Aktenführung in Sachsen-Anhalt (eBook)

Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien

vom 30.August 2000 (GMBl. S. 526)

Kapitel 4 Führung, Arbeitsablauf

§ 11 Führung, Eigenverantwortung und Zusammenarbeit

(1) Vorgesetzte beteiligen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rahmen ihres jeweiligen Verantwortungsbereichs an den Entscheidungen, die in der Organisationseinheit anfallen. Sie fördern den Leistungswillen, die Bereitschaft zur Zusammenarbeit und zur Übernahme von Verantwortung sowie die Kreativität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dies kann insbesondere durch Personalführungsgespräche, Zielvereinbarungen, Mitarbeitergespräche und Konfliktmoderation geschehen.

(2) Vorgesetzte tragen die Verantwortung für eine sachgerechte Aufgabenverteilung, den Ausgleich von Überbelastung oder Unterauslastung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und für die Arbeitsabläufe in ihrer Organisationseinheit.

(3) Vorgesetzte führen regelmäßig Dienstbesprechungen mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch. Die Dienstbesprechungen dienen neben der Erfüllung der Leitungsaufgaben dem Informations- und Erfahrungsaustausch sowie der Koordinierung der Arbeit.

(4) Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist für die sach- und zeitgerechte sowie wirtschaftliche Bearbeitung der übertragenen Aufgaben selbst verantwortlich und soll in den Angelegenheiten des zugewiesenen Aufgabengebietes initiativ und eigenständig arbeiten.

(5) Alle Referatsangehörigen unterstützen einander bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Sie informieren einander über alle Angelegenheiten, die für die Aufgabenwahrnehmung und die Vertretung wichtig sind.

§ 12 Arbeitsablauf

(1) In den Arbeitsabläufen sind elektronische Verfahren soweit wie möglich zu nutzen.

(2) Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit (im Rahmen der Aufbewahrungsfristen) aus den elektronisch oder in Papierform geführten Akten nach vollziehbar sein. Einzelheiten der Dokumenten- und Aktenverwaltung regelt die Registraturrichtlinie (RegR).

§ 13 Behandlung der Eingänge

(1) Eingänge sind alle Dokumente, die dem Bundesministerium elektronisch oder in Papierform zugeleitet werden.

(2) Eingänge sind nach Anlage 1 zu behandeln und unmittelbar der Leitung der zuständigen Organisationseinheit zuzuleiten, soweit nichts anderes bestimmt wird. Diese entscheidet über die Unterrichtung und Beteiligung ihrer Vorgesetzten und leitet die Eingänge so schnell wie möglich der Bearbeiterin oder dem Bearbeiter zu. Auf Eingängen können Vermerke zum Geschäftsgang gemäß Anlage 2 angebracht werden.

(3) Der Leitung des Bundesministeriums sind insbesondere vorzulegen:

1. Eingänge von grundsätzlicher politischer Bedeutung,

2. Schreiben von Abgeordneten des Deutschen Bundestages,

3. Schreiben von Abgeordneten des Europäischen Parlaments oder eines Landtages.

§ 14 Anträge, Fragen und Beschwerden

(1) Anträge, Fragen und Beschwerden sind so schnell und so einfach wie möglich zu erledigen. Erfordert die Antwort einen Zeitraum von mehr als vier Wochen, ist eine Zwischennachricht zu erteilen.

(2) Bei Beschwerden über ein Verwaltungshandeln ist das Antwortschreiben vor Abgang der oder dem unmittelbaren Vorgesetzten vorzulegen.

(3) Privatpersonen kann zu Sachfragen (Bürgeranfragen) formlos Auskunft gegeben werden. Besteht bei mündlichen Auskünften die Gefahr von Missverständnissen, so ist auf die Möglichkeit einer schriftlichen Anfrage zu verweisen. Bestehen bei elektronischen Anfragen Zweifel an der Identität der Person, die Auskunft erbeten hat, so ist auf den Postweg zu verweisen. Anfragen, die offensichtlich anonym oder unter einem Pseudonym erfolgen, sind grundsätzlich nicht zu beantworten. Rechtsauskünfte, die eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordern, dürfen grundsätzlich nicht erteilt werden.

(4) Fragen von Medien sind an das Pressereferat zu verweisen.

§ 15 Beteiligung

(1) Betrifft ein Vorgang mehrere Organisationseinheiten, so sind diese von der federführenden Organisationseinheit recht zeitig zu beteiligen. Federführend ist die Organisationseinheit, die nach dem Geschäftsverteilungsplan überwiegend zuständig oder im Einzelfall bestimmt worden ist. Im Zweifel stellt das Organisationsreferat die Zuständigkeit fest.

(2) Die federführende Organisationseinheit entscheidet über Art und Umfang der Beteiligung, soweit sich dies nicht aus anderen Regelungen ergibt.

(3) Bei umfangreichen Texten ist anzugeben, zu welchen Punkten die Beteiligung erfolgt.

(4) Beteiligung in Form von Mitzeichnung ist auf Vorgänge von Bedeutung zu beschränken. Durch Mitzeichnung wird die fachliche Verantwortung für den vertretenen Aufgabenbereich übernommen.

(5) Aus dem Vorgang muss sich ergeben, welche Organisationseinheiten ihn bearbeitet, mitgezeichnet und gezeichnet haben.

§ 16 Schriftverkehr

(1) Der Schriftverkehr nach außen wird unter der amtlichen Behördenbezeichnung geführt. Bei gemeinsamen Schreiben mehrerer Bundesministerien sind die beteiligten Bundesministerien in der amtlichen Reihenfolge anzugeben.

(2) Schreiben müssen präzise, inhaltlich vollständig, verständlich und höflich sein.

(3) Der elektronische Schriftverkehr zwischen den Bundesministerien erfolgt über die nach § 5 Absatz 2 betriebene Kommunikationsinfrastruktur.

§ 17 Zeichnungsbefugnis

(1) Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeichnen die von ihnen verfassten Schriftstücke grundsätzlich selbst. Vorgesetzte zeichnen, soweit dies in Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgeschrieben ist, es sich aus der Bedeutung der Sache ergibt oder soweit sie sich die Zeichnung in besonderen Fällen vorbehalten haben.

(2) Soweit nichts anderes bestimmt ist, zeichnet die Bundesministerin oder der Bundesminister Schreiben von grundsätzlicher Bedeutung sowie Vorlagen oder wichtige Mitteilungen an 1. Verfassungsorgane der Bundesrepublik Deutschland, der Länder und ausländischer Staaten,

2. andere Mitglieder der Bundesregierung.

§ 18 Zeichnungsform

(1) Im Schriftverkehr nach außen zeichnet die Leitung des Bundesministeriums ohne Zusatz. Die hierfür nach § 6 zur Vertretung berechtigten Personen zeichnen „In Vertretung“. Werden Staatssekretärinnen oder Staatssekretäre durch die Abteilungsleitung vertreten, ist „In Vertretung der Staatssekretärin“ oder „In Vertretung des Staatssekretärs“ zu zeichnen. Alle anderen Zeichnungsberechtigten zeichnen „Im Auftrag“.

(2) Reinschriften sind in der Regel eigenhändig zu zeichnen. Bei gleichartigen Schreiben in großer Zahl kann die Unterschrift vervielfältigt werden.

(3) Schreiben, die elektronisch hergestellt und versandt werden, sind mit der Namensangabe unter dem elektronischen Dokument zu versehen. Löst das Schreiben eine unmittelbare Rechtswirkung aus oder ist es von besonderer politischer Bedeutung, so ist es mit der elektronischen Signatur gemäß dem Signaturgesetz zu versehen.

(4) Es ist sicherzustellen, dass die absendende Stelle in der Absenderadresse eindeutig erkennbar und der unterzeichnenden Person zuzuordnen ist.

Anlage 1 zu § 13 Absatz 2 GGO

Behandlung der Eingänge

I. Elektronische Eingänge

1. Elektronische Dokumente sind in der Regel elektronisch weiterzuleiten.

2. Alle elektronischen Dokumente, die nicht bei der zuständigen Stelle eingehen, sind weiterzuleiten oder der zentralen Posteingangsstelle zuzuleiten.

3. Bei besonders dringlichen Sachen im Sinne von Nummer II 3 ist die Eilbedürftigkeit gegebenenfalls kenntlich zu machen. Sie sind beschleunigt weiterzuleiten. Eine weitere Eingangsbehandlung durch die Posteingangsstelle erfolgt nicht.

4. Elektronische Dokumente, die von der Posteingangsstelle in Papierform weitergeleitet werden sollen, sind gemäß Nummer II zu behandeln.

II. Eingänge in Papierform

1. Sendungen mit persönlicher Anschrift werden den Adressaten ungeöffnet zugeleitet.

2. Die Eingänge sind mit dem Eingangsstempel zu versehen und mit der zuständigen Arbeitseinheit auszuzeichnen. Soweit erforderlich, ist die genaue Eingangszeit festzuhalten.

3. Besonders dringliche Sachen sind besonders zu kennzeichnen. Eingänge über politische Ereignisse, Pressemeldungen, Schreiben des Bundespräsidialamtes, des Bundeskanzleramtes, des Bundesverfassungsgerichts, des Deutschen Bundestages und des Bundesrates sowie ihrer Ausschüsse, Kabinetts- und Mitzeichnungssachen sind vorrangig zu behandeln.

4. Fehlen Anlagen, Pakete und so weiter, auf die im Anschreiben verwiesen wird, ist dies zu vermerken.

5. Gehen eilige Schreiben, die zunächst der Leitung des Ministeriums vorzulegen sind, in mehreren Abdrucken ein, erhält die Leitung der zuständigen Organisationseinheit unmittelbar ein Stück zur Kenntnis mit dem Vermerk „Vorausstück“.

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