Handbuch zur Kassenführung

Rechtssichere Kassenführung in der Praxis

Seit dem 1.1.2023 müssen nunmehr alle elektronischen Aufzeichnungssysteme mit Kassierfunktion (u. a. elektronische und computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen sowie Waagen) mit einer vom BSI zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet sein. Es greifen die verschärften steuerrechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für die hier hinterlegten Daten.
Welche Aufzeichnungspflichten sind bei der Kassenführung mittels offener Ladenkasse zu beachten? Wie müssen die Aufzeichnungen bei Warenautomaten aussehen? Welche Themen muss eine Verfahrensdokumentation zur Kassenführung beinhalten? Wie sieht die moderne Kassen-Nachschau mit AmadeusVerify aus? Worauf wird bei Betriebsprüfungen geachtet?
Auf diese und weitere Fragen erhalten Sie in der 4. Auflage dieses Handbuchs verständliche Antworten. Die Aufzeichnungspflichten, die zukünftig bei der Kassenführung in Bezug auf Taxameter, Wegstreckenzähler und Geldspielgeräte bestehen, werden ebenso erläutert wie die Straf- und Ordnungswidrigkeitstatbestände (Manipulation, Veränderung von technischen Aufzeichnungen etc.).
Neue Kapitel, die verständliche Sprache, eine Vielzahl von Checklisten, Timelines, Übersichten, Tabellen und viele Beispiele (von der Aufzeichnung bis zur Verbuchung) sorgen für die große Anerkennung des Handbuchs in der Praxis – bei Unternehmer:innen in bargeldintensiven Betrieben, ihren Steuerberater:innen sowie ihren Mitarbeiter:innen.
Das Handbuch ist topaktuell. Berücksichtigt werden die Änderungen, die es aufgrund des DAC7-Umsetzungsgesetzes gibt (Stichwort: Gesetz zur Modernisierung der Betriebsprüfung), der neue AEAO zu § 146a sowie die Ergebnisse des DFKA-Round-Table.

Die Autoren Patrick Krullmann und Tobias Teutemacher arbeiten beide in der Finanzverwaltung NRW: Sie beschäftigen sich schon seit Jahren mit den unterschiedlichen Formen der Kassenführung.
Ihre zahlreichen Seminare, u. a. der von NWB zertifizierte „Kassenberater“, oder Webinare, u. a. „Aktuelles aus der Betriebsprüfung“, und Fachbeiträge zeigen das Interesse am Thema.
Im Fachportal „Betriebsprüfung“ der Finanzverwaltung NRW haben sie die Leitfäden „Kassenführung“ und „Kassen-Nachschau“ für die Betriebsprüfer:innen verfasst.
Als Spezialist für elektronische Aufzeichnungssysteme jeder Art beschäftigt sich Patrick Krullmann insbesondere mit der Datensicherung und -aufbereitung sowie der Analyse mit verschiedenen Prüftechniken.
Tobias Teutemacher ist seit nunmehr 27 Jahren bundesweit der anerkannte Fachmann für steuerliche Kassenführung. Ob als Sachverständiger im Finanzausschuss des Deutschen Bundestages oder als Vortragender, er ist in Sachen Kassen und Kassenführung sehr gefragt.

Inhaltsverzeichnis:
I. Einführung in die Thematik
1. Von der Kasse zum elektronischen Aufzeichnungssystem – die Kassenführung im digitalen Zeitalter
2. Nutzungshinweise zu diesem Handbuch
3. Begrifflichkeiten
3.1 Geschäftskasse
3.2 Kassenbuch
3.3 Kassenberichte
3.4 Grundsatz der Kassensturzfähigkeit
3.5 Zählprotokolle

II. Gesetzliche Grundlagen
1. Allgemeine Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
1.1 Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen
1.2 Steuerliche Aufzeichnungspflichten in Bezug auf die Kassenführung
2. Einzelaufzeichnungspflicht
2.1 Einzelaufzeichnungspflicht bei der Kassenführung mittels offener Ladenkasse
2.2 Einzelaufzeichnungspflicht bei der Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme, die nicht unter die Voraussetzungen des § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. mit § 1 KassenSichV fallen
2.3 Einzelaufzeichnungspflicht bei der Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme, die unter die Voraussetzungen des § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. mit § 1 KassenSichV fallen
3. Einzelaufzeichnungen bei Nutzung unterschiedlicher Formen
der Kassenführung
4. Aufzeichnungspflichten im Besonderen
4.1 Getrennte Erfassung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen
4.2 Trinkgelder
4.3 Gutscheine und ihre Aufzeichnung in elektronischen
Aufzeichnungssystemen
4.4 Diebstahl und Unterschlagung
4.5 Stornobuchungen
5. Aufzeichnungspflichten bei der Gewinnermittlung nach § 4
Abs. 3 EStG
6. Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht
6.1 Aufbewahrungspflichten nach Handelsrecht
6.2 Aufbewahrungspflichten nach Steuerrecht
6.3 Zusammenfassende Übersicht der steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften
6.4 Elektronische Aufbewahrung der Grundaufzeichnungen und TAR-Files

III. Arten der Kassenführung
1. Allgemeine Einführung
2. Kassenführung mittels offener Ladenkasse
2.1 Definition
2.2 Funktionsweise
2.3 Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
3. Elektronische Aufzeichnungssysteme
3.1 Was ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem?
3.2 Auswahl und Inbetriebnahme
3.3 Dokumentation der Geschäftsvorfälle im elektronischen Aufzeichnungssystem
3.4 Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
3.5 Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion
3.6 Einzelfälle für elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion
3.7 Elektronische Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion
3.8 EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
3.9 Mischformen
3.10 Einheitliche digitale Schnittstelle
4. Von der Erfassung bis zur Rechnung – Funktionsweise eines
elektronischen Aufzeichnungssystems am Beispiel eines
Kassensystems in der Gastronomie
5. Timeline
5.1 Das Zeitalter der Tagesendsummenbons (Z-Bons)
5.2 Das Zeitalter der elektronischen Aufzeichnungssysteme

IV. Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (zTSE)
1. Einführung
2. Zertifizierung
3. Auswahl und Inbetriebnahme
3.1 Hardware-zTSE
3.2 Cloud-zTSE
3.3 Umgebungsschutz
4. Aufbau und Funktionsweise
4.1 Sicherheitsmodul
4.2 Speichereinheit
4.3 Schnittstellen
4.4 Protokollierung
5. Ausfall der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
6. Datensicherheit und Datensicherung

V. Der Beleg bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems
1. Einführung
2. Belegausgabepflicht
2.1 Papierbeleg
2.2 Digitaler Beleg
2.3 Beleg über Apps
3. Mussinhalte eines ordnungsmäßigen Belegs
3.1 Pflichtangaben nach der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
3.2 Vorteile des QR-Codes
3.3 Sonstige Pflichtangaben
4. Der Bewirtungsbeleg
5. Elektronischer Kassenbeleg (EKaBS)

VI. Melde- bzw. Mitteilungspflicht

VII. Die Kassen-Nachschau
1. Allgemeines
2. So bereitet sich die Finanzverwaltung auf eine Kassen-Nachschau vor
2.1 Schritt 1: Fallauswahl
2.2 Schritt 2: Vorbereitung
2.3 Schritt 3: Inaugenscheinnahme/Testkauf
2.4 Schritt 4: In den Geschäftsräumen
2.5 Schritt 5: Formelle Prüfung
2.6 Schritt 6: System- und Datenanalyse
2.7 Schritt 7: Materielle Prüfung
2.8 Schritt 8: Ergebnis
3. So sollten sich Steuerpflichtige auf eine Kassen-Naschschau vorbereiten
4. Kassen-Nachschau mit der Prüfsoftware AmadeusVerify
4.1 Belegprüfung mit QR-Code
4.2 Belegprüfung ohne QR-Code
5. Übergang von der Kassen-Nachschau zur Außenprüfung
6. Ein Fall aus der Praxis
6.1 Sachverhalt
6.2 Lösungsvorschläge

VIII. Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen
1. Allgemeines
2. Rechtliche Grundlagen
2.1 Zugriffsrechte
2.2 Mitwirkungspflichten im Rahmen von Außenprüfungen
2.3 Unterstützungsleistungen der Steuerpflichtigen im Rahmen von
Nachschauen
2.4 Umfang
3. Datenexporte
3.1 DSFinV-K
3.2 TAR-Files
3.3 GoBD-Export
4. Prüfungsmethoden der Finanzverwaltung
4.1 Analyse der TAR-Dateien
4.2 Analyse der DSFinV-K-Daten
4.3 Neue Prüfungstechniken

IX. Kassendaten einfach selbst prüfen
1. Allgemeines
2. Kasseninterne Controllingmodule
3. So können Sie selbst den QR-Code prüfen!
4. So nutzen Sie den DSFinV-K-Export für eigene Analysen mit Microsoft Excel

X. Tax Compliance in der Kassenführung
1. Allgemeines
2. Internes Kontrollsystem (IKS)
3. Beispielhafter Aufbau einer Verfahrensdokumentation

XI. Die straf- und bußgeldrechtlichen Aspekte bei der Kassenführung
1. Status quo im August 2023
2. Kassenmanipulation als Steuerstraftat (§ 370 AO)
2.1 Evolution der Kassenmanipulationen
2.2 Kassenmanipulation als schwere Steuerhinterziehung (§ 370 Abs. 3 AO)
3. Die Ordnungswidrigkeitstatbestände des § 379 AO
4. Fälschung technischer Aufzeichnungen und Urkundenunterdrückung
4.1 Fälschung technischer Aufzeichnungen (§ 268 StGB)
4.2 Urkundenunterdrückung (§ 274 StGB)

XII. Folgen einer nicht ordnungsmäßigen Kassenführung
1. Grundsatz
2. Widerlegung der Beweiskraft der Buchführung
2.1 Wesentliche formelle und materielle Mängel in der Kassenführung
2.2 Elektronische Daten können nicht nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstellen zur Verfügung gestellt werden
3. Akzessorietät zwischen Aufzeichnungs- und
Aufbewahrungspflichten

Anlagen
1. Checklisten
1.1 So überstehen Sie eine Kassen-Nachschau
1.2 Checkliste Datenexport bei Nutzung eines eAS mit Kassenfunktion i. S. des § 146a AO
2. Verzeichnis wichtiger Urteile