Zeitmanagement im Projekt (eBook)

Inhalt 6
Einführung 10
1 Was sind die Zeitprobleme im Projekt? 14
1.1 Es fängt damit an, dass es zu spät anfängt 14
1.2 Es geht damit weiter, dass alles länger dauert als geplant 18
1.3 Es hört damit auf, dass der Teufel im Detail steckt 21
1.5 Terminkiller Nummer 1: Nachträgliche Änderungswünsche 26
1.6 Terminkiller Nummer 2: Unzuverlässige Lieferanten 30
1.7 Terminkiller Nummer 3: Warten auf Entscheidungen 33
1.8 Machen Sie Ihren Projektablauf transparent 34
1.9 Halten Sie den Aufwand für das Berichtswesen gering 37
1.10 Halten Sie die Zahl der Ansprechpartner 39
1.10 Halten Sie die Zahl der Ansprechpartner niedrig 39
1.12 Schaffen Sie die Voraussetzungen für das Einhalten der Termine 45
2 Wie gehen Sie mit Ihrer Zeit um? 48
2.1 Fangen Sie mit dem Zeitmanagement bei sich selber an 48
2.2 Was bestimmt das individuelle Zeitverhalten? 51
2.3 Testen Sie Ihr Zeitverhalten 57
2.4 Zu welchem „Zeittyp“ neigen Sie mit Ihrem Zeitverhalten? 63
2.5 Ihr wichtigster Zeitsparer: Delegation 72
2.6 Lerche oder Eule? 80
2.7 Trainieren Sie einen optimalen Tagesablauf 83
2.8 „Kill Your Darling!“ 90
3 Arbeiten Sie mit einem Zeitmanagement-System? 92
3.1 Brauchen Sie ein Zeitmanagement-System? 92
3.2 Die Architektur eines Zeitmanagement-Systems 94
3.3 Bauen Sie ein Zeitmanagement-System für Ihr Projekt auf 106
3.4 Praxisbeispiel: Herrn Kronbergs Zeitmanagement-System 113
4 Nutzen Sie die wertvollste Zeit für die wichtigsten Aufgaben 124
4.1 Sensibilisieren Sie Team und Auftraggeber für das Pareto-Prinzip 124
4.2 Priorisieren Sie nach der A-B-C-Analyse 132
4.3 Nutzen Sie die Zeiten geistiger Fitness für das Wichtige 139
4.4 Verplanen Sie Ihren Arbeitstag realistisch 142
4.5 Kooperieren Sie mit der Sekretärin 146
5 Zeitmanagement ist der Erfolg Ihrer Selbststeuerung 154
5.1 Beweisen Sie emotionale Intelligenz 154
5.2 Identifizieren Sie Ihre speziellen Zeitfresser 160
5.3 Hüten Sie sich vor dem Charme der 1.000 Kleinaufgaben 163
5.4 Streichen Sie das Unangenehme früh von der Liste 166
5.5 Gehören Sie ab sofort zu den Schnellstartern 169
5.6 Portionieren Sie komplexe Aufgaben nach der Salamitechnik 173
5.7 Sagen Sie souverän nein 175
5.8 Machen Sie Termine mit sich selbst 181
5.9 Stoppen Sie Ihre inneren Antreiber 182
6 Fördern Sie günstiges Zeitverhalten anderer 186
6.1 Akzeptieren Sie die Grenzen Ihrer Einflussmöglichkeiten 186
6.2 Setzen Sie positive Verstärker ein 190
6.3 Greifen Sie Erfahrungen mit Zeitsparern und Terminkillern auf 194
6.4 Unterbinden Sie ungünstiges Zeitverhalten im Team 195
6.5 Nutzen Sie bewährte Zeitsparer im Projekt 203
6.6 Die vier Säulen des Zeitmanagements für Ihren Projekterfolg 208

5 Zeitmanagement ist der Erfolg Ihrer Selbststeuerung (S. 145-146)

5.1 Beweisen Sie emotionale Intelligenz

Die Hebelwirkung Ihres Zeitmanagements hängt von Ihrer Fähigkeit zur Selbststeuerung ab. Erfolgreiche Selbststeuerung ist ein Aspekt emotionaler Intelligenz. Sie beweisen sich in Bezug auf Ihr Zeitverhalten als emotional intelligent, wenn Ihnen Folgendes gelingt:

Sie erkennen die Ursachen für Zeitprobleme bei sich selbst

Instinktiv möchten wir Menschen alle lieber die Schuld für eigene Probleme bei anderen oder bei ungünstigen Umständen sehen. Achten Sie einmal bewusst darauf, wie Kollegen oder Mitarbeiter ihre Fehler und Niederlagen begründen. Sie können oft wunderbar erklären, wer ihnen Knüppel zwischen die Beine geworfen oder ihnen falsche Infos gegeben oder sonst wie Schwierigkeiten gemacht hat. Das mag ja auch alles nicht völlig falsch sein. Dennoch können Sie fast immer sehr wohl erkennen, dass andere Menschen unter ähnlich schwierigen Bedingungen doch noch zum Erfolg gekommen sind. Außerdem sind diejenigen, die für Pleiten und Pannen andere verantwortlich machen, sofort bereit, die Ursachen für Erfolge bei sich selbst zu suchen. Schon diese Tatsache spricht für sich. Als emotional intelligenter Mensch beklagen Sie nie wieder widrige Umstände oder fremdes Fehlverhalten. Richten Sie immer Ihren Blick auf sich selbst: „Wo liegen zumindest Teile der Ursachen für terminliche Engpässe und Verzögerungen bei mir selbst?"

Sie erkennen, welche Ihrer bisherigen Verhaltensweisen ungünstig sind

Im Laufe des Lebens eignen wir alle uns bestimmte Verhaltensweisen an. Manche werden von Eltern oder anderen Vorbildern übernom men. Manche liegen im eigenen „Persönlichkeitstyp" begründet. Wieder andere haben sich in bisherigen Situationen als vorteilhaft erwiesen. Nicht wenige Verhaltensweisen basieren auf reiner Bequemlichkeit und dem Streben, Lästigem auszuweichen.

Als emotional intelligenter Mensch reflektieren Sie Ihr bisheriges Verhalten kritisch und fragen sich: „Welche meiner bisherigen Verhaltensweisen sollte ich grundsätzlich ändern, weil sie mich immer wieder in Zeitprobleme bringen?"

Sie eignen sich Verhaltensweisen an, die zu besserem Zeitmanagement führen

Wenn Ihnen bewusst ist, wo bei Ihnen selbst die Ursachen für Zeitprobleme liegen, dann wissen Sie vermutlich auch schon, wie Sie es eigentlich richtiger tun sollten. Man sagt ja auch: „Einsicht ist der erste Schritt zur Besserung."

Bei manchen Dingen wissen Sie vielleicht nicht, wie Sie es anders als bisher in den Griff bekommen können. Ihnen fehlen Erfahrungen oder Techniken oder praktische Tipps. Aber die können Sie sich beschaffen!

Als Führungskraft sollten Sie bewusst selbst die Verantwortung für Ihre Persönlichkeitsentwicklung übernehmen. Mitarbeiter können erwarten, dass der Vorgesetzte Weiterbildungs- und Trainingsbedarf erkennt und die richtigen Maßnahmen in die Wege leitet. Sie als Projektleiter sorgen selbst für Ihre Weiterqualifizierung.