Einkauf mit SAP Ariba

Marcus Mock ist seit 2015 Principal Business Consultant bei SAP Business Transformation Services. Seit 2004 ist er als Berater für Einkaufsthemen bei SAP tätig. Bereits während seines Studiums der Betriebswirtschaft faszinierte ihn das Thema Einkauf. Er beschäftigt sich mit Ariba, seit SAP Ariba 2012 übernommen hat. Dabei war er Mitglied in einem Implementierungsprojekt auf Business-Seite und auf IT-Seite sowie Projektleiter. Außerdem berät er Kunden in Strategieprojekten zum Thema Einkauf.

Susanne Wagner arbeitet seit 2015 als Procurement Master Data and Contract Management Expert für die D. Swarovski KG. Seit 2003 ist sie im Einkaufsumfeld aktiv und hat diverse Projekte mit Fokus auf die Optimierung der Beschaffungsprozesse begleitet. Über 10 Jahre unterstützt sie bereits die Implementierung von Softwarelösungen im Einkauf. Unter anderem hat sie als Projektteamleiterin die Erstellung, Implementierung sowie den Roll-out eines SAP-Templates für ein deutsches Pharmaunternehmen verantwortet. Derzeit leitet sie ein Projekt zur Einführung von SAP Ariba. Susanne Wagner lebt mit ihrem Mann und ihren Kindern Sarah und Max in Wolfsgraben.

Vorwort
15
Einleitung
17
1
Aktuelle Trends im Einkauf
21
1.1
Trends
21
1.2
Cloud oder on premise?
23
1.2.1
Begriffserklärung zur Cloud
24
1.2.2
Darstellung verschiedener Cloud-Modelle
25
1.2.3
Vor- und Nachteile von On-Premise-Software
26
1.2.4
Vor- und Nachteile von Cloud-Lösungen
27
1.3
SAP Ariba als Cloud-Lösung
28
1.4
SAP-Portfolio im Einkauf
29
1.4.1
Cloud-Lösungen
29
1.4.2
On-Premise-Lösungen
31
1.4.3
Alte Bezeichnungen der SAP-Ariba-Lösungen
35
1.5
Marktübersicht der Einkaufslösungen
36
1.5.1
Lösungen für operative Beschaffungsprozesse
37
1.5.2
Lösungen für das Sourcing
38
1.5.3
Anbieter für Vertragsmanagement
39
1.5.4
Lieferanten- und Risikomanagement
39
1.5.5
Servicebeschaffung
40
1.5.6
Zusammenfassung zur Marktübersicht
41
1.6
Entscheidungskriterien für die Auswahl einer Einkaufslösung
41
1.6.1
Zeitpunkt für eine neue Einkaufslösung
41
1.6.2
Rahmenbedingungen für die Auswahl einer Einkaufslösung
42
1.6.3
Vorgehensweise bei der Auswahl einer Einkaufslösung
43
1.6.4
Erstellung einer Bewertungsmatrix zur Auswahl einer Einkaufslösung
43
1.6.5
Technologische Entscheidungskriterien
44
1.6.6
Sicherheitskriterien
45
1.6.7
Funktionale Anforderungen
46
1.6.8
Operative Beschaffungsprozesse
46
1.6.9
Sourcing
47
1.6.10
Vertragsmanagement
47
1.6.11
Lieferanten- und Risikomanagement
48
1.6.12
Servicebeschaffung
49
1.6.13
Anforderungen an den Lieferanten
49
1.6.14
Anforderungen an den Preis
50
1.6.15
Anforderungen an die Präsentation
51
1.6.16
Bewertung aller Anforderungen und Erstellung eines Rankings
52
1.7
Wo ist der Einsatz von SAP Ariba sinnvoll?
53
1.7.1
SAP Ariba als strategische Einkaufslösung
53
1.7.2
SAP Ariba als operative Einkaufslösung
54
1.7.3
SAP Ariba Network nutzen
55
1.7.4
SAP Ariba Suite
55
1.7.5
Heterogene Nutzung von SAP Ariba
55
2
Bestandteile von SAP Ariba
57
2.1
Komponenten im Überblick
57
2.1.1
Strategischer Einkauf
58
2.1.2
Der Übergang vom strategischen zum operativen Einkauf
60
2.1.3
Operativer Einkauf
61
2.1.4
Business-Netzwerk Ariba Network
62
2.2
Die Benutzeroberfläche von SAP Ariba
65
2.2.1
Dashboards
65
2.2.2
Ariba Mobile App
66
2.2.3
Registerkarten
68
2.2.4
Kacheln
69
2.2.5
Weitere Inhalte
70
2.3
Ariba Network
71
2.3.1
Was ist das Ariba Network?
71
2.3.2
Wie werde ich Mitglied im Ariba Network?
72
2.3.3
Einkaufsbelege im Ariba Network
73
2.3.4
Wie kann ich mich mit dem Ariba Network verbinden?
74
2.3.5
Der Light Account
75
2.3.6
Das Enablement Dashboard
76
2.3.7
PO-Flip-Szenario
77
2.3.8
Integration von Maschine zu Maschine
78
2.3.9
Elektronische Rechnung über das Ariba Network
78
2.3.10
Kollaborative Lieferketten im Ariba Network abbilden
79
2.3.11
Kosten der Nutzung des Ariba Network
80
2.3.12
Arbeiten mit Validierungsregeln im Netzwerk
81
2.3.13
Funktionen des Einkäuferkontos
82
2.3.14
Funktionen des Lieferantenkontos
83
2.3.15
Vor- und Nachteile der Nutzung des Ariba Network
87
3
Strategischer Einkauf
89
3.1
Ausgabenanalyse mit SAP Ariba Spend Analysis
90
3.2
Risikomanagement mit SAP Ariba Supplier Risk
93
3.3
Lieferantenmanagement mit SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance
99
3.3.1
Unterschiede zwischen SAP Ariba SIPM und SAP Ariba SLP
99
3.3.2
Der Lieferantenlebenszyklus mit SAP Ariba SLP
99
3.3.3
Die Lieferantenanfrage
100
3.3.4
Die Lieferantenregistrierung
102
3.3.5
Die Lieferantenqualifizierung
107
3.3.6
Definition des bevorzugten Lieferanten
111
3.3.7
Synchronisation der Lieferantenstammdaten zwischen SAP Ariba SLP und SAP ERP
113
3.3.8
Das 360-Grad-Profil von SAP Ariba SLP
114
3.3.9
Weiterentwicklung von SAP Ariba SLP
120
3.4
Ausschreibungen mit SAP Ariba Sourcing
120
3.4.1
Anfragen und Angebote über SAP Ariba Discovery
121
3.4.2
Product Sourcing
122
3.4.3
Ausschreibungen auf Basis von SAP-ERP-Anforderungen
122
3.4.4
Ausschreibungen mit Materialstammdaten
124
3.4.5
Ausschreibungen und Auktionen in SAP Ariba Sourcing
126
3.4.6
Das schnelle Ausschreibungsprojekt
127
3.4.7
Das vollständige Ausschreibungsprojekt
131
3.4.8
Verwendung von Vorlagen für Ausschreibungen
137
3.4.9
Verwendung der Bibliothek für Ausschreibungen
139
3.4.10
Monitoring einer Ausschreibung
142
3.4.11
Verwendung von Bewertungen in Ausschreibungen
143
3.4.12
Szenarien für die Vergabe analysieren
145
3.4.13
Vergabe und Auswertung
146
3.4.14
Durchführung von Auktionen
148
3.4.15
Die Dokumentation von Einsparungen
150
3.4.16
Ausschreibungen im Zusammenhang mit Lieferantenmanagement
153
3.5
Vertragsmanagement mit SAP Ariba Contracts
153
3.5.1
Gesamtüberblick zum Vertragsmanagement
154
3.5.2
Die Verwaltung von Klauseln
154
3.5.3
Die Erstellung eines Vertrags
157
3.5.4
Vertragsvorlagen
159
3.5.5
Der Arbeitsbereich für Verträge
159
3.5.6
Die Erarbeitung des Vertragstextes
160
3.5.7
Die Vertragsverhandlung
162
3.5.8
Nutzung von elektronischen Unterschriften im Vertragsprozess
163
3.5.9
Operative Nutzung der Verträge
163
4
Operativer Einkauf
165
4.1
Der operative Einkaufsprozess
165
4.2
SAP Ariba Catalog
167
4.2.1
Stammdaten
167
4.2.2
Open Catalog Interface
168
4.2.3
Warengruppen des Einkäufers und des Lieferanten
170
4.2.4
Katalogsichten
171
4.2.5
Anbindung von SAP-Systemen für den Einkauf
173
4.2.6
Laden von Katalogen durch den Lieferanten
174
4.2.7
Laden von Katalogen durch den Einkäufer
178
4.2.8
Arten von Katalogartikeln
178
4.2.9
Punch-out-Kataloge
179
4.2.10
Im Katalog suchen
181
4.2.11
Parametrisierbare Artikel und Artikel aus Kontrakten
186
4.2.12
SAP Ariba Spot Buy
187
4.3
SAP Ariba Buying
190
4.3.1
Organisationsdaten
191
4.3.2
Stammdaten
192
4.3.3
Katalogmanagement
194
4.3.4
Erfassung von Anforderungen
195
4.3.5
Kontierung
206
4.3.6
Zusammenarbeit mit Lieferanten
207
4.3.7
Freigabe von Anforderungen
209
4.3.8
Bestellung
211
4.3.9
Wareneingang und Leistungserfassung
212
4.4
SAP Ariba Buying and Invoicing
214
4.4.1
Stammdaten
215
4.4.2
Rechnungserfassung
216
4.4.3
Rechnungsprüfung
218
4.5
Kontrakte im operativen Einkauf
218
4.5.1
Abrufkontrakte und Nicht-Abrufkontrakte
219
4.5.2
Kontraktarten
220
4.5.3
Kontrakthierarchien
221
4.5.4
Preisermittlung im Kontrakt
222
4.5.5
Wareneingang und Leistungserfassung mit Bezug zum Kontrakt
222
4.5.6
Rechnung mit Bezug zum Kontrakt
223
4.5.7
Contract Compliance – Kontraktnutzung im strategischen und operativen Einkauf
223
5
Einführung und Betrieb
227
5.1
Zielbild für den Einkauf erstellen
227
5.2
Projektvorgehen und Methoden bei der Implementierung
229
5.2.1
Wasserfallmodell und agiles Projektmanagement
229
5.2.2
Die SAP-Activate-Methode
231
5.2.3
SAP-Ariba-Einführungsprojekte
232
5.2.4
Projektdauer
236
5.3
Onboarding eines Lieferanten
236
5.3.1
Ablauf des Onboardings
237
5.3.2
Umgang mit integrierten Lieferanten
238
5.3.3
Aktvierung als Light Account oder vollständiges Konto
240
5.3.4
Erfolgsfaktoren für das Lieferanten-Onboarding
241
5.4
Community und Support
243
5.4.1
SAP Ariba Connect
243
5.4.2
Der Support
245
5.4.3
Die SAP-Ariba-Community
247
5.4.4
Tagungen und Fachgruppen
248
6
Technologie
249
6.1
Workflows
249
6.1.1
Überblick der Workflows in SAP Ariba
249
6.1.2
Ablehnungsszenarien
250
6.1.3
Genehmigung via E-Mail
251
6.1.4
Erstellung eines Workflows
252
6.1.5
Systembasierte Informations-E-Mails
254
6.2
Formulare
255
6.2.1
Formulare im strategischen Einkauf
256
6.2.2
Formulare für den operativen Einkauf
257
6.2.3
Voraussetzungen und Einschränkungen für die Verwendung von Formularen
258
6.2.4
Erstellung von Formularen
259
6.2.5
Arbeiten mit dem Formulardesigner
261
6.2.6
Verwendung von Bedingungen in Formularen
264
6.2.7
Genehmigungen in Formularen
266
6.2.8
Weitere Funktionen in Formularen
267
6.3
Mobile Nutzung
267
6.3.1
Die App SAP Ariba Mobile
268
6.3.2
Die App SAP Ariba Supplier
270
6.3.3
Die App SAP Ariba Supply Chain
274
6.4
Berichte
276
6.4.1
Vordefinierte Berichte
277
6.4.2
Anlegen eines eigenen Berichts
279
6.4.3
Export von Berichten
281
6.4.4
Berichte einplanen
283
6.5
Entwicklung
284
6.5.1
Kundeneigene Felder
284
6.5.2
Programmierung über Programmierschnittstelle
285
6.5.3
Verbesserungsvorschläge
287
7
Integration von SAP Ariba
291
7.1
Integration mit SAP ERP und SAP S/4HANA
291
7.1.1
Möglichkeiten der Integration
291
7.1.2
Ariba-Cloud-Integration-Adapter
293
7.1.3
Add-on für SAP Business Suite
294
7.1.4
Mediated Szenario
294
7.1.5
Kundenindividuelle Adapter
294
7.2
Überblick über die Integration mit dem Ariba Network
295
7.2.1
SAP-Business-Suite-Add-on
295
7.2.2
Ariba-Network-Adapter
296
7.2.3
Technische Voraussetzungen
296
7.2.4
Abwicklung des Dokumentenaustausches über das Ariba Network
297
7.3
Überblick über SAP Ariba Supply Chain Collaboration
298
7.3.1
Abwicklung von Lohnbearbeitungsprozessen
299
7.3.2
Voraussetzung zur Implementierung der Lohnbearbeitungsprozesse
300
7.3.3
Abwicklung der Lohnbearbeitungsbestellung
300
7.3.4
Handhabung des Lohnbeistellungsbestandes
301
7.3.5
Verwendung der Manufacturing Execution Visibility
303
7.3.6
Unterstützung der Prozesse für Konsignationslager
303
7.3.7
Finanzierungsmodelle für die Supply Chain
304
7.3.8
Unterstützung des Zahlungsprozesses
305
7.3.9
Automatisierung von Angeboten
305
7.4
Integration von SAP Ariba Sourcing und SAP Ariba Contracts
306
7.4.1
Anbindung von SAP Ariba Sourcing und SAP Ariba Contracts
307
7.4.2
Technische Anforderung
308
7.4.3
Verwendung von Stammdaten
308
7.4.4
Administratoren in SAP Ariba
310
7.5
Integration von SAP-Ariba-Lieferantenmanagementlösungen
315
7.5.1
Voraussetzungen für die Integration von SAP Ariba SLP
315
7.5.2
Verwendung von MDG-Komponenten
316
7.5.3
Austausch von Lieferantenstammdaten
317
7.6
Integration von SAP-Ariba-Lösungen für den operativen Einkauf
320
7.6.1
Integration von SAP Ariba Buying and Invoicing
321
7.6.2
Integration von SAP Ariba Buying and Invoicing für Services
324
7.6.3
Voraussetzungen für die Integration der Beschaffungslösungen
325
7.7
Zusammenfassung der Integrationsmöglichkeiten
326
7.7.1
Stammdatenintegration
326
7.7.2
Integration von Bedarfsanforderungen, Bestellungen sowie Wareneingangsinformationen
326
7.7.3
Integration von Rechnungs- und Zahlungsdaten
327
7.8
Das Cloud Integration Gateway
328
8
Ausblick
331
8.1
Weiterentwicklung von Ariba Network
332
8.2
Weiterentwicklung von SAP Ariba Supply Chain Collaboration
332
8.3
Ausbau der Lieferantenfunktionen in Ariba Network
333
8.4
Ausbau von SAP Ariba Payables
333
8.5
Weiterentwicklungen für Guided Buying
333
8.6
Ausbau von SAP Ariba Catalog
334
8.7
Weiterentwicklung von SAP Ariba SLP und SAP Ariba Risk
334
8.8
Innovationen für SAP Ariba Sourcing und SAP Ariba Contracts
335
8.9
Eine Vision der Zukunft
335
Anhang
339
A
Ariba-Network-Transaktionsregeln
341
B
Glossar
347
C
Abkürzungsverzeichnis
353
D
Literaturverzeichnis
355
E
Die Autoren
357
Index
359

»Dieses Buch zeigt Schritt für Schritt, wie Verantwortliche Ariba implementieren und für die strategische und operative Beschaffung einsetzen. Ob Ausschreibungen, Lieferantenmanagement, Kontraktmanagement oder Katalogmanagement - die Autoren stellen Ihnen alle Ariba-Lösungen für Ihre Geschäftsprozesse im Detail vor. Auch die Integration imt ERP, SAP und S/4 HANA wird ausführlich erläutert.« E-3 Magazin 201709

»Dieses Buch zeigt Schritt für Schritt, wie Verantwortliche Ariba implementieren und für die strategische und operative Beschaffung einsetzen. Ob Ausschreibungen, Lieferantenmanagement, Kontraktmanagement oder Katalogmanagement - die Autoren stellen Ihnen alle Ariba-Lösungen für Ihre Geschäftsprozesse im Detail vor. Auch die Integration imt ERP, SAP und S/4 HANA wird ausführlich erläutert.«