Personalwirtschaft mit SAP ERP HCM

Jörg Edinger arbeitet seit 2002 bei der iProCon GmbH und ist seit 2009 Geschäftsführer. Er betreut Kunden im Bereich SAP ERP HCM mit Schwerpunkten auf Entgeltabrechnung, Altersversorgung, Personalcontrolling (einschließlich Business Intelligence), Personalkostenplanung und SAP NetWeaver Portal. Darüber hinaus betreut er Unternehmen in der Gestaltung des Personalcontrollings auch außerhalb des SAP-Systems. Zuvor war er als Controller bei der Barmer Ersatzkasse tätig. Er verfügt über langjährige Praxiserfahrung in nahezu allen Modulen des HCM-Systems.

Anja Marxsen (geb. Junold) ist seit 2002 SAP-ERP-HCM-Beraterin bei der iProCon GmbH und verfügt über nationale und internationale Praxiserfahrung in Personalabteilungen. Sie ist Mitautorin der Bücher »HR-Reporting mit SAP« und »SAP-Personalwirtschaft für Anwender«, ebenfalls erschienen bei SAP PRESS. Die iProCon GmbH bietet Dienstleistungen rund um SAP ERP HCM an.

Christian Krüger ist SAP-ERP-HCM-Berater und Miteigentümer der Knauer & Krüger Unternehmensberatung. Er verfügt über 17 Jahre Praxis- und Projekterfahrung mit SAP-ERP-HCM-Systemen im nationalen und internationalen Umfeld. Neben einem breiten Spektrum technischer Themen beinhaltet sein Profil die Realisierung verschiedener Integrations- und Entwicklungsprojekte. Seit fünf Jahren liegt einer seiner Schwerpunkte auf SAP-E-Recruiting-Projekten.

.. Einladung ... 15
1 ... Ziel dieses Buchs ... 17
1.1 ... Inhaltliche Abgrenzung ... 17
1.2 ... Releasebezeichnungen ... 19
1.3 ... Zielgruppen ... 19
1.4 ... Arbeiten mit diesem Buch ... 20
1.5 ... Neu in dieser Auflage ... 21
2 ... Überblick über SAP ERP HCM ... 23
2.1 ... Einbindung von HCM in SAP ERP und die SAP Business Suite ... 23
2.2 ... Komponenten der Personalwirtschaft mit SAP ... 26
2.2.1 ... Aufbau von SAP ERP HCM ... 27
2.2.2 ... Grundlagen für die Prozesse dieses Buchs ... 29
2.3 ... Rollen in SAP ERP HCM ... 29
2.3.1 ... Allgemeines ... 29
2.3.2 ... Ausgewählte Rollen in SAP ERP HCM ... 31
2.3.3 ... Kritische Erfolgsfaktoren ... 32
2.4 ... ESS/MSS und das Portal ... 33
2.4.1 ... ESS mit SAP ... 35
2.4.2 ... Single Sign-on (SSO) im neuen ESS ... 36
2.4.3 ... Berechtigungen im Portal ... 37
2.4.4 ... Employee Self-Service (ESS) ... 38
2.4.5 ... Manager Self-Service (MSS) ... 40
2.4.6 ... Kritische Erfolgsfaktoren für den Einsatz von Portalanwendungen ... 42
2.5 ... Manager’s Desktop ... 43
2.5.1 ... Oberfläche ... 44
2.5.2 ... Anpassungsmöglichkeiten ... 45
2.5.3 ... Kritische Erfolgsfaktoren ... 53
3 ... SAP-ERP-HCM- Projekte ... 55
3.1 ... Aufbau eines SAP-ERP-HCM-Projekts ... 55
3.1.1 ... Projektumfang ... 55
3.1.2 ... Projektphasen (ASAP) ... 58
3.2 ... Projektmanagementmethodik ... 59
3.2.1 ... Kritik an ASAP ... 59
3.2.2 ... Agile Methoden ... 61
3.2.3 ... Internationale Roll-out-Projekte ... 62
3.2.4 ... Change- Management ... 64
3.2.5 ... Besonderheiten eines Hybridprojekts (SAP HCM + Cloud) ... 65
3.3 ... Hilfsmittel ... 66
3.3.1 ... Prozessmodellierung ... 66
3.3.2 ... Einführungsleitfaden (IMG) ... 68
3.3.3 ... Vorgangsverwaltung und Aufgabenplanung ... 69
3.3.4 ... Wissensmanagement ... 69
3.4 ... Kritische Erfolgsfaktoren ... 70
4 ... Personaladministration ... 73
4.1 ... Betriebswirtschaftliche Grundlagen ... 73
4.1.1 ... Organisationsstrukturen im Personalbereich ... 73
4.1.2 ... Personalstammdaten und Arbeitsabläufe ... 75
4.1.3 ... Rechtliche Grundlagen ... 77
4.1.4 ... Grundlagen für weitere Prozesse des Personalmanagements ... 80
4.1.5 ... Unternehmensweite Integration von Personaldaten ... 82
4.2 ... Konzeption in SAP ERP HCM ... 85
4.2.1 ... Personalnummer ... 86
4.2.2 ... Konzept des Infotyps ... 91
4.2.3 ... Datenpflege in Infotypen ... 94
4.2.4 ... Systemanpassungen in der Stammdatenpflege ... 104
4.2.5 ... Strukturen in der Personaladministration ... 116
4.3 ... Ausgewählte Infotypen der Personaladministration ... 125
4.3.1 ... Organisatorische Zuordnung (0001) ... 125
4.3.2 ... Daten zur Person (0002) ... 131
4.3.3 ... Anschriften (0006) ... 132
4.3.4 ... Basisbezüge (0008) ... 134
4.3.5 ... Terminverfolgung (0019) ... 136
4.3.6 ... Kostenverteilung (0027) ... 138
4.3.7 ... Direktversicherung Deutschland (0026) ... 139
4.3.8 ... Externe Überweisungen (0011) ... 139
4.3.9 ... Ausbildung (0022) ... 141
4.3.10 ... Personalmaßnahmen (0000) ... 143
4.3.11 ... Dynamische Maßnahmen ... 155
4.3.12 ... Business Workflow im HCM-System ... 161
4.3.13 ... HCM Prozesse und Formulare in SAP NetWeaver Portal ... 165
4.4 ... Prozessbeispiele ... 166
4.4.1 ... Einstellung eines Mitarbeiters ... 166
4.4.2 ... Dezentrale Nutzung von Personaldaten ... 169
4.4.3 ... Internationale Entsendung ... 175
4.4.4 ... Datenpflege im Employee Self-Service ... 180
4.4.5 ... Zugriff von Managern auf Personalstammdaten ... 182
4.4.6 ... HR- Administrator – Unterstützung für dezentrale Personalsachbearbeitung ... 184
4.4.7 ... HR Renewal – Intuitive webbasierte Benutzeroberflächen ... 187
4.5 ... Kritische Erfolgsfaktoren ... 188
5 ... Organisationsmanagement ... 191
5.1 ... Einordnung in das Gesamtsystem und in HCM ... 191
5.1.1 ... Bedeutung für die Personaladministration ... 191
5.1.2 ... Bedeutung für die Personalplanung und - entwicklung ... 192
5.1.3 ... Bedeutung für den dezentralen Einsatz von HCM ... 193
5.1.4 ... Bedeutung für das SAP-ERP-System insgesamt ... 193
5.2 ... Aufbau des Organisationsmanagements ... 193
5.2.1 ... Begriff der Planvariante ... 194
5.2.2 ... Objekte, Verknüpfungen, Infotypen ... 194
5.2.3 ... Ausgewählte Objekttypen ... 195
5.2.4 ... Ausgewählte Infotypen ... 196
5.2.5 ... Aufbauen der Organisationsstruktur ... 199
5.2.6 ... Integration zur Personaladministration ... 202
5.3 ... Kritische Erfolgsfaktoren ... 204
6 ... E-Recruiting ... 207
6.1 ... Betriebswirtschaftliche Grundsätze ... 207
6.1.1 ... Ziele des Personalbeschaffungsprozesses ... 207
6.1.2 ... Beschaffungsmedien ... 208
6.1.3 ... Administration des Bewerbungsprozesses ... 211
6.1.4 ... Bewerberauswahl ... 214
6.1.5 ... Beschaffungscontrolling ... 216
6.1.6 ... Recruiting über das Internet ... 217
6.2 ... Besonderheiten des E-Recruitings ... 218
6.2.1 ... »War for Talent« ... 219
6.2.2 ... Beschaffung und Personalbindung ... 219
6.2.3 ... Kontrolle des Personalbeschaffungsprozesses ... 220
6.2.4 ... Prozess und Organisation ... 221
6.2.5 ... Externe Dienstleister in der Personalbeschaffung ... 221
6.2.6 ... Technologie ... 221
6.3 ... Konzeption in SAP ERP HCM ... 222
6.3.1 ... Überblick ... 223
6.3.2 ... Prozess und Rollen ... 224
6.3.3 ... Suchaufträge ... 226
6.3.4 ... Prozessvorlagen ... 229
6.3.5 ... Fragebögen ... 231
6.3.6 ... Weitere wichtige Begriffe ... 233
6.4 ... Rollen im SAP E-Recruiting ... 235
6.4.1 ... Externer Kandidat ... 235
6.4.2 ... Interner Kandidat ... 245
6.4.3 ... Manager ... 246
6.4.4 ... Personalbeschaffer ... 247
6.4.5 ... Administrator ... 252
6.5 ... Customizing und Technologie ... 252
6.5.1 ... Grundeinstellungen ... 253
6.5.2 ... Talent Warehouse ... 254
6.5.3 ... Applicant Tracking ... 254
6.5.4 ... Aktivitäten ... 256
6.5.5 ... Fragebögen ... 258
6.5.6 ... Suchauftragsmanagement ... 258
6.5.7 ... Weitere technische Aspekte ... 258
6.6 ... Kritische Erfolgsfaktoren ... 259
7 ... Personalzeitwirtschaft ... 261
7.1 ... Betriebswirtschaftliche Grundlagen ... 261
7.1.1 ... Ziele der Zeitwirtschaft ... 261
7.1.2 ... Formen der Zeiterfassung ... 264
7.1.3 ... Rechtliche Grundlagen ... 265
7.1.4 ... Konzepte der Arbeitszeitflexibilisierung ... 268
7.2 ... Konzeption im SAP-System ... 271
7.2.1 ... Strukturen in der Zeitwirtschaft ... 271
7.2.2 ... Feiertagskalender ... 272
7.2.3 ... Begriffsklärungen zur Zeitwirtschaft ... 273
7.2.4 ... Arbeitszeitpläne ... 279
7.2.5 ... Zeitdatenerfassung ... 287
7.2.6 ... Anbindung von Erfassungsterminals ... 316
7.2.7 ... Zeitauswertung ... 321
7.2.8 ... Leistungslohn ... 329
7.2.9 ... Reporting in der Zeitwirtschaft ... 336
7.2.10 ... Integrationsaspekte ... 338
7.3 ... Arbeitsplatz »Personalzeitmanagement« (TMW) ... 339
7.3.1 ... Anwendung und Funktionalitäten ... 339
7.3.2 ... Customizing ... 345
7.4 ... Kalendersicht im TMW ... 356
7.4.1 ... Kalenderarten ... 356
7.4.2 ... Funktionsumfang ... 357
7.4.3 ... Bearbeiten von Zeitangaben ... 358
7.4.4 ... Customizing ... 359
7.5 ... Prozessbeispiele ... 363
7.5.1 ... Gleitzeitmodell mit Ampel ... 363
7.5.2 ... Teilzeitmodelle ... 367
7.5.3 ... Arbeitsversuch/Wiedereingliederung ... 370
7.5.4 ... Lebensarbeitszeitkonten ... 373
7.5.5 ... Self- Service-Prozesse in der Zeitwirtschaft ... 377
7.6 ... Kritische Erfolgsfaktoren ... 384
8 ... Personalabrechnung ... 387
8.1 ... Betriebswirtschaftliche Grundlagen ... 387
8.1.1 ... Entlohnungsgrundformen ... 387
8.1.2 ... Einflussgrößen der Bruttopersonalabrechnung ... 389
8.1.3 ... Nettoabrechnung ... 391
8.2 ... Konzeption in SAP ERP HCM ... 391
8.2.1 ... Strukturen in der Personalabrechnung ... 392
8.2.2 ... Personalabrechnungsgrundlagen ... 393
8.2.3 ... Personalabrechnungsprozess ... 407
8.2.4 ... Personalabrechnungsprozessmanager ... 431
8.2.5 ... Abrechnungslauf ... 433
8.3 ... Prozessbeispiele ... 451
8.3.1 ... Datenaustausch mittels GKV- Kommunikationsserver ... 452
8.3.2 ... Abordnung ... 460
8.3.3 ... Jubiläen ... 462
8.3.4 ... Simulation von Entgeltnachweisen ... 463
8.3.5 ... Krankengeldzuschuss (D) ... 463
8.4 ... Kritische Erfolgsfaktoren ... 464
9 ... Altersversorgung ... 467
9.1 ... Abbildungswege der BAV in SAP ERP HCM ... 467
9.2 ... Infotyp 0699 (Altersvermögensgesetz) ... 471
9.2.1 ... Funktionalität und Anwendung ... 471
9.2.2 ... Customizing des Infotyps »Altersvermögensgesetz« ... 473
9.3 ... Modul »Betriebliche Altersversorgung« (BAV) ... 477
9.3.1 ... Einordnung in das Gesamtsystem SAP ERP HCM ... 477
9.3.2 ... Ordnungsbegriffe ... 478
9.3.3 ... Stammdaten ... 479
9.3.4 ... BAV- Datenbank ... 486
9.3.5 ... Prozessunterstützung ... 489
9.4 ... Kritische Erfolgsfaktoren ... 490
10 ... Personalberichtswesen ... 491
10.1 ... Betriebswirtschaftliche Grundlagen ... 491
10.1.1 ... Kategorisierung von Personalberichten ... 492
10.1.2 ... Voraussetzungen zum Aufbau des Berichtswesens ... 493
10.1.3 ... Problematik der Zeitachse ... 494
10.1.4 ... Zählgröße ... 497
10.1.5 ... Spezialfall der Fluktuationsstatistik ... 497
10.2 ... Konzeption in SAP ERP HCM ... 499
10.2.1 ... Strukturen im Personalberichtswesen ... 499
10.2.2 ... Werkzeuge für das Personalberichtswesen ... 500
10.2.3 ... Standardberichte ... 506
10.2.4 ... SAP Query ... 513
10.2.5 ... Ad- hoc-Query ... 514
10.2.6 ... Kundenspezifisch programmierte Reports ... 517
10.2.7 ... Human Resource Information System (HIS) ... 518
10.2.8 ... Grenzen des HCM-Berichtswesens ... 519
10.3 ... Prozessbeispiel: Unternehmensspezifisches Berichtskonzept ... 521
10.4 ... Kritische Erfolgsfaktoren ... 524
11 ... Qualitätssicherung/IKS ... 525
11.1 ... Qualität in Softwareprojekten ... 525
11.2 ... Prozessübergreifende Qualitätsaspekte in SAP ERP HCM ... 527
11.2.1 ... Strukturiertes Vorgehen ... 527
11.2.2 ... Dokumentation und Customizing ... 528
11.2.3 ... Übersichtliches Customizing ... 529
11.2.4 ... Testkonzept ... 530
11.2.5 ... Berechtigungskonzept ... 533
11.2.6 ... Dezentraler Einsatz des Systems ... 534
11.3 ... Prozessspezifische Qualitätsaspekte in SAP ERP HCM ... 535
11.3.1 ... Qualitätssicherung im Organisationsmanagement ... 535
11.3.2 ... Qualitätssicherung in der Personaladministration ... 536
11.3.3 ... Qualitätssicherung in der Zeitwirtschaft ... 537
11.3.4 ... Qualitätssicherung in der Entgeltabrechnung ... 539
11.3.5 ... Automatisierung von Tests ... 542
11.3.6 ... Qualitätssicherung in der Altersversorgung ... 545
11.3.7 ... Qualitätssicherung im Personalcontrolling ... 545
11.4 ... Aufbau eines internen Kontrollsystems (IKS) ... 546
11.5 ... Kritische Erfolgsfaktoren ... 548
12 ... Integration in die Personalplanung ... 549
12.1 ... Allgemeines zur Integration ... 549
12.2 ... Organisationsmanagement ... 550
12.3 ... Veranstaltungsmanagement ... 550
12.4 ... Personalentwicklung ... 550
12.5 ... Vergütungsmanagement/Kostenplanung ... 551
12.6 ... Performancemanagement ... 552
12.7 ... Personaleinsatzplanung ... 554
12.8 ... Übergreifende Aspekte ... 554
13 ... HCM Prozesse und Formulare ... 555
13.1 ... Überblick ... 556
13.2 ... Architektur ... 556
13.3 ... Designumgebung ... 557
13.4 ... Formulare ... 558
13.4.1 ... SAP Interactive Forms by Adobe ... 559
13.4.2 ... Floorplan Manager Framework ... 560
13.4.3 ... SAP- Beispielprozesse ... 562
13.5 ... Workflow ... 563
13.6 ... Nachvollziehbarkeit der Prozesse ... 564
13.7 ... Zusammenfassung ... 565
14 ... SuccessFactors mit SAP ERP HCM ... 567
14.1 ... Cloud und Software as a Service ... 567
14.2 ... SuccessFactors im Überblick ... 568
14.2.1 ... Strategie der SAP ... 569
14.2.2 ... Release-Zyklus ... 570
14.2.3 ... Lizenzmodell ... 571
14.3 ... SuccessFactors HCM Suite ... 571
14.3.1 ... Plattform ... 571
14.3.2 ... Employee Central ... 576
14.3.3 ... Performance & Goals ... 579
14.3.4 ... Compensation ... 580
14.3.5 ... Recruiting ... 580
14.3.6 ... Onboarding ... 581
14.3.7 ... Learning ... 582
14.3.8 ... Succession & Development ... 584
14.3.9 ... Workforce Planning und Workforce Analytics ... 585
14.3.10 ... BizX Mobile ... 587
14.4 ... Erweiterbarkeit ... 588
14.4.1 ... Metadaten-Framework ... 589
14.4.2 ... Employee Central Extension Package ... 589
14.5 ... Integration mit SAP ERP HCM ... 589
14.5.1 ... Integrationsstrategie von SAP ... 590
14.5.2 ... Technologie ... 590
... Anhang ... 593
A ... Prozessunabhängige Customizing-Werkzeuge ... 595
B ... Infotypen in SAP ERP HCM ... 601
C ... Prozessmodelle in diesem Buch ... 611
D ... Literaturempfehlungen ... 615
E ... Das Autorenteam ... 619
... Index ... 621