Überleben in SAP-Projekten (eBook)

Inhalt 6
Über dieses Buch 10
Hauptakteure der Field Story 12
ERP: Eine Welt für sich 14
Was ERP-Großprojekte so besonders macht 14
Die Risiken von ERP-Projekten 17
Die Rolle des Leadership Coach im Projektumfeld 19
Die Initialisierungsphase 24
Von der Idee zum Projekt 24
Das Projektmandat 28
Systeme vs. Prozesse 32
Stakeholder-Management 34
Der Projektansatz 42
Eine Übersicht über die Herangehensweisen 42
Template oder Rollout? 43
Harmonisierung von Geschäftsprozessen? 46
Make or Buy? 48
Wie viele Go Lives? 55
Zentral oder dezentral? 59
Offshore oder onshore? 61
Die richtige Projekt Methodik 68
Wie viel Projektdokumentation muss sein? 70
Die Vorbereitungsphase 88
Übersicht 88
Der Lenkungsausschuss 88
Scoping oder: Wie Sie den Projektumfang festlegen 95
Zeitleisten- und Personalbedarfsplanung 105
Die Meilensteinplanung 110
Der Business Case: Lohnt sich Ihr Projekt? 113
Der Projektantrag: Basis der Projektgenehmigung 118
Die Budgetierung 120
Die Mobilisierungsphase – Der Startschuss 126
Wie Sie eine Infrastruktur schaffen 126
Wie Sie eine Projekt und Teamstruktur organisieren 127
Parallele Projekte: Wie stellen Sie die Template-Integrität sicher? 134
Wie Sie das Team vor Ort hochfahren 136
Prozess Spezialisten: Die Profis Ihrer Kunden 138
Die Blueprint Phase 148
Übersicht 148
Prozess Audit: Die Feststellung des Status Quo 148
Die Fit /Gap-Analyse: Was passt, was passt nicht? 151
Das V-Modell: Spezifikation der Neuprogrammierung 152
Rollen und Berechtigungen 154
Scope Change Management: Richtiger Umgang mit Änderungen 156
Die Abnahme des Blueprint 159
Die Realisierungsphase 166
Übersicht 166
Prozessanpassung und die Rolle von Change Management 168
Integration & Scope Change Management
Krisen, Eskalationen und Umgang mit Widerständen 172
Planung, Überwachung und Kontrolle 186
Rollierende Feinplanung und Fortschrittskontrolle 186
Budget Management und Project Controlling: Wie Sie die Kosten im Griff behalten 194
Risiko-Management 198
Motivations-Management: Wie Sie ein gutes Arbeitsklima schaffen 202
Konfiguration, Programmierung & Tests
Übersicht 204
Programmierung: Für Sie eine Black Box? 204
Der Unit Test: Prüfstand für das Entwicklungsobjekt 208
Der System-Test: Testfälle für größere Zusammenhänge 209
Der Integrationstest: Szenarien in der Prüfung 212
Test-Tools: Lohnen sich automatisierte Tests? 213
Datenbereinigung, Datenübernahme, Archivierung 214
Übersicht 214
Die Datenübernahme: Vom richtigen Umgang mit Alt-Daten 215
Die Datenbereinigung: So gehen Sie mit fehlerhaften Daten um 218
Der Life-Test: Prüfstand für die Datenübernahme 221
Der Stress-Test: Generalprobe für die Migration 223
Der Regressionstest: Prüfung von Altbewährtem 224
Training der Endanwender 226
Übersicht 226
Trainingskonzept: Das A und O für ein gutes Training 227
So setzen Sie die Trainingskonzeption um 230
Trainingsplanung und -verwaltung 232
Trainingsdurchführung und -überwachung 234
Letzte Vorbereitungen und Produktivstart 238
Übersicht 238
Der Abnahmeprozess 239
Die Planung des Produktivstarts 241
Die Planung der Anlaufunterstützung 242
Krisenmanagement: So meistern Sie Unplanbares 244
Der Produktivstart: Das System wird zum Leben erweckt 245
Support 246
Übersicht 246
Service Level Management: Wie Sie die Fehlerbehebung überwachen können 248
Loslassen: Übergabe an die Maintenance Abteilung 250
Lessons Learned: Lernen für das nächste Projekt 252
Glossar 255
Über den Autor 258
Danksagung 258
Literaturverzeichnis 259
Stichwortverzeichnis 260

Support (S. 245-246)

Übersicht

Warum überhaupt eine Support-Phase? Bei der Einführung von SAPLösungen wie auch von Upgrade- oder anderen Veränderungsprojekten ist in den meisten Unternehmen ein Zusammenspiel von zwei ITOrganisationseinheiten zu beobachten:

• Der Projektorganisation: Sie führt das Projekt in allen bisher beschriebenen Phasen durch und ist zuständig für den so genannten „Post-Production-Support“, also die Phase unmittelbar nach dem Go-Live.
• Der Maintenance- oder Support-Organisation: Sie ist für die Anwenderunterstützung nach Abschluss des Projekts zuständig.

Ein Projekt hat ein definiertes Ende, das sich aus einem erwarteten Ergebnis zu einem geplanten Zeitpunkt unter Einhaltung eines vorgegebenen Budgets ergibt. Nach Erreichung dieses Ziels wird das Projekt aufgelöst, und seine Mitglieder werden aus der Verantwortung entlassen. Zu diesem Zeitpunkt muss der Staffelstab an eine andere Organisation übergeben werden, die von jetzt an die Verantwortung für die Arbeitsergebnisse des Projekts übernimmt. Bei SAP-Projekten ist dies nicht anders.

Der Übergang findet typischerweise am Ende der geplanten Support-Phase statt, die noch Teil des Projekts ist. Die Support-Phase dauert je nach Projektumfang typischerweise zwischen zwei und acht Wochen. In dieser Phase sind alle Energien darauf gerichtet, die Anwender bei der Nutzung der neuen SAP-Lösung zu unterstützen. Anders als im späteren Regelbetrieb ist die eingeführte Lösung zum Zeitpunkt des Produktivstarts häufig noch nicht bis in alle Details stabil. Um möglichen Schaden von den Geschäftsbereichen abzuwenden, müssen auftretende Fehler daher möglichst schnell erkannt und behoben werden. Typische Fehler, die während der Support-Phase auftreten können, sind z. B.:

• Anwender XY hat keine Berechtigung für Transaktion Z.
• Der Drucker im Gebäude 4711 ist nicht erreichbar.
• Auf dem Rechnungsformular abc fehlt die Postleitzahl.
• Die Ergebnisse des MRP-Laufs (Materialbedarfsplanung) sind fehlerhaft.
• Anwender XY hat noch keine Schulung besucht oder hat die Schulungsinhalte wieder vergessen.
• Fehlbedienung des Systems und anschließende Fehlerkorrektur.

Dies alles erfordert eine entsprechend geschulte Projektmannschaft sowie eingespielte und hinreichend kommunizierte Support-Prozesse, d.h., alle Endanwender in den Geschäftsbereichen müssen wissen:
• Wo kann ich die Inhalte der Schulungen nachlesen?
• Was sind die Antworten auf die häufigsten Fragen (FAQ)?
• An wen wende ich mich, wenn ich ein Problem habe?
• Gibt es ein Call Center, und welche Informationen werden von den Mitarbeitern dort benötigt?
• Wie beschreibe ich die Schwere des Problems?
• Mit welchen Antwortzeiten kann ich rechnen?

Viele Projektmanager begehen den Fehler, alle Aufmerksamkeit auf den erfolgreichen Produktivstart zu richten, was absolut verständlich und wichtig ist. Häufig reicht die Kraft und Energie auch einfach nicht für mehr. Die Supportphase ist aber der Zeitraum, in dem die Endanwender, also die breite Masse, zum ersten Mal mit der neuen SAP-Lösung und mit den Support- Prozessen in Berührung kommen. Hier muss sich das Projekt bewähren.