Einkaufskosten senken im Mittelstand (eBook)

Matthias Meyer und Burkhard Schneider sind Partner einer Unternehmensberatung in Bensheim, die sich als Einkaufsmakler auf Kosten- und Prozesskostenoptimierung für mittelständische und größere Unternehmen spezialisiert hat.

Vorwort 5
Inhaltsverzeichnis 9
1. Wie hoch ist Ihr Optimierungspotenzial? 13
2. Die Säulen der Kostenreduzierung 17
3. Optimierung von Konditionen 22
4. Fuhrpark – Mehr als nur Fahrzeugbeschaffung 26
5. Travelmanagement – Für die Firma unterwegs 34
6. Festnetz – Die Qual der Wahl 45
7. Breitband – Vom Webzugang bis zur Standortvernetzung 56
8. Mobilfunk – Durchblick im Angebotsdschungel 65
9. Mobile Lösungen – Das Büro in der Aktentasche 76
10. TK-Anlagen – Bereit für den technologischen Wandel 84
11. Lohn- und Personalbereich 90
12. Büromaterial – Optimierung nach dem Pareto-Prinzip 98
13. Büromöbel – Planung lohnt sich 108
14. Drucksachen – Die Visitenkarte Ihres Unternehmens 115
15. Typische Fehler in der Beschaffung 123
16. Schritte der Kostenoptimierung 127
17. Umsetzungs-Empfehlungen und 100 Tipps im Überblick 131
Stichwortverzeichnis 139

11. Lohn- und Personalbereich (S. 90-91)

Markt und Marktentwicklung

In vielen Unternehmen handelt es sich bei den Lohn- und Personalkosten um den mit Abstand umfangreichsten Kostenblock. Während der Finanzcontroller meistens nur einen geringen Einfluss auf die direkten Lohnkosten hat, kann er bei der Optimierung der Lohnnebenkosten die Personalabteilung tatkräftig unterstützen. Folgende Ansatzpunkte für die Reduzierung der Kosten im Lohn- und Personalbereich haben wir in mittelständischen Unternehmen ausgemacht: Reduzierung der Sozialversicherungsbeiträge durch Gehaltsumwandlung im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge (bAV) und Gehaltsumwandlung in Form von Sachleistungen (z. B. Dienstwagen).

Reduzierung der Sozialversicherungsbeiträge durchWechsel des Arbeitnehmers in eine gesetzliche Krankenversicherung mit günstigeren Beiträgen. Einsatz von so genannten Arbeitszeitkonten-Modellen, wenn die Arbeitsbelastung saisonal oder über Jahre verteilt sehr unterschiedlich ist. Reduzierung der Verwaltungskosten durch Outsourcing von Lohnund Gehaltsbuchhaltung, der Personalabteilung und sonstigen administrativen Abteilungen.


Das Einsparpotenzial ist allerdings häufig eingeschränkt, weil viele Einsparungen zeitlich begrenzt sind (z. B. die gesetzliche Krankenversicherung bis zur Umsetzung der Gesundheitsreform) oder Einsparpotenziale schon weitgehend realisiert wurden (z. B. die Gehaltsumwandlung in der betrieblichen Altersvorsorge). Der Trend geht daher eher dazu, dem Mitarbeiter ein geringeres Nettogehalt zu zahlen, ihm dafür aber viele Firmenvergünstigungen einzuräumen. Eine oft angebotene Möglichkeit ist der Dienstwagen, der auch privat genutzt werden kann.

In vielen Fällen ist allerdings zu beachten, dass der Mitarbeiter den geldwerten Vorteil dieser Leistungen versteuern muss. Die Kunst erfolgreicher Unternehmen besteht darin, die für sie geeigneten Mitarbeiter zu finden und ihnen ein Arbeitsumfeld zu bieten, in dem sie sich wohl fühlen. Dadurch entfalten die Mitarbeiter ihre volle Arbeitskraft und bleiben dem Unternehmen lange treu.

Positive Folge der geringen Fluktuation: Deutlich geringere Verwaltungs-, Einarbeitungs- und Know-how-Verlust-Kosten. Ersparnispotenzial Da es sich hier um ein sehr individuelles Thema handelt und viele Einschränkungen vorliegen, kann man hinsichtlich des Einsparpotenzials keine allgemeingültigen Aussagen treffen. Die häufigsten Ansatzmöglichkeiten in der Praxis sind: Integration von vermögenswirksamen Leistungen in ein Konzept zur betrieblichen Altersvorsorge.

Einführung von Gehaltsumwandlungsmodellen. Auslagerung von Verwaltungsaufgaben. Finanzielle Einbeziehung der Krankenkassen in Präventionsmaßnahmen. Da die direkte Senkung der Kosten im Lohn- und Personalsegment pro Mitarbeiter bei meist unter 100 Euro im Monat liegt, lohnt sich eine genauere Analyse und Umsetzung solcher Maßnahmen nur für Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern. Allerdings werden dann häufig neben den Kostenzielen auch strukturelle Ziele verfolgt. Dazu ein Beispiel aus der Praxis.

Beispiel

Aufgabenstellung: Ein Unternehmen mit rund 300 Mitarbeitern beauftragte uns, die Möglichkeiten eines Outsourcings für die Lohnbuchhaltung zu prüfen. Zu berücksichtigen war, dass neben der Zentrale noch mehrere Tochtergesellschaften und Niederlassungen bestanden und die Anzahl der Standorte noch erhöht werden sollte. Lösungsansatz &, Ergebnis: Wir konnten eine Lösung aufzeigen, wie die Kosten für die Lohn- und Finanzbuchhaltung um mehr als 250 000 EUR gesenkt werden können. Das Mittel zum Erfolg war, die Finanz- und Lohnbuchhaltung nach einem skalierbaren Konzept auszulagern. Dadurch wurden nicht nur die Kosten gesenkt, sondern das kontrollierte Wachstum des Unternehmens weiterhin ermöglicht. Unnötige Ausgaben durch die Verwaltungsabteilungen an mehreren Standorten wurden vermieden.