Vorwort

Digitale Immobilienverwaltung leicht gemacht?!

Der Digitalisierungszug nimmt immer mehr an Fahrt auf. Er erfasst scheinbar jeden auch noch so kleinen Lebensbereich. Wir brauchen uns längst nicht mehr zu fragen, ob er vielleicht an der Immobilienverwaltung vorbeifahren wird – auch wenn wir in der Praxis immer wieder den Eindruck gewinnen, dass manche Verwaltungsunternehmen offensichtlich glauben, die Augen vor den digitalen Entwicklungen verschließen zu können. Das Gegenteil ist der Fall: Die Immobilienverwaltung steht vollständig im Fokus der Digitalisierungsmöglichkeiten. Es wurden bereits Stimmen vernommen, die vorhersagen, dass in nicht allzu ferner Zukunft die bekannten Online-Riesen ein Auge auf die Potenziale legen könnten, die in dieser Branche liegen. Zu offenkundig sind die Automatisierungsmöglichkeiten.

Durch Digitalisierung und künstliche Intelligenz erschließen sich zunehmend Möglichkeiten, Aufgaben in der Immobilienverwaltung zu automatisieren. Ob, wann und wo diese Entwicklung endet, ist aus unserer Sicht kaum vorhersagbar. Beispielsweise wäre es durchaus denkbar, dass eine über ein Portal eingehende Schadensmeldung automatisch klassifiziert und an einen für das Objekt und Gewerk hinterlegten Handwerker weitergeleitet wird. Die weitere Verfolgung der Auftragserledigung erfolgt ebenfalls durch die Software. Der Handwerker stellt die Rechnung in einem Portal, wo diese erkannt, geprüft und gebucht wird. Auch wenn hier einige Fragen im Detail zu klären wären – die Lösung dieser Fragen wird wohl nicht lange auf sich warten lassen. Wie auch immer man darüber denken mag: Der Mensch als Bearbeiter und Entscheider wird wohl in immer mehr Bereichen ersetzbar werden. Im oben genannten Beispiel wäre er nur noch »Clearing-Stelle«, die dann einschreitet, wenn die Software an ihre Grenzen stößt. Auch wenn Sie diese Art der Bearbeitung für Ihr Unternehmen ablehnen, es wird Wettbewerber geben, die alle Möglichkeiten zur Automatisierung nutzen werden, wenn so die Effizienz gesteigert und Geld verdient werden kann.

Es wird Ihnen also nichts anderes übrig bleiben, als sich dieser immer rasanter werdenden Entwicklung zu stellen, sich mit den Möglichkeiten zu befassen und diese für das eigene Unternehmen nutzbar zu machen.

Kann aber die Digitalisierung einer Immobilienverwaltung angesichts der oben dargestellten Entwicklungen wirklich »leicht« umgesetzt werden? Ist es überhaupt möglich, hier permanent am Ball zu bleiben, die neuesten Entwicklungen zu beobachten, alle Trends zu erfassen, zu bewerten und im Verwaltungsalltag zu integrieren? Als Digitalisierungsberater beobachten wir den Markt der Lösungsanbieter und haben das Gefühl, dass beinahe täglich neue Produkte auf dem Markt erscheinen, Kooperationen zwischen den Herstellern geschlossen, Funktionsumfänge erweitert oder durch Apps ergänzt werden. Hat man sich heute für ein Produkt entschieden, findet man ein paar Tage später eine scheinbar noch bessere Lösung. Zudem muss man sich mit diversen Begrifflichkeiten und Abkürzungen auseinandersetzen, die bislang vielen sicherlich eher unbekannt waren. Sie werden mit On-Premises- oder Cloud-Lösungen konfrontiert und die Abkürzung »SaaS« wird in diesem Zusammenhang auf jeden Fall fallen. Auch die Vorzüge einer offenen und dokumentierten API werden vermutlich von Herstellern dargestellt werden – oder hätte das jemand vielleicht mit der TAPI verwechselt? Viele wählen eine Fachsprache und gehen stillschweigend davon aus, dass alle anderen es verstehen. Wirklich hilfreich ist das nicht.

Aber auch dann, wenn man hier nach eigener Überzeugung eine zukunftsfähige Lösung gefunden und ausgewählt hat, ist man damit noch lange nicht am Ziel. Neben der recht leicht zu beantwortenden Frage, ob die vorhandene Hardwareausstattung ausreichend ist oder man doch besser in die Cloud geht, stellen sich weitere, deutlich schwierigere Aufgabenstellungen.

Es gilt, den in der Dienstleistungsbranche zentralen Faktor, nämlich den Menschen, zu berücksichtigen. Die besten Lösungen nutzen nichts, wenn sie nicht angenommen und in der Folge nicht oder nur unzureichend angewendet werden. Die eingangs beschriebene Situation wird nicht jeden beruhigen – das Gegenteil wird wohl der Fall sein. Gerade das Neue und Unbekannte erzeugt bei allen Menschen, vielleicht in unterschiedlichem Maße, tendenziell immer Ängste. Die Angst vor Unbekanntem ist tief in uns allen verankert ist. Dies gilt nicht nur für Geschäftsführer und leitendes Personal. Gerade in nachgeordneten Positionen, die keinen oder nur geringen Einfluss auf Entscheidungen haben, werden diese Ängste regelmäßig eher größer sein. Diese Angst erzeugt Widerstände gegen das, was da mit der Digitalisierung auf uns zukommt.

• Ist mein Arbeitsplatz vielleicht gefährdet?
• Werde ich an meinem Arbeitsplatz völlig gläsern und kontrollierbar?
• Werde ich früher oder später durch eine Maschine ersetzt?

Diese und weitere Fragen werden sich Ihrem Personal stellen und entsprechende Ängste schüren.

Diese Situation zu meistern ist die größte Herausforderung bei der Umsetzung jeglicher Digitalisierungsmaßnahmen. Niemand möchte bewährtes und erfahrenes Personal verlieren, das glaubt, nicht auf einen zu schnell fahrenden Zug aufspringen zu können, und das Unternehmen verlässt. Das diese Gefahr besteht, wurde mehrfach nachdrücklich durch unsere Kunden geäußert und durch das Verhalten der Betroffenen eindrucksvoll untermauert.

Die noch immer andauernde Pandemie hat sicherlich beschleunigend auf Digitalisierungsprozesse gewirkt. Die Notwendigkeit, Maßnahmen zu ergreifen, ist genauso klar geworden wie die Erkenntnis, dass man nicht oder nur bedingt in der Lage war, externe Arbeitsplätze anzubieten.

Es ist also keinesfalls leicht, eine digitale Immobilienverwaltung zu realisieren. Viele unterschiedliche Hemmnisse und Risiken warten auf dem Weg auf uns. Diese Faktoren gilt es zu erkennen und zu berücksichtigen. Häufig ist ein Umweg erforderlich, um schneller ans Ziel zu gelangen. Eine Software ist schnell ausgewählt und bereitgestellt. Einen Mitarbeiter zu befähigen, damit zu arbeiten und alte Gewohnheiten aufzugeben, dauert deutlich länger und ist wesentlich schwieriger.

Wenn aktuelle Förderungen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen bei kleinen Unternehmen an eine maximale Dauer von sechs Monaten gekoppelt sind, darf man die Praxisorientierung solcher Förderungen durchaus hinterfragen. Unsere Erfahrung zeigt, dass hier deutlich mehr Zeit eingeplant werden muss, will man nicht das Personal und die gesamte Organisation überfordern und so den Erfolg der Maßnahmen gefährden.

Es gibt also mehr zu tun, als den geeigneten Scanner zu beschaffen oder ein Portal für Eigentümer und Mieter einzurichten. Jedes Unternehmen ist individuell und bringt unterschiedlichste Voraussetzungen mit. Entsprechend müssen auch die Wege durch den Digitalisierungsdschungel unterschiedlich sein. Es stellt sich nicht die Frage, ob man diesen Weg mitgehen will, sondern lediglich, welcher Weg der am besten geeignete ist. Nicht mitgehen heißt mit ziemlicher Sicherheit untergehen. Das Berufsbild des Immobilienverwalters hat sich grundlegend geändert und wird sich noch weiter ändern, was nicht nur durch die Digitalisierung, sondern auch durch gesellschaftlichen Wandel bedingt ist.

In diesem Buch sollen alle aus unserer Sicht relevanten Aspekte betrachtet werden. Die jeweilige Relevanz muss individuell beurteilt werden. In jedem Fall wird Ihnen das Buch viele Tipps geben, die es Ihnen ein wenig leichter machen, den richtigen Weg zu finden.

Hinweise zur Nutzung des Buchs

Es gibt die unterschiedlichsten Immobilienverwaltungen betreffend Größe, Ausrichtung und Digitalisierungsgrad in Deutschland. Die Spannbreite ist immens. Sie reicht von der noch immer papierorientierten, die mit rudimentären Softwaremitteln versucht, die Aufgaben zu erledigen, bis zur optimierten und völlig papierlos arbeitenden Verwaltung, die auf ausgeprägte Softwareunterstützung zurückgreift. Insofern ist es nicht möglich, in diesem Buch Lösungen anzusprechen, die für alle Leser nutzbar und umsetzbar sind.

Sie werden in diesem Buch auch keine Anweisungen zur Einrichtung einer VPN finden oder Hinweise zur Programmierung Ihrer eigenen cloudbasierten Verwaltersoftware.

Vielmehr geht es darum, Ihnen Möglichkeiten aufzuzeigen, wie Sie am besten mit den Chancen und Risiken der Digitalisierung und der damit verbundenen digitalen Transformation umgehen können. Es sollen Methoden vermittelt werden, die es erlauben, die aktuelle Situation einzuschätzen und auf dieser Basis das Realisierbare optimal zu umzusetzen – Sie erhalten damit Hilfe zur Selbsthilfe. Digitalisierung ist kein Selbstzweck – sie dient vielmehr dazu, effizienter arbeiten zu können, und ist somit für den Verwalter wie den Mieter oder Eigentümer...