3 Die 5S-Organisation und -Verankerung

Für die erfolgreiche Einführung von 5S ist sowohl der Aufbau einer 5S-Organisation als auch eine organisatorische Verankerung von 5S notwendig. Im Folgenden wird die 5S-Organisation mit ihren definierten Rollen und deren Aufgaben beschrieben. Danach wird auf die Verankerung von 5S im Unternehmen eingegangen.

An dieser Stelle sei bereits darauf hingewiesen, dass trotz aller hier beschriebenen Rollen und Aufgaben die Verantwortung für die Umsetzung von 5S Aufgabe der Führungskräfte der jeweiligen Abteilungen ist. Die 5S-Organisation hilft bei der Umsetzung von 5S. Die tägliche Nutzung muss die Linienorganisation sicherstellen.

Um 5S erfolgreich einzuführen, ist es notwendig, mit einer entsprechenden 5S-Organisation die Durchführung zu begleiten. Dadurch werden den Mitarbeitern Bedeutung und Entschlossenheit für 5S gezeigt. Die 5S-Organisation stellt auch die für die Umsetzung fachliche und soziale Kompetenz sicher. Die 5S-Organisation besteht nur während der aktiven Umsetzung von 5S, danach wird diese aufgelöst.

3.1 Die Rollen in der 5S-Organisation

Die 5S-Organisation besteht in der Regel aus den drei Rollen Auftraggeber, 5S-Koordinator und Berater, die mit entsprechend qualifizierten Personen zu besetzen sind.

Der Auftraggeber

Eine ganz wesentliche Rolle spielt der Auftraggeber oder Sponsor von 5S. Er entscheidet über Strategie, Zeitplan und Budget. In kleinen und mittleren Unternehmen ist der Auftraggeber häufig ein Mitglied der Geschäftsführung. Während der Einführung von 5S sollte das Thema regelmäßig auf der Agenda von Geschäftsführer- oder Werksleitungssitzungen stehen, damit Projektfortschritte berichtet und Abweichungen vom Plan beleuchtet werden können.

Der 5S-Koordinator

Eine ebenso wichtige Rolle für eine erfolgreiche Einführung spielen die Auswahl und das Einsetzen eines 5S-Koordinators, der die gesamte 5S-Einführung begleitet und steuert. Seine Hauptaufgaben sind:

Vom Persönlichkeitsprofil ist der 5S-Koordinator idealerweise ein Multitalent mit guten Führungseigenschaften, welcher umfassendes Wissen und praktische Erfahrung mit 5S und Lean Management hat. Zudem gehören ein hohes Maß an Eigenmotivation und eine ebenso hohe Frustrationstoleranz zu den wichtigsten Persönlichkeitsmerkmalen. Ständige Rückschläge, weil andere Themen wichtiger sind oder der disziplinäre Durchgriff nicht machbar ist, begleiten oftmals die Einführung.

Der 5S-Koordinator sollte auch gute Fähigkeiten im Projektmanagement, der Kommunikation mit Management und den Mitarbeitern sowie Durchsetzungskraft mitbringen. Bei der Auswahl des 5S-Koordinators sollte ebenfalls darauf geachtet werden, dass gewisse Grundkenntnisse von Lean Management vorhanden sind, da 5S meist der Beginn einer Lean-Reise ist.

Auch die Positionierung des 5S-Koordinators ist wichtig. Je höher die Stelle in der Hierarchie angesiedelt und je mehr sie mit Managementinsignien ausgestattet ist, desto mehr Bedeutung wird ihr zugemessen. Grundsätzlich ist am Anfang eine Stabsstelle auf Geschäftsführungs- oder Werksleitungsebene empfehlenswert, um Wichtigkeit und Nähe zu demonstrieren.

Der Berater

Am Anfang eines jeden Veränderungsprozesses ist das Wissen über Start, Inhalte und konkrete Vorgehensweise im Unternehmen meist noch nicht vorhanden. Auch bei 5S wird deshalb häufig das Pilotprojekt von einem Berater begleitet. Die Empfehlung ist, einen Berater zu finden, der vor allem zu den Mitarbeitern passt. Der Großteil der Einführung spielt sich am Ort des Geschehens, in den Arbeitsbereichen ab. Deshalb sollte der Berater eine gewisse Hands-on-Mentalität mitbringen: Workshops und Gruppenarbeiten vor Ort, wo der Berater auch praktische und gute Lösungen vorschlägt und selbst mit anpackt, zeigen Pragmatismus und Nähe zum Arbeitsumfeld der Mitarbeiter. Unserer Erfahrung nach ist es für den Erfolg wesentlich, dass der Berater bei den Vorbereitungen zur 5S-Umsetzung im ausgewählten Pilotbereich aktiv unterstützt. Nach dieser ersten Phase sollen der 5S-Koordinator und der Rest der Organisation im Großen und Ganzen selbständig sein und den Berater nur sporadisch in Anspruch nehmen.

Neben der 5S-Organisation spielen die Linienführungskräfte sowie die Mitarbeiter der einzelnen Arbeitsbereiche eine wichtige Rolle für eine erfolgreiche Umsetzung von 5S. Im Folgenden werden die Anforderungen kurz erläutert:

Die Linienführungskräfte

Die 5S-Organisation unterstützt bei der Einführung, die Integration von 5S in das operative Tagesgeschäft stellt jedoch die Linienorganisation sicher. Die Linienführung mit Abteilungsleitern, Vorarbeitern, Schichtleitern, Teamleitern usw. hat eine große Aufgabe und Verantwortung. Die Linienführungskräfte haben laut Osada (1991) in seinem Standardwerk zu 5S im Grunde einen einfachen Job: Setze einfache, nachvollziehbare Vorgehensweisen und Richtlinien um; siehe zu, dass diese eingehalten werden; beziehe alle Mitarbeiter in die Erarbeitung und ständige Verbesserung dieser Vorgehensweisen und Richtlinien mit ein.

Der Mitarbeiter

In 5S stehen die Mitarbeiter im Mittelpunkt der Bestrebungen einer guten Einführung. Diese werden aktiv in alle Phasen von 5S involviert. 5S verpflichtet auch, die von den Mitarbeitern vorgeschlagenen Änderungen im operativen Tagesgeschäft zu verwenden und sich daran zu halten. Deshalb bringt 5S auch viele Vorteile für den einzelnen Mitarbeiter:

3.2 Verankerung von 5S

Es ist auch wichtig, dass 5S gut in der Organisation verankert ist. Die Idee und die Überzeugung von 5S müssen in der Geschäftsführung und in den unterliegenden Führungsebenen schon vor Start der Einführung deutlich vorhanden sein.

Die ursprüngliche Idee zur 5S-Einführung in einem Unternehmen kann in vielen Bereichen in einem Unternehmen entstehen, z. B. bei Kunden- oder Lieferantenbesuchen, Konferenzen, durch eine neue Führungskraft oder einen externen Berater. Je höher in der Organisation die Idee zu 5S angesiedelt ist, desto größer ist die Chance einer erfolgreichen Einführung. Die Idee und die Überzeugung müssen in allen Organisationsebenen erfolgreich hineingetragen werden.

Als Teil der Verankerung kann man auch begleitende kommunikative Maßnahmen sowie die Integration von 5S in das Tagesgeschäft, Besprechungen, Trainings oder Intranet sehen.