1. Schritt: Aufgaben- und Verantwortungsbereich beschreiben

Welche Aufgaben nimmt Ihr Mitarbeiter derzeit wahr? Selbst wenn scheinbar klar ist, was Ihr Mitarbeiter zu tun hat, sollten Sie sich die Zeit nehmen und seine Aufgaben kurz beschreiben. Was sind seine Tätigkeitsschwerpunkte? Welchen Verantwortungsbereich hat der Mitarbeiter? Sind im Beurteilungszeitraum neue Aufgaben hinzugekommen oder gab es sonstige Veränderungen?

Beschreiben Sie den Aufgaben- und Verantwortungsbereich Ihres Mitarbeiters ohne zu bewerten. Das schafft eine gemeinsame Basis und Klarheit für das Gespräch.

Beispiel: Aufgaben- und Verantwortungsbereich von Herrn Meier

• Funktion: Abteilungsleiter interne IT-Dienste
• Berichtet an die Geschäftsleitung
• Strategische Entwicklung der Unternehmens-IT
• Disziplinarischer Vorgesetzter von vier Mitarbeitern
• Verantwortlich für die Datensicherheit im Unternehmen

2. Schritt: Beurteilungskriterien festlegen

Was genau soll beobachtet und bewertet werden? Hier definieren Sie Felder aus der Arbeitsleistung und dem Arbeitsverhalten Ihres Mitarbeiters, die Gegenstand der Beurteilung sein sollen. Die Beurteilungskriterien sind somit das Herzstück der Beurteilung. Je nach Umfang des Kriterienkataloges hilft eine Zusammenfassung in »Beurteilungsfelder«:

Beispiel: Beurteilungsfeld: Teamverhalten

• Kollegialität
• Kooperationsfähigkeit
• Zusammenarbeit
• Konfliktfähigkeit

Diese Beurteilungskriterien können individuell für jeden Mitarbeiter festgelegt oder generell für alle oder mehrere Mitarbeiter gestaltet werden.

In den meisten Unternehmen wird ein Beurteilungskatalog definiert, der für alle Mitarbeiter zur Anwendung kommt. Der Nachteil eines standardisierten Beurteilungskatalogs: Einzelne Stärken und Schwächen des Mitarbeiters werden eventuell nicht erfasst. Und die allgemeinen Anforderungskriterien passen möglicherweise nicht zur konkreten Funktion des Mitarbeiters. Wenn Sie im Beurteilungsbogen Raum für freie Kommentare vorsehen, lassen sich diese Nachteile jedoch kompensieren.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl der Kriterien achten?

Wählen Sie Beurteilungskriterien nach folgenden Fragen aus:

• Erfassen die Kriterien beobachtbare und bewertbare Ereignisse?
• Welche Kriterien sind für den Erfolg des Mitarbeiters und des Unternehmens relevant?
• Sind die Kriterien eindeutig interpretierbar?
• Sind die Kriterien nachvollziehbar?

3. Schritt: Bewertungsskala wählen

Grundsätzlich ist die Mitarbeiterbeurteilung auch ohne eine skalierende Bewertung möglich. Hier werden die jeweiligen Kriterien qualitativ beschrieben und im Gespräch mit dem Mitarbeiter diskutiert.

Beispiel: Beurteilungskriterium Teamfähigkeit

»Im Beurteilungszeitraum war Herr Boll bei allen im Team voll akzeptiert. An der Lösung von Problemen im Team war er stets maßgeblich beteiligt.«

In den meisten Unternehmen kommt eine mehrstufige Skala aus Zahlen, Buchstaben oder auch Symbolen bei der Mitarbeiterbeurteilung zur Anwendung. Die Verwendung von Zahlen verleitet jedoch zum Vergleich mit Schulnoten und der Berechnung von »Durchschnittsnoten«. Beides ist für ein Beurteilungsgespräch nicht hilfreich. Besser ist die Verwendung einer Skala mit Buchstaben.

Vier Bewertungsstufen wie zum Beispiel A, B, C, D sind ausreichend, um die Beurteilungen übersichtlich darzustellen und dem Mitarbeiter mitzuteilen. Wichtig ist, dass die Bedeutungen der jeweiligen Stufen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter bewusst sind.

Was bedeuten die einzelnen Stufen nun für den Mitarbeiter konkret?

Teilen Sie dem Mitarbeiter Ihre Erwartungen mit. Stellen Sie sich dazu auch die im Folgenden aufgeführten Fragen.

• Stufe A: Wodurch übertrifft der Mitarbeiter die Erwartungen? Ist der Mitarbeiter möglicherweise unterfordert? Sollte der Mitarbeiter anspruchsvollere Aufgaben übernehmen?
• Stufe B: Die Bewertungsstufe B sagt aus, dass Sie mit den Leistungen des Mitarbeiters voll zufrieden sind. Er erfüllt exakt die Erwartungen.
• Stufe C: Ihr Mitarbeiter erfüllt die meisten Erwartungen, sollte aber noch an sich arbeiten. Hier ist es wichtig aufzuzeigen, woran genau Ihr Mitarbeiter noch arbeiten muss. Welche unterstützenden Maßnahmen können Sie ihm anbieten?
• Stufe D: Bei einer D-Bewertung besteht in diesem Kriterium ein klarer Entwicklungsbedarf. Die Leistungen des Mitarbeiters reichen nicht aus. Teilen Sie ihm offen mit, an was er arbeiten muss. Ist der Mitarbeiter eventuell mit der Aufgabe überfordert? Ist er fachlich und persönlich in der Lage, sich in diesem Kriterium zu verbessern? Welche Unterstützung benötigt er dazu?

4. Schritt: Potenzialeinschätzung und Entwicklungswünsche des Mitarbeiters

Im vierten Schritt geben Sie Ihrem Mitarbeiter eine zukunftsorientierte Potenzialeinschätzung: Welche Leistungen wird der Mitarbeiter in Zukunft erbringen können? Welche Verantwortungsbereiche und Aufgaben passen zu seinen Fähigkeiten? Gibt es konkrete Vorschläge für einen künftigen Einsatz?

Der Mitarbeiter gibt an dieser Stelle auch seine eigenen Entwicklungswünsche an. Stimmen die Wünsche mit den Einschätzungen der Führungskraft überein oder gibt es deutliche Differenzen? Hier gilt es, unterschiedliche Vorstellungen und Wahrnehmungen zu diskutieren.