Fit für Online-Meetings (eBook)

Konzept

■ Inhalt, Fokus, Organisation – strategisch zum Erfolg

Wichtig für Veranstalter und aktive Teilnehmende: Der rote Faden

Je aktiver Sie kommunizieren, umso mehr können Sie bewegen. Aktive Kommunikation bedeutet aber nicht, viel zu reden. Im Gegenteil: Wichtig ist aktives Zuhören, um auf die Teilnehmenden eingehen zu können! Um immer daran zu denken, merken Sie sich den Leitspruch: Warum hat der Mensch nur einen Mund, aber zwei Ohren?

Diese aktive Rolle wird in der eKommunikation besonders wichtig, wenn Sie als Moderierender oder als Dozierender die Verantwortung für ein virtuelles Treffen haben. Diese Aktivität sollten Sie planen – das ist in der eKommunikation noch wichtiger als in der analogen Kommunikation. Denn in der virtuellen Kommunikation haben Sie weniger Sinneswahrnehmungen. So können Sie Teilnehmer schwieriger lesen und führen sowie auf diese improvisierend reagieren. Diesen nicht wegzudiskutierenden Mangel können Sie mit guter Vorbereitung, klarer Struktur und einem schriftlichen Konzept ausgleichen. Deshalb ist dieses Kapitel ein Arbeitskapitel. Den größten Nutzen ziehen Sie daraus, wenn Sie nun die folgenden 30 Fragen für „Ihr Thema“ beantworten.

Drei wichtige Gedanken an dieser Stelle! Erstens: eKommunikation hat auch Vorteile gegenüber der Präsenzkommunikation. Dazu später im Kapitel intensive Interaktion mehr. Zweitens: Jede Kommunikationssituation profitiert von einem guten Konzept! Drittens: Jedes gute Konzept ist nicht starr, sondern muss situationsgerechte Improvisation erlauben. Was macht ein gutes Konzept aus? Dazu ein Blick auf die Wortherkunft: Konzept kommt vom lateinischen conceptio und heißt Aufnahme, Auffassung, Zusammenfassung. Das sind alles wichtige Begriffe für wirksame Kommunikation – und die gelingt am besten spannend, begeisternd und mit unterhaltsamer Note, auch wenn das motivierend Unterhaltsame noch nicht in jedem Unternehmen und nicht in jeder Hochschule angekommen ist. Aber dieses Thema bietet Stoff für ein eigenes Buch.

Wie werden Ihre Botschaften wirkungsvoller?

Indem Sie Ihre Botschaft auf den Punkt bringen. Indem Sie nicht Köpfe füllen, sondern das in den Mittelpunkt stellen, was Ihre Zielgruppe wirklich bewegt – intrinsisch, also selbstmotiviert. Um das zu erkennen, überlegen Sie deshalb gleich:

• Was nutzt Ihrer Zielgruppe, was löst ein wichtiges Problem?
• Welche Gliederung verstärkt Motivation, Verständnis und Überzeugung?
• Und ganz wesentlich: Wieviel Stoff können Sie überhaupt in die verfügbare Zeit packen?

Für manche virtuelle Treffen reichen schon die Antworten auf diese drei Fragen als roter Faden. Das kostet Sie nur wenige Minuten Vorbereitungszeit für einen Spickzettel mit wenigen Stichpunkten. Bei längeren und wichtigen Veranstaltungen sollten Sie aber mehr in die Tiefe gehen. Meist dauert die Entwicklung einer Konzeption dann länger als die Veranstaltung an sich. Eine Zeitinvestition, die sich lohnt – aus folgenden Gründen:

• Sie erreichen Ihre Zielgruppe und Ihre Ziele besser und effizienter – denn Sie haben sich mit den Bedürfnissen der Teilnehmenden beschäftigt und Ihre Veranstaltung darauf ausgerichtet.
• Sie sparen unter dem Strich Zeit – denn Sie denken nicht unnötig im Kreis herum und setzen rechtzeitig den Rotstift an.
• Sie gewinnen an Sicherheit und Selbstvertrauen – denn Sie haben einen roten (Sicherheits-)Faden.
• Sie minimieren unliebsame Überraschungen – und haben deshalb
• mehr Freiheit für Improvisation, für lebendige Interaktion, für das nicht Geplante.

Sie werden jetzt erfahren, wie Sie so eine zielführende Konzeption entwickeln können. Wenn Sie Papier und Stift zur Hand nehmen, mitmachen und die Fragen beantworten, entwickeln Sie gleich „Ihr Konzept“ für ein Thema, das Ihnen wichtig ist.

Agil statt rein linear vorgehen

Eine Zwischenbemerkung: Oft werden Konzeptionen als Wegbeschreibung verstanden, um effektiv von A nach B zu kommen. Also von einer Problemstellung A zu einer klar definierten und bekannten Lösung, dem Ziel B.

Unsere Welt, unsere heutige Herausforderungen und Probleme erfordern aber flexiblere Lösungen. Bedürfnisse und Anforderungen sind komplexer und ändern sich schneller. Das heißt, es gibt unter Umständen kein geplantes B mehr, wenn Sie ankommen. Oder der Weg zu B ist plötzlich verschüttet, nicht mehr gangbar. Deshalb müssen Sie agil konzipieren und handeln: Sie müssen auf dem Weg immer wieder die Richtung hinterfragen und gegebenenfalls neu ausrichten – aber ohne ins Gegenteil zu verfallen oder orientierungslos umherzuirren. Diese Art von Konzeption, die Sie nun kennenlernen, hilft Ihnen einerseits, flexibel und agil zu bleiben und andererseits, Ihren roten Faden nicht zu verlieren. Ihr Kompass dabei: Ihre Ziele und die Bedürfnisse der Teilnehmenden.

■ So konzipieren Sie konkret

Verbinden Sie Intellekt mit Intuition

Es gibt einige bewährte Methoden, eine Konzeption zu erstellen. Wenn Sie wollen, googeln Sie einmal „Konzeption erstellen“. Wir wollen Ihnen in diesem Buch einen ungewöhnlicheren, einen selbst entwickelten Ansatz vorstellen. Dabei erfinden wir aber das Rad nicht neu – sondern kombinieren und nutzen Prinzipien der Rhetorik, der Didaktik, der Werbepsychologie und - wie schon angedeutet - der agilen Projektplanung. Damit haben Sie ein einfaches und zugleich effizientes Werkzeug zur Hand, welches analytisches, logisches Vorgehen mit Intuition und Kreativität verbindet. Dieser Ansatz besteht aus zwei Erfolgsfaktoren, die zusammen einen umfassenden Blick erlauben:

Erfolgsfaktor 1: Haltung und Mindset verändern, querdenken!

Oft denken und handeln wir in gewohnten Bahnen – und wundern uns, wenn alles bleibt, wie es ist. Durch Querdenken, also das bewusste Verändern Ihrer Blickrichtung, kommen Sie auf neue Ideen. So wurde der Klettverschluss erfunden, weil sich der passionierte Jäger Georges de Mestral nicht nur über die Kletten im Hundefell geärgert, sondern das Phänomen Klette unter dem Mikroskop genau betrachtet hat. Die Folge: 1951 wurden das Klettband und der Klettverschluss patentiert. Eine Erfindung, die heute nicht mehr wegzudenken ist. Lassen Sie uns jetzt auch querdenken und auf eine kurze Gedankenreise gehen.

Stellen Sie sich vor, Sie wollen als Gastgeber…

... ein schönes Fest veranstalten. Ein perfekt organisiertes Fest mit besonderer Stimmung. Ein solches Fest beginnt schon mit einer pfiffigen Einladung. Welcher Gegensatz zu der üblichen, automatisch generierten Einladung zu einem virtuellen Meeting. Dazu gibt es Alternativen! Ihr Ziel als Gastgeber: Ein Fest, passend zum Anlass und zu den Gästen. Wenn es eine Pflichtveranstaltung ist: Übertreffen Sie die geringen Erwartungen der Gäste! Sie planen ein Fest mit Überraschungen, mit Unterhaltsamem, mit Spielerischem und Geistreichem. Auf diesem Fest wird gescherzt, man lernt nette Leute kennen und führt interessante Gespräche. Für das leibliche Wohl ist bestens gesorgt und getanzt wird auch. Bewegung schafft Begegnungen. Natürlich soll dieses Fest für Sie und die Gäste unvergesslich bleiben. Und Beziehungen werden geknüpft, die den Rahmen dieses Festes überdauern und sich weiter entwickeln.

Vielleicht sind Sie jetzt irritiert: Sie wollen doch „nur“ ein professionelles Business-Meeting oder einen eWorkshop veranstalten oder als Teilnehmer aus so einer Veranstaltung Nutzen ziehen. Sie wollen kein Fest planen oder besuchen, sondern einfach nur effizient virtuell arbeiten. Richtig! Genau das gelingt besser, wenn Sie „mehr Fest“ in Ihre virtuellen Treffen bringen! Einige Beispiele dazu:

Anlass Krisensitzung, entscheidende Präsentation oder schwierige Verhandlung:

Alles andere als Festtagsstimmung, oder? Wenn Sie in diesen Situationen erfolgreich sein wollen, brauchen Sie Beteiligte, die offen sind für Lösungen. Sie profitieren besonders bei ernsten...