Mobile Arbeit in der Steuerkanzlei (eBook)

2.3 Anforderungen an die Kanzlei

2.3.1 Das papierlose Büro und die virtuelle Kanzlei

Ein papierloses Büro bringt enorme Vorteile für mobile Mitarbeiter und verteilte Teams. Da kein Papier mehr vorliegt, können Dokumente von jedem Ort aus abgerufen werden. Mitarbeiter sind so nicht mehr auf die Anwesenheit im Büro oder den Postversand von Unterlagen angewiesen. Digitale Dokumente können zudem viel schneller durchsucht, bearbeitet und zwischen Kollegen ausgetauscht werden. Dies führt zu einem deutlichen Effizienzgewinn, da man nicht mehr auf den langsamen Transport von Papier angewiesen ist. Auch die Zusammenarbeit in verteilten Teams wird durch digitale Dokumente stark vereinfacht. Jeder hat jederzeit Zugriff und kann parallel arbeiten.

Weitere Vorteile sind die höhere Datensicherheit durch Back-ups und Verschlüsselung digitaler Dokumente. Papier hingegen kann verloren gehen oder gestohlen werden. Die Kosten für Druck, Papier und Archivierung lassen sich drastisch reduzieren. Zudem ist die Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit eines papierlosen Büros bei steigender Mitarbeiterzahl deutlich höher als bei einem hohen Papieraufkommen. Nicht zuletzt profitiert auch die Umwelt, wenn auf die Produktion und den Transport von Papier verzichtet werden kann.

Mobiles Arbeiten erfordert demnach zwingend den Abschied von Papier und die konsequente Digitalisierung aller Dokumente und Workflows. Nur ein papierloses Büro bietet die nötige Flexibilität und Effizienz, um ortsungebunden produktiv zu sein und reibungslos mit Kollegen zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Die Vorteile überwiegen eindeutig – es gibt keine realistische Alternative mehr. Ein papierloses Büro bringt zudem zahlreiche Vorteile mit sich.

Was ist notwendig, um ein funktionierendes papierloses Büro umzusetzen?

Um das papierlose Büro erfolgreich einzuführen und effizient zu betreiben, müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt werden, die sowohl technische als auch organisatorische Gesichtspunkte umfassen.

1. Das papierlose Büro erfordert eine adäquate technische Ausstattung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, auf digitale Dokumente zuzugreifen, diese zu bearbeiten und zu teilen. Wichtige Hardware-Komponenten umfassen:

   Große, hochauflösende Monitore, Scanner zum Digitalisieren von physischen Dokumenten, Touchscreens und Tablets für eine flexible Handhabung und Zugriff auf Dokumente auch von unterwegs, Laptops und Tiny PCs, also leistungsstarke, platzsparende Computer, die die nötige Rechenkapazität für die Verwaltung großer Datenmengen bieten.

2. Passende Software ist zudem entscheidend, um die Hardware effektiv zu nutzen und die Dokumentenverwaltung zu optimieren. Wichtige Software-Lösungen sind:

   Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Diese ermöglichen das Speichern, Sortieren und Wiederfinden von Dokumenten.

   Archivierungssysteme: Für die langfristige, sichere Aufbewahrung von Dokumenten.

   Kommunikationstools: Um den Austausch zwischen Mitarbeitern zu erleichtern, z. B. MS Teams oder Slack.

   MS-365-Anwendungen: Bieten Tools wie Word, Excel und PowerPoint, die für die tägliche Dokumentenbearbeitung unerlässlich sind.

   SaaS-Lösungen für Datenaustausch und Konvertierung: Ermöglichen einen sicheren und effizienten Datentransfer zwischen verschiedenen Plattformen und Formaten.

   Auf diese und weitere technische Erfordernisse wird in den kommenden Kapiteln noch detailliert eingegangen.

3. Digitale Unterschriften:

   Wenn in der Kanzlei papierlos gearbeitet werden soll, dann ist die digitale Signatur unerlässlich. Sie reduziert die Notwendigkeit, Dokumente zur Unterschrift auszudrucken.

   Es gibt dabei drei Arten der digitalen Signatur, zwischen denen unterschieden werden muss:

   Einfache elektronische Signatur (SES):

   Dabei handelt es sich lediglich um die bildhafte Übernahme eines Scans der Unterschrift. Charakteristika sind:

   • Geringe Sicherheitsstufe

   • Im Wesentlichen eine digitale Version der handschriftlichen Unterschrift

   • Es gibt keine Verknüpfung mit der Identität des Unterzeichners

   • Leichte Fälschbarkeit und geringe rechtliche Durchsetzbarkeit

   • Geeignet für interne Dokumente oder geringfügige Verträge

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES):

Dabei handelt es sich um eine durch den Anbieter zertifizierte digitale Unterschrift, die technisch mit dem Dokument verbunden wird. Charakteristika sind:

• Mittlere Sicherheitsstufe

• Eindeutige Verknüpfung mit dem Unterzeichner

• Nachweis der Unversehrtheit des Dokuments nach der Unterzeichnung

• Häufig verwendet in Geschäftsvorgängen, wo mittleres Sicherheitsniveau ausreicht

• Zusätzliche Sicherheit durch Zwei-Faktor-Authentifizierung bei diversen Anbietern möglich

• Gängige Anbieter: Z. B. SignoSign, DocuSign, FP Sign

Qualifizierte elektronische Signatur (QES):

Dabei handelt es sich um eine Signatur, die nur nach einer persönlichen Identifikation des Unterzeichners (z. B. per Personalausweis) geleistet werden kann. Charakteristika sind:

• Höchste Sicherheitsstufe

• Erfordert eine einmalige, eindeutige Identifizierung des Unterzeichners

• Basiert auf zertifizierten Signaturschlüsseln und -zertifikaten

• Gleichgestellt mit der handschriftlichen Unterschrift in der EU

• Notwendig für hochsensible Dokumente und rechtlich bindende Verträge

Beispiele für die Anwendungen der verschiedenen Signaturniveaus:

1. Definierte Prozesse sind unerlässlich für die Regelung der Abläufe. Ein papierloses Büro benötigt klar definierte, strukturierte Prozesse mit festgelegten Zuständigkeiten und Fristen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Beispiele hierfür sind: Posteingangsprozess inkl. Freigabeprozess, digitaler Signaturprozess, Buchhaltungsprozess, Bescheidprüfungsprozess.

   Anleitungen und Handbücher zur Vorgehensweise: Wichtig, um neuen und bestehenden Mitarbeitern die Nutzung der digitalen Tools und Prozesse zu erleichtern.

2. Passende Mandantschaft: Die Zielgruppe bzw. Mandantschaft der Kanzlei sollte offen für digitale Lösungen sein. Dies erleichtert die Kommunikation und die Mandatsbetreuung, da alle Beteiligten mit den digitalen Prozessen vertraut sind und diese akzeptieren.

Die erfolgreiche Umsetzung eines papierlosen Büros hängt von einer sorgfältigen Planung und Implementierung der oben genannten Aspekte ab.

Wenn man mobile Arbeit anbieten möchte, ist es zunächst notwendig, die Basis dafür zu schaffen, indem ein papierloses Büro geführt wird. Das wird funktionieren, wenn die oben genannten Maßnahmen implementiert und passende Rahmenbedingungen geschaffen werden.

2.3.2 Arbeitsalltag in einer virtuellen Kanzlei

Der Arbeitsalltag in einer virtuellen Kanzlei weist viele Besonderheiten auf, die ihn von der traditionellen Büroarbeit unterscheiden. Zentral ist hierbei die Nutzung digitaler Technologien, die es ermöglichen, die Kanzleidienstleistungen unabhängig von einem physischen Bürostandort zu erbringen. Aber was genau macht den Arbeitsalltag besonders? Im Folgenden finden sich einige Aspekte aus der Praxis, um sich ein besseres Bild zu verschaffen:

• Einsatz der notwendigen Technologie:

  Wenn morgens der PC eingeschaltet wird, wird zunächst geprüft, ob Kamera und Headset einsatzbereit sind. Die unterschiedlichen Kommunikationskanäle werden geöffnet und man setzt sich auf »verfügbar« z. B. MS Teams, Zoom oder Ähnlichem. Sind Tablet oder Smartphone für digitale Unterschriften einsatzbereit?

• Terminvereinbarungen:

  Im Laufe des Tages werden über den digitalen Kalender Termine von Mandanten gebucht, die man bestätigen...