Praxiswissen Compliance - inkl. Arbeitshilfen online

Vorwort Was bedeutet Compliance? Begriffliche Einordnung und Abgrenzung Definition Ziel des Compliance Management Systems Die Verantwortung der Unternehmensleitung Compliance als Querschnittsthema Aspekte von Compliance Warum ist Compliance wichtig? Die zunehmende Bedeutung von Compliance Strengere inhaltliche Anforderungen Verschärfung der Sanktionen bei Verstößen Die Folgen von Compliance-Verstößen für das Unternehmen Die Folgen von Compliance-Verstößen für beteiligte Personen Die Kosten der "Aufräumarbeiten"Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung von Compliance Compliance als integriertes Managementsystem Konzernweite Umsetzung Die Unternehmensführung als Vorbild Compliance-Verständnis bei den Mitarbeitern Die Schaffung einer Compliance-Kultur Die Kommunikation nach außen Compliance als Wettbewerbsvorteil Ständige Verbesserung Wie gelingt die Umsetzung im Unternehmen? Grundlegende Voraussetzungen Erste Umsetzungsschritte Analyse und Kommunikation der geltenden Vorschriften Compliance-Risikoanalyse Bestandsaufnahme der bereits bestehenden Compliance-Maßnahmen Zeit- und Maßnahmenplan Inhaltliche Compliance-Vorgaben Die Compliance-Organisation Schulungen und Trainings Geschäftspartner-Checks Aufbewahrungspflichten und -fristen Monitoring und Compliance-Audits Compliance-Berichte an Aufsichtsorgane und Gesellschafter Notfallpläne Regelmäßige Evaluation und Verbesserungsmaßnahmen Compliance-Themenfelder Korruptionsbekämpfung Compliance im Vertrieb Compliance im Einkauf Datenschutz und Compliance Arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Compliance 19 Arbeitsrechtliche Mindeststandards und -Sozialstandards im Ausland Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung Spenden, Sponsoring, Veranstaltungen Verbandstätigkeit Lobbying Exkurs: Compliance im Umweltschutz (Autor: Peter Duschek) Ein Praxisfall Interne Kommunikation als Schlüssel Definierte Verantwortlichkeiten Elemente eines effektiven Compliance-Managements Abkürzungsverzeichnis Der Autor Stichwortverzeichnis

Compliance als integriertes Managementsystem Viele Unternehmen haben in Teilaspekten bereits Maßnahmen zur Erreichung von Compliance umgesetzt (z. B. die Einführung eines Verhaltenskodex, einer Unterschriftenregelung oder etwa die Benennung eines Exportkontrollbeauftragten, der die Einhaltung der außenwirtschaftsrechtlichen Regelungen sicherstellen soll). In der Praxis ist jedoch häuig feststellbar, dass hinsichtlich der getrofenen Maßnahmen noch kein Gesamtansatz gewählt wurde, der für die Schafung eines Compliance Management Systems erforderlich wäre.Compliance sollte, vergleichbar einem Qualitäts- oder Umweltmanagementsystem, als integriertes Managementsystem verstanden werden, um die Einhaltung der Organisations- und Aufsichtspflichten umfassend zu gewährleisten. Das erfordert eine ganzheitliche, systematische Herangehensweise an das Thema. Wesentliche Elemente eines Compliance Management "Systems" sind u. a.:klare Deinition von Verantwortlichkeiten, Befugnissen und Prozessen (siehe hierzu näher das Kap. 4.1.2), Management von Ressourcen, Dokumentation, Systemüberwachung, regelmäßige Systemanalyse und Streben nach kontinuierlicher Verbesserung (siehe hierzu auch Kap. 3.8). Konzernweite Umsetzung Die Organisations- und Aufsichtsverantwortung der Unternehmensleitung für die Sicherstellung von Compliance gilt konzernweit. Daher ist die systematische Einbeziehung aller in- und ausländischen Konzerngesellschaften in das Compliance Programm wichtig. Ein konzernweiter "Roll-out" des Compliance-Programms stellt allerdings regelmäßig eine große Herausforderung dar:Zum einen werden nicht immer einheitliche IT-Systeme im Konzern verwendet, in denen bestimmte Compliance-Abläufe (wie etwa Genehmigungs- und Freigabeprozesse) implementiert und dokumentiert werden können. Zum anderen sind unterschiedliche Landessprachen eine Hürde. Und nicht zuletzt gelten im Ausland häuig abweichende Wertvorstellungen und Gepflogenheiten, die im Widerspruch zu gesetzlichen Regelungen oder Grundsätzen des Compliance-Programms stehen können. Für Minderheitsgesellschafter kann es sich anbieten, die aus deren Sicht notwendigen Mindesterwartungen an eine Compliance-Organisation aufzuzeigen und der Unternehmensleitung zur Umsetzung zur Verfügung zu stellen. Dies kann etwa über die eigenen Vertreter in den Aufsichtsgremien (z. B. Aufsichtsrat) der Minderheitsbeteiligung oder über die Gesellschafterversammlung erfolgen. Die eigenen Vertreter können ihre Informationsrechte als Organmitglieder nutzen, um sich über den Stand der Einführung eines Compliance-Programms zu vergewissern.