Finanzbuchhaltung mit SAP − 100 Tipps u. Tricks

Carolin Klein hat sich ihr umfangreiches Know-how durch ihre mehr als 20-jährige Tätigkeit als Beraterin und Projektleiterin im internationalen Umfeld erworben. Ihre Beratungsschwerpunkte erstrecken sich über die Module Financials, Controlling, Investitionsmanagement und Projektsystem. Vor ihrer beruflichen Laufbahn hat sie ein Studium der Wirtschaftsinformatik absolviert. Sie war langjährig bei verschiedenen Beratungshäusern angestellt, bevor sie Anfang 2011 als Teilhaberin der Balz Consulting GmbH beigetreten ist.

Ulrike Messner begann ihre berufliche Laufbahn als Inhouse-Beraterin in einem mittelständischen Tochterunternehmen eines internationalen Konzerns. Zuvor studierte sie Betriebswirtschaft an der Berufsakademie. Vor ihrem Wechsel in die Beratung war sie Leiterin Controlling. Fachlich beschäftigt sie sich seit mehr als 15 Jahren mit Themen in Financials, Controlling, Investitionsmanagement, Materialbewertung, Projektsystem und modulübergreifenden Werteflüssen. Seit Anfang 2011 ist sie Mitinhaberin der Balz Consulting GmbH.

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Einleitung ... 11


Zielgruppe ... 11

Zielsetzung und Inhalt ... 12

Zum Aufbau ... 12

Systemvoraussetzungen ... 12

Danksagung ... 13




TEIL 1 Finanzbuchhaltung allgemein ... 15



Tipp 1. Standardtexte zwischen Systemen übertragen ... 16


Tipp 2. Textbausteine in Einzelpostentexten verwenden ... 18


Tipp 3. Belegerfassung durch Erfassungsvarianten erleichtern ... 21


Tipp 4. Beleg mittels Referenzbeleg erfassen ... 26


Tipp 5. Falschbuchungen mittels Validierungen vermeiden ... 30


Tipp 6. Buchungsperioden automatisch öffnen und schließen ... 34


Tipp 7. Feld »Zuordnung« korrekt befüllen ... 38


Tipp 8. Zweiten Zeitraum für erlaubte Buchungsperioden nutzen ... 43


Tipp 9. Mit Selektionsvarianten arbeiten ... 47


Tipp 10. Mittels Aufzeichnungen Massen-Datenerfassung erleichtern ... 49


Tipp 11. Felder über Parameter-IDs vorbelegen ... 57


Tipp 12. Saldovortrag in SAP verstehen ... 60


Tipp 13. Inhalt des Feldes »Zuordnung« in FI-Belegen korrigieren ... 67


Tipp 14. Buchungsdatum für vorerfasste Belege ändern ... 70


Tipp 15. Zusätzliche Felder in Einzelpostenanzeige aufnehmen ... 74


Tipp 16. Globale und benutzerspezifische Anzeigelayouts nutzen ... 76




TEIL 2 Sachkonten und Hauptbuchhaltung ... 79



Trick 17. Kontosteuerung nachträglich ändern ... 80


Tipp 18. Sachkontenstammdaten zwischen Systemen übertragen ... 83


Tipp 19. In Sonderperioden buchen ... 87


Tipp 20. Belegnummernlücken nachweisen ... 91


Tipp 21. Plandaten in FI erstellen (klassisches Hauptbuch) ... 93


Tipp 22. Plandaten in FI erstellen (neues Hauptbuch) ... 97


Tipp 23. Einzelposten nachträglich aufbauen ... 101


Tipp 24. Einzelposten nachträglich abbauen ... 104


Tipp 25. Offene-Posten-Verwaltung für Sachkonten aufbauen ... 107


Tipp 26. Offene Posten für Sachkonten abbauen ... 109


Tipp 27. Query für Sachkontenstammdaten erstellen ... 112


Tipp 28. Allokationen im neuen Hauptbuch einsetzen ... 121


Tipp 29. Feldstatus für Sachkonten definieren ... 127


Tipp 30. Massenänderung für Sachkonten einsetzen ... 132


Tipp 31. E-Bilanz an Microsoft Excel übergeben ... 136


Tipp 32. Massenstorno für FI-Belege durchführen ... 139




TEIL 3 Bankenbuchhaltung ... 143



Tipp 33. Bankkonto des Kreditors über Partnerbanktyp auswählen ... 144


Tipp 34. Währungskurse mithilfe von Arbeitsvorräten pflegen ... 148


Tipp 35. Bankunterkonten automatisch ausziffern ... 152


Tipp 36. IBAN für Hausbankkonten pflegen ... 155


Tipp 37. Bankenreihenfolge im Produktivsystem ändern ... 158


Tipp 38. Kontoauszüge löschen ... 161




TEIL 4 Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsprüfung ... 165



Tipp 39. Mit gemerkten Belegen arbeiten ... 166


Tipp 40. Sensible Felder definieren (Vieraugenprinzip) ... 169


Tipp 41. Kreditorenstammdaten mit Massenänderung aktualisieren ... 173


Tipp 42. Probleme im Zahllauf mithilfe des Zusatzprotokolls lösen ... 177


Tipp 43. Anzeige der Vorschlagsliste im Zahllauf ändern ... 180


Tipp 44. Zahlungsavise per Fax oder EMail versenden ... 185


Tipp 45. Doppelt gebuchte Rechnungen auflisten ... 187


Tipp 46. Ausgleich zurücknehmen ... 190


Tipp 47. Beim Rechnungseingang weitere Rechnungen von abweichenden Lieferanten erfassen ... 193


Tipp 48. Ungeplante Bezugsnebenkosten verbuchen ... 197


Tipp 49. Kontenfindung für nicht bestandsgeführte Materialien einrichten ... 201


Tipp 50. Belegarten für die logistische Rechnungsprüfung vorbelegen ... 205




TEIL 5 Debitorenbuchhaltung ... 209



Tipp 51. Ratenzahlungsbedingungen definieren ... 210


Tipp 52. Freie Selektionen im Zahllauf nutzen ... 213


Tipp 53. Alternative Abstimmkonten bebuchen ... 215


Tipp 54. Offene Merkposten ausziffern ... 220


Tipp 55. Kreditorische Posten im Mahnlauf berücksichtigen ... 222


Tipp 56. Zusatzprotokoll im Mahnlauf nutzen ... 226


Tipp 57. Massenstorno des Mahnlaufs durchführen ... 229


Tipp 58. Debitoren auf Dubletten prüfen ... 232




TEIL 6 Anlagenbuchhaltung ... 235



Tipp 59. Massenänderungen bei Anlagenstammsätzen durchführen ... 236


Tipp 60. Stammdaten aus Buchungen heraus anlegen ... 243


Tipp 61. Anlagen per Massentransfer übertragen ... 246


Tipp 62. Massenabgang für Anlagen durchführen ... 251


Tipp 63. Validierungen im Anlagenstamm verwenden ... 256


Tipp 64. Substitutionen im Anlagenstamm einsetzen ... 263


Tipp 65. CO-Objekt zeitunabhängig definieren ... 267


Tipp 66. Bilanzstruktur in Abhängigkeit vom Bewertungsbereich hinterlegen ... 269


Tipp 67. Anlagenbewegungen per Herkunftsnachweis nachvollziehen ... 271


Tipp 68. Berichte für Anlagen stillgelegter Buchungskreise erstellen ... 274


Tipp 69. Versicherungsbasiswerte neu berechnen ... 276


Tipp 70. Zusätzliche Felder in Anlagen-Reporting aufnehmen ... 279


Tipp 71. Anlagengitter in Microsoft Excel herunterladen ... 284


Tipp 72. Hauptbuch- und Anlagenbuchhaltung abstimmen ... 288


Tipp 73. Unvollständige Anlagen prüfen und vervollständigen ... 293


Tipp 74. Unbebuchte Anlagen analysieren ... 295




TEIL 7 Abschluss und Reporting ... 299



Tipp 75. Konten in der GuV-Struktur einseitig zuordnen ... 300


Tipp 76. Positionen in der GuV-Struktur einseitig zuordnen ... 303


Tipp 77. Nicht zugeordnete Konten in Bilanzstruktur bearbeiten ... 307


Tipp 78. Bilanz- und GuV-Struktur im Produktivsystem pflegen ... 311


Tipp 79. Buchungen mit falschen Funktionsbereichen korrigieren ... 313


Tipp 80. Aus der Bilanz in andere Berichte abspringen ... 317


Tipp 81. Bilanzreport mit Ledger-Vergleich für das neue Hauptbuch erstellen ... 320


Tipp 82. Accrual Engine für Abgrenzungsbuchungen einsetzen ... 324


Tipp 83. Rollierende/jahresübergreifende Bilanzen darstellen ... 329


Tipp 84. Sets und Kontengruppen auf Basis der Bilanzstruktur erstellen ... 332


Tipp 85. Selektionsvarianten mit Variablen definieren ... 335


Tipp 86. Reportvarianten transportieren ... 337




TEIL 8 Integrationsaspekte ... 339



Tipp 87. MM-Kontenfindung nachvollziehen ... 340


Tipp 88. Report »Bilanzwert pro Konto« im Abschluss einsetzen ... 342


Tipp 89. CO-Kontierungen automatisch ableiten ... 347


Tipp 90. Dummy für Funktionsbereiche einrichten ... 350


Tipp 91. Ableitung von Funktionsbereichen beeinflussen ... 355


Tipp 92. Anlagenzugänge über Investitionsmaßnahmen abwickeln ... 359


Tipp 93. Plan-Abschreibungen für zukünftige Investitionen ermitteln ... 365


Tipp 94. Planung von CO in FI übernehmen ... 371


Tipp 95. Anzahl der FI-Belegpositionen reduzieren ... 375


Tipp 96. Mit der integrierten Anzahlungsabwicklung arbeiten ... 379


Tipp 97. Überleitungsfehler aus SD prüfen und beseitigen ... 385


Tipp 98. Erlöskontenfindung nachvollziehen ... 388


Tipp 99. SD-Beleginformationen an FIBeleg übergeben ... 390


Tipp 100. Anzahlungsabwicklung über Basiskonditionen in SD abbilden ... 394


Die Autorinnen ... 399


Index ... 401

»Verbesserungen für die tägliche Arbeit!« ControllerSpielwiese.de 201409

»Verbesserungen für die tägliche Arbeit!«