und Partizipation – Zwei praktische Beispiele für die kreative Anwendung von Prozessmodellierung 45
2.1Prozessmanagement: Produktivität durch Partizipation 45
2.1.1Was ist ein (guter) Prozess? 46
2.1.2Organisationssicht und Prozesssicht 47
2.1.3Managen von Veränderung 48
2.2Prozessmodellierung 49
2.3Praktische Beispiele für die kreative Nutzung von Prozessmanagementmethoden 52
2.3.1Die transparente Organisation 52
2.3.2IT-Kommunikation in einem Roll-Out-Projekt 54
2.4Fazit 56
Literatur 56
3 Projektkommunikation im Zeitalter der digitalen Transformation – Welche Rolle der Kommunikation in Transformationsprogrammen zukommt 58
3.1Einleitung – Digitalisierung und die VUCA-Welt 58
3.2Kommunikationsmanagement als kritischer Erfolgsfaktor 62
3.3Veränderungsmanagement – Das 8-Stufen-Modell von Kotter 63
3.4Kommunikationsinstrumente in Veränderungsprogrammen 65
3.4.1Strategie als Kommunikationsinstrument 66
3.4.1.1 Notwendigkeit 68
3.4.1.2 Vision 68
3.4.1.3 Buy-In 71
3.4.1.4 Einbindung 73
3.4.1.5 Teamziele 74
3.4.2Nachhaltige Veränderung 74
3.5Fazit 76
Literatur 77
4 Wirkkraft agiler Methoden und Prozesse auf die IT-Kommunikation 79
4.1Vorbemerkungen 80
4.2Kommunikative Herausforderungen in klassischen IT-Projekten 80
4.2.1Herausforderungen in der Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer 80
4.2.2Herausforderungen in der Kommunikation innerhalb der Projektteams 84
4.3Kommunikation anders denken – Kommunikative Lösungsansätze aus agilen Welten 86
4.3.1Werte und Prinzipien für eine agile Projektkommunikation 86
4.3.2Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer 87
4.3.3Rollen im Team 89
4.3.4Instrumente und Meetings zur Förderung der Kommunikation 91
4.4Die Wirkungskraft agiler Kommunikationsmechanismen in der Gesamtorganisation 95
4.4.1Struktur 95
4.4.2Strategie 96
4.4.3Kultur 97
4.4.4Führung 99
4.4.5Human-Resources-Instrumente 100
4.4.6Agile Transformation 100
4.5Handlungsempfehlungen 101
Literatur 101
Teil III IT-Kommunikation innerhalb des Unternehmens 103
5 Kommunikation ist Pflicht und Kür eines guten IT-Managers 104
5.1Unternehmensinterne Zielgruppen 107
5.1.1Team/Projektteam 107
5.1.2Anwender oder End-User 108
5.1.3Auftraggeber Führungsebene 109
5.1.4Allgemeine unternehmensinterne Öffentlichkeit 109
5.2Unternehmensexterne Zielgruppen 110
5.2.1Unternehmensexterne Öffentlichkeit 110
5.2.2IT-Lieferanten 110
5.3Fazit 113
Literatur 113
6 Von Nerds und Botschaftern – Kommunikatives Marketing von IT-Projekten und –Abteilungen 114
6.1Einleitung 114
6.2Kampagnen in der Theorie – Planung und Vorbereitung von Kampagnen 115
6.3Umsetzung von Kampagnen 117
6.4Praxisbeispiele für Kampagnen – Kommunikationskampagnen schaffen Akzeptanz 118
6.4.1Beispiel 1: Einführung eines CRM-Systems in einem Dienstleistungsunternehmen 118
6.4.1.1 Frühzeitige Information der Mitarbeiter zur Planung selbst 120
6.4.1.2 Schulung zur technischen Handhabung des Systems 120
6.4.1.3 Angst minderndes Akzeptanztraining 120
6.4.1.4 Teambasierte Testläufe 121
6.4.1.5 Finale Einführung 121
6.4.1.6 Fazit 121
6.4.2Beispiel 2: Vom klassischen Seminar zur E-Learning-Plattform bei einem internationalen Dienstleister 122
6.4.2.1 Frühzeitige Information der Mitarbeiter zur Planung selbst 122
6.4.2.2 Das Ambassador-Programm: Schulung zur technischen Handhabung des Systems 123
6.4.2.3 Angst minderndes Akzeptanztraining und teambasierte Testläufe 123
6.4.2.4 Finale Einführung 123
6.4.2.5 Fazit 124
6.4.3Beispiel 3: Vom BlackBerry zum iPhone 124
6.5Fazit 125
Literatur 126
7 „Information Security starts with me“ – Mit Information Security Awareness digitale Transformation nachhaltig umsetzen 127
7.1Digitalisierung als kritischer Erfolgsfaktor für Unternehmen 127
7.2Information Security Awareness als kritischer Erfolgsfaktor für Digitalisierung 128
7.3Umsetzung eines Security-Awareness-Programms 130
7.3.1Voraussetzungen 130
7.3.2Struktur 130
7.3.3Umsetzung 132
7.3.4Evaluation und Erfolgsmessung 133
7.4Fazit 135
Literatur 135
8 Tue Gutes und rede richtig darüber – Eine Anleitung zur professionellen End-User-Kommunikation für IT-Organisationen 137
8.1Grundlagen und Anforderungen 137
8.2Umsetzung 140
8.3Inhalt 142
8.4Reguläre End-User-Kommunikation 143
8.5End-User-Kommunikation bei Roll-Outs 144
8.6Fazit 146
Literatur 146
9 Risiko Digitalisierung – Maßnahme IT-Kommunikation 148
9.1Digitalisierung 149
9.1.1Bedeutung der Digitalisierung 149
9.1.2Veränderungen durch die Digitalisierung 151
9.1.3Wahrnehmung der Digitalisierung 153
9.2IT-Kommunikation 155
9.2.1Digitalisierung der IT-Kommunikation 156
9.2.2IT-Kommunikation im Rahmen der digitalen Transformation 157
9.3IT-Kommunikation als Fundament der Digitalisierung 158
9.4Fazit 164
Literatur 165
Teil IV Unternehmensexterne IT-Kommunikation 168
10 Externe Unternehmenskommunikation als Erfolgsfaktor für die IT-Organisation 169
10.1Einführung 169
10.2Verortung der externen Kommunikation im Unternehmen 169
10.3Medien der externen Kommunikation 171
10.4Erfolgsfaktoren der externen Kommunikation 172
10.4.1Intern vor extern 173
10.4.2Konsistenz der Botschaften 173
10.4.3Vertrauen 173
10.4.4Respekt und Zusammenarbeit auf Augenhöhe 174
10.4.5Aufrichtigkeit 174
10.4.6Transparenz 174
10.4.7Schnelligkeit 174
10.4.8Offene Fehlerkultur 174
10.4.9Unterstützung und Beratung 175
10.4.10Dialog ernst nehmen 175
10.5Soziale Medien und externe Unternehmenskommunikation 175
10.6Newsroom-Konzeption für die Unternehmenskommunikation 176
10.7Systematische interne Kommunikation als Voraussetzung für gelungene externe Kommunikation 178
10.8Fazit 181
Literatur 182
11 Reden ist Gold – Mit der richtigen Kommunikation Krisen erfolgreich managen 184
11.1Ohne gute Vorbereitung keine gute Krisenkommunikation 186
11.2Schnelle und proaktive Kommunikation schafft Handlungsfähigkeit 188
11.3Transparenz und Ehrlichkeit schaffen Vertrauen 190
11.4Praxisbeispiel: Krisenkommunikation im Rahmen eines „Data Breach“ 191
11.5Fazit 193
Literatur 193
12 Trainingscamp für IT-Organisationen – Welche Faktoren tragen zur Wettbewerbsfähigkeit der Konzern-IT bei? 195
12.1Die Mischung macht’s: Das Team als Erfolgsfaktor 196
12.2Netzwerke tragen Innovation 197
12.3Führungskräftekommunikation als Grundlage für Innovation 198
12.4Die IT als Wegbereiter moderner Arbeitsplatzkommunikation 200
12.5Sourcing – nicht um jeden Preis 202
12.6Smart Data Lab 204
12.7Fazit 206
Literatur 206
13 Wie gelungene IT-Kommunikation das Employer Branding maßgeblich stärkt 208
13.1Entstehung einer Arbeitgebermarke 209
13.2Internes Employer Branding vs. externes Employer Branding 210
13.2.1Internes Employer Branding durch die IT 211
13.2.2Die externe Kommunikation der Arbeitgebermarke durch die IT 212
13.3Formulierung von Stellenanzeigen 213
13.4Auftritte auf Messen und Veranstaltungen 213
13.5Neuartige IT-Recruiting-Formate: Recruitainment 214
13.6Führen von Bewerbungsgesprächen 216
13.7Hohe Transparenz durch Arbeitgeberbewertungsplattformen 216
13.8Fazit: Werden Sie Teil einer ganzheitlichen Employer-Branding-Kommunikation! 217
Literatur 217
Teil V Von wem kann die IT-Kommunikation lernen? 219
14 Identifikation und Produktverständnis für bessere Kommunikation und Kundenbindung 220
14.1Einleitung 220
14.2Katrin Reuter im Interview 220
14.3Fazit 226
Literatur 226
15 Mehr als ein Mittel zum Zweck – Kommunikation in Technologieunternehmen 228
15.1Merkmale mittelständischer Technologieunternehmen 228
15.2Agilität als Motor 229
15.3Nachteile einer hierarchischen Kommunikationsorganisation 230
15.4Kommunikation in Netzwerken 231
15.4.1Voraussetzung von Kommunikation in Netzwerken 232
15.4.2Regeln für Führungskräfte und Mitarbeiter 232
15.4.3Orientierung im Kommunikationsnetzwerk 233
15.5Prozesse zur Verbesserung der internen Unternehmenskommunikation 233
15.6Tools und Übermittlungswege auswählen und aufeinander abstimmen 234
15.7Welchen Wettbewerbsvorteil bringt eine gute Kommunikation in Netzwerken? 235
15.8Was können IT-Abteilungen in Konzernen von Technologieunternehmen lernen? 236
Literatur 237
16 Von wem kann die IT lernen? Markenidentität und Markenkommunikation 239
16.1Marke und Persönlichkeit: Wer bin ich? 239
16.2Von Marken und Menschen 243
16.3Das Image der IT: Es lebe das Vorurteil!? 245
16.4Was kann die IT daraus lernen? 246
16.5Fazit 250
Literatur 251