Elektronische Kassenführung - auf den Punkt gebracht

Seit fast 20 Jahren ist er Betriebsprüfer des Landes NRW und überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe befasst, u.a. bei Gewerbebetrieben, gemeinnützigen Organisationen und der öffentlichen Hand. In dieser Eigenschaft schult er Themen rund um die Kassenführung innerhalb der Oberfinanzdirektion NRW und ist zudem Gastdozent für „Risikomanagement bei Bargeschäften“ an der Bundesfinanzakademie (BFA). Außerhalb der Finanzverwaltung betätigt er sich als Autor diverser Fachbücher und Publikationen sowie als Referent für Kassenführung, Verfahrensdokumentation und Schätzung der Besteuerungsgrundlagen.

Viktor Rebant ist als Manager im Bereich Tax Technology bei Ebner Stolz Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Partnerschaft mbB tätig. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in den Bereichen Tax CMS, der Compliance-konformen Gestaltung von Prozessen (u. a. IKS, GoBD, KassenG), der digitalen Betriebsprüfung und der Digitalisierungsberatung. Zudem berät er überwiegend in der Schnittstelle zwischen IT und Steuerrecht. Herr Rebant ist Mitglied des Fachausschusses "Aus- und Weiterbildung" im Institut für Digitalisierung im Steuerrecht e. V. (IDSt). Er ist zudem Referent und Autor in den zuvor genannten Themenkomplexen.

1Wie finde ich das „richtige“ Kassensystem?9
2Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE)12
2.1Aufbau und Funktion12
2.2Welche Systeme benötigen eine TSE?15
2.3Die TSE im Kontext des Inhaberwechsels18
3Erfassung und Absicherung der Geschäftsvorfälle19
3.1Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht19
3.2Aufzeichnung und Nutzung von Gutscheinen21
3.3Aufzeichnung von Rabatten23
3.4Pfandgelder23
3.5Zahlungsarten und EC-Geräte25
3.6Stornierungsvorgänge30
3.7Führung eines (externen) Kassenbuches33
3.8Der tägliche Kassensturz (Kassendifferenzen)34
4Die Belegausgabepflicht38
5Die Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme45
6Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?52
7Die Kassen-Nachschau55
7.1Einführung55
7.2Ablauf einer Kassen-Nachschau 55
7.3Gute Vorbereitung – ein Gewinn für alle!59
8Rechtsfolgen nichtordnungsmäßiger Kassenführung61
8.1Schätzung der Besteuerungsgrundlagen61
8.2Festsetzung von Bußgeldern63
9Wechsel der Kassensoftware bzw. Beendigung der Geschäftstätigkeit65
9.1Die Betriebsprüfung kommt65
9.2Das Datentrichterproblem67

Editorial Die Kassenbuchführung ist seit Jahrzehnten ein beliebter Prüfungsschwerpunkt in Betriebsprüfungen. Technisch sind Kassensysteme immer komplexer geworden. Die Funktionen wurden vielfältiger und die Geschäftsmodelle kreativer. Moderne elektronische Kassensysteme entwickelten sich zunehmend als zentrale Anlaufstelle aller Geschäftsprozesse und als zentrale Dokumentationsplattform wichtiger (steuer-)relevanter Aufzeichnungen im Unternehmen. Diese Aufzeichnungen waren und sind sehr volatil und daher anfällig für Manipulationen. Dies haben auch die Finanzbehörden erkannt und es ist tatsächlich ein internationales Problem. Andere Länder waren bereits in den 1980er Jahren aktiv und haben fiskalische Speicher eingeführt. Dagegen wurde in Deutschland erst im Dezember 2016 das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (kurz: KassenG) veröffentlicht, in dem der Gesetzgeber sein novelliertes Sicherheitskonzept im Kontext elektronischer Kassensysteme vorstellte. Das KassenG besteht aus folgenden Bestandteilen, die ausschließlich im Zusammenspiel miteinander ihr volles Potenzial entfalten: Gesetzlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht Implementierung von zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtungen (zTSE) Belegausgabepflicht mit neuen Belegangaben Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme Einführung einer Kassen-Nachschau Etablierung eines Datenstandards (DSFinV-K) Erweiterung der Bußgeldvorschriften Die elektronische Kassenführung wurde durch das KassenG technologisch anspruchsvoller und (noch) komplizierter. Hunderte Seiten sind zu lesen, um einen ganzheitlichen und vollständigen Einblick zu erhalten. Dies stellt sowohl Unternehmen, Steuerberater als auch Kassenfachhändler vor große Herausforderungen und zwingt gleichzeitig alle an einen Tisch, um die unterschiedlichen Kompetenzbereiche zu konsolidieren. Anders wird dieser Themenbereich nicht zu meistern sein. Dieses Werk soll einen schnellen und gezielten Überblick über die steuerrechtlichen Regelungen im Rahmen der elektronischen Kassenführung auf den Punkt bringen. Bei allen Fragen sprechen Sie bitte Ihren Steuerberater oder Kassendienstleister an.