Project-Fastlane - Kompetenzlevel C/B (eBook)

II. KAPITEL: PEOPLE – SOFT SKILLS IM PROJEKTMANAGEMENT

A. Selbstreflektion und Selbstmanagement

CE: 4.4.1 Selbstreflektion und Selbstmanagement – Bloom 3/4

Wertequadrat

Das Wertequadrat hat Schulz von Thun26 als Darstellung der zwischenmenschlichen Kommunikation entwickelt. Dies stellt die Abhängigkeit und das Konfliktpotenzial des Verhaltens einer Person zu ihrer Umwelt dar. Somit kann jedes Projektmitglied anhand seines eigenen Verhaltens durch Offenheit und Wertschätzung zu einer guten Kommunikationskultur im Projekt beitragen. Dieses Modell zeigt, dass eine Kultur der Offenheit und Wertschätzung zu einer guten Projektkultur beiträgt und Konflikte vermeidet.

Persönliche SWOT-Analyse

Zur Weiterentwicklung der eigenen Führungskompetenz hilft eine ehrliche Selbstreflexion. Eine Selbstanalyse ist in vielen Situationen hilfreich, weil eine persönliche SWOT-Analyse dabei unterstützt, eigene Schwächen, Stärken, Chancen und Risiken besser einzuschätzen. Die Abkürzung SWOT steht für die entsprechenden englischen Begriffe „Strengths“, „Weaknesses“, „Opportunities“ und „Threats“. Durch eine persönliche SWOT-Analyse (Selbstbild) kann Klarheit über die persönlichen Ziele und Verbesserungspotenziale erlangt werden.

Nachdem man selbst für sich eine SWOT-Analyse durchgeführt hat (Selbstbild), kann man die Ergebnisse „objektivieren“, indem die Analyse auch durch eine andere, nahestehende Person (Fremdbild) durchgeführt wird. Der Vergleich von Selbstbild und Fremdbild kann weiteres Verbesserungspotenzial aufzeigen und verringert gleichzeitig – als eine Form des Feedbacks – den „blinden Fleck“.

STAR-Methode

Die STAR-Methode ist durch die Analyse der spezifischen Situation (Situation), Aufgabe (Task), Aktion (Action) und des Resultats/Ergebnisses (Result) eine strukturierte Reaktion auf verhaltensbasierte Interviewfragen. Ebenso können damit Sachverhalte geordnet dargestellt werden, bspw. im Level C-Report.

Situation/Situation

Beschreibung der Situation oder Aufgabe, in der man war, um ein Ziel zu erreichen. Beschreibung eines konkreten Ereignisses oder einer Situation, nicht eine allgemeine Beschreibung dessen. Wichtig ist, auch ausreichende Details anzugeben, damit die Situation verständlich wird. Die beschriebene Situation kann ein Ereignis aus dem Berufsalltag oder ein einschlägiges Ereignis aus dem privaten Umfeld sein.

Aufgabe/Task:

Welches Ziel oder Ergebnis sollte in der Situation erreicht werden? Welche Aufgabe galt es zu lösen?

Aktion/Action:

Beschreibung des eigenen Verhaltens bzw. des Handelns in der speziellen Situation, unterstützt durch Beispiele aus der eigenen Perspektive. Welche konkreten Schritte wurden unternommen und was war der besondere eigene Beitrag für den Erfolg? Beschrieben wird nicht, was das Team oder die Gruppe getan hat, sondern was man persönlich beigetragen hat. Verwendung des Wortes "ich", nicht "wir" bei der Beschreibung von Handlungen.

Resultat /Result:

Darstellung des Ergebnisses der eigenen Aktivitäten aus einem positiven Blickwinkel. Was ist passiert? Wie endete das Ereignis? Was habe ICH erreicht? Was habe ICH gelernt? Die Beispiele sollten mehrere positive Aspekte enthalten.

Der Ablauf, d. h. die einzelnen aufeinanderfolgenden Schritte der STAR-Methode sollten eingehalten werden, um eine klare Storyline zu bekommen. Die Beschreibungen sollen so genau wie möglich, ohne Ausschweifungen oder zu viele Informationen sein. Beispiele mit negativen Auswirkungen sollten eliminiert werden. In Ausnahmefällen können Beispiele, die ein negatives Ergebnis haben (z. B. "das Spiel verloren"), jedoch die eigenen Stärken im Angesicht von Widrigkeiten darstellen, verwendet werden.

Umgang mit Stress

Stress ist eine physische oder psychische Reaktion, die durch äußere Reize (Stressoren) hervorgerufen wird. Stress ist eine natürliche Reaktion unseres Körpers auf eine Herausforderung. Der Körper schüttet Stresshormone aus und stellt in Sekundenbruchteilen zusätzliche Energie zur Verfügung – wir können blitzschnell reagieren.

Stress ist nicht per se negativ, mancher Stress kann sogar Freude machen!

Woher kommt Stress im Projektalltag?

Alle Aktivitäten eines Projektes sollten immer auf ein bestimmtes Ziel ausgerichtet sein – in der Theorie. Im Projektalltag ist dies oft anders. Es gibt jede Menge gegensätzliche Anforderungen, z. B.

• schnelle Umsetzung vs. hohe Qualität
• viele Aufgaben vs. enger Zeitplan
• hohe Qualität vs. niedrige Kosten
• Interessen des Teams vs. Interessen der Stakeholder
• detaillierte Planung vs. hohe Flexibilität
• fachliche Details vs. Überblicksdenken.

a) Stressoren

Stress kann durch verschiedenste Stressoren, d. h. Auslöser von Stress, entstehen. In der folgenden, unvollständigen Liste sind einige typische, im Projektalltag vorkommende Stressoren aufgeführt:

• Ressourcenengpässe und -konflikte
• Unrealistische Terminvorgaben
• Ständige Erreichbarkeit
• Überlastung durch viele Überstunden
• Keine, widersprüchliche oder unklare Zielvorgaben
• Unklare Zuständigkeiten
• Unrealistische und nicht umsetzbare Anforderungen
• Verdrängte Risiken
• Latente oder ungelöste Konflikte im Team
• Unklare Entscheidungsprozesse
• Sich häufig ändernde Rahmenbedingungen
• Geringe Führungskompetenz des Projektleiters.

Distress

Negativer Stress kann sich als sog. Distress zeigen. Der Distress macht sich als körperliche und geistige Belastungen bemerkbar. Symptome von Distress sind jedoch individuell sehr unterschiedlich: Anspannung, Gereiztheit, Kopfschmerzen, Müdigkeit, Schlafstörungen, Leistungsabfall, Denkblockaden, Lustlosigkeit, Gefühl der Überforderung, Depressionen u. v. a. m. Werden die Symptome ignoriert, kann es zu lang anhaltenden oder gar zu chronischen körperlichen und geistigen Krankheiten kommen.

Eustress

Stress hat nicht nur negative Auswirkungen! Obwohl wir mit Stress zunächst einen negativen Zustand verbinden, können die physischen oder psychischen Reaktionen auch positiv ausfallen. Denn Stressoren können auch folgende Punkte sein:

• Neuartige Aufgaben
• Anspruchsvolle Aufgaben
• Ein motiviertes Projektteam
• Ein kompetenter Projektleiter
• Hochwertiges Equipment.

Dieser positive Stress ist Eustress. Eustress motiviert, der Herzschlag ist ggf. erhöht, man ist konzentriert und alles fühlt sich gut und richtig an.

b) Methoden zur Stressreduktion

Stressbewältigung zielt nicht nur auf die Reduktion von Stress im Alltag ab, sondern auch auf eine Anpassung der inneren Denkweise. Denn besonders Stress, der im Alltag unvermeidbar ist, stellt Sie vor die Wahl, wie man damit umgeht. Eine ausreichende Entspannung ist die Grundvoraussetzung für eine hohe Leistungsfähigkeit und dauerhafte Gesundheit. Im Folgenden sind einige bewährte Methoden zur persönlichen Stressreduktion aufgeführt.

Entspannung und Erholung

Hiermit sind individuelle Aktivitäten zur Entspannung gemeint, wie

• Musik
• Snack
• Warmes Getränk
• Autogenes Training
• Yoga.

Körperliche Aktivitäten

Sport, Bewegung etc.

Innere Einstellung

Die Grundeinstellung „Die Gelassenheit, Dinge zu akzeptieren, die man nicht ändern kann“ hilft, eine gewisse innere Ruhe zu erreichen und nicht bei jeder Gelegenheit „in die Luft“ zu gehen.

Lebensstil

Hier hilft es, den generellen Lebensstil kritisch zu betrachten. Gerade in der Ernährung werden hier viele Fehler begangen, aber...