Einleitung

Peter Bauer, Christiane Büchter, Jan Fischbach, Alexander Joedecke und Wolf Steinbrecher

Wozu dieses Buch?

Noch ein Buch über Agilität? Ist das Thema in öffentlichen Verwaltungen nicht längst diskreditiert? Das könnte man denken, wenn man in Verwaltungen das Wort in den Mund nimmt. Müdes Abwinken, »Das klappt ja doch nicht« und »Wir dürfen das nicht«, sind häufige Reaktionen. Oder es werden Umwege gegangen: Wenn du es agil machen willst, sag nicht, dass es agil ist.

Wer in einer Verwaltung arbeitet oder Verwaltungen berät, erlebt in der Praxis etwas anderes: Obwohl es Vorschriften, Gesetze und Vorgaben gibt, die scheinbar keinen Spielraum lassen, entstehen vor Ort im direkten Dialog überraschende Lösungen für handfeste Probleme, die bereits als »nicht lösbar« eingestuft waren.

Unser Buch will diese Geschichten erzählen.

Agile Verwaltung 2040 ist eine Chiffre. Nicht für ein Zielbild, dass umgesetzt werden will, sondern für einen Weg. Erzählt werden Geschichten einer Agilität, die noch gar nicht erreicht ist. Agilität, die anders ist als das, was im öffentlichen Raum als Agilität dargestellt wird. Es geht um ein großes Bedürfnis nach echter Zusammenarbeit auf Augenhöhe, um Arbeit über »Silogrenzen« hinweg. Im Gespräch mit denjenigen, die täglich all die kleinen Lösungen ermöglichen, die den großen Verwaltungsapparat handlungsfähig halten. Agilität ist nichts Theoretisches, sondern konzentrierter Pragmatismus. Das führt zu Aussagen wie: »Ach, da hätten wir selbst draufkommen können!« Die Lösungen sind oft nicht neu, aber sie werden sichtbar und kommen so in die Umsetzung.

Wir wollen mit diesem Buch Interpretationen von Agilität relativieren, die vielleicht für Ablehnung gesorgt haben, aber aus unserer Sicht Fehlinterpretationen sind: Agilität heißt nicht, ohne Plan und Struktur zu arbeiten, im Gegenteil! Struktur gibt Sicherheit. Sie setzt Potenziale und Energie frei für die eigentlich wichtigen Themen: Wie wir in der Sache vorankommen, wenn wir die Energie nicht mehr investieren müssen, um uns aneinander abzuarbeiten.

Die Digitalisierung ist so etwas wie der Prüfstein, ob Verwaltungen komplexe Probleme meistern können. Die heutigen Silostrukturen liefern keine guten Ergebnisse – so viel ist klar. Dieses Buch zeigt, dass es auch anders geht. Dass Digitalisierung mehr ist als das Scannen von Dokumenten oder das Bereitstellen von Onlineanträgen im Internet. Für uns heißt Digitalisierung vor allem, in Arbeitsabläufen, Kommunikation und Zusammenarbeit zu denken. Das gelingt am besten, wenn Kund:innen1 gefragt werden und alle Beteiligten mitgestalten, wenn sie agil arbeiten können. Neues ausprobieren, reflektieren und anpassen. Die Praxis zeigt meistens, dass partizipativ viel bessere Ergebnisse entstehen, als es durch Einzelleistungen möglich gewesen wäre. Es geht um Co-Kreation, nicht um einsame Held:innen.

Aus unserer Sicht ist es auch Zeit, Agilität zu reflektieren und zurückzuschauen, was sie tatsächlich ausmacht. Was macht den Unterschied, der einen Unterschied macht?

Oft wird Agilität mit Wendigkeit oder Flexibilität übersetzt. Aber Agilität bedeutet viel mehr als das:

• Direkter Dialog, wo durch »stille Post« zu viele und anstrengende Missverständnisse und Intransparenz entstehen, eben partizipativ.
• Feedback geben und einholen, das ehrliche Interesse an anderen Perspektiven, die ohnehin vorhanden sind.
• Vorgehen in kleinen Schritten, inkrementell, statt sich, basierend auf einem statischen Kenntnisstand, einen Plan auszudenken und diesem kompromisslos zu folgen, auch wenn sich die Randbedingungen geändert haben. Dinge ausprobieren, bewerten und anpassen.
• Agilität bietet Rollenmuster, die es erlauben, partiell vom klassischen Führungsverständnis abzuweichen, ohne das System als Ganzes umzukrempeln.

Dieses Buch präsentiert bewusst keinen einheitlichen Stil – es ist insofern genauso heterogen wie die öffentlichen Verwaltungen. Viele Autor:innen haben sich, ihre Erfahrungen und vor allem ihre unterschiedlichen Blickwinkel eingebracht. Alle eint, dass wir auf konkrete Beispiele geschaut haben und vor allem auf deren nachhaltige Wirksamkeit. Die Beispiele sollen zeigen, wie viel mit einfachen Mitteln im operativen Alltag erreicht werden kann. Wir wollen zum Anfangen und Nachmachen animieren, Lust machen auf Neues und auf Experimente in einem sichereren Raum des schrittweisen Vorgehens! Und wir wollen verschiedene Perspektiven und Ansätze zeigen. Zu Beginn jedes Beitrags wird auf die weiter unten in dieser Einleitung des Buches ausgeführten Werte oder Theoreme verwiesen, um deren Bedeutung und die einer gemeinsamen Basis zu zeigen sowie einen roten Faden durch das Buch zu legen.

Wer bis hierher gelesen hat, gehört ziemlich sicher zur Zielgruppe. Zu den Menschen also, die Potenziale sehen können, sich einbringen wollen, Dinge hinterfragen und gemeinsam mit anderen besser machen wollen, die etwas bewegen wollen. Das können Menschen am Ort der Handlung sein, im direkten Kontakt mit Bürger:innen und Kund:innen, dort, wo aus Worten Taten werden (müssen), oder Führungskräfte, die Arbeitsabläufe theoretisch und strategisch verändern und Verantwortung haben für die Organisation von Zusammenarbeit.

Wir wünschen viel Freude beim Lesen, etwas Irritation und Freude am Ausprobieren!

Agiles Schreiben eines Buchs über Agilität – Ergebnisse eines Experiments

Jetzt ist Februar 2024. Das Manuskript geht heute an den Carl-Auer Verlag. Gestartet haben wir am 18. Juni 2021, also vor gut 2½ Jahren.

Gestartet waren wir – der Kreis der Herausgeber:innen – mit einem Aufruf auf dem Blog des Forum Agile Verwaltung (FAV). Und außer zum Arbeitstitel und zu inhaltlichen Ideen äußerten wir uns damals auch zur Erstellungsmethode:

»Wir wollen das Buch agil produzieren. Was heißt das konkret?

• Jedes Buchkapitel wird von mindestens zwei Autor:innen aus verschiedenen Verwaltungen geschrieben. Wir wollen weg vom individuellen Leistungs- und Profilierungsgedanken (»Meine Idee! Meine Formulierung!«) hin zum Denken in Teamergebnissen. Wir wollen weg vom Tertium non datur2 (»Das ist der richtige Standpunkt – den begründe ich hier!«) hin zur Resonanz, in der verschiedene Sichten und Interessen sich in Schwingung und Schwebung versetzen. Und wir wollen tendenziell den Hiatus3 überwinden helfen, der zwischen den erfahrenen Textaufschreiber:innen und den weniger geübten Autor:innen besteht.
• Dazu wollen wir thematische Schreibwerkstätten veranstalten, in denen auch das Pair-Writing praktiziert wird, um die Kraft und Produktivität dieser Arbeitstechnik zu nutzen.
• Am Ende jeder Schreibwerkstatt haben wir den Rohling eines Buchabschnitts, für den wir uns schon Feedback von künftigen Leser:innen holen können.«

Das gemeinsame Schreiben in Schreibwerkstätten haben wir nicht stringent umgesetzt. Schon die Vision war nicht ganz klar: Entweder hat man zwei Autor:innen, die ein Kapitel schreiben, oder man hat eine thematische Schreibwerkstätte, in der eine ganze Gruppe an einem gemeinsamen Ergebnis arbeitet.

Die 24 Kapitel, wie sie jetzt vorliegen, wurden mehrheitlich von ein oder zwei Menschen verfasst. Es gab über 20 Termine zum gemeinsamen Austausch, in denen diese Verfasser:innen ihre Entwürfe einem Kreis vorstellen und mit dessen Mitgliedern diskutieren konnten. Das waren keine Schreibwerkstätten, sondern wir nannten sie »Literaturcafés« – das eigentlich neue Format, das sich von anderen Buchprojekten deutlich abhob. Diese Cafés waren eine Kraftquelle für Autor:innen und Mitdiskutierende. Sie waren fast immer Gelegenheit für lebhafte, spannende, Kraft spendende, den Kopf befreiende und ideenreiche Diskussionen. Je unfertiger die Kapitelstrukturen der jeweiligen Autor:innen noch waren, umso größer waren Resonanz und Räsonnement.

Im Oktober 2022 konnten wir eine erste Manuskriptversion mit den bis dahin vorliegenden 15 Kapiteln – oft noch im Entwurfsstadium – fertigstellen. Sie gab einen Eindruck von der beachtlichen Breite der behandelten Themen. Und die Herausgeber:innen konnten noch Kapitel anregen, um thematische Lücken zu füllen.

Ab da aber wurde es zäh. Wir glitten wieder in die traditionelle Arbeitsweise ab, bei der jeder und jede Schreibende oder jedes Paar das eigene Kapitel fertigstellen sollte. Die Energie schwand deutlich aus dem Projekt. Der Übergang vom Kapitelentwurf zur fertigen Version erwies sich als aufwendiger als zu Beginn eingeplant. Wir hatten uns Standards überlegt, was die Lesbarkeit von Kapiteln und deren Nachprüfbarkeit betrifft. Jedes Kapitel wurde von einer lektorierenden Person (meist eine andere Autorin oder ein anderer Autor) gelesen und mit Feedback versehen. Einige...