4.1   Verstehen der Organisation und ihres Kontextes

Leitfrage: Wurden interne und externe Themen, die das SGAMS beeinflussen, bestimmt?

Es müssen also Themen, die das SGAMS beeinflussen, festgelegt werden. Diese Themen können sich aus rechtlichen, wettbewerblichen, kulturellen und/oder sozialen Zusammenhängen ergeben. Internationale, nationale, regionale oder lokale Aspekte müssen ebenso beachtet werden. Das können zum Beispiel psychische Belastungen durch Kunden oder Angehörige (Pflegebranche) (extern), Fachkräftemangel (Bau- und Pflegebranche) in bestimmten Regionen (extern) oder eine hohe Unfallquote in der Baubranche, eine hohe Verletzungsquote in der Pflege oder eine hohe Erkrankungsquote in der Kommunikationsbranche (intern) sein. Möglich sind auch Probleme mit neuen Materialien (intern) in der Fertigung oder neuer Software in der Kommunikationsbranche (intern). Aufgrund des schnellen Wandels und der Komplexität unserer Arbeitswelt können sich die Themen täglich ändern und sind den Führungskräften oft nicht sofort, sondern erst später bekannt. Deshalb müssen verschiedene Informationskanäle systematisch organisiert und Zielgruppen – insbesondere die Beschäftigten – kontinuierlich einbezogen werden, damit der „Themenspeicher” (siehe unten) zeitnah gefüllt wird.

Es gilt, relevante interne Themen zu bestimmen: Werte, Kultur, Wissen, Leistung, Veränderungen, Organisationsstruktur, Strategie, Schwerpunkte von Verletzungen und Erkrankungen bei der Arbeit. Dasselbe gilt für relevante externen Themen: Gesetze, Kunden, Zulieferer, Markt, Branchen und technische Veränderungen.

Die SWOT-Analyse (Bestimmen der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken) kann dabei helfen, nicht nur Problemthemen zu definieren, sondern sich auch der Stärken und Chancen bewusst zu werden. In regelmäßigen Workshops mit Führungskräften, internen und externen Experten, aber auch Beschäftigten können notwendige Themen gefunden werden. Der „Themenspeicher” wird tagesaktuell und ohne Barrieren anonym, digital oder analog gefüllt. Zu diesem „Themenspeicher” sollen alle Beschäftigten Zugriff haben (vgl. Wollny & Paul, 2014, S. 64 ff.).

Ein Themenspeicher könnte z. B. wie folgt aussehen:

Auditfrage: Hat die Organisation interne und externe Themen, die das SGAMS beeinflussen, bestimmt?

Zusammenhänge mit anderen Normkapiteln

Durch eine Themensammlung werden die Anforderungen der interessierten Parteien, der Kontext der Organisation (4.2 und 4.3) und die SGA-Politik (5.2) gespeist.

Die Ansichten der Beschäftigten bzgl. der Themen sollen eingeholt (5.4) und bei den Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen berücksichtigt werden (6.1).

4.2   Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen von Beschäftigten und anderen interessierten Parteien

Leitfrage: Wurden die Vorstellungen und Ansprüche von externen und internen interessierten Parteien festgelegt und Regularien im Sinne von rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen bestimmt?

Dazu müssen neben den Beschäftigten und Führungskräften auch andere interessierte Parteien bestimmt werden (z. B. Lieferanten, Beauftragte, Führungskräfte, Arbeitsschutzbehörden, Mitbewerber ...). Die Erfordernisse und Erwartungen (d. h. Anforderungen) der Beschäftigten, Führungskräfte und weiterer interessierter Parteien müssen bestimmt werden. Es ist zu klären, welche dieser Anforderungen rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen sind oder zu solchen werden können. Sinnvoll ist es, den jeweiligen interessierten internen und externen Parteien die jeweiligen Anforderungen in einem Formblatt (siehe Abb. 10 „Formblatt zu interessierten Parteien, Anforderungen und zu ergreifenden Maßnahmen”) zuzuordnen, um so die Übersicht zu bewahren. Die Anforderungen können unterschiedlicher Natur sein:

• Kunden ist es wichtig, die Gefährdungen, die von Bauarbeiten ausgehen, im Vorfeld zu kennen (rechtlich notwendig).

• Anwohner wollen über Erweiterungsbauten (Pflege) und die Aufstellung weiterer Maschinen (Lärmexposition) informiert werden (rechtlich nicht immer notwendig).

• Interne Beauftragte (Sicherheitsbeauftragte und Brandschutzhelfer im Kommunikationsunternehmen) wollen über neue Verordnungen im Arbeitsschutz informiert werden (rechtlich notwendig).

Neben der Darstellung der Anforderungen der interessierten Parteien ist es sinnvoll, die notwendigen Maßnahmen abzubilden.

Arbeitshilfen Online

Interne interessierte Parteien können dabei Führungskräfte, Beschäftigte, Beauftragte, Vertreter der Beschäftigten und Experten (BA, FASI) sein.

Denkbar sind folgende externen interessierten Parteien: externe Kapitalgeber, Aktionäre, Gläubiger, Konkurrenten oder Mitbewerber, Kunden, Anwohner, die örtliche oder überregionale Gesellschaft, Lieferanten, Staat (Gesetzgeber oder Behörden (Gewerbeaufsichtsamt)) oder Berufsgenossenschaften.

In Workshops mit Führungskräften, externen und internen Beratern, ggf. auch Beschäftigten oder deren Vertretern können die Anforderungen erfragt und besprochen werden. Mit externen Parteien kann dies auch in Form einer Befragung stattfinden.

Auditfragen

• Hat die Organisation Anforderungen von interessierten Parteien (extern und intern) bestimmt?

• Hat die Organisation bestimmt, welche Anforderungen zu rechtlichen Verpflichtungen oder anderen Anforderungen werden könnten?

Zusammenhänge mit anderen Normkapiteln

Notwendig ist die Ermittlung der interessierten Parteien, um den Kontext der Organisation und den Anwendungsbereich (4.3) zu bestimmen. Überlegungen zu rechtlichen Verpflichtungen fließen in die Verantwortung der Führung (5.1) und die SGA-Politik (5.2) ein. Berücksichtigung findet dieses Normkapitel auch beim Anhören von Beschäftigten (5.4).

4.3   Festlegen des Anwendungsbereichs des SGA-Managementsystems

Leitfrage: Hat die...