2.1 Softwareauswahl

Für jede Abteilung in einem Unternehmen gibt es maßgeschneiderte Software, von CRM-Systemen (Customer-Relationship-Management) über Qualitätsmanagementsoftware bis hin zu PDM-Systemen (Produktdatenmanagement). Die Anbieter kennen die Bedürfnisse der jeweiligen Abteilungen genau, wodurch die Software genau auf die Bedürfnisse der Abteilungen abgestimmt sein kann.

Der Einsatz von zu vielen verschiedenen Softwaresystemen bringt leider auch Nachteile mit sich:

• Schnittstellen für den Datenaustausch zwischen den einzelnen Systemen sind zu programmieren.
• Andere Abteilungen können nicht auf alle Datensätze zugreifen, abteilungsübergreifende Auswertungen sind nur mit Aufwand möglich.
• Es entstehen Redundanzen.
• Es fallen hohe Lizenzkosten an.
• Der Administrationsaufwand kann sehr hoch werden.

Manche abteilungsspezifischen Programme erleichtern zwar die Arbeit, aber ihr Einsatz ist nicht zwingend notwendig. Es gibt jedoch eine Software, an der in einem Industrieunternehmen kein Weg vorbeiführt: das ERP-System. Es kann daher von Vorteil sein, auf Spezialsoftware zu verzichten und möglichst viele Funktionen über das ERP-System abzubilden. Viele ERP-Systeme bieten beispielsweise auch Funktionalitäten von CRM-Systemen. Schon wenn die Entscheidung für ein neues ERP-System ansteht, kann darauf Rücksicht genommen werden und ein ERP-System ausgewählt werden, das die Belange von möglichst vielen Abteilungen berücksichtigt.

2.2 Die Artikelstammdaten erfassen

Ein Artikelstammdatensatz wird mit der Anlage eines Artikels erzeugt. Daher stellt sich schon die erste Frage: Wer darf überhaupt neue Artikel im System anlegen?

Es ist vorteilhaft, einen kleinen Personenkreis von Mitarbeitern zu bestimmen, die berechtigt sind, Artikel anzulegen. Zusätzlich ist es empfehlenswert, eine Nomenklatur für die Bezeichnungen festzulegen oder sogar ein komplettes Handbuch für die Arbeitsweise mit dem ERP-System zu schreiben – selbstverständlich sollte dieses danach nicht in der Schublade verschwinden, sondern allen bekannt sein und bei Änderungen angepasst werden.

In vielen ERP-Systemen gibt es neben einer Artikelnummer zusätzlich eine Artikelbezeichnung. Diese Bezeichnungen sollten einzigartig, transparent und skalierbar sein, also auch für viele zukünftige Artikel anwendbar.

Leider gibt es nicht für alle Fälle im ERP-System passende Felder oder Einstellungen, um Informationen zu hinterlegen. Beispiele könnten sein:

• Mit einem Kunden wurde eine Qualitätssicherungsvereinbarung abgeschlossen, die bei bestimmten Teilen einen Lieferantenwechsel genehmigungspflichtig macht.
• Ein Normteil soll auf bestimmte Weise vom Lieferanten verpackt werden.

Es sollte hier sorgsam überlegt werden,

• wo diese Informationen am besten abgespeichert werden, damit andere Mitarbeiter sie auch finden, und es sollte
• sichergestellt sein, dass es zu keinen Redundanzen kommt.

Falls die Frage, ob ein Mitarbeiter auch bei plötzlich auftretender Krankheit schnell vertreten werden könnte, mit »Ja« beantwortet werden kann, erfüllt die Dokumentation in der Regel ihren Zweck.

Noch ein paar Worte zur Sperrung von Artikeln. Hier sind zwei Fälle zu unterscheiden:

• Ein Artikel wird gesperrt und darf nicht weiter beschafft/verbaut/geliefert werden oder
• ein Artikel wird durch einen anderen Artikel ersetzt.

Beide Fälle sind fehleranfällig. Es schadet daher nicht, zu überlegen, ob und – falls ja – wie sie im eigenen Unternehmen sicher behandelt werden können.

2.3 Versionierung

Zu einer Spezifikation gehört, dass es einen Versionsindex gibt, der bei jeder Änderung erhöht wird, auch wenn sie noch so klein ist. Manche Unternehmen verwenden keine Versionsindizes, dort wird bei Änderungen eine neue Artikelnummer erzeugt, auch das ist in Ordnung.

Häufig gibt es auch in ERP-Systemen ein Feld für den Versionsindex. Dieses Feld wird beispielsweise bei Bestellungen automatisch aufgedruckt. Es ist wichtig, dass dieses Feld in den Stammdaten immer gepflegt wird, um zu vermeiden, dass versehentlich eine alte Version bestellt wird. Existiert beispielsweise die Zeichnungsversion 3 eines Teils, dann sollte diese Version 3 auch auf der Bestellung gedruckt werden, damit für den Lieferanten klar ist, nach welchem Stand produziert werden soll.

Noch ein paar Worte zur Historie der Schriftfelder auf technischen Zeichnungen. Nach der DIN 6771-1, die inzwischen veraltet ist, jedoch in vielen Unternehmen nach wie vor angewendet wird, war das Schriftfeld umfangreich definiert, siehe Abbildung 7.

Im linken Bereich ist die Änderungshistorie angegeben. Hier können die Änderungen von einer Version auf die nächste kompakt angegeben werden (z. B. »Fase hinzugefügt«), wodurch die Änderungen für die Lieferanten schnell ersichtlich sind.

Die aktuell gültige Norm ist die EN ISO 7200, ein Beispiel dafür ist in Abbildung 8 zu sehen. Laut dieser Norm sind nur noch wenige Pflichtfelder vorgesehen – der Versionsindex und dessen Historie gehören nicht mehr dazu. In Abbildung 8 wurden die Felder jedoch ergänzt. Falls Zeichnungen mit Versionsindex geführt werden, ist es sinnvoll diesen Index auf der Zeichnung ersichtlich zu machen. Über eine aufgelistete Änderungshistorie freuen sich die...