1 Die verschiedenen Trainingswege und die Sicherung der Daten

Dieses Trainingsbuch können Sie auf unterschiedliche Weise durcharbeiten. Hier erfahren Sie mehr über die verschiedenen Trainingswege, den Lehrgang, den Schnelleinstieg in die Belegerfassung sowie den tieferen Einstieg in die Software Lexware buchhaltung. Gleich danach erfolgt der Einstieg in die Praxis, es wird gezeigt, wie Sie Ihre Eingaben für den Notfall sichern.

1.1 Drei verschiedene Trainingswege

1.1.1 Einstieg in die Buchführungspraxis mit Lexware buchhaltung

Sind Sie Einsteiger und möchten neben den Programmfunktionen auch die optimale Vorgehensweise in der Buchführungspraxis kennenlernen? In diesem Fall empfiehlt es sich, das Buch vom ersten bis zum letzten Kapitel durchzuarbeiten. Die Übungen der einzelnen Kapitel bauen aufeinander auf, was den Einstieg sehr praxisnah macht. Außerdem wechseln sich die Lerninhalte ab zwischen der Erfassung von Belegen und dem Umgang mit der Software.

• Im Menü Datei wird die Firma einmalig angelegt.
• Im Menü Buchen erfassen Sie regelmäßig die Belege.
• Und im Menü Berichte sehen Sie die Ergebnisse.

1.1.2 Schnelleinstieg in die Belegerfassung

Sie kennen die Buchführungspraxis und möchten nur die Programmfunktionen kennenlernen, die Sie für die Belegerfassung und das Erstellen der monatlichen Auswertungen benötigen? Hier lernen Sie nur die Programmfunktionen kennen, die für die Erledigung der laufenden Buchführung erforderlich sind, die Basics.

• In den Kapiteln 2 oder 3 – je nach Programmversion – wird eine Übungsfirma angelegt.
• Im Kapitel 4 wird gezeigt, welche Belege wo erfasst werden und wo die Buchungen nach der Eingabe zu finden sind.
• Danach starten Sie direkt mit der Belegerfassung in den Kapiteln 7 ff.

Auf die passenden und weiterführenden Programmfunktionen der anderen Kapitel wird intern hingewiesen. So können Sie die vielen Funktionen, die Lexware buchhaltung zusätzlich bietet, nach Bedarf kennen lernen.

1.1.3 Mit der Software noch effektiver arbeiten

Sie arbeiten bereits mit der Software und möchten wissen, ob Ihr Programm richtig eingestellt ist? Interessiert Sie, ob Sie bereits alle angebotenen Buchungshilfen nutzen? Oder möchten Sie weitere Programmfunktionen kennenlernen? Dann würde es genügen, nur die für Sie interessanten Kapitel durchzuarbeiten.

• Datensicherung – Kapitel 1
• Eingabemöglichkeiten – Kapitel 4
• Buchungshilfen – Kapitel 5
• Programmeinstellungen – Kapitel 6
• Kontenplan – Kapitel 9
• Splittbuchungen – Kapitel 14
• DATEV Export – Kapitel 18
• Mahnwesen – Kapitel 19
• Zahlungsverkehr – Kapitel 20
• Kostenstellen, Budget – Kapitel 21

Je mehr Funktionen des Programms Sie kennen, desto effektiver wird die Arbeit damit.

1.2 Hinweise zu den Übungen

1.2.1 Auswahl der Übungsfirma

Jeweils am Ende eines jeden Kapitels finden Sie Übungen für die Eingabe in die Software in einer eigens dafür angelegten Übungsfirma. Um im Programm eine neue Firma anzulegen, brauchen Sie eine Berechtigung. Sollten Sie keine solche Berechtigung haben, können Sie die Software auf einem anderen Computer installieren, ohne sie zu aktivieren. So können Sie auf diesem Rechner 30 Tage in einer Demoversion arbeiten. Sind die Eingaben erledigt, finden Sie unter »Lösungen« Hinweise, wo Sie Ihre Eingaben überprüfen können.

1.2.2 Übungen zur Eingabe ins Programm

Grundsätzlich können Sie die Übungen in allen Programmversionen durchführen. Lediglich bei folgenden Kapiteln müssen Sie sich das jeweils Passende heraussuchen:

• Firma anlegen – Kapitel 2 »basis und plus« oder Kapitel 3 »pro und premium«,
• Jahreswechsel – Kapitel 16 »basis und plus« oder Kapitel 17 »pro und premium«.

Wählen Sie beim Anlegen der Firma den Kontenplan SKR 03 oder 04, da in den Bildern und Beispielen diese Kontonummern gezeigt werden. Sie können die Gewinnermittlungsart – Einnahmen-Überschussrechnung oder Bilanzierung – frei wählen. In den Übungen bekommen Sie einen Hinweis, wenn es Unterschiede gibt.

1.2.3 Die Reihenfolge der Übungen

Die Übungen bauen aufeinander auf, wenn Sie das Buch in der vorgegebenen Reihenfolge durcharbeiten. Sie können aber auch einzelne Kapitel überspringen oder eine andere Reihenfolge bei Ihrem Training wählen. Dafür wird zu Beginn gezeigt, ob bestimmte Einstellungen und Eingaben für die jeweiligen Übungen erforderlich sind.

1.2.4 Bei den Eingaben auf das Datum achten

Jedes Kapitel bietet Übungen. Um die einzelnen Ergebnisse getrennt von den anderen Übungen sichtbar zu machen, erfolgen die Eingaben eines Kapitels jeweils in einem bestimmten Monat. Achten Sie also beim Buchen und der Berichtsauswahl auf den richtigen Monat.

1.3 Belegerfassung je nach Gewinnermittlungsart

Vorgehensweise bei Einnahmen-Überschussrechnung

Grundsätzlich ist der Aufwand für Einnahmen-Überschussrechner geringer als für Bilanzierende. Es genügt, das Kassenbuch bzw. die Barbelege zu erfassen sowie alle Betriebseinnahmen und -ausgaben, die über das Bankkonto geflossen sind.

• Kassenbelege, Barbelege erfassen – Kapitel 8
• Kontoauszüge erfassen – Kapitel 13

Wenn allerdings Einnahmen-Überschussrechner freiwillig die Offene Posten-Verwaltung (OP-Verwaltung) nutzen möchten, sind weitere Arbeiten erforderlich. Dann müssen Sie zusätzlich die Kundenrechnungen und die Eingangsrechnungen erfassen und deren Geldeingänge und Zahlungen laut Kontoauszug. In diesem Fall gehen Sie ähnlich wie Bilanzierende vor, erhalten aber an den entsprechenden Stellen Hinweise für Einnahmen-Überschussrechner.

• Kundenrechnungen – Kapitel 10
• Eingangsrechnungen – Kapitel 11
• Kontoauszüge mit OP-Ausgleich – Kapitel 12

Im Kapitel 15 erfahren Sie, wie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung angezeigt und elektronisch an das Finanzamt übermittelt wird. Das gilt auch für die Einnahmen-Überschussrechnung bzw. der Anlage EÜR.

Belegerfassung bei Bilanzierung

Bilanzierende müssen jede Veränderung in den Werten des Unternehmens erfassen. Im Rahmen der laufenden Buchführung gehören dazu die Eröffnungswerte, das Kassenbuch, die Kundenrechnungen, die Eingangsrechnungen und die Kontoauszüge.

• Anfangsbestände, Eröffnungswerte – Kapitel 7
• Kassenbelege – Kapitel 8
• Kundenrechnungen – Kapitel 10
• Eingangsrechnungen – Kapitel 11
• Kontoauszüge – Kapitel 12 und 13
• Berichte erstellen – Kapitel 15
• Bilanz übermitteln – Kapitel 22

Im Kapitel 15 wird die Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung beschrieben sowie der Blick auf Ihre vorläufige Gewinnermittlung, und im Kapitel 22 wird gezeigt, wie Bilanzen mit einer Software elektronisch an Finanzamt und Bundesanzeiger übermittelt werden.

1.4 Datensicherung – Welche Daten werden gesichert?

Sowie Sie nach der Erfassung von Stammdaten auf Speichern oder bei der Belegerfassung auf Buchen klicken, sind die Daten auf Ihrem Computer gespeichert. Aber wie sicher ist Ihr Computer? Eine Datensicherung ist eigentlich nur erforderlich für den Notfall, wie...