1.1 Vorgespräch

Nur bei kleineren Aufträgen oder standardisierten Leistungen sollten Sie davon absehen, ein längeres Vorgespräch zu führen und die Anlage zu besichtigen. Beim Vorgespräch geht es um zwei Fragen:

• Welche Leistungen sollen Sie erbringen?
• Passen Sie und der potenzielle Auftraggeber überhaupt zusammen?

Mit der zweiten Frage ist nicht gemeint, dass man persönlich miteinander harmonieren muss (obwohl das wünschenswert ist). Vielmehr geht es darum: Wenn Ihr Unternehmen auf Qualität und individuelle Betreuung setzt, hat ein Angebot wenig Sinn, sollte Ihr Gegenüber eine einfache und möglichst kostengünstige Lösung haben wollen.

Und die erste Frage lässt sich manchmal gar nicht so schnell beantworten, weil Ihr Gegenüber vielleicht gar nicht weiß, was Sie alles anbieten und ob Ihre Leistungen für die betreffende Anlage infrage kommen. Es geht also nicht bloß darum abzufragen, was in welchem Umfang und in welchem Turnus gewünscht ist. Es geht auch um eine Beratung: Was können Sie für die Anlage leisten? Welche Vorteile ergeben sich? In welchem Umfang ist Ihre Leistung sinnvoll?

Womöglich sind es Zusatzleistungen, die den Unterschied machen, die Wohnqualität erheblich erhöhen und sich auch für Sie finanziell lohnen. Notieren Sie vor dem Gespräch, welche besondere Leistungen Sie anbieten und welche Vorteile für den Auftraggeber damit verbunden sind.

Formular: Vorgespräch

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1.2 Objektbesichtigung

Bevor Sie ein Angebot schreiben, sollten Sie sich das Objekt unbedingt anschauen. Und zwar alle Gebäudeteile und Außenanlagen, für die Sie zuständig sein sollen. Nur so können Sie den Arbeitsaufwand realistisch einschätzen. Die Anzahl der Stockwerke, der Mietparteien oder der Fahrstühle sagt erst einmal recht wenig darüber aus.

Die Besichtigung sollte möglichst tagsüber stattfinden, zu einer Zeit, zu der Sie sich als Hausmeister in der Anlage aufhalten werden. Interessant ist auch, wer Sie bei der Objektbegehung begleitet: Jemand von der Hausverwaltung? Dann bekommen Sie schon eine Ahnung, wie gut Sie zusammenarbeiten werden. Oder ein Eigentümer? Oder gar der aktuelle Hausmeister? Im letzten Fall sollten Sie einiges über die Besonderheiten der Anlage in Erfahrung bringen können. Wenn sich die Gelegenheit bietet, mit Hausbewohnern ins Gespräch zu kommen, sollten Sie sie nutzen. Erkundigen Sie sich, ob die Menschen gerne dort wohnen und wie zufrieden sie mit dem Zustand der Anlage sind.

Bei der Besichtigung notieren Sie alles, was Ihnen hilft, den Aufwand einzuschätzen, den Sie für Ihre Leistungen einplanen müssen. Anschließend bewerten Sie Ihre Beobachtungen. Nutzen Sie dazu das folgende Formular.

Formular: Besichtigung vor Angebot

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1.3 Pauschale oder Einzelabrechnung?

Viele Auftraggeber bevorzugen einen Pauschalpreis für die Hausmeisterleistungen. Die Kosten lassen sich so besser abschätzen und vergleichen. Und man weiß, was auf einen zukommt. Diese Gewissheit wirkt sehr beruhigend. Allerdings lassen sich manche Leistungen im Voraus nur schwer abschätzen. Der Winterdienst ist vielleicht das beste Beispiel. In manchen Regionen bleibt der Winter in einem Jahr womöglich schneefrei. Und im Folgejahr sind Sie wochenlang mit Streuen und Schneeräumen beschäftigt, schon frühmorgens und auch am Wochenende.

Das lässt sich ausgleichen mit einer Mischkalkulation: Sie legen Ihrer Berechnung einen Wert zugrunde, der leicht über dem Durchschnitt liegt. Wenn Sie dann in einem Jahr ständig räumen müssen, dürfen Sie im kommenden Jahr auf einen milden Winter hoffen. Über die Jahre gleicht sich das aus. Das ist die Hoffnung. Aber Sie können sicher sein: Nach zwei, drei milden Wintern taucht bei Ihrem Auftraggeber die Frage auf, warum so viel Geld für so wenig Schneeräumen ausgegeben wird. Im umgekehrten Fall dürften Sie hingegen kaum auf Entgegenkommen hoffen.

Daher empfiehlt es sich, solche Leistungen anlassbezogen abzurechnen. Allerdings sollten Sie sich den Winterdienst mit einem Sockelbetrag vergüten lassen, genauer für die »Winterdienst-Bereitschaft«. Denn auch wenn Sie gar nicht räumen, entstehen Ihnen doch Kosten: für die Überwachung des Wetters und für das Vorhalten der Mittel (einschließlich der Abschreibung für Schneeräumgerät).

Ähnlich verhält es sich bei den Gartenarbeiten. Auch die sind ja witterungsabhängig. Und so wird es Jahre geben, in denen Sie ständig den Rasen mähen, die Hecken schneiden...