Project-Fastlane - Kompetenzlevel D (eBook)

II. PRACTICE – METHODENEINSATZ IM PROJEKT

1. PROJEKTDESIGN

PM4: 4.5.1 Projektdesign

1.1 Projektmanagementerfolg21

„Projektmanagementerfolg ist der effektive und effiziente Einsatz von Methoden und Instrumenten des Projektmanagements, zur Steigerung des wirtschaftlichen Erfolgs und der Zufriedenheit der Stakeholder einzelner Projekte, des Projektportfolios insgesamt, sowie projektübergreifend der Erfolg der Organisation.“

Der Projektleiter vereinbart mit seinem Auftraggeber einen zu liefernden Projektgegenstand. Dies können neben dinglichen Komponenten wie Software auch weitere Lieferobjekte (Handbücher, Dokumentation) oder Ergebnisse (Abnahme durch den Kunden, Revisions-OK) sein.

Definition

Der Projektinhalt wird in der DIN 69901-5:2009 wie folgt definiert:

„Gesamtheit der Produkte und Dienstleistungen, die durch die Aufgabenstellung eines Projektes als Ergebnis am Ende vorliegen müssen.“

Die Leistungsbeschreibung für den Projektinhalt wird in die Komponenten

• Leistungsbeschreibung und
• Lieferobjekte

unterteilt.22

1.2 Leistungsbeschreibung

Lastenheft

Das Lastenheft beschreibt die Projektergebnisse aus Sicht des Auftraggebers und wird von diesem erstellt (Anforderungen). Hier wird definiert, welche Komponenten erwartet werden und mit welchen Erfolgskriterien der Projekterfolg gemessen werden kann. Eine Anforderung ist eine „Bedingung oder Eigenschaft, die ein System oder eine Systemkomponente aufweisen muss, um einen Vertrag zu erfüllen oder einem Standard, einer Spezifikation oder einem anderen formell auferlegten Dokument zu genügen.“23

Das Problem hierbei ist in der Regel die Qualität der Anforderungsbeschreibung. Eine Anforderung ist eine geforderte Eigenschaft eines zu entwickelnden Systems.

Qualitätskriterien für Anforderungen sind:

• Identifizierbarkeit
• Verständlichkeit
• Eindeutigkeit
• Nachweisbarkeit
• Messbarkeit

„Schön“ ist keine Anforderung!

Inhalte eines Lastenhefts sind bspw.

• Ist-Situation
• Ziel-Situation
• Funktionale Anforderungen
• Nichtfunktionale Anforderungen
• Akzeptanzkriterien/Metriken für die Abnahme
• Zeit und Kostenrahmen
• Dokumentationsanforderungen
• Benutzerinterface
• Zielumgebung
• Schnittstellen

Pflichtenheft

Gegenstand des Pflichtenheftes dagegen ist die Beschreibung, WIE das System realisiert wird. Ersteller des Pflichtenhefts ist der Auftragnehmer. Ein Teil des Pflichtenheftes kann auch eine technische Spezifikation sein. Das Pflichtenheft sollte mit dem Auftraggeber abgestimmt sein bzw. von diesem abgenommen werden und dient als Grundlage für die Abnahmen der Ergebnisobjekte im Projektverlauf.

User Story

User Storys werden im Zuge von agilen Projekten eingesetzt, um Anforderungen an das System zu identifizieren. User Storys beschreiben umgangssprachlich eine möglichst kleine Aufgabe, die mit dem Zielsystem gelöst werden soll. Jedoch nicht, „wie“ es gelöst wird.

Beispiel: „Erstelle eine Übersicht über alle Konditionen mit Standardkondition und ggf. zugeordneter Einzelkondition je Konto.“

Zu einer User Story gehören neben einer Beschreibung noch ein Titel und die Akzeptanzkriterien. Die Akzeptanzkriterien legen fest, wann diese Anforderung als erfüllt gilt, und bilden die Basis für Test und Abnahme des Systems. Meist sind es 3 bis 4 Kriterien, die erfüllt werden müssen. Sind es mehr als 10, ist die User Story an sich vermutlich noch nicht gut definiert – und man sollte sie eventuell in mehrere Storys zerlegen.

Bewährt hat sich die Regel, dass eine User Story auf eine Karteikarte passen sollte. Damit ist die Textmenge begrenzt. Titel und Beschreibung kommen auf die Vorderseite, die Akzeptanzkriterien auf die Rückseite.

Passt die User Story nicht auf die Karte, ist sie noch nicht klein genug. Die Summe aller User Storys beschreiben die Leistung eines Systems.

Das Schema einer User-Story kann folgendermaßen aussehen:

Epic

Werden User-Storys zu groß und damit unübersichtlich, werden sie in kleinere Einheiten aufgeteilt. Diese zusammenhängenden User-Storys werden als Epic bezeichnet.

Formulierung kann nach dem INVEST-Prinzip vorgenommen werden:

Technische Spezifikationen

Die technische Spezifikation ist eine Beschreibung der Systemumgebung, technischen Merkmale, Normen etc. Hier wird detailliert festgelegt, wie das fertige System aussieht.

Lieferobjekte

Als Lieferobjekte werden die konkreten Projekt-Ergebnisse, auch „Ergebnis-Objekte“, benannt, die am Ende des Projekts vorliegen, dies können u. a. sein:

• Dokumente
• technische Anlagen / Bauwerke
• Organisationsstrukturen / Prozesse

Die Lieferobjekte werden im Projektstrukturplan näher spezifiziert und werden im Zuge der Abnahme des Projektgegenstandes geprüft.

Abnahmen

Auf Basis der Leistungsbeschreibungen werden die einzelnen Projektergebnisse abgenommen. Hierzu müssen diese jedoch operationalisiert, d. h. messbar gemacht werden. Die Abnahmekriterien sollten frühzeitig festgelegt werden und so definiert sein, dass möglichst wenig Interpretationsspielraum vorhanden ist. Für die Abnahmekriterien kann eine Formulierung nach der SMART-Methode vorgenommen werden (vgl. 2.2.6 Zielformulierung). Tom de Marco formulierte hierzu: „Was ich nicht messen kann, kann ich nicht kontrollieren“.24 Die Zufriedenheit mit dem Projektergebnis hängt auch von der Art der Ergebnisse ab. Das Kano-Modell beschreibt hier die Zusammenhänge.

Kano-Modell

Das Kano-Modell beschreibt den Zusammenhang zwischen der Erfüllung von Kundenanforderungen und der Kundenzufriedenheit. Es definiert fünf Merkmale von Kundenanforderungen, die für die Kundenzufriedenheit relevant sind.

Basismerkmale

Sie gelten als selbstverständlich, werden dem Kunden aber erst bewusst, sofern sie nicht vorhanden sind. Basismerkmale sind implizite Muss-Kriterien, die von Kunden nicht direkt artikuliert, sondern stillschweigend vorausgesetzt werden. Fehlen Basismerkmale, sind Kunden unzufrieden, sind sie vorhanden, entsteht jedoch keine zusätzliche Zufriedenheit. Basismerkmale werden auch als „expected requirements“ bezeichnet.

Leistungsmerkmale

Sie werden von Kunden explizit verlangt und haben Einfluss auf die Zufriedenheit. Werden Leistungsmerkmale nicht erfüllt, entsteht Unzufriedenheit bei Kunden. Werden Leistungsmerkmale übertroffen, steigt die Zufriedenheit. Leistungsmerkmale – manchmal auch als Qualitätsmerkmale beschrieben – lassen sich durch Marktuntersuchungen, Marktbeobachtungen und Marktbefragungen ermitteln. Sie werden auch als „normal requirements“ bezeichnet.

Begeisterungsmerkmale

Diese Merkmale sind in der Lage, Kunden zu begeistern. Sie stiften tatsächlichen oder zumindest gefühlten Nutzen. Begeisterungsmerkmale werden nicht erwartet und ein Fehlen entsprechender Merkmale schafft auch keine Unzufriedenheit. Ist aber ein Begeisterungsmerkmal vorhanden, kann bereits eine kleine Leistungssteigerung zu einem überproportionalen Nutzen führen. Begeisterungsmerkmale werden auch als „delightful requirements“ bezeichnet.

Unerhebliche Merkmale

Sie führen weder zur Zufriedenheit noch zur Unzufriedenheit, unabhängig ob sie vorhanden sind oder nicht.

Rückweisungsmerkmale

Existieren diese Merkmale, führen sie zu Unzufriedenheit, sind sie hingegen nicht vorhanden, schaffen sie dennoch keine Zufriedenheit.

1.3 Projekthandbuch

Die DIN 69905 legt fest:

„Ein Projekthandbuch ist die Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die für die Planung und Durchführung eines bestimmten Projekts gelten sollen.“

Ein Projekthandbuch enthält spezifische, für ein...