Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen

Studium der Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Steuerrecht und Rechnungswesen in Nürnberg und Köln. Bei DATEV verantwortet er den Bereich Produktstrategie und Anforderungsmanagement für das Geschäftsfeld Rechnungswesen. Dazu ist er ehrenamtlich u. a. als Vorstandsvorsitzender der ECM-Compliance-Initiative im Bitkom sowie als Leiter des Competence Centers Geschäftsprozesse und Compliance im Forum elektronischer Rechnung Deutschland (FeRD) tätig.

Dr. Johannes Riepolt studierte in Bayreuth und Nürnberg Betriebswirtschaftslehre mit den Schwerpunkten Steuern und Prüfungswesen. Nach seinem Studium war er Mitarbeiter der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Rödl & Partner und am Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insb. Steuerlehre der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg tätig. Von 2010 bis 2020 war er hauptberuflich bei der DATEV eG für Themen des Rechnungswesens und der Besteuerung zuständig. Seit Juli 2020 ist er in einer mittelständischen Unternehmens- und Steuerberatungskanzlei sowie als Dozent und Autor im Bereich Rechnungswesen und Besteuerung tätig.

1 Einführung
2 Grundlagen des Rechnungswesens im Unternehmen
2.1 Vorbemerkung
2.2 Funktionen, Adressaten und Bestandteile des betrieblichen Rechnungswesens
2.2.1 Funktionen des betrieblichen Rechnungswesens
2.2.2 Adressaten des betrieblichen Rechnungswesens
2.2.3 Bestandteile des betrieblichen Rechnungswesens
2.3 Rechtsgrundlage zu den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
2.3.1 Handelsrechtliche Buchführungspflicht
2.3.2 Steuerrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
2.3.2.1 Vorbemerkung
2.4 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung im digitalen Zeitalter
2.4.1 Allgemeine Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
2.4.2 GoBD: Buchführung im digitalen Zeitalter
3 Digitale Buchführung
3.1 Vorbemerkung
3.2 Vorteile einer digitalen Buchführung
3.3 Auslagerung der Buchführung
3.3.1 Vorbemerkung
3.3.2 Buchführung im Ausland
3.3.3 Buchführung in der Cloud
3.4 Unterstützung durch DATEV
4 Belegwesen im digitalen Zeitalter
4.1 Vorbemerkung
4.2 Geordnete Belegablage
4.3 Rechtliche Rahmenbedingungen zum allgemeinen Rechnungsaustausch
4.4 Rechnungsaustausch im digitalen Zeitalter
4.4.1 Vorbemerkung
4.4.2 Die E-Rechnung im Allgemeinen
4.4.3 Elektronischer Rechnungsaustausch im Format ZUGFeRD
4.4.4 Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung
4.4.5 Überblick über den Bearbeitungsprozess und Vorteile der E-Rechnung
5 Digitale Kassenführung
5.1 Vorbemerkung
5.2 Anforderungen an eine digitale Kassenführung
5.3 Kassen-Taxonomie
5.3.1 Erstellung, Pflege und Grundsätze
5.3.2 Bestandteile der Kassen-Taxonomie
5.3.3 Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)
5.4 Kassen-Nachschau
5.5 Verfahrensdokumentation über ordnungsmäßige Kassenführung
6 Datenübermittlung und elektronische Kommunikation
6.1 Vorbemerkung
6.2 Überblick über die wichtigsten Anwendungsbereiche der Elektronischen Steuererklärung (E-Steuern)
6.3 Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt)
6.3.1 Vorbemerkung
6.3.2 Kritikpunkte
6.3.3 Einbindung der Vollmachtsdatenbank
6.4 Elektronische Kommunikation mit der Finanzverwaltung
6.4.1 Veranlagungs- und Prüfungsverfahren
6.4.2 Einspruchsverfahren
6.5 XBRL als Standard zur Datenübermittlung
6.5.1 Grundlagen zu XBRL
6.5.2 Grundaufbau eines XBRL-Datensatzes
6.5.3 Bestehende XBRL-Taxonomien
6.5.4 XBRL zur Kommunikation zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung (E-Bilanz)
6.5.5 XBRL zur Kommunikation zwischen Unternehmen und Banken
6.5.6 XBRL im Rahmen der Offenlegung von Jahresabschlüssen
6.5.7 XBRL bei Anwendung der Einnahmen-Überschussrechnung
7 Digitale Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen
7.1 Vorbemerkung
7.2 Rechtliche Aspekte zur Archivierung
7.3 Anforderung an die digitale Archivierung
7.4 Digitalisierung von Buchungsbelegen
7.4.1 Vorbemerkung
7.4.2 Ersetzendes bildliches Erfassen von Buchungsbelegen
8 Digitale Betriebsprüfung
8.1 Vorbemerkung
8.2 Zielgruppen der Finanzverwaltung
8.3 Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen und deren Durchsetzung
8.4 Digitale Betriebsprüfung: Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung
8.4.1 Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)
8.4.2 Mittelbarer Datenzugriff (Z2)
8.4.3 Datenträgerüberlassung (Z3)
8.5 Organisatorische Hinweise zur Vorbereitung kommender digitaler Betriebsprüfungen
8.6 Sonderfälle bei digitalen Betriebsprüfungen
8.6.1 Umgang mit verschlüsselten und signierten Unterlagen
8.6.2 Systemwechsel und Datenmigration
9 Anhang
9.1 Darstellung der Bestandteile des Jahresabschlusses nach den gesetzlichen Gliederungsschemata
9.1.1 Bilanz
9.2 Vorgehensweise zur Einführung des ersetzenden bildlichen Erfassens von Buchungsbelegen
Literaturverzeichnis

In den Zeiten von Smartphone, App und Social Media, die heutzutage von weiten Teilen der Gesellschaft zur Kommunikation im privaten Umfeld verwendet werden, schreitet auch die zunehmende Digitalisierung unternehmerischer Geschäftsprozesse – über die Kommunikation hinaus – in den letzten Jahren stark voran. Dies wurde durch die Corona-Pandemie und dem damit verbundenen Erfordernis, ortsunabhängig zu arbeiten, nochmals verstärkt. Neben den Möglichkeiten, neue Geschäftsmodelle von Grund auf digital abzubilden, gewinnt die Digitalisierung bestehender Geschäftsprozesse, die in der Vergangenheit noch papierbasiert abgewickelt wurden, immer stärker an Bedeutung. Neben dem aktuellen Zeitgeist sind dabei weitere externe Faktoren ausschlaggebend: So haben sich die technischen Übertragungsraten durch die Verwendung von Breitbandsystemen zunehmend stark verbessert. Auch die Hard- und Softwaresysteme – vom verfügbaren Speicherplatz, über die Auflösung bei der Anfertigung von Bildern bis zur Bedienbarkeit von Anwendungen – werden zunehmend besser und für jedermann ohne übermäßiges technisches Know-how verfügbar. Mit der Verfügbarkeit in der Breite ging auch ein starker Preisrückgang von Hard- und Software einher, sodass eine adäquate Geschäftsausstattung keine langjährige Investitionsplanung mehr erfordert. Aufgrund dieser Veränderungen der externen Rahmenbedingungen werden betriebliche Geschäftsprozesse heute bei nahezu allen Unternehmen durch IT-Systeme unterstützt. Es ist jedoch eine große Herausforderung, den Überblick über die Vielzahl der Möglichkeiten und Bestrebungen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu behalten und Begriffe bzw. Abkürzungen wie RESISCAN, XBRL, ZUGFeRD, GoBD, SaaS und Cloud auseinanderhalten zu können. Das vorliegende Buch vermittelt Ihnen neben den aktuellen technischen und organisatorischen Veränderungen vor allem die rechtlichen Grundlagen der Digitalisierung im Rechnungswesen. Dabei wird die Prozesskette von der Buchführung über das digitale Belegwesen bis zur elektronischen Steuerdeklaration und darüber hinaus zur digitalen Betriebsprüfung dargestellt. Es ist somit für Einsteiger in die Digitalisierung und erfahrene Leser, die sich über aktuelle Veränderungen informieren möchten, gleichermaßen geeignet. Dabei werden nicht nur die Sphären des Unternehmers betrachtet, sondern auch – wie im Bereich der digitalen Buchführung – die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater. Der Steuerberater ist ein kompetenter Partner bei der Einführung digitaler Prozesse im Rechnungswesen. Gehen Sie auf Ihren Steuerberater zu und lassen Sie sich zu Ihren individuellen Anforderungen bei der Einführung der Digitalisierung im Rechnungswesen beraten. Die Autoren Nürnberg, im November 2020

In den Zeiten von Smartphone, App und Social Media, die heutzutage von weiten Teilen der Gesellschaft zur Kommunikation im privaten Umfeld verwendet werden, schreitet auch die zunehmende Digitalisierung unternehmerischer Geschäftsprozesse - über die Kommunikation hinaus - in den letzten Jahren stark voran. Dies wurde durch die Corona-Pandemie und dem damit verbundenen Erfordernis, ortsunabhängig zu arbeiten, nochmals verstärkt. Neben den Möglichkeiten, neue Geschäftsmodelle von Grund auf digital abzubilden, gewinnt die Digitalisierung bestehender Geschäftsprozesse, die in der Vergangenheit noch papierbasiert abgewickelt wurden, immer stärker an Bedeutung.Neben dem aktuellen Zeitgeist sind dabei weitere externe Faktoren ausschlaggebend: So haben sich die technischen Übertragungsraten durch die Verwendung von Breitbandsystemen zunehmend stark verbessert. Auch die Hard- und Softwaresysteme - vom verfügbaren Speicherplatz, über die Auflösung bei der Anfertigung von Bildern bis zur Bedienbarkeit von Anwendungen - werden zunehmend besser und für jedermann ohne übermäßiges technisches Know-how verfügbar. Mit der Verfügbarkeit in der Breite ging auch ein starker Preisrückgang von Hard- und Software einher, sodass eine adäquate Geschäftsausstattung keine langjährige Investitionsplanung mehr erfordert.Aufgrund dieser Veränderungen der externen Rahmenbedingungen werden betriebliche Geschäftsprozesse heute bei nahezu allen Unternehmen durch IT-Systeme unterstützt. Es ist jedoch eine große Herausforderung, den Überblick über die Vielzahl der Möglichkeiten und Bestrebungen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu behalten und Begriffe bzw. Abkürzungen wie RESISCAN, XBRL, ZUGFeRD, GoBD, SaaS und Cloud auseinanderhalten zu können.Das vorliegende Buch vermittelt Ihnen neben den aktuellen technischen und organisatorischen Veränderungen vor allem die rechtlichen Grundlagen der Digitalisierung im Rechnungswesen. Dabei wird die Prozesskette von der Buchführung über das digitale Belegwesen bis zur elektronischen Steuerdeklaration und darüber hinaus zur digitalen Betriebsprüfung dargestellt. Es ist somit für Einsteiger in die Digitalisierung und erfahrene Leser, die sich über aktuelle Veränderungen informieren möchten, gleichermaßen geeignet. Dabei werden nicht nur die Sphären des Unternehmers betrachtet, sondern auch - wie im Bereich der digitalen Buchführung - die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater.Der Steuerberater ist ein kompetenter Partner bei der Einführung digitaler Prozesse im Rechnungswesen. Gehen Sie auf Ihren Steuerberater zu und lassen Sie sich zu Ihren individuellen Anforderungen bei der Einführung der Digitalisierung im Rechnungswesen beraten.Die AutorenNürnberg, im November 2020