Rechnungslegung für Vereine (eBook)
293 Seiten
Haufe Verlag
978-3-648-13780-2 (ISBN)
Prof. Dr. Friedrich Vogelbusch, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, ist in der Beratung von gemeinnützigen Vereinen und Verbänden sowie in der Aus- und Fortbildung von Pflegewissenschaftsstudenten an der Ev. Hochschule für Soziale Arbeit (FH) in Dresden als Honorarprofessor tätig. Er schreibt regelmäßig Aufsätze zu steuerrechtlichen Themen und zu Themen des Rechnungswesens. Außerdem hält er Seminare und Vorträge zum Vereins- und Gemeinnützigkeitsrecht sowie zur Aufsichtstätigkeit im Wohlfahrtswesen. Er ist ehrenamtliches Mitglied des Aufsichtsrates eines großen Wohlfahrtsverbandes und seit 2011 Mitglied des Aufsichtsrates der Bank für Sozialwirtschaft AG.
Friedrich Vogelbusch Prof. Dr. Friedrich Vogelbusch, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, ist in der Beratung von gemeinnützigen Vereinen und Verbänden sowie in der Aus- und Fortbildung von Pflegewissenschaftsstudenten an der Ev. Hochschule für Soziale Arbeit (FH) in Dresden als Honorarprofessor tätig. Er schreibt regelmäßig Aufsätze zu steuerrechtlichen Themen und zu Themen des Rechnungswesens. Außerdem hält er Seminare und Vorträge zum Vereins- und Gemeinnützigkeitsrecht sowie zur Aufsichtstätigkeit im Wohlfahrtswesen. Er ist ehrenamtliches Mitglied des Aufsichtsrates eines großen Wohlfahrtsverbandes und seit 2011 Mitglied des Aufsichtsrates der Bank für Sozialwirtschaft AG.
1 Überblick über das Vereinsrechnungswesen
Vereine und ihre Rechnungslegung sind traditionell ein wenig beachtetes betriebswirtschaftliches Thema.1
Über die zahlenmäßige Bedeutung der Rechtsform des eingetragenen Vereins liegt keine amtliche Statistik vor. Schätzungen auf der Basis der etwa 600 Vereinsregister in Deutschland gehen davon aus, dass derzeit mehr als 600.000 Vereine tätig sind. Darunter sind als wichtigste Kategorien über 200.000 Sportvereine, knapp 75.000 diakonische bzw. karitative Vereine und 60.000 Kulturvereine zu nennen.2 Im Jahre 2016 waren rund 36 Mio. Kinder, Jugendliche und Erwachsene Mitglieder in einem Verein.
Als Arbeitgeber spielen insbesondere die in der Sozialwirtschaft tätigen Vereine der Wohlfahrtspflege eine bedeutsame Rolle. Eine Studie der Deutschen Bank hat ermittelt, dass bei den Wohlfahrtsverbänden, die in vielen Fällen in der Rechtsform des eingetragenen Vereins strukturiert sind, 5,6 % aller Beschäftigten in Deutschland angestellt sind.3
Beim Zusammenstellen der betriebswirtschaftlichen und vereinsrechtlichen Grundlagen für die Rechnungslegung der Vereine hat es sich als notwendig herausgestellt, zwischen kleinen Vereinen auf der einen Seite und mittelgroßen bzw. großen Vereinen auf der anderen Seite zu unterscheiden.
- Kleinere Vereine sind durch das persönliche Engagement der Vereinsmitglieder geprägt, ein ehrenamtlicher Vorstand ist tätig. Vorstand und Mitglieder kennen sich. Die Rechnungslegung für geringere Geschäftsumfänge kann als einfache Einnahmen-Ausgabenrechnung geführt werden. Mit Ausnahme von Übungsleitern sind keine Angestellten zu verzeichnen. Alles ist transparent und durch persönliche Bekanntschaften und im Idealfall durch Vertrauen geprägt.
- Dagegen sind Vereine mit einem größeren Geschäftsbetrieb (meist ein Zweckbetrieb, der Bildungsziele, sportliche, soziale oder kulturelle Ziele umsetzt) eher mit gewerblichen Unternehmen vergleichbar. Hier werden andere Instrumente der Vereinsgeschäftsführung genutzt, die Vereinsorganisation unterscheidet zwischen ehrenamtlichen Aufsichtsfunktionen und professionellem Management. Dem einzelnen Vereinsmitglied ist es nicht mehr ohne Weiteres möglich, durch persönliches Inaugenscheinnehmen einen Überblick über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zu behalten. Für solche mittelgroßen bzw. großen Vereine sind die in der gewerblichen Wirtschaft genutzten Rechnungslegungsinstrumente empfehlenswert.
Für dieses Buch ist es sinnvoll, zwischen kleinen Vereinen auf der einen und mittelgroßen bzw. großen Vereinen auf der anderen Seite zu unterscheiden. An verschiedenen Stellen dieses Buchs wird diese Unterscheidung vorgenommen und dort jeweils erläutert.
1.1 Besonderheit: nur rudimentäre gesetzliche Vorschriften für Vereine
Für gewerbliche Unternehmen ist unstreitig klar, dass das Management effiziente Instrumente zur Steuerung des Betriebsgeschehens vorhalten muss. Den Gesellschaftern, Aktionären und den von ihnen ins Amt gewählten Aufsichtsgremien ist regelmäßig über den Gang der Geschäfte zu berichten (unterjährige Rechenschaft) und am Ende des Geschäftsjahres Rechnung über die getätigten Geschäfte zu legen. Um einen ausschüttungsfähigen Gewinn zu ermitteln und für die Zwecke der Besteuerung ist ein Jahresabschluss aufzustellen und ab einer gewissen Größe auch durch einen unabhängigen Dritten (Abschlussprüfer) prüfen zu lassen.
Überraschenderweise stellt man fest, dass dies bei Vereinen nicht so ist – jedenfalls, wenn man auf die gesetzlichen Vorschriften zur Buchhaltung, Rechnungslegung und Lageberichterstattung schaut. Ein betriebswirtschaftlicher Autor hat es so formuliert: es gibt zur Rechnungslegung von Vereinen nur »rudimentäre« gesetzliche Bestimmungen – dies stellt eine Besonderheit gegenüber bilanzierenden Unternehmen in der gewerblichen Wirtschaft bzw. im kommunalen Bereich dar.4
Die Ausführungen in diesem Buch nehmen mitunter Bezug auf die Sozialbranche. Vereine aus dieser Branche stehen exemplarisch für andere Vereine mit einem vergleichbaren Geschäftsvolumen. Die Übertragung der für Vereine in der Sozialbranche gefundenen Lösungen ist z. B. auf den Bereich des Sports, der Bildung, Wissenschaft oder Kultur denkbar.
Zum Rechnungswesen ist einleitend anzumerken, dass mithilfe der vielfältigen Instrumente des Rechnungswesens das betriebliche Geschehen allumfassend abgebildet wird. Mithilfe des Rechnungswesens berichtet das Management und gibt Rechenschaft an die Vereinsmitglieder, die Aufsichtsorgane und die Öffentlichkeit.5
Für den Manager ist es erforderlich, alle Geschäftsvorfälle von der Planung, über die Realisierung bis hin zur Rechenschaftslegung und nachträglichen Kontrolle in steuerbaren Rechengrößen (qualitativ und quantitativ) abzubilden. Nach allgemeinen Marketinggrundsätzen müssen auch Informationen über die Nutzer, Klienten, Kunden und ihre Bedürfnisse (Marktseite) und die Mitbewerber (Konkurrenten) zur Verfügung stehen.
1.2 Exkurs: Chefmappe des RKW
Die Notwendigkeit für die Geschäftsleitung, allumfassende Informationen in einer geordneten Weise parat zu haben, veranschaulicht die sog. Chefmappe des Rationalisierungskuratoriums der Deutschen Wirtschaft (RKW).
Abb. 1: Chefmappe; in Anlehnung an die RKW-Führungsmappe; Quelle: RKW (Hrsg.) (1995): RKW-Führungsmappe – Zahlen der Unternehmenssteuerung, 9. Aufl., Eschborn, S.
Traditionell wurde diese Chefmappe in Papierform gefüllt. Heute stehen elektronische Reportingsysteme zur Verfügung, die helfen, die Informationserfordernisse systematisch zur Verfügung zu stellen.
Das folgende Beispiel zeigt ein detailliertes und komplexes Berichtswesensinstrument, das heute in mittelgroßen und großen Vereinen zur Steuerung des Betriebsgeschehens angewendet wird.
Beispiel: OLAP-Datenbank eines Vereins der Freien Wohlfahrt (umfassendes und systematisch gegliedertes Reportingsystem)
Beim OLAP-System handelt es sich um ein vor fast 20 Jahren eingeführtes System auf der Basis einer multidimensionalen Realtime-Datenbank.
Das ursprüngliche Projekt hieß »Wirtschaftsplan auf Basis TM1«. Für die vielfältigen Anforderungen sind in den 1990er-Jahren komplexe und verknüpfte Excel-Mappen entstanden, waren aber an die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit gestoßen. Es zeichnete sich ab, dass die Berechnungen nicht weiter ausgebaut werden konnten. Beim Beispielsverein stand ein Generationenwechsel im Finanz- und Controllingbereich an. Das Know-how, das sich im Kopf des ausscheidenden bisherigen Controllers befand und in ausgefeilten Excel-Mappen steckte, sollte in eine Datenbank übernommen und systematisiert abgebildet werden. Gleichzeitig sollte die Flexibilität von Excel als Frontend erhalten bleiben. Das wurde durch die genannte Datenbanksoftware gewährleistet.
Das viele Jahre nur für einen einzelnen Arbeitsplatz ausgelegte System wurde 2014 auf ein Mehrplatzsystem mit 25 Arbeitsplätzen umgestellt. Damit haben alle Verantwortlichen Zugriff auf das System. Sie können in den webbasierten Berichten in alle Richtungen und Details analysieren. Durch einen »Drill-Through« auf die relationalen Buchungsdaten kann sich jeder Berechtige (z. B. der Einrichtungsleiter) bis zu den einzelnen Buchungssätzen »durchdrillen«. Es werden alle relevanten Daten inklusive der Buchungstexte angezeigt.
Vor Kurzem wurde das System auf die aktuelle Softwareversion umgestellt. Damit wurde der Grundstein für weitere Entwicklungen gelegt.
Im Beispielsfall wurde ein Reportinginstrument für einen in der Wohlfahrt tätigen Verein mit folgenden Hilfefeldern umgesetzt (siehe Abbildungen 2–4):
- Pflegeheim,
- Altenheim,
- Werkstatt für behinderte Menschen,
- Wohnheim für behinderte Menschen,
- ambulante Frühförderstelle,
- Tagungsort,
- Erholungs- und Rüstzeitenheim,
- Seniorenbegegnungsstätte.
Der Budgetierungs- und Planungsprozess verläuft in einem Wirtschaftsjahr wie folgt:
- Erstellung des Haushaltsplans,
- Verhandlung der Entgelte,
- Berechnung des genehmigten Plans,
- Aktualisierung,
- Soll-/Ist-Vergleiche,
- Prognoserechnung durch die jeweiligen Verantwortlichen.
Mithilfe des Reporting-Tools auf der Basis der Datenbank wird die Steuerung des Beispielvereins wesentlich...
| Erscheint lt. Verlag | 15.5.2020 |
|---|---|
| Reihe/Serie | Haufe Fachbuch |
| Verlagsort | Freiburg |
| Sprache | deutsch |
| Themenwelt | Wirtschaft ► Betriebswirtschaft / Management ► Rechnungswesen / Bilanzen |
| Schlagworte | Buchführung • Externes Rechnungswesen • Gemeinnützigkeit • Internes Rechnungswesen • Jahresabschluss • Kennzahlenanalyse • Satzung • Transparenz • Wirtschaftliche Tätigkeiten |
| ISBN-10 | 3-648-13780-8 / 3648137808 |
| ISBN-13 | 978-3-648-13780-2 / 9783648137802 |
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