Projektmanagement für technische Projekte (eBook)

Dipl.-Ing. Roland Felkai leitete über 30 Jahre internationale Projekte im Schiffbau und in der Raumfahrt. Heute ist er freiberuflicher Berater bei technischen Projekten, Autor technischer Fachliteratur, Leiter von Seminaren zum Projektmanagement und zur Arbeitsmethodik sowie Lehrbeauftragter an der Universität Bremen. Dipl.-Ök. Arndt Beiderwieden ist freiberuflicher Berater und Trainer für Projektmanagement in Wirtschaft und Verwaltung, Autor betriebswirtschaftlicher prozessorientierter Fachliteratur sowie Lehrbeauftragter an der Fachhochschule Dortmund.

Geleitwort 6
Vorwort 6
Inhaltsverzeichnis 8
Schritt für Schritt durch das Projekt 13
0 Zeitliche Übersicht über den Projektverlauf 14
1 Schaffen allgemeiner Voraussetzungen der Projekt-abwicklung 16
1.1 Vorüberlegungen 16
1.2 Was ist zu tun? 16
1.2.1 Verständigen auf notwendige Projektmerkmale 16
1.2.2 Integrieren von Projekten in die Unternehmensorganisation 19
1.2.2.1 Exkurs: Leitungssysteme 19
1.2.2.2 Varianten der Projektorganisation 22
1.2.3 Festlegen von Vorgehensmodellen 25
1.2.3.1 Projektphasen 25
1.2.3.2 Meilensteine 27
1.2.3.3 Prozesse 29
1.2.4 Installieren eines Informationsund Berichtswesens 32
1.2.4.1 Identifizieren verfügbarer Informationswege 33
1.2.4.2 Erstellen von Formularen für Protokolle und Berichte 33
1.2.4.3 Formulieren von Verhaltensregeln zum Informations-/Berichtswesen 36
1.2.5 Installieren eines Dokumentationssystems 37
1.2.5.1 Identifizieren erwarteter Dokumente/Dokumentarten 37
1.2.5.2 Entwickeln eines Dokumentations-Kennzeichnungssystems: 37
1.2.5.3 Formulieren von Anforderungen an die Dokumente/Dokumentarten 38
1.2.5.4 Zuordnen von Verantwortlichkeiten, Adressaten und Ereignissen 39
1.2.5.5 Entwickeln einer Struktur für die Dokumentenablage 40
1.2.5.6 Einrichten einer geeigneten Dokumentenverwaltungssoftware 40
1.2.5.7 Formulieren von Verhaltensregeln zur Nutzung des Dokumentationssystems 41
1.2.6 Formulieren von Verhaltensregeln 41
1.2.7 Erstellen und Einführen eines PM-Handbuchs 43
1.3 Beispielprojekt NAFAB 45
1.4 Werkzeuge 47
1.4.1 Checkliste: Projektmerkmale 47
1.4.2 Formular: Aktionsliste 48
1.4.3 Formular: Deckblatt für Protokoll wichtiger Besprechungen 49
1.4.4 Formular: Statusbericht (Projektfortschrittsbericht) 50
1.4.5 Formular: Kurzbericht 51
1.4.6 Formular: Störbericht 52
1.4.7 Formular: Deckblatt für Fachbericht 53
1.4.8 Dokumentenmatrix: Verantwortlichkeiten, Adressaten, Ereignisse 54
1.4.9 Beispielverzeichnisstruktur: Dokumentenablage 55
2 Analysieren und Formulieren von Projektzielen 57
2.1 Vorüberlegungen 57
2.2 Was ist zu tun? 62
2.2.1 Analysieren und Formulieren übergeordneter Projektziele 62
2.2.2 Analysieren und Formulieren technischer Anforderungen 64
2.2.3 Analysieren und Beschreiben der zu erbringenden Leistungen 68
2.3 Beispielprojekt NAFAB 70
2.4 Werkzeuge 73
2.4.1 Checkliste: Übergreifende Projektziele 73
2.4.2 Checkliste: Technische Anforderungen 74
2.4.3 Checkliste: Katalog zu erbringender Leistungen 75
2.4.4 Formular: „Projektauftrag“ für Kleinprojekte 76
3 Analysieren der Durchführbarkeit 77
3.1 Vorüberlegungen 77
3.2 Was ist zu tun? 78
3.2.1 Analysieren der technischen Machbarkeit 78
3.2.2 Analysieren von Rentabilität und Liquidität 78
3.2.3 Analysieren der Stakeholderinteressen 82
3.2.4 Analysieren der Projektrisiken und Projektchancen 83
3.2.4.1 Risikoanalyse 83
3.2.4.2 Chancenanalyse 89
3.3 Beispielprojekt NAFAB 90
3.4 Werkzeuge 93
3.4.1 Checkliste: Machbarkeitsanalyse 93
3.4.2 Checkliste: Analyse der Rentabilität und Liquidität 94
3.4.3 Stakeholderanalyse 95
3.4.4 Checkliste: Risikoanalyse 96
3.4.5 Formular: Risikoanalyse 99
3.4.6 Formular: Fehlermöglichkeitsund Einflussanalyse (FMEA) 99
4 Bilden eines Teams 100
4.1 Vorüberlegungen 100
4.2 Was ist zu tun? 104
4.2.1 Ermitteln des Personalbedarfs 104
4.2.2 Zusammenstellen des Teams 104
4.2.3 Vorbereiten der Startsitzung 106
4.2.4 Moderieren der Startsitzung 109
4.3 Beispielprojekt NAFAB 110
4.4 Werkzeuge 111
4.4.1 Checkliste: Projektteam 111
4.4.2 Checkliste: Vorbereitung der Startsitzung 112
4.4.3 Checkliste: TOPs der Startsitzung 114
5 Erstellen eines Angebots 115
5.1 Vorüberlegungen 115
5.2 Was ist zu tun? 118
5.2.1 Entwickeln eines Zeitplans zur Angebotserstellung 118
5.2.2 Erstellen eines technischen Teils 118
5.2.3 Erstellen eines Management-Teils 120
5.2.4 Erstellen eines kommerziellen Teils 124
5.2.5 Erstellen eines juristischen Teils 126
5.2.6 Erstellen einer Einleitung und einer Zusammenfassung 127
5.2.7 Durchführen von Abschlussarbeiten 127
5.3 Beispielprojekt NAFAB 129
5.4 Werkzeuge 131
5.4.1 Formular: Zeitplan zur Erstellung eines Angebots 131
5.4.2 Formular: Liste problematischer Anforderungen 132
5.4.3 Beispielgliederung: Angebot 132
6 Entwickeln eines technischen Lösungskonzepts 134
6.1 Vorüberlegungen 134
6.2 Was ist zu tun? 135
6.2.1 Recherchieren bereits bestehender Lösungen 135
6.2.2 Entwickeln alternativer Problemlösungen 135
6.2.3 Ergänzen, Präzisieren und Modifizieren der Anforderungen 136
6.2.4 Eruieren von Möglichkeiten des Fremdbezugs 137
6.2.5 Auswählen des optimalen Konzepts 138
6.2.6 Überprüfen der Erfüllung der Anforderungen 141
6.3 Beispielprojekt NAFAB 142
6.4 Werkzeuge 144
6.4.1 Checkliste: Schritte der Konzeptentwicklung 144
6.4.2 Gebrauchsanweisungen: Kreativitätswerkzeuge 145
6.4.2.1 Gebrauchsanweisung: Brainstorming 145
6.4.2.2 Gebrauchsanweisung: 6-3-5-Methode 146
6.4.2.3 Formblatt zur 6-3-5-Methode 147
6.4.2.4 Gebrauchsanweisung: Mindmapping 148
6.4.2.5 Gebrauchsanweisung: Morphologischer Kasten 149
6.4.3 Werkzeuge zur Alternativenbewertung 150
6.4.3.1 Checkliste: Bewertungskriterien für alternative Lösungskonzepte 150
6.4.3.2 Tabelle: Alternativlösungen 151
6.4.3.3 Nutzwertanalyse 151
7 Erstellen eines Entwicklungskonzepts 152
7.1 Vorüberlegungen 152
7.2 Was ist zu tun? 156
7.2.1 Einfrieren von Anforderungen und Lösungskonzept 156
7.2.2 Erstellen eines Konstruktionskonzepts 156
7.2.3 Erstellen eines Herstellungskonzepts 157
7.2.4 Erstellen eines Verifikationskonzepts 158
7.2.5 Erstellen eines Logistikkonzepts 159
7.2.5.1 Erstellen eines Lagerungskonzepts 159
7.2.5.2 Erstellen eines Transportkonzepts 160
7.2.6 Überprüfen der Kohärenz der Projektplanung 161
7.3 Beispielprojekt NAFAB 162
7.4 Werkzeuge 164
7.4.1 Inhaltsverzeichnis: Entwicklungskonzept 164
7.4.2 Formular: Konstruktionskonzept 7.4.3 Formular: Herstellungskonzept 166
7.4.4 Formular: Lagerungskonzept 7.4.5 Formular: Transportkonzept 167
7.4.6 Checkliste: Entwicklungskonzept 168
8 Erstellen eines Verifikationskonzepts 170
8.1 Vorüberlegungen 170
8.2 Was ist zu tun? 178
8.2.1 Erstellen einer Verifikationsvorschau 178
8.2.2 Erstellen eines Berechnungskonzepts 178
8.2.3 Erstellen eines Testkonzepts 179
8.2.3.1 Erfassen sämtlicher Tests in einem Testbaum 179
8.2.3.2 Beschreiben der Tests in einer Testmatrix 181
8.2.3.3 Planen der Tests 182
8.2.4 Erstellen eines Inspektionskonzepts 187
8.2.5 Erstellen eines Identitätsprüfungskonzepts 187
8.3 Beispielprojekt NAFAB 188
8.4 Werkzeuge 192
8.4.1 Formular: Verifikationsvorschau 192
8.4.2 Formular: Berechnungskonzept 193
8.4.3 Checkliste: Berechnungskonzept 194
8.4.4 Checkliste: Testbaum 195
8.4.5 Formular: Testmatrix 196
8.4.6 Formular: Testplan 197
8.4.7 Formular: Inspektionskonzept 198
8.4.8 Formular: Identitätsprüfungskonzept 199
9 Planen des gesamten Projekts 200
9.1 Vorüberlegungen 200
9.2 Was ist zu tun? 201
9.2.1 Entwickeln des Produktstrukturplans 201
9.2.2 Entwickeln des Projektstrukturplans (PSP) 202
9.2.2.1 Gliederungsprinzipien für den Projektstrukturplan 205
9.2.2.2 Hinweise zur Erstellung des Projektstrukturplans 211
9.2.3 Erstellen der Arbeitspaketbeschreibungen 212
9.2.3.1 Angaben im Formularkopf der Arbeitspaketbeschreibung 212
9.2.3.2 Inhalt der Arbeitspaketspaketbeschreibung 212
9.2.4 Entwickeln des Zeitplans 215
9.2.4.1 Exkurs: Balkenund Netzpläne 215
9.2.4.2 Entwickeln eines Zeitplans in 6 Schritten 218
9.2.4.3 Einsetzen von Balkenoder Netzplan im Projektablauf 224
9.2.5 Entwickeln des Ressourcenplans 225
9.2.6 Entwickeln des Kostenplans 227
9.2.6.1 Voraussetzungen einer sorgfältigen Kostenplanung 227
9.2.6.2 Schätzgleichungen 228
9.2.6.3 Top-Down-Methode: Von den Gesamtkosten zum Arbeitspaket 229
9.2.6.4 Bottom-Up-Methode: Vom Arbeitspaket zu den Gesamtkosten 231
9.2.6.5 Trends in der Kostenrechnung 234
9.2.6.6 Schätzklausur 235
9.3 Beispielprojekt NAFAB 236
9.4 Werkzeuge 242
9.4.1 Checkliste: Projektstrukturplan 242
9.4.2 Formular: Arbeitspaketbeschreibung 243
9.4.3 Checkliste: Überprüfung der einzelnen Arbeitspaketbeschreibungen 244
9.4.4 Kreuzcheck: Kohärenz der Arbeitspaketbeschreibungen 245
9.4.5 Formular: Meilensteinbeschreibung 246
9.4.6 Checkliste: Meilensteinveranstaltung 247
10 Verhandeln und Abschließen des Vertrags 248
10.1 Vorüberlegungen 248
10.2 Was ist zu tun? 249
10.2.1 Führen von Vorverhandlungen 249
10.2.2 Verhandeln und Abschließen des Vertrags 249
10.3 Beispielprojekt NAFAB 250
10.4 Werkzeug Checkliste: Vorbereitung der Vertragsverhandlung 251
11 Managen der Realisierung 252
11.1 Vorüberlegungen 252
11.2 Was ist zu tun? 252
11.2.1 Ausarbeiten detaillierter Pläne und Konzepte 252
11.2.2 Sichern der Produktqualität 253
11.2.3 Managen von Konfigurationen und Änderungen 253
11.2.3.1 Erstellen eines Konfigurationsmanagementplans 254
11.2.3.2 Identifizieren der Konfiguration 255
11.2.3.3 Überwachen und Steuern der Konfiguration (Änderungsmanagement) 255
11.2.3.4 Buchführen von Konfigurationen und Konfigurationsänderungen 257
11.2.3.5 Auditieren 257
11.2.4 Gewährleisten des optimalen Informationsausgleichs 258
11.2.5 Minimieren von Soll-Ist-Abweichungen bei Terminen und Kosten 259
11.2.6 Anpassen der Projektplanung 260
11.2.7 Antizipieren und Handhaben unerwarteter Probleme 260
11.2.8 Aushandeln von Nachforderungen („Claim Management“) 261
11.2.9 Erledigen weiterer Aufgaben 261
11.3 Beispielprojekt NAFAB 262
11.4 Werkzeuge 264
11.4.1 Checkliste: Konstruktion 264
11.4.2 Checkliste: Konfigurationsmanagementplan9 265
11.4.3 Änderungsantrag10 266
11.4.4 Richtlinie: Vorbereitung von Vertragsabschlüssen mit Testinstituten11 267
11.4.5 Checkliste: Testattrappen 269
11.4.6 Inhaltsverzeichnis: Testvorschrift 270
11.4.7 Inhaltsverzeichnis: Testprotokoll 271
11.4.8 Inhaltsverzeichnis: Testbericht 272
12 Abschließen des Projekts 273
12.1 Vorüberlegungen 273
12.2 Was ist zu tun? 275
12.2.1 Vorbereiten der Endabnahme 275
12.2.1.1 Konzipieren der Endabnahme 275
12.2.1.2 Ableiten und Verteilen erforderlicher Aufgaben 276
12.2.1.3 Überprüfen der abgeschlossenen Vorbereitungsmaßnahmen 276
12.2.2 Durchführen der Endabnahme 277
12.2.3 Absichern der Erfahrungen 277
12.2.3.1 Erfassen und Auswerten quantitativer Projektdaten 278
12.2.3.2 Befragen der Kunden 278
12.2.3.3 Befragen der Mitarbeiter 279
12.2.3.4 Aufbereiten der Informationen 279
12.2.3.5 Leiten der Abschlussbesprechung 279
12.2.3.6 Erstellen eines Projektabschlussberichts 280
12.3 Beispielprojekt NAFAB 281
12.4 Werkzeuge 283
12.4.1 Richtlinie: Projektabschluss 283
12.4.2 Inhaltsverzeichnis: Endabnahmeprotokoll 284
12.4.3 Checkliste: Vorbereitung der Endabnahme 285
12.4.4 Fragebogen: Erhebung der Kundenzufriedenheit 286
12.4.5 Leitfragen: Reflexion in der Abschlussbesprechung 287
Unterstützende Management-Techniken 288
1 Leiten von Besprechungen 289
1.1 Vorüberlegungen 289
1.2 Was ist zu tun? 290
1.2.1 Vorbereiten der Besprechung 290
1.2.1.1 Festlegen der Besprechungsziele 290
1.2.1.2 Ableiten der Besprechungsstrategien 290
1.2.1.3 Planen von Ablauf und Methoden 291
1.2.1.4 Auswählen und Instruieren der Teilnehmer 294
1.2.1.5 Zuordnen der Verantwortlichkeiten 294
1.2.1.6 Organisieren der Rahmenbedingungen 295
1.2.1.7 Erstellen und Vervielfältigen von Teilnehmerunterlagen 295
1.2.1.8 Erstellen und Verteilen der Einladungen 295
1.2.1.9 Gestalten rot-grün markierter „Wortmeldungs-Namenskarten“ 296
1.2.1.10 Maßnahmen unmittelbar vor Besprechungsbeginn 296
1.2.2 Durchführen der Besprechung 297
1.2.2.1 Eröffnen der Sitzung 297
1.2.2.2 Umsetzen der Besprechungsplanung 297
1.2.2.3 Umgehen mit unterschiedlichen Persönlichkeiten 297
1.2.2.4 Reagieren auf unerwartete Probleme 299
1.2.2.5 Abschließen und Nachhaken 299
1.2.3 Auswerten wichtiger Besprechungen 300
1.3 Werkzeuge 301
1.3.1 Gebrauchsanweisung: Kartenabfrage 301
1.3.2 Gebrauchsanweisung: Mindmap 302
1.3.3 Gebrauchsanweisung: Brainstorming 303
1.3.4 Gebrauchsanweisung: 6-3-5-Methode 304
1.3.5 Formular: Aktionsliste 306
1.3.6 Formular: Deckblatt für Protokoll einer wichtigen Besprechung 307
2 Führen und Motivieren der Mitarbeiter 308
2.1 Vorüberlegungen 308
2.2 Was ist zu tun? 311
2.2.1 Entwickeln eines kooperativen Führungsstils 311
2.2.1.1 Einbeziehen der Mitarbeiter 311
2.2.1.2 Gemeinsames Überprüfen der Arbeitsergebnisse 311
2.2.1.3 Gewährleisten der Einhaltung von Verhaltensregeln 311
2.2.1.4 Fördern einer Feedbackkultur 312
2.2.2 Effektiv Kommunizieren 312
2.2.2.1 Vier Seiten einer Nachricht unterscheiden 313
2.2.2.2 Drei Ebenen der Persönlichkeit unterscheiden 315
2.2.2.3 Aktiv zuhören 317
2.2.2.4 „Ich-Botschaften“ senden 318
2.2.3 Lösen von Konflikten 318
2.2.3.1 Voraussetzungen einer Schlichtung 319
2.2.3.2 Schritte einer Konfliktlösung 319
2.3 Werkzeug: 10 Goldene Regeln für Führungskräfte 320
3 Informieren und Überzeugen durch Präsentationen 321
3.1 Vorüberlegungen 321
3.2 Was ist zu tun? 322
3.2.1 Entwickeln der Präsentationsinhalte 322
3.2.1.1 Festlegen des Präsentationsziels 322
3.2.1.2 Analysieren der Zielgruppe 322
3.2.1.3 Eingrenzen des Inhalts 322
3.2.1.4 Entwickeln einer Gliederung 322
3.2.2 Visualisieren der Präsentationsinhalte 324
3.2.3 Organisieren der Rahmenbedingungen 325
3.2.4 Durchführen der Präsentation 326
3.3 Werkzeug: Checkliste Präsentationsvorbereitung 328
Literaturverzeichnis 329
Sachwortverzeichnis 332