Projectmanagement op basis van NCB versie 3 - IPMA-C en IPMA-D - 2de geheel herziene druk (eBook)

Colofon 5
Woord vooraf bij de eerste druk 6
IPMA-certificering 6
De IPMA Competence Baseline: ICB version 3 en NCB versie 3 7
Over dit boek 7
Over de auteurs 7
Woord vooraf bij de tweede geheel herziene druk 8
1 Opbouw van dit boek 18
De competenties uit de NCB versie 3, opbouw van dit boek en referentieschema 18
Visie en plaatsbepalend schema 21
De ogen op het omslag in relatie tot de delen van dit boek 22
De opbouw van de afzonderlijke hoofdstukken 23
2 Competentieontwikkeling met behulp van dit boek 26
3 Projectoriëntatie (NCB 3.01) 30
De geschiedenis van projectmanagement 31
Wat is een project? 31
Wat is projectmanagement? 32
Redenen om een project uit te voeren 32
Kenmerken van een project 33
Noodzakelijke voorwaarden voor een project 33
Werkvormen 35
Overeenkomsten en verschillen werken in project- en staande organisatie 36
Projectmanagementmethoden (IPMA-C) 37
Deel 1: Technische competenties 44
4 Projectvoorbereiding 46
Inleiding 46
4.01 Projectstart (NCB 1.19) 48
Projectontwikkelingsfase 49
Projectvoorbereidingsfase 50
Projectdefinitiefase 52
Projectstart-up workshop 54
Kick-off 55
4.02 Belanghebbenden (NCB 1.02) 56
Stakeholdermanagementstrategie (IPMA-C) 57
Managen van de verwachtingen 61
Opstellen communicatieplan 62
4.03 Projectorganisatie (NCB 1.06) 64
Opdrachtgever/opdrachtnemer 65
Scheiding van management en techniek 66
Projectorganisatie, projectmanagementstructuur en –team 66
Projectorganogram 67
Rollen en rolbeschrijvingen 68
Besluitvorming en rapportagestructuren 72
Overlegstructuren en linking-pin principe 73
Verantwoordelijkhedenmatrix (RACI-model) 73
4.04 Eisen & doelen (NCB 1.03)
Doel van het project, projectresultaat, projecteisen en projectdoel(stellingen) 76
Projectaanpak 78
Projectbeoordeling 78
Waardenmanagement (IPMA-C) 79
Fit for use, fit for purpose 79
Business case 79
4.05 Scope & op te leveren resultaten (NCB 1.10)
Op te leveren resultaten 86
Scope 87
Configuratiemanagement en configuratie-items 91
Configuratie-item records en configuratie management database 92
Configuratiemanagementplan (IPMA-C) 92
Baselines 93
4.06 Risico’s & kansen (NCB 1.04)
Begrippen en definities 96
Kans- en risicoaversie en kans- en risicotolerantie 97
Kans- en risico-eigenaar 97
Kans- en risicohorizon 98
Kans- en risicocategorieën 98
Soorten kansen en risico’s 98
Risicomanagementstrategie (IPMA-C) 99
Risicomanagement 100
Methoden en technieken 105
Overige methoden en technieken (IPMA-C) 109
4.07 Projectmanagementsucces (NCB 1.01) 111
De weg naar projectsucces (Teun van Aken ) 112
Projectsucces- en faalcriteria 114
Projectsuccesfactoren 115
Projectmanagementsucces 116
Projectmanagementsucces- en faalcriteria 116
5 Projectdefinitiefase 118
Inleiding 118
5.01 Kwaliteit (NCB 1.05) 120
Kwaliteit 121
Proces- en productkwaliteit 121
Kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria 121
Functionele en technische eisen 122
Specificaties en programma van eisen 122
Kwaliteitsmanagementsysteem 122
Kwaliteitsmanagementplan/strategie 123
Kwaliteitsmanagement (IPMA-C) 123
Kwaliteitslogboek 125
Kwaliteitsreview, -audit en -evaluatie 126
Normen, voorschriften en standaarden 127
Kwaliteitskosten volgens J.M. Juran (IPMA-C) 128
Kwaliteitsinstrumenten (IPMA-C) 129
5.02 Projectstructuren (NCB 1.09) 132
Productgericht plannen volgens de PRINCE2-methode 133
Werkdecompositiestructuurmethodiek volgens de PMBOK Guide 138
Productstructuurcodering 141
5.03 Tijd & projectfasering (NCB 1.11)
Project- en productlevenscyclus 145
Faseren 146
Faseringsmodellen 149
Technieken voor het opstellen van een tijdsplan (Extra) 154
Precedence-chart 154
Aanvullende technieken Precedence-chart (IPMA-C) 157
Onzekerheidsanalyse (IPMA-C) 159
Balkenschema 162
Voor- en nadelen planningstechnieken 162
5.04 Mensen & middelen (NCB 1.12)
Capaciteitsmanagement 166
Schattingsmethoden capaciteit 166
Bruto/netto beschikbare tijd 167
Opstellen capaciteitsplan 167
Kritieke-ketenmethode (IPMA-C) 169
5.05 Kosten & financiën (NCB 1.13)
Kostendecompositie 174
Reserves 175
Van planning naar besturing 177
Kostenbewust ontwerpen 181
Projectadministratie (IPMA-C) 181
Procuratie (IPMA-C) 182
Financiële beheersing en liquiditeitsplanning (IPMA-C) 182
6 Projectuitvoering en –afsluiting 184
Inleiding 184
6.01 Inkoop & contract (NCB 1.14)
Make or buy 187
Inkopen of uitbesteden 188
Contractmanagement (IPMA-C) 188
Inkoopstrategie 188
Contracteringsplan 189
Verschillende contractvormen (IPMA-C) 190
Wijze van aanbesteding 191
Het proces van selecteren en contracteren van partijen (IPMA-C) 193
Request for Information, Request for Proposal, Request for Quotation (IPMA-C) 193
Selectiecriteria 194
Gunningcriteria 194
Contractbeheer (IPMA-C) 194
Contract 195
Zekerheidsstellingen voor betaling (IPMA-C) 198
Handelen in precontractuele fase (IPMA-C) 199
Intentieovereenkomst en voorovereenkomst 199
Europese aanbesteding (IPMA-C) 200
Samenwerkingsverbanden (IPMA-C) 202
Betrokken partijen 203
6.02 Wijzigingen (NCB 1.15) 205
Wijzigingen en projectissues 206
Wijzigingsverzoeken 206
Afwijkingen van specificaties 207
Overige projectissues 207
Registratie projectissues en issuelogboek 209
Relatie wijzigingsbeheer en configuratiemanagement (IPMA-C) 209
6.03 Beheersing & rapportage (NCB 1.16)
Beheerscirkel 212
Beheers- en rapportageniveaus 214
Management by Objectives 213
Management by Exception 213
Beheersen van de uitvoering 215
Managen van de productoplevering 217
Beheersinstrumenten en beheersmechanismen 218
Earned Value Analyse 219
Voorbeeld Earned Value Analyse 221
Slip-charts (IPMA-C) 225
6.04 Informatie & documentatie (NCB 1.17)
Informatie versus gegevens 230
Informatiebeheer 230
Projectdossierstructuur 234
Informatiebeheer in relatie tot configuratiemanagement 236
6.05 Afsluiting (NCB 1.20) 238
Oplevering van het eindresultaat 239
Beheerst beëindigen van een project 242
Het formeel beëindigen van een project 245
Voortijdige projectafsluiting (IPMA-C) 246
Deel 2: Gedragscompetenties 248
7 Projectleiderschap 250
Inleiding 250
7.01 Leiderschap (NCB 2.01) 253
Management versus leiderschap 254
Leiderschapstheorieën 257
Situationeel leiderschap en leiderschapsstijlen 257
Soorten van macht (IPMA C) 262
Contingentietheorie van Fiedler (IPMA-C) 263
7.02 Betrokkenheid & motivatie (NCB 2.02)
Motivatoren van een individu 266
De creatiespiraal (IPMA-C) 269
Creëren balans tussen omgevingsfactoren en persoonlijke motivatoren (IPMA C) 270
Algemene motivatiemodellen: Maslow, Herzberg en McGregor 271
Omgaan met weerstanden (IPMA C) 273
Omgaan met lastige mensen: in balans blijven met jezelf (Extra) 277
Coachend leiderschap (IPMA-C) 278
7.03 Zelfbeheersing (NCB 2.03) 282
Persoonlijkheid in relatie tot het werk 283
Vormen van intelligentie en hun toepassing in projecten (IPMA-C) 287
Mentale modellen (IPMA C) 290
7.04 Assertiviteit (NCB 2.04) 294
Balans creëren tussen rolopvatting en rolverwachting 295
Politieke en sociale sensitiviteit (IPMA-C) 296
Managementrollen volgens Quinn (Extra) 297
Effectief invloed uitoefenen: werken vanuit je cirkel van invloed (IPMA C) 298
De vijf aspecten van de wil 300
7.05 Ontspanning (NCB 2.05) 303
Spanning versus stress 304
Stress: veroorzakers en symptomen 304
Stressmanagement en ontspanningstechnieken 305
Interventietechnieken voor het reduceren van stress (IPMA C) 308
Balans creëren tussen werk, privé en ontspanning 311
7.06 Openheid (NCB 2.06) 313
Culturele aspecten (IPMA C) 313
Beleid ten aanzien van openheid in projecten 314
Kenmerken en aspecten van openheid in projecten 314
Het stimuleren en creëren van openheid in projecten 319
7.07 Probleemoplossing (NCB 1.08) 321
Een gestructureerde probleemaanpak 322
Oorzaakidentificerende technieken (IPMA C) 323
Oplossingsidentificerende technieken (IPMA C) 327
Oplossingsbeoordelingstechnieken (IPMA C) 328
Besluitvormingstechnieken 328
7.08 Creativiteit (NCB 2.07) 333
Creativiteitsfasen 334
Voorwaarden om te komen tot creativiteit in projecten 336
Om in projecten tot creativiteit te komen, is het belangrijk dat: 336
Ideeontwikkelingsfase: divergerende creativiteitstechnieken (IPMA-C) 337
Keuzefase en convergerende creativiteitstechnieken (IPMA C) 340
7.09 Resultaatgerichtheid (NCB 2.08) 344
Kenmerken om te komen tot een goed presterende organisatie 345
7.10 Efficiency (NCB 2.09) 351
Principes continue verbetering (Kaizen) 352
Voorwaarden voor continue verbetering (Kaizen) 354
Technieken voor efficiency (Kaizen) (IPMA C) 355
Waardeanalyse (IPMA-C) 359
Basistechnieken voor persoonlijke efficiency 361
Tijdmanagement 366
Organiseren eigen werk 367
7.11 Betrouwbaarheid (NCB 2.13) 370
Aspecten van betrouwbaarheid 371
Opbouwen van betrouwbare netwerken 371
De zeven eigenschappen van effectief leiderschap (Covey) 372
7.12 Respect & inlevingsvermogen (NCB 2.14)
Basiswaarden waardering & Respect
Het overbruggen van tegenstellingen (IPMA C) 381
Dimensies van nationale culturen (IPMA-C) 385
7.13 Ethiek (NCB 2.15) 389
Soorten ethiek: beginselethiek, gevolgenethiek en deugdenethiek 390
Bedrijfsethiek en bedrijfscodes 395
Beroepsethiek en gedragscodes voor professionals 396
8 Sociale vaardigheden en teamwerk 398
Inleiding 398
8.01 Communicatie (NCB 1.18) 400
Communicatie 401
Communicatie en het Communicatiemodel 401
Axioma’s van Watzlawick 402
Criteria goede communicatie 404
Communicatievormen en communicatiekanalen 404
Miscommunicatie 405
Communicatieniveaus 406
Schriftelijke communicatie 408
Presenteren 414
Gesprekken voeren 415
Vergaderen 419
8.02 Teamwerk (NCB 1.07) 426
Teamwerk en teamsamenstelling 427
Succesvolle teams 428
Teamontwikkelingsfasen volgens Tuckman 430
Toepassing situationeel leiderschap in de verschillende teamfasen 433
Groepsblindheid (IPMA-C) 434
Teambuilding (IPMA-C) 434
Teamrollen (IPMA-C) 435
Kernkwadranten (IPMA C) 445
8.03 Overleg & advies (NCB 2.10)
Wat is advieswerk ? 450
De rollen van de projectmanager als adviseur 450
Dimensies van advieswerk: methoden en technieken voor de projectmanager als adviseur (IPMA C) 451
Gestructureerde aanpak overleg en advies (Extra) 454
Opbouwen van argumenten 456
8.04 Onderhandelen (NCB 2.11) 459
Kenmerken van onderhandelen 460
Doel van onderhandelen 460
Onderhandelingsstrategieën 461
Excellent onderhandelen: Harvard Business Negotiation Project 462
Beste Alternatief Zonder Overeenkomst (BAZO ) 464
Fasering van het onderhandelingsproces 464
Effectief onderhandelen: beïnvloedbare aspecten 469
8.05 Conflicthantering en crises (NCB 2.12) 473
Wat zijn conflicten? 474
Waarde conflicten in projecten 475
Soorten conflicten (IPMA C) 475
Fasen in een conflict 476
Conflictdereguleringsmechnismen in de verschillende fasen (IPMA C) 478
De projectmanager in verschillende rollen in conflicten 480
Stijlen conflicthantering 483
Gewenste stijl van leidinggeven en competenties bij het managen van crises (IPMA-C) 486
Crisisplan: inhoud en samenstelling (IPMA-C) 487
Deel 3: Contextuele competenties 490
9 Doorvoeren van verandering 492
Inleiding 492
9.01 Programma-oriëntatie (NCB 3.02) 494
Wat is een programma ? 495
Verschillen tussen projecten en programma’s 495
Wanneer kies je voor een programma? 496
Programmaorganisatie 497
Multi-organisatieprogramma’s (IPMA-C) 500
Batenmanagement (IPMA-C) 501
Transitiemanagement (IPMA-C) 502
Programmalevenscyclus en -documentatie (alleen laatste IPMA-C) 503
Management van verandering (IPMA-C) 506
9.02 Portfolio-oriëntatie (NCB 3.03) 512
Verschil tussen programma-, portfolio- en multiproject management 513
Portfolio-organisatie 515
Portfolioproces 516
Prioriteren van projecten en programma’s in een portfolio (gedeeltelijk IPMA-C) 517
Tussentijds stoppen van projecten en programma’s in een portfolio 519
9.03 PPP-implementatie (NCB 3.04) 521
Basisprocessen PPP-organisatie 522
Effect op organisaties bij PPP-implementatie 524
Voor- en nadelen invoeren PPP-organisatie 526
Stappen bij invoeren van PPP-organisatie 527
Weerstand bij invoeren PPP-organisatie 528
NEN-ISO 10006 Richtlijnen voor kwaliteit in projectmanagement (IPMA-C) 528
Volwassenheidsniveaus PPP-organisatie (IPMA-C) 529
10 Omgeving 532
Inleiding 532
10.01 Primair proces (NCB 3.06) 535
Primair proces 536
Bedrijfsvoering in profit- en nonprofit-organisaties (IPMA-C) 537
Waardeketen van Porter (IPMA-C) 538
Raakvlakken tussen de bedrijfsvoering en projecten/programma’s 539
Business Process Redesign (IPMA-C) 541
10.02 Staande organisatie (NCB 3.05) 543
Begrippenkader 544
Rollen en functies 544
Lijn- en staforganisatie 545
Functiescheiding 546
Span en depth of control 546
Samenhang project- en staande organisatie 547
Verschillende organisatievormen (Mintzberg) 551
Disciplines van de lerende organisatie (IPMA-C) 556
10.03 Systemen, producten en technologie (NCB 3.07) 559
Systeemtheorie 560
Decompositie en synthese 561
Raakvlakken tussen (deel)systemen 562
Integratie 563
Een project als een systeem 563
Systeemontwikkeling (IPMA-C) 563
Levenscyclus van een product 566
Ketenmanagement (IPMA-C) 568
INK- en EFQM-managementmodel (IPMA-C) 569
10.04 Personeelsmanagement (NCB 3.08) 571
Begrippenkader 572
Personeelsbeleid 572
Personeelsmanagement 572
Rol project-, lijn- en personeelsmanager 572
Functionerings- en beoordelingsgesprekken (IPMA-C) 573
POP-gesprekken 574
Beoordelingstechnieken 574
Competentiemanagement in projecten 574
10.05 Gezondheid, beveiliging, veiligheid & milieu (NCB 3.09)
Milieu (IPMA-C) 578
Veiligheid en gezondheid 580
Beveiliging 582
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) 583
Wettelijke verantwoordelijkheid van de projectmanager 584
10.06 Financieel management (NCB 3.10) 586
Financiële verslaglegging 588
Kengetallen (IPMA-C) 597
Investeringscalculaties 602
Financiering (IPMA-C) 609
Financiële administratie 611
Bijlage: Overzicht discontofactoren 617
10.07 Juridische aspecten (NCB 3.11) 621
Bronnen van het recht (IPMA-C) 622
Rechtsgebieden (IPMA-C) 622
Dwingend, regelend en aanvullend recht (IPMA-C) 623
Soorten overeenkomsten 623
Totstandkoming van een overeenkomst 624
Tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst 626
Onrechtmatige daad 628
Auteurs-, octrooi- en merkenrecht (IPMA-C) 629
Verantwoordelijkheid projectmanager in de rechtshandhaving 630
Definitielijst 632
Literatuurlijst 646
Index 650