Projektplanung (eBook)

Begrifflichkeiten im Projektmanagement

Projekte und Projektmanagement

Projekte existieren schon, seitdem Menschen in Gruppen und Gemeinschaften zusammengearbeitet haben. Zusammenarbeiten, um große Tiere zu jagen, neues Land zu roden, die Chinesische Mauer zu bauen oder Menschen zum Mond bringen zu können, all das sind Beispiele für das, was wir heute normalerweise als Projekte bezeichnen.

Auch in der Alltagssprache verwenden wir oft das Wort „Projekt“. Mit Freunden sprechen wir z.B. über das Projekt „fit zu werden“, das Projekt „mit der ganzen Familie in den Urlaub zu fahren“ oder das Projekt „das alte Auto zu renovieren“. In der Gesellschaft sprechen wir über „Projekte“ zur „Meinungsbildung zum Bau von gesicherten Zebrastreifen an der Schule“ oder über das Projekt, „neue Unternehmen für die Ansiedlung in der Region zu gewinnen“. Im Arbeitsleben sprechen wir über Projekte zur „Entwicklung eines neuen Produkts“, zur „Lieferung eines besonderen großen Kundenauftrags“ oder zur „Einführung einer neuen Arbeitsmethode“.

Das Wort Projekt wird aber noch nicht sehr lange in diesem heutigen Kontext verwendet. Das Wort stammt ursprünglich von den lateinischen Begriffen „pro“, was hier ‚vorwärts‘ bedeutet, und „iacere“ ‚werfen‘.

Bis vor einigen Jahrzehnten wurde das Wort „Projekt“ fast ausschließlich dafür verwendet, um zu beschreiben, dass etwas eher als Vorschlag – mehr als Entwurf denn als Plan – zu verstehen war. Anwendungsbeispiele sind „Vorbereiten eines Projekts“ im Sinne der Vorbereitung eines Vorschlags, „Präsentieren eines Projekts um etwas zu unternehmen“ im Sinne des Vorschlags von etwas und „Bauprojekt“ für einen Plan eines Gebäudes.

Erst in den 60er und 70er Jahren wurde das Wort „Projekt“ im Allgemeinen so verwendet, wie wir es heute tun, d.h. für abgegrenzte einmalige Aufgaben oder Tätigkeiten. Das Wort „Projektmanager“ oder „Projektleiter“ wurde in dieser Zeit als Übersetzung für das englische „Project Manager“ verwendet und bezieht sich auf die Person, die eine begrenzte Aufgabe einmaliger Art mit einem bestimmten Endergebnis und mit Zeit- und Kostenbeschränkungen leitet.

Das Konzept des modernen Projektmanagements entstand ursprünglich in den USA im Zusammenhang mit großen Verteidigungsinvestitionen während des frühen Kalten Krieges. Eine Reihe von Phänomenen und Techniken, die heute mit dem Projektmanagement verbunden sind, wurden entwickelt, um die Umsetzung großer Aufgaben, wie die Entwicklung von interkontinentalen Nuklearraketen (z.B. Atlas) und den Polaris-U-Booten. Zu dieser Zeit wurden einige der Techniken entwickelt, die heute als grundlegende Werkzeuge in der Projektplanung gelten. Dies sind z.B. die Strukturierung der Projektarbeit in hierarchischen Strukturen (etwa der Projektstrukturplan), Netzwerkplanungstechniken (z.B. PERT- und CPM-Techniken) und Auswertungstechniken (z.B. die Earned-Value-Methoden). Viele davon werden später in diesem Buch angesprochen.

Projekte als Arbeitsform

Wenn Sie eine Person damit beauftragen, die Implementierung einer abgegrenzten Aufgabe einmaliger Art mit einem bestimmten Endergebnis und mit Zeit- und Kostenbeschränkungen zu planen und zu leiten, können Sie sagen, dass die Aufgabe in „Projektarbeitsform“ ausgeführt wird. Das bedeutet, dass ein Projektmanager mit Hilfe einer temporären Organisation die Aufgabe löst und dies in einer Interaktion zwischen dem Projektmanager und anderen Führungskräften innerhalb der Mutterorganisation erfolgt.

Heute wird die Projektarbeitsform in den täglichen operativen Aktivitäten vieler Organisationen verwendet und um Änderungen in ihren eigenen Aktivitäten umzusetzen. In diesem Kontext werden in diesem Buch die Konzepte Projekt, Projektmanagement und Projektarbeitsform verwendet.

Unzählige Autoren haben versucht zu definieren, wofür das Wort „Projekt“ wirklich steht – oder eher wofür es stehen sollte. Aber Zeit damit zu verbringen, das Wort an sich zu definieren, ist ein wenig wie mit Windmühlen zu kämpfen. Ein Wort, das so häufig wie „Projekt“ verwendet wird, lässt sich kaum so umkreisen, dass jeder es akzeptieren kann.

Zum Glück brauchen wir keine endgültige Definition des Wortes Projekt, um Projektmanagement im beruflichen Kontext zu diskutieren. Dann könnten wir das Buch hier sofort beenden. Nein, wir profitieren mehr davon, wenn wir uns fragen, welche Arten von Aufgaben und Tätigkeiten in einer Organisation, welche die Projektarbeitsform einsetzt, betrieben werden sollten.

Es gibt fünf Merkmale, mit deren Hilfe beurteilt werden kann, wie die Verwendung der Projektarbeitsform für eine Aufgabe funktionieren würde. Hier geht es um die vorübergehende Natur der Aufgabe, um den Zweck, etwas Neues zu schaffen, darum, dass es sich um eine einmalige Aufgabe handelt, dass diese umfangreich oder komplex ist und dass sie für die Organisation besonders wichtig ist.

Es geht nicht darum zu entscheiden, ob es sich bei der Aufgabe um ein „Projekt“ per Definition handelt oder nicht, sondern vielmehr darum, die Vorteile und Risiken zu beurteilen, eine Aufgabe in Projektarbeitsform zu betreiben.

Vorübergehende Aufgaben

In der Regel wird zwischen fortlaufenden und vorübergehenden Aufgaben unterschieden. Fortlaufende oder kontinuierliche Aufgaben sind solche, die immer wieder wiederholt werden müssen.

Die Bereitstellung von Kundensupport für technische Dienstleistungen oder die Entgegennahme von Paketen an einem Empfang sind in der Regel kontinuierliche Aufgaben. Es gibt keine natürlichen Start- oder Endpunkte bei diesen Aufgaben. Aufgaben, bei denen Sie keinen natürlichen Start- oder Endpunkt sehen können, sind schwierig in der Projektarbeitsform zu betreiben.

Projektaufgaben sind immer vorübergehend. Es gibt ein „Vor dem Projekt“ und sie werden beendet, nachdem das Projektergebnis fertig ist.

Vorübergehende Aufgaben haben einen Anfang und ein Ende und es gibt ein „Vor der Aufgabe“ und ein „Nach der Aufgabe“. Die Entwicklung eines neuen Produkts ist eine natürliche vorübergehende Aufgabe. Wenn das neue Produkt vollständig entwickelt ist, endet die Aufgabe.

Die Projektarbeitsform beinhaltet unter anderem die Bildung einer temporären Organisation, die für die Aufgabe vorgesehen ist. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, wird die Organisation aufgelöst. Temporäre Organisationen eignen sich am besten für Aufgaben mit natürlichen Start- und Endpunkten.

Transformative Aufgaben (Etwas schaffen)

Man wählt häufig die Projektarbeitsform für Aufgaben, bei denen etwas Neues erstellt oder etwas geändert wird. Für solche „transformativen“ Aufgaben ist es selbstverständlich, Ziele festzulegen, welche die neu zu erstellenden Dinge beschreiben, oder die Bedingungen, welche Sie sich nach der Änderung wünschen.

Es ist auch selbstverständlich zu fragen, wer an der Arbeit zur Aufgabe teilnehmen soll – Sie erstellen eine temporäre Organisation, um die Arbeit auszuführen. Wenn Sie fertig sind, endet die Aufgabe des Projekts natürlicherweise und es ist genauso offensichtlich, die Projektorganisation aufzulösen.

Mindeststandard oder Endergebnis?

Es gibt jedoch viele Aufgaben, bei denen es nicht in erster Linie darum geht, etwas Neues zu schaffen, und die daher keinen so klaren Projektcharakter haben.

Das Ziel eines Projekts besteht immer darin, etwas Neues zu schaffen.

Betrachten Sie beispielsweise die Ziele „maximale Antwortzeit von 30 Sekunden in der Telefonzentrale“, „zehn Patienten pro Woche“ und „10 EUR Verkäufe an jeden Besucher“. Dies sind Beispiele von Zielen für wichtige Aufgaben in der Geschäftstätigkeit einer Organisation, aber die Ziele dieser Aufgaben haben den Charakter der niedrigsten Ebene, eines Mindeststandards.

Ein Mindeststandard gibt die niedrigste Stufe an, um einen bestimmten gewünschten Effekt zu erzielen, solange die Mindestangaben erfüllt werden. Während einiger Perioden erreicht man den Mindeststandard, während anderer gelingt das nicht. Solange man sich auf der vorgegebenen Ebene bewegt, wird man den gewünschten Effekt erzielen können. Niemand kommt auf die Idee, dass die Organisation aufhören sollte, sobald man den Mindeststandard erreicht hat. Ganz im Gegenteil!

Wenn die Aufgabe darin besteht, etwas zu erstellen, ist die Absicht, aufzuhören, wenn das Ergebnis erreicht ist, und die Auswirkungen auf das zurückzuführen, was Sie erstellt haben.

Stellen Sie sich das Endergebnis vor

Um eine Aufgabe ausführen zu können, bei der Sie etwas erstellen möchten, müssen Sie sich irgendwie vorstellen können, wie es aussehen wird, wenn es fertig ist. Dies ist nötig, da Sie sonst nicht wissen können, wann die Aufgabe abgeschlossen ist.

Es ist natürlich nicht sicher, dass Sie bereits beim Start der Aufgabe detailliert beschreiben können, wie das Ergebnis aussehen wird, aber das Prinzip ist da: Sie müssen eine Vorstellung vom beabsichtigten Endergebnis haben, sonst haben Sie keine Ahnung, wann Sie fertig sind – oder noch weniger, ob Sie sich auf dem richtigen Weg befinden.

Wenn Sie versuchen, eine Aufgabe mit einem hauptsächlich kontinuierlichen Charakter in Projektform auszuführen, fällt es Ihnen schwer, einen Punkt zu erkennen, an dem das Ergebnis fertig und die Aufgabe abgeschlossen ist. Es wird schwierig sein, natürliche Endziele festzulegen.

Ergebnisse, Zeitlimit und Kosten

Wenn Sie etwas Neues erstellen, ist von höchster Bedeutung, wie das Endergebnis aussehen wird und wann es fertig...