Papierloses Büro - Einführung einer Vertragsdatenbank (eBook)

Studienarbeit aus dem Jahr 2003 im Fachbereich BWL - Informationswissenschaften, Informationsmanagement, Note: 1,7, Duale Hochschule Baden-Württemberg, Stuttgart, früher: Berufsakademie Stuttgart (Betriebswirtschaft), Veranstaltung: Infosysteme/Dokumentenmanagementsysteme, Sprache: Deutsch, Abstract: Eine der Utopien des Computerzeitalters ist der Traum vom papierlosen Büro. Viele Inhalte werden eher auf Papier gelesen als am Bildschirm. Und dennoch ist die Digitalisierung von Dokumenten eine wichtige Aufgabe. 2 Die zunehmende Informationsflut und die enorm gestiegenen Ansprüche an den Grad der Informiertheit machen ein erheblich verbessertes Dokumenten- und Informations-Management zu einem erstrangigen Anliegen. Es stellt sich die Frage, wie Informationen und Wissen in Dokumenten gespeichert werden können, um sie möglichst effizient und rentabel zu nutzen. Ziel dieser Arbeit ist es, einen grundlegenden Überblick der Vision des papierlosen Büros am Beispiel einer Vertragsdatenbank zu geben. Dafür ist in Kapitel 2 eine grundlegende Unterteilung der Begrifflichkeiten Information, Wissen und Dokument erforderlich. Wie unterscheidet sich Wissen von Informationen und wie wird es gespeichert? Die digitale Speicherung erfolgt in einem papierlosen Büro, dessen Anspruch und Wirklichkeit anhand einiger Studien in Kapitel 3.1 untersucht wird. Hierzu wird der Begriff Dokumenten-Management eingeführt und dessen technische Umsetzung dargestellt, um in Kapitel 4 das digitale Vertragswesen zu betrachten. Der Schwerpunkt wird in diesem Teil auf die Besonderheiten einer Vertragsdatenbank und die digitale Signatur gelegt. Als praktisches Anwendungsgebiet wird das Einführungsprojekt einer Vertragsdatenbank bei XXX dargestellt, das sich in Ausgangslage, Zielsetzungen, Anforderungen und Lösungsalternativen gliedern lässt. Die Zielsetzungen werden in die Zielbeschreibung und die Betrachtung unter wirtschaftlichen Aspekten, aufgeteilt. Zuletzt werden die Alternativen diskutiert, eine Empfehlung ausgesprochen und ein Ausblick gegeben.