Kassenführung in der Gastronomie, 2.Auflage

Der Autor ist seit etwa 15 Jahren Betriebsprüfer des Landes NRW. In dieser Eigenschaft ist er überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe befasst. Darüber hinaus gehört er dem Dozententeam für Risikomanagement bei Bargeschäften an der Bundesfinanzakademie an. Außerhalb der Finanzverwaltung ist er als Fachbuchautor und Referent zum Thema Kassenführung in bargeldintensiven Unternehmen tätig. Die Brancheninformation wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst. Sie gibt die persönliche Rechtsauffassung des Autors wieder.

1 Einführung in die Thematik
1.1 Vorbemerkungen
1.2 Ordnungsmäßigkeit von Büchern und Aufzeichnungen
1.2.1 Grundsätzliche Anforderungen
1.2.2 Konkretisierungen für elektronische Aufzeichnungen
1.3 Grundaufzeichnungen
1.4 Kassenbuch
1.4.1 Grundsätze
1.4.2 Formen des Kassenbuchs
1.4.3 Führung des Kassenbuchs in Registrier- und PC-Kassen
1.5 Freiwillige Aufzeichnungen
1.5.1 Grundsatz
1.5.2 Aufzeichnungen über den Wareneinsatz
1.5.3 Schlechte Ertragslage
1.5.4 Verbrauchswerte (Strom/Wasser)
1.5.5 Reservierungsbücher – Pflicht oder Kür?
2 Arten der Kassenführung
2.1 Welche Möglichkeiten hat der Gastronom?
2.2 Neben- und Unterkassen
2.2.1 Garderobe
2.2.2 Agenturkassen
2.2.3 Geschlossene Ladenkasse
2.2.4 Aufbewahrung im Safe oder Schließfach
3 Steuerliche Ordnungsvorschriften (§§ 145 – 147 AO)
3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
3.2 Grundsatz der Vollständigkeit
3.2.1 Identität der Vertragspartner
3.2.2 Detailtiefe von Einzelaufzeichnungen
3.2.3 Fortlaufende Nummerierung
3.2.4 Bildung von Warengruppen
3.2.5 Offene Ladenkasse (OLK) ohne Einzelaufzeichnungen
3.3 Grundsatz der Richtigkeit
3.4 Grundsatz der Zeitgerechtheit
3.5 Grundsatz der Geordnetheit
3.6 Grundsatz der Unveränderbarkeit
3.6.1 Allgemeines
3.6.2 Sicherstellung der Unveränderbarkeit
3.7 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
4 Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- & Vorlagepflichten bei elektronischen Aufzeichnungssystemen
4.1 Vorbemerkungen
4.2 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften
4.3 Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung
4.4 Verfahrensdokumentation
4.4.1 Grundsätze
4.4.2 Internes Kontrollsystem (IKS)
5 Der Tagesabschluss des Gastwirts
5.1 Dokumentation der Tageseinnahme
5.2 Geldzählung und Zählprotokolle
5.2.1 Grundsätzliches
5.2.2 Kassensturzfähigkeit
5.2.3 Zählprotokolle
5.3 EC- und Kreditkartenzahlungen
5.4 Trinkgelder
5.5 Privatentnahmen und Privateinlagen
5.5.1 Belegpflicht
5.5.2 Ungeklärte Einlagen
5.6 Geldtransit
5.7 Kassenverluste durch Diebstahl
5.8 Privat verauslagte Aufwendungen
5.9 Gutscheine
6 Kassenführung bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG
7 Rechtsfolgen einer fehlerhaften Kassenführung
7.1 § 158 AO – das Einfallstor zur Schätzung
7.2 Schätzung bei formell nicht ordnungsgemäßen Aufzeichnungen
7.3 Schätzung bei formell ordnungsgemäßen Aufzeichnungen
7.4 Sonstige Rechtsfolgen
8 Kassen-Nachschau (§ 146b AO)
8.1 Betroffene Systeme
8.2 Zeitpunkt der Nachschau
8.3 Zeitraum der Nachschau
8.4 Ablauf der Nachschau
8.4.1 Beginn
8.4.2 Allgemeine Mitwirkungspflichten
8.4.3 Kassensturz
8.4.4 Fotografien und Scans
8.5 Abschluss der Kassen-Nachschau
8.5.1 Ergebnislose Nachschau
8.5.2 Änderung von Besteuerungsgrundlagen
8.5.3 Überleitung in eine Außenprüfung
8.6 Rechtsbehelfe
8.7 Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau
9 Manipulationsschutz ab 01.01.2020
9.1 Einführung
9.2 Abzusichernde Vorgänge
9.3 Betroffene Systeme
9.3.1 Allgemeines
9.3.2 Registrierkassen
9.4 Architektur der TSE
9.5 Funktionsweise der TSE
9.6 Belegausgabepflicht
9.7 Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme
9.8 Umgang mit technischen Störungen
9.9 Nichtbeanstandungsregel bis 30.09.2020
9.10 Sanktionen
9.11 Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung
9.12 Handlungsempfehlungen
10 Richtsätze
10.1 Ermittlung der Richtsätze
10.2 Gast-, Speise- und Schankwirtschaften
10.2.1 Pizzerien
10.2.2 Imbissbetriebe
11 Abgrenzung von Lief. & so. Leistungen bei Abgabe von Speisen & Getränken
12 DATEV-Lösungen
12.1 DATEV Kassenbuch online
12.1.1 Einführung
12.1.2 Programmziel
12.1.3 Programminhalt
12.2 DATEV Datenprüfung comfort
12.2.1 Einführung
12.2.2 Programmziel
12.2.3 Programminhalt
12.3 DATEV Kassenarchiv online

Schon seit geraumer Zeit prüft die Finanzverwaltung verstärkt bargeldintensive Unternehmen. Dazu zählt auch das Gastgewerbe mit seinen rund 220.000 Betrieben und über 2,2 Millionen Mitarbeitern.1 Hier stellt die Kassenführung immer einen Schwerpunkt in Betriebsprüfungen dar. Kassenaufzeichnungen, die nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und den steuerlichen Ordnungsvorschriften (§§ 145-147 AO) entsprechen, sind ein Risikopotential, das der Gastronom oft zu spät erkennt oder unterschätzt. Sieht er die Kassenführung eher als beschwerliche Nebenpflicht an, führt eine Betriebsprüfung häufig zu empfindlichen und teils existenzbedrohenden Steuernachzahlungen für mehrere Jahre, sei es aufgrund stiefmütterlicher Behandlung der Kassenaufzeichnungen, der Nichtvorlage von Unterlagen, die sich bei einem Dritten befinden (z. B. beim Kassendienstleister), des endgültigen Verlustes von vorlagepflichtigen Büchern, Aufzeichnungen und Belegen oder aufgrund unzureichender Kenntnisse über geltendes Recht. Wird gegen die Grundprinzipien der Kassenführung verstoßen, ist der Ärger mit der Finanzverwaltung vorprogrammiert. Denn schon einzelne formelle Mängel in der Kassenführung können der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen. Zwar lassen solche Mängel nicht zwingend den Schluss auf nicht versteuerte Einnahmen zu, geben aber oft Anlass, die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen anzuzweifeln. Stellt die Finanzverwaltung wesentliche formelle oder materielle Mängel in der Kassenführung fest, ist das Vertrauen in die Buchführung erschüttert (§ 158 AO). Dann können die in den Steuererklärungen ausgewiesenen Umsätze und Gewinne der Besteuerung nicht zu Grunde gelegt werden. Es kommt zur Schätzung (§ 162 AO). Neben den steuerlichen Auswirkungen durch Umsatz- und Gewinnschätzungen werden nicht selten Steuerstraf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet, in dessen Folge sich weitere Belastungen für den Unternehmer ergeben können (z. B. Geldauflagen nach § 153a StPO oder Bußgelder nach § 379 AO, § 26a, b UStG), die bei ausreichender Kenntnis der Materie vermeidbar gewesen wären. Hinzu kommt das Instrument der Kassen-Nachschau (§ 146b AO) – danach dürfen Amtsträger der Finanzbehörden seit dem 01.01.2018 unangekündigt die Geschäftsräume betreten und sofort Einblick in die Bücher und Aufzeichnungen einschließlich der Kassendaten nehmen. Seit dem 01.01.2020, spätestens zum 30.09.2020 sind elektronische Aufzeichnungssysteme zudem durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Damit werden die sukzessive verschärften Ansprüche an eine ordnungsmäßig geführte Kasse zu einer der zentralen Herausforderungen des Gastgewerbes. Die im Laufe der Zeit gewachsenen Anforderungen an die formelle Ordnungsmäßigkeit erscheinen vielen Unternehmern kaum noch erfüllbar – umso mehr muss der Gastronom dafür Sorge tragen, dass er die materielle Richtigkeit seiner Umsätze und Gewinne belegen kann. Detaillierte Einzelaufzeichnungen und eine zielgerichtete EDV-Unterstützung können einen großen Teil dazu beitragen. Das Buch soll vorrangig den typischen Schank- und Speisegaststätten als Ratgeber dienen. Für ähnlich gelagerte Unternehmen (z. B. Systemgastronomie, Hotels, Gasthöfe, Diskotheken, Bars, Cafés, Imbissstuben) lassen sich die Ausführungen weitgehend analog anwenden. Branchenspezifische Besonderheiten sollten mit dem Steuerberater besprochen werden. Duisburg, im Mai 2020 Gerd Achilles

Schon seit geraumer Zeit prüft die Finanzverwaltung verstärkt bargeldintensive Unternehmen. Dazu zählt auch das Gastgewerbe mit seinen rund 220.000 Betrieben und über 2,2 Millionen Mitarbeitern.1 Hier stellt die Kassenführung immer einen Schwerpunkt in Betriebsprüfungen dar.Kassenaufzeichnungen, die nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und den steuerlichen Ordnungsvorschriften ( 145-147 AO) entsprechen, sind ein Risikopotential, das der Gastronom oft zu spät erkennt oder unterschätzt. Sieht er die Kassenführung eher als beschwerliche Nebenpflicht an, führt eine Betriebsprüfung häufig zu empfindlichen und teils existenzbedrohenden Steuernachzahlungen für mehrere Jahre, sei es aufgrund stiefmütterlicher Behandlung der Kassenaufzeichnungen, der Nichtvorlage von Unterlagen, die sich bei einem Dritten befinden (z. B. beim Kassendienstleister), des endgültigen Verlustes von vorlagepflichtigen Büchern, Aufzeichnungen und Belegen oder aufgrund unzureichender Kenntnisse über geltendes Recht. Wird gegen die Grundprinzipien der Kassenführung verstoßen, ist der Ärger mit der Finanzverwaltung vorprogrammiert. Denn schon einzelne formelle Mängel in der Kassenführung können der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen. Zwar lassen solche Mängel nicht zwingend den Schluss auf nicht versteuerte Einnahmen zu, geben aber oft Anlass, die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen anzuzweifeln.Stellt die Finanzverwaltung wesentliche formelle oder materielle Mängel in der Kassenführung fest, ist das Vertrauen in die Buchführung erschüttert ( 158 AO). Dann können die in den Steuererklärungen ausgewiesenen Umsätze und Gewinne der Besteuerung nicht zu Grunde gelegt werden. Es kommt zur Schätzung ( 162 AO). Neben den steuerlichen Auswirkungen durch Umsatz- und Gewinnschätzungen werden nicht selten Steuerstraf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet, in dessen Folge sich weitere Belastungen für den Unternehmer ergeben können (z. B. Geldauflagen nach 153a StPO oder Bußgelder nach 379 AO, 26a, b UStG), die bei ausreichender Kenntnis der Materie vermeidbar gewesen wären.Hinzu kommt das Instrument der Kassen-Nachschau ( 146b AO) - danach dürfen Amtsträger der Finanzbehörden seit dem 01.01.2018 unangekündigt die Geschäftsräume betreten und sofort Einblick in die Bücher und Aufzeichnungen einschließlich der Kassendaten nehmen. Seit dem 01.01.2020, spätestens zum 30.09.2020 sind elektronische Aufzeichnungssysteme zudem durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen.Damit werden die sukzessive verschärften Ansprüche an eine ordnungsmäßig geführte Kasse zu einer der zentralen Herausforderungen des Gastgewerbes. Die im Laufe der Zeit gewachsenen Anforderungen an die formelle Ordnungsmäßigkeit erscheinen vielen Unternehmern kaum noch erfüllbar - umso mehr muss der Gastronom dafür Sorge tragen, dass er die materielle Richtigkeit seiner Umsätze und Gewinne belegen kann. Detaillierte Einzelaufzeichnungen und eine zielgerichtete EDV-Unterstützung können einen großen Teil dazu beitragen.Das Buch soll vorrangig den typischen Schank- und Speisegaststätten als Ratgeber dienen. Für ähnlich gelagerte Unternehmen (z. B. Systemgastronomie, Hotels, Gasthöfe, Diskotheken, Bars, Cafés, Imbissstuben) lassen sich die Ausführungen weitgehend analog anwenden. Branchenspezifische Besonderheiten sollten mit dem Steuerberater besprochen werden.Duisburg, im Mai 2020Gerd Achilles