Buchhaltung mit SAP: Der Grundkurs für Anwender (eBook)

Über dieses Buch

Die SAP SE entwickelt als einer der weltweit größten Softwarehersteller vor allem IT-Lösungen, die die Geschäftsprozesse eines Unternehmens abdecken. Alle Kernprozesse eines Unternehmens, wie die Buchführung, das Controlling, das Personalwesen, der Einkauf, der Vertrieb und die Produktion, werden in ihren Abläufen unterstützt. Die zentrale Lösung von SAP heißt SAP ERP und ist der Nachfolger des bekannten SAP R/3. Alle Anwender aus den unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens nutzen dabei dasselbe System; hierdurch entfallen die mehrfache Dateneingabe und separate Datenpflege. Die Geschäftsprozesse werden in Echtzeit verarbeitet und zentral gesichert, sodass Anwender stets sofort auf aktuelle Daten zugreifen können.

In diesem Buch steht die SAP-Komponente für die Finanzbuchhaltung (kurz FI) im Mittelpunkt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre alltägliche Arbeit in der Buchhaltung mit SAP bewältigen. Im Zuge dessen gehen wir auch auf die Integration der Finanzbuchhaltung mit anderen SAP-Komponenten wie Einkauf (MM) und Vertrieb (SD) ein. Im SAP-System ist FI in Hauptbuchhaltung und Nebenbuchhaltung (Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung) gegliedert. Entsprechend gehen wir auch in diesem Buch vor: Die Tätigkeiten der einzelnen Bereiche sind jeweils in Kapitel unterteilt, sodass Sie bequem und schnell zum gewünschten Thema navigieren können.

Wie ist dieses Buch aufgebaut?

In Kapitel 1, »Was Sie zum Arbeiten mit SAP unbedingt wissen sollten«, erhalten Sie grundlegendes Wissen über die Navigation im SAP-System. Sie erfahren Schritt für Schritt, wie Sie sich am SAP-System anmelden, Ihre Benutzeroberfläche optimieren und die Hilfefunktionen verwenden. Um die Zusammenhänge der einzelnen Themenbereiche besser zu verstehen, erhalten Sie in diesem Kapitel außerdem Informationen über die Organisationsstruktur im Finanzwesen und über den Aufbau von Stammsätzen.

Als Nächstes widmen wir uns der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, das heißt den Stammdaten und Geschäftsvorfällen, die Kunden bzw. Lieferanten betreffen. In Kapitel 2, »Debitorenstammsatz«, gehen wir näher auf die Stammsätze der Kunden in unserem SAP-System ein, damit wir uns dann in Kapitel 3, »Tägliche Aufgaben in der Debitorenbuchhaltung«, mit der Buchung der Geschäftsvorfälle befassen können. In diesem Kapitel behandeln wir die täglich anfallenden Aufgaben, wie die Buchung der Debitorenrechnungen sowie die Verbuchung der Zahlungseingänge, und nehmen Umbuchungen vor. Um die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung ausführen zu können, müssen wir auch für unsere Lieferanten Stammsätze anlegen. In Kapitel 4, »Kreditorenstammsatz«, zeigen wir anhand von Beispielen, wie Sie einen solchen anlegen. In Kapitel 5, »Tägliche Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung«, erfassen wir Lieferantenrechnungen in der Finanzbuchhaltung und buchen Zahlungsausgänge.

Nicht immer halten sich unsere Geschäftspartner an die Zahlungsfristen, und sie müssen dann gemahnt werden. In Kapitel 6, »Mahnwesen«, nehmen wir uns des Mahnwesens an und erläutern die Mahnfunktionen. Wir führen Schritt für Schritt und anhand von zahlreichen Abbildungen einen Mahnlauf bis hin zum Druck des Mahnbriefes durch. Buchhaltungsvorgänge, die in regelmäßigen Abständen immer wiederkehren, wie beispielsweise die Aufwandsbuchung für die Miete, können einfach gebucht werden. Lernen Sie in Kapitel 7, »Dauerbelege«, wie Sie Dauerbelege im SAP-System anlegen und das Dauerbuchungsprogramm starten. Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge können manuell und auch automatisch durchgeführt werden. In Kapitel 8, »Automatischer Zahlungsverkehr«, erfahren Sie, wie dies funktioniert, und lernen das Zahlprogramm kennen.

Die Nebenbücher für Debitoren und Kreditoren sind über sogenannte Abstimmkonten mit dem Hauptbuch verbunden. Das Hauptbuch und die Stammsätze der Sachkonten werden in Kapitel 9, »Sachkontenstammsätze«, behandelt. Wie Sie Belege in der Hauptbuchhaltung erfassen, nach Belegen suchen und diese ändern oder stornieren, wird Schritt für Schritt in Kapitel 10, »Belegerfassung«, vorgestellt. Spezielle Buchhaltungsvorgänge müssen auch speziell behandelt werden. So werden beispielsweise Bürgschaften, Wechselzahlungen, Anzahlungen und Anzahlungsaufforderungen über spezielle Konten gebucht, um sie gesondert in der Bilanz auszuweisen. In Kapitel 11, »Sonderhauptbuchvorgänge«, werden diese speziellen Buchhaltungsvorgänge behandelt. Arbeitsabläufe lassen sich im SAP-System durch sogenannte Jobs vereinfachen. Wie Sie einen Job anlegen, wird in Kapitel 12, »Automatisierung mithilfe von Jobs«, erklärt.

Zur Nebenbuchhaltung im SAP-System gehört auch die Verwaltung der Anlagen. In Kapitel 13, »Anlagenstammsatz«, wird der Aufbau des Stammsatzes einer Anlage erklärt. Hierbei spielt die Bewertung der Anlage eine große Rolle. Die einzelnen Bewegungen für eine Anlage werden durch Bewegungsarten wie Zugang, Abgang oder Umbuchung dargestellt. In Kapitel 14, »Anlagenbewegungen«, erklären wir die verschiedenen Bewegungsarten und wie sie mit dem Anlagengitter zusammenhängen. In diesem Kapitel lernen Sie auch den Asset Explorer kennen, mit dessen Hilfe Sie sich einen Überblick über die Aktivitäten einer Anlage verschaffen können. Auch gehören zur Anlagenbuchhaltung Abschlussarbeiten. Wie Sie einen Jahreswechsel durchführen, Abschreibungen buchen und den Jahresabschluss durchführen, wird in Kapitel 15, »Abschluss der Anlagenbuchhaltung«, genau erläutert.

Zum Abschluss des Buches erfahren Sie, wie Sie die Abschlussarbeiten in der Hauptbuchhaltung durchführen. In Kapitel 16, »Abschlussarbeiten im SAP-System«, lernen Sie, wie Sie die verschiedenen Bewertungsbuchungen durchführen, das WE/RE-Verrechnungskonto (Wareneingangs-/Rechnungseingangsverrechnungskonto) analysieren und eine Bilanz erstellen. In Kapitel 17 finden Sie nützliche Buchhaltungstipps, die Ihnen das Arbeiten mit dem SAP-System erleichtern sollen.

Eine Reihe nützlicher Informationen haben wir für Sie im Anhang zusammengestellt: Dazu gehören eine Liste der wichtigsten Reports aus dem FI-Bereich sowie eine Zusammenfassung häufig benötigter Menüpfade und Transaktionscodes. Diese Übersichten finden Sie auch als PDF-Datei auf der Website des Rheinwerk Verlags unter https://www.rheinwerk-verlag.de/4158/. Unten auf der Seite klicken Sie im Kasten Materialien zum Buch auf Zu den Materialien. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die verfügbaren Materialien zum Download angezeigt werden.

So arbeiten Sie mit diesem Buch

Dieses Buch richtet sich an SAP-Anwender aus der Finanzbuchhaltung und an diejenigen, die es einmal werden möchten. Sie werden auch ohne Vorkenntnisse mit diesem Buch zurechtkommen, wenn Sie sich etwas Zeit für das erste Kapitel nehmen. Dort finden Sie grundlegende Informationen über die Navigation im SAP-System und lernen die Hilfefunktionen kennen; auch die Organisationselemente im Finanzwesen werden hier erklärt.

Am Ende der meisten Kapitel werden Sie aufgefordert, Ihr gerade erlangtes Wissen zu testen. Im Abschnitt »Probieren Sie es aus!« werden Ihnen Aufgaben gestellt, die das Thema aus dem jeweiligen Kapitel vertiefen und festigen sollen.

Jedes Kapitel vermittelt Ihnen das Wissen zu den einzelnen Themenbereichen anhand von konkreten Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Abbildungen. Trauen Sie sich, und nehmen Sie sich die Aufgaben zu den einzelnen Kapiteln vor! Hierbei war es uns wichtig, den Ablauf von Geschäftsvorfällen in einem Unternehmen so maßgetreu wie möglich darzustellen. Daher bauen die Aufgaben aufeinander auf, und Sie können einen kompletten Prozessablauf nachspielen und die Zusammenhänge damit viel besser verstehen.

Zu jeder Übung erhalten Sie auf der Website des Verlags eine Erklärung, die Ihnen den Weg zur Lösung weist. Diese Lösungshinweise können Sie auf der Webseite zum Buch unter https://www.rheinwerk-verlag.de/4158/ herunterladen.