TEIL 4 - Innenaufträge

Innenaufträge sind Kontierungsobjekte im Controlling, die dazu genutzt werden, Projekte oder Maßnahmen abzubilden. Im Vergleich zu den Kostenstellen sind diese Aufträge nicht räumlich gebunden. Wir zeigen Ihnen in den folgenden Tipps, wie Sie die Arbeit mit Innenaufträgen optimieren können, indem Sie z. B. eine Suchhilfe für die Selektion nach Buchungskreis anlegen. Auch lernen Sie in diesem Buchteil die Unterschiede kennen, die bei der Planung von Innenaufträgen zu beachten sind. Des Weiteren zeigen wir Ihnen, wie Sie das Ursprungsschema für die Abrechnung einsetzen oder wie Sie Aufteilungsregeln für die beleggenaue Abrechnung anlegen können, und noch vieles mehr.

> Tipps in diesem Teil

Tipp 23 Abgrenzungen in CO mithilfe von Innenaufträgen buchen 100

Tipp 24 Innenaufträge mit dem Order Manager verwalten 108

Tipp 25 Aufteilungsregeln für die beleggenaue Abrechnung anlegen 111

Tipp 26 Das Ursprungsschema in der Abrechnung verwenden 114

Tipp 27 Suchhilfe für die Selektion nach Buchungskreis anlegen 118

Tipp 28 Abrechnungsvorschriften automatisch generieren 121

Tipp 29 Budgets mithilfe der Verfügbarkeitskontrolle überwachen 126

Tipp 30 Automatische Merkmalsableitung für die Abrechnung von Innenaufträgen in CO-PA definieren 131

Tipp 31 Planintegration für Innenaufträge aktivieren 135

Tipp 32 Innenaufträge im Plan abrechnen 138

Tipp 33 Unterschiede bei der Planung von Innenaufträgen beachten 141

Tipp 34 Aufträge im Bericht dynamisch selektieren 145

Tipp 35 Den Status der Innenaufträge mit der Massenänderung bearbeiten 150

Tipp 23: Abgrenzungen in CO mithilfe von Innenaufträgen buchen

Sie möchten erwartete Gewinne und antizipierte Kosten mithilfe von kalkulatorischen Kosten in CO darstellen? Wir zeigen Ihnen hier, wie das geht!

Mithilfe von Abgrenzungsaufträgen können Sie im Controlling kalkulatorische Kosten darstellen. Abgrenzungsaufträge dienen dazu, in der Finanzbuchhaltung erfasste Kosten im Controlling auf mehrere Perioden zu verteilen. Die Finanzbuchhaltung erfasst die Kosten zunächst auf einem Innenauftrag, von dem aus sie wiederum nach einem bestimmten Schema auf die passenden Kostenstellen verteilt werden.

Es gibt zwei Formen von Abgrenzungsaufträgen:

• Abgrenzung mittels Zuschlag
  Mit dem Zuschlagsverfahren können Kosten per Zuschlag abgegrenzt werden.
• Soll=Ist-Abgrenzung
  Das Soll=Ist-Verfahren wird für die Abgrenzung leistungsabhängiger Kosten verwendet. Das SAP-System ermittelt im Ist die Sollkosten bezüglich einer Leistungsart. Dieses Verfahren wird verwendet, wenn die abzugrenzenden Kosten periodisch planbar und leistungsabhängig sind.

In diesem Tipp erläutern wir die Abgrenzung mittels Zuschlag.

> Und so geht’s

Für Abgrenzungsaufträge gibt es eine eigene Auftragsart, die mit dem SAP-Standard ausgeliefert wird. Die Auftragsart heißt 9A00 – Innenauftrag Abgrenzung Kostenrechnung. Der Auftragstyp der Auftragsart lautet Abgrenzungsauftrag (Controlling).

Egal, für welche Form der Abgrenzung Sie sich entscheiden (Zuschlag oder Soll-Ist): Sie benötigen immer einen Abgrenzungsauftrag.

Einen Abgrenzungsauftrag können Sie über die Transaktion KO01 oder den folgenden Menüpfad anlegen:

Legen Sie im Selektionsbild einen Abgrenzungsauftrag an, indem Sie im Feld Auftragsart die Auftragsart »9A00« auswählen.

Abgrenzungsauftrag anlegen

Bestätigen Sie die Eingaben mit , und vergeben Sie eine Bezeichnung für den Auftrag. Anschließend ordnen Sie den Auftrag einem Buchungskreis zu. Speichern Sie den Auftrag schließlich über (Sichern). Das Anlegen eines Abgrenzungsauftrags unterscheidet sich nicht von der Anlage eines gewöhnlichen Innenauftrags.

Für die Buchung der Abgrenzung benötigt die Primärkostenart einen speziellen Kostenartentyp. Diesen können Sie über die Transaktion KA02 oder über den folgenden Menüpfad anpassen:

Es öffnet sich nun das in der Abbildung gezeigte Selektionsbild. Auf der Registerkarte Grunddaten pflegen Sie das Feld Kostenartentyp abhängig von dem Abgrenzungsverfahren, das Sie nutzen möchten. In unserem Beispiel haben wir im Feld Kostenartentyp die Option »3« – Abgrenzung per Zuschlag – ausgewählt. Für die Abgrenzung mit dem Soll=Ist-Verfahren wählen Sie den Kostenartentyp »4«.

Kostenartentyp anpassen

Für das Zuschlagsverfahren wird ein Zuschlagsschema benötigt, das Sie im Customizing definieren müssen. Rufen Sie hierzu die Transaktion KSAZ oder den folgenden Menüpfad auf:

Im Selektionsbild sehen Sie eine Übersicht der bereits existierenden Zuschlagsschemata und deren Zuordnung zu den im SAP-System vorhandenen Kostenrechnungskreisen. Zum Anlegen eines neuen Zuschlagsschemas klicken Sie auf (Schema anlegen). Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in dem Sie im Feld Zuschlagsschema einen Schlüssel (hier: Z100) und im Feld Bezeichnung eine Bezeichnung (hier: Abgrenzung mit Zuschlagsschema) für das Zuschlagsschema pflegen. Speichern Sie Ihre Eingaben über (Sichern).

Schlüssel und Bezeichnung für das Zuschlagsschema anlegen

Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in dem Sie den Aufbau des Zuschlagsschemas festlegen. Legen Sie eine Zeile für die Berechnungsbasis des Zuschlags an, indem Sie in das Feld Zeile eine Zeilennummer eintragen. Die Zeilennummer gibt die Sortierung der Zeilen im Zuschlagsschema vor. Im Zuschlagsschema legen Sie eine Berechnungsbasis fest, indem Sie in das Feld Basis einen bis zu vierstelligen Schlüssel (hier: 0001) eintragen.

Zeilen im Zuschlagsschema anlegen

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit , und es öffnet sich ein neues Fenster. Dort vergeben Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für die Basis (in unserem Beispiel »Gehälter«) und klicken anschließend auf den Button .

Basis anlegen

Nach dem Anlegen der Basis müssen Sie dieser über Springen → Basis Kostenarten zuordnen. Pflegen Sie in das Feld von Kostenart einzelne Kostenarten ein, oder pflegen Sie ein Intervall, indem Sie dieses in die Felder Von Kostenart und Bis Kostenart eintragen.

Kostenarten für die Basis pflegen

Auf die Kostenarten in der Basis wird später eine Bezuschlagung erfolgen. Um die notwendigen Zuschlagssätze anzulegen, gehen Sie genauso wie beim Anlegen der Basis vor: Nehmen Sie einen Eintrag in der Spalte Zeile vor, und geben Sie einen Schlüssel in der Spalte Zuschlag ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit , und es öffnet sich ein neues Fenster.

Zuschlag pflegen

Vergeben Sie im Feld Bezeichnung eine Bezeichnung für den Zuschlag, und wählen Sie über die -Hilfe Ihre Eingabe im Feld Abhängigkeit aus. Die Abhängigkeit gibt an, in welcher Granularität Sie Zuschläge pflegen können. Im Beispiel wählen wir als Abhängigkeit den Buchungskreis; so können wir pro Buchungskreis unterschiedliche Zuschlagssätze pflegen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben über einen Klick auf Anlegen.

Verzweigen Sie anschließend über Springen → Zuschlag in die Zuschlagspflege.

Zuschlagssatz pflegen

In Abhängigkeit des jeweiligen Buchungskreises (hier: 1000) und unter der Eingabe des Gültigkeitszeitraums (hier: 01.2012 bis 12.2020) pflegen Sie für Plan und Ist die Zuschläge. Der Zuschlag in unserem Beispiel ist prozentual und beträgt im Plan 3,0 % und im Ist 3,5 %. In Abhängigkeit der Kosten, die in den in der Basis enthaltenen Primärkostenarten enthalten sind, wird der Zuschlag bei der Ausführung der Bezuschlagung erhoben. Speichern Sie die Zuschlagssätze über (Sichern).

Nun...